Configurer les remises fournisseur
Les remises fournisseur aident les sociétés à mieux gérer leurs programmes de remises fournisseur en automatisant les tâches requises pour administrer, suivre et réclamer les remises gagnées.
Un accord de remise fournisseur est l’enregistrement d’un contrat avec un fournisseur qui spécifie les conditions générales négociées en vertu desquelles la société est éligible à une récompense monétaire en échange de la réalisation d’objectifs d’achat prédéfinis. Les accords de remise fournisseur sont enregistrés dans la page Accords de remise.
Pour ouvrir la page Accords de remise fournisseur, sélectionnez Approvisionnement et sourcing > Remises fournisseur > Accords de remise.
L’en-tête de l’accord précise les conditions générales qui permettent à une société de bénéficier de remises. Plus précisément, les informations d’en-tête spécifient qu’un fournisseur accorde une remise lorsqu’un produit spécifique est acheté dans une quantité spécifique. Dans l’en-tête, vous pouvez également spécifier l’option de remise de l’unité de mesure et le type de date de calcul.
Dans l’onglet Général, dans le champ d’option Remise de l’unité de mesure, vous pouvez définir si une unité de mesure doit être une condition pour que la ligne de commande fournisseur puisse bénéficier d’une réclamation de remise.
- Convertir : une ligne de commande fournisseur donne droit à une remise fournisseur conformément à l’accord de remise. Vous recevez une remise quelle que soit l’unité de mesure appliquée sur la ligne.
- Correspondance parfaite : pour bénéficier d’une remise, une ligne achat doit avoir la même unité de mesure que celle spécifiée dans l’accord.
Dans l’onglet Général, dans le champ type Date de calcul, sélectionnez la date utilisée pour déterminer si l’achat a lieu pendant la période de validité de l’accord de remise.
- Créé : utilisez la date de création de la commande fournisseur.
- Livraison demandée : utilisez la date de livraison demandée.
Sur les lignes d’accord, vous pouvez spécifier l’accord de remise fournisseur plus en détail.
Dans le champ Cumulez les achats de, vous pouvez définir le calcul de la réclamation de remise. Le montant peut être défini en fonction d’une période (de la semaine, du mois, de l’année, de la durée de vie ou d’une période personnalisée). La valeur de la facture indique qu’une réclamation de remise sera déterminée chaque fois qu’une ligne de commande fournisseur est facturée.
Dans le champ Provenant de, vous pouvez spécifier la base du calcul de remise.
- Brut : la remise est calculée sur la base du prix brut de l’article.
- Net : la remise est calculée sur la base du prix net de l’article (c’est-à-dire le prix après application d’autres remises).
Les champs Compte de régularisation du programme de remise et Compte de dépenses du programme de remise spécifient les numéros de compte qui recevront les montants de remise régularisés au cours de l’étape intermédiaire entre l’approbation et le traitement.
Lorsque l’option Approbation obligatoire est définie sur Oui, la réclamation de remise doit être approuvée avant de pouvoir être régularisée ou payée.
Le champ Type de saut de ligne de remise spécifie la base des remises.
- Quantité : les remises sont basées sur le volume.
- Montant : les remises sont basées sur le montant.
Dans le raccourci Lignes, notez comment différents niveaux de quantité peuvent être configurés pour accorder différentes remises. Par exemple, dans les champs Valeur de début et Valeur de fin, vous pourriez indiquer qu’une quantité de produit comprise entre 10 et 19 unités donnera droit à une remise de 15,00 USD pour chaque unité.
Le champ Valeur de début est inclusif, alors que le champ Valeur de fin est exclusif. Par exemple, le champ Type de saut de ligne de remise est défini sur Quantité et vous tapez 1 dans le champ Valeur de début, et 3 dans le champ Valeur de fin. Dans ce cas, le montant de la remise s’applique lorsque vous achetez un ou deux articles, mais pas lorsque vous achetez trois articles.
Dans le champ Statut de l’approbation du flux de travail, la valeur Approuvé indique que l’accord peut être appliqué aux commandes fournisseur qui remplissent les conditions de l’accord.
Identifier les commandes admissibles aux remises et générer des réclamations de remise
Lorsque les commandes fournisseur sont effectuées auprès d’un fournisseur avec lequel la société a conclu un accord de remise, Supply Chain Management identifie les futurs paiements par crédit fournisseur. Si les commandes fournisseur donnent droit à une remise, une réclamation de remise est générée pour chaque ligne de commande dès qu’une facture achat a été validée. Ce processus est automatique. Plus tard, vous pouvez consulter les remises attendues et visualiser l’impact de ces remises sur le coût et la marge bénéficiaire du produit.
Pour afficher les détails des remises appliquées à une ligne de commande fournisseur conformément à l’accord de remise fournisseur :
- Sur la page Commande fournisseur, sélectionnez une ligne de commande, puis sélectionnez Ligne de commande fournisseur > Afficher > Détails de prix.
- Sur la page Détails de prix, sélectionnez le raccourci Remises.
Les informations sur la remise figurent également dans le champ Remise fournisseur de la section Estimation de marge, sur la page Détails de prix.
Sur la page Paramètres d’approvisionnement et de sourcing, sur l’onglet Prix, vérifiez que l’option Activer les détails de prix est définie sur Oui. Si l’option est définie sur Non, vous ne pourrez pas visualiser les remises.
Réviser et approuver des réclamations
Les réclamations de remise générées représentent les paiements futurs qui peuvent être attendus de la part du fournisseur. Avant qu’une note de crédit ne soit émise au fournisseur, le propriétaire de l’accord souhaite généralement réviser les réclamations et les approuver. Cependant, notez que le statut d’une réclamation détermine si celle-ci est prête à passer par le processus d’approbation.
Statut des réclamations et effet sur le processus d’approbation
Lorsqu’une réclamation est générée, son statut est défini comme À calculer si la remise est accordée sur une base cumulative ou Calculé si la remise est accordée pour chaque facture. Si le statut d’une réclamation est À calculer, la réclamation doit passer par un processus de calcul géré par la fonction Cumuler. Seules les réclamations dont le statut est Calculé peuvent être incluses dans le processus d’approbation.
Si l’option Approbation obligatoire sur un accord de remise fournisseur est définie sur Non, toutes les réclamations générées auront le statut Approuvé. L’approbation est obligatoire pour les réclamations accordées sur une base cumulative.
Approuver les réclamations et afficher les validations et les détails de la facture
Lorsque les réclamations ont été approuvées, elles peuvent être traitées par la comptabilité fournisseur. Un avoir (facture fournisseur) pour le montant de la réclamation de remise est automatiquement généré. Le crédit peut ensuite être ajouté au solde fournisseur et le commis à la comptabilité fournisseur peut l’inclure dans le processus de règlement classique.
Sélectionnez Approvisionnement et sourcing > Remises fournisseur > Réclamation de remise pour ouvrir une réclamation de remise.
Fermez la réclamation de remise.
Sélectionnez la réclamation, puis, dans le volet Actions, sélectionnez Approuver.
Sur la page requête, dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur pour lequel vous êtes autorisé à recevoir une remise, puis sélectionnez OK.
Un journal de régularisation des remises s’affiche pour le montant de la réclamation. Cette validation débite le compte de remise fournisseur régularisé du montant du crédit fournisseur attendu, puis crédite le compte de remise fournisseur intermédiaire régularisé du gain attendu.
Dans la liste Remises, sélectionnez la ligne, puis, dans le volet Actions, sélectionnez Transactions de remise pour afficher et accéder au numéro de lot du journal pour cette validation de régularisation de remise.
Pour déplacer les réclamations vers le processus classique de comptabilité fournisseur, le commis à la comptabilité fournisseur doit désormais terminer le traitement de la réclamation de remise en exécutant la fonction Traitement.
Dans le volet Actions, cliquez sur Traitement, puis cliquez sur Filtrer. Dans le champ Critères pour le champ Compte fournisseur, sélectionnez le fournisseur pour lequel traiter les réclamations de remise, sélectionnez d’autres filtres pertinents, puis cliquez sur OK.
Les barres de messages et le fait que le statut passe à Terminé indiquent que les événements suivants se sont produits :
Une validation du journal de régularisation des remises a contrepassé les montants intermédiaires précédents sur les comptes fournisseur et client régularisés.
Une facture fournisseur (note de crédit) pour le montant de la remise a été créée.
Le réglage de l’option Validation de facture manuelle dans l’onglet Programme de la remise de la page Paramètres d’approvisionnement et de sourcing détermine si une facture fournisseur est validée manuellement ou automatiquement dans le cadre du traitement des réclamations.
Lorsque la facture fournisseur est validée, automatiquement ou manuellement, le compte fournisseur a été débité, et le compte Remises et comptes de tiers fournisseur a été crédité.
Le numéro de compte Remises et comptes de tiers fournisseur est spécifié pour la catégorie d’approvisionnement utilisée sur la ligne de facture achat pour la remise. La catégorie d’approvisionnement, quant à elle, est définie sur l’onglet Programme de la remise de la page Paramètres d’approvisionnement et de sourcing.
Dans la liste Remises, sélectionnez la ligne, puis, dans le volet Actions, sélectionnez Transactions de remise pour afficher et accéder au numéro de lot du journal pour cette validation de régularisation de remise, mais également le numéro de facture fournisseur.
Sélectionnez la ligne de la transaction de la facture fournisseur, puis, dans le volet Actions, sélectionnez Facture fournisseur. Si la facture fournisseur a été validée, vous verrez le journal des factures. Dans le cas contraire, vous verrez la facture fournisseur comme une facture fournisseur en attente qui nécessite une validation manuelle. La ligne de facture spécifie les détails de la facture fournisseur pour la catégorie d’approvisionnement Commissions et remises.
Sur la page Tous les fournisseurs, sélectionnez le fournisseur pour lequel vous recevez une remise, puis, dans le volet Actions, sélectionnez Transactions. Trouvez la bonne ligne pour la facture. Le montant de la remise a maintenant été ajouté au solde fournisseur.