Présentation des besoins du secteur public et des fonctionnalités dédiées

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Les organismes publics doivent satisfaire à des exigences réglementaires et budgétaires complexes, outre les exigences de conformité en matière de subvention ou de projet. En général, les organismes publics tels que les administrations locales et régionales, les établissements d’enseignement, les organisations à but non lucratif et les prestataires de soins de santé sont soumis à des contrôles, règles et réglementations uniques qui nécessitent des opérations spécialisées.

Les mises à jour fréquentes des réglementations nécessitent des modifications des pratiques et des états et, par conséquent, une inspection constante de ces nouvelles pratiques. Les organismes publics dépendent souvent de systèmes hérités obsolètes et complexes pour gérer leurs diverses opérations. Cela entraîne des problèmes liés à la création des états, à la budgétisation et à la gestion des informations, ainsi que des processus opérationnels fastidieux.

Voici des exemples d’organismes publics aux États-Unis d’Amérique :

Éducation : organismes d’État et locaux pour l’enseignement du primaire au secondaire, et universités d’État de l’enseignement secondaire.
Gouvernement : organismes d’État, de comté et de ville qui fournissent des services aux citoyens qu’ils servent. Ils fournissent divers services, y compris, mais sans s’y limiter, la sécurité publique, l’infrastructure, les loisirs et les soins de santé.
Santé : cliniques, hôpitaux à but non lucratif et autres services de ville et de comté fournis aux citoyens qu’ils servent.
Organisation à but non lucratif : districts de transport, agences de réaménagement et autres organisations qui fournissent des services spécifiques en fonction des chartes mandatées par les électeurs.
Travaux publics et infrastructure : districts de services publics, tels que les réseaux d’eau, d’égouts, d’électricité et de travaux publics, qui fournissent des services essentiels aux citoyens qu’ils servent.

Obligations des organismes publics

Les organismes publics doivent adhérer à des pratiques financières responsables et fournir des informations complètes et actualisées sur leurs dépenses, leurs revenus, leurs actifs, leurs passifs et leurs capitaux propres. Ils doivent également améliorer leurs offres de services pour répondre aux attentes croissantes en matière de services.

Finance aide les organismes publics à atteindre ces objectifs en fournissant les fonctionnalités suivantes :

Des pratiques de gestion financière peuvent être adaptées aux besoins organisationnels, qui incluent souvent plusieurs entités juridiques ou unités.
Des structures de compte flexibles et définies par l’utilisateur garantissent une analyse financière détaillée pour toutes les dimensions, y compris les fonds, les fonctions, les départements, les objets et les programmes.
Un meilleur accès aux informations financières et un contrôle plus strict des priorités de dépenses sont possibles.
Les fonctions avancées de configuration et de contrôle du budget permettent des contrôles des dépenses dynamiques et en temps réel, une budgétisation à des niveaux supérieurs aux dépenses, des regroupements budgétaires ainsi que des budgets pluriannuels.
La comptabilité et le suivi budgétaire des engagements et engagements préalables, y compris les options de report en fin d’exercice, sont disponibles.
Il est possible de suivre et de surveiller les fonds de subvention et de les associer à des projets.
Des fonctionnalités commerciales pour le contrôle des stocks d’entrepôt, les commandes, le suivi des membres et les dons sont disponibles.
Des fonctionnalités robustes d’approvisionnement et de gestion des fournisseurs sont fournies, telles que les demandes d’achat basées sur le web et intégrées aux sites web des fournisseurs. Sont également inclus l’importation de catalogues fournisseur, de commandes cadres et de contrats, un portail fournisseur pour l’auto-enregistrement et la saisie de devis et de factures, le traitement des appels d’offres, le codage et l’analyse des marchandises, le rapprochement à trois facteurs avec la comptabilité fournisseur, la prise en charge de la taxe de vente et du formulaire de déclaration des honoraires 1099.
L’intégration étroite avec d’autres applications et technologies Microsoft permet de rationaliser les processus et d’améliorer l’efficacité.
Des centres de rôles prédéfinis sont personnalisés pour les utilisateurs du secteur public afin de simplifier l’accès aux données pertinentes.
Des services locaux personnalisés peuvent être fournis, de la planification et de l’implémentation à la personnalisation, en passant par le support et la formation continus.

Fonctionnalités du module de budgétisation

Si votre organisation utilise le contrôle budgétaire, vous pouvez l’activer pour les écritures comptables avancées sur la page Fonds budgétaires disponibles, sous Budgétisation > Configuration > Contrôle budgétaire > Configuration du contrôle budgétaire.

Types de budgets de répartition : les répartitions garantissent un contrôle budgétaire accru en exigeant une action budgétaire pour libérer les fonds appropriés à utiliser, généralement pour une période donnée telle qu’un trimestre. Elles constituent une configuration supplémentaire facultative dans le cadre du contrôle budgétaire.
Budgets provisoires : les budgets provisoires vous permettent de créer un budget préliminaire temporaire si la nouvelle affectation n’est pas approuvée au début de l’année budgétaire.
Report de budget en fin d’exercice : pour le secteur public, la capacité de reporter les budgets et les engagements budgétaires liés aux commandes fournisseur en cours à la fin de l’exercice est améliorée, offrant la possibilité de traitement par fonds.

Écritures comptables avancées dans le secteur public

Les organisations du secteur public peuvent utiliser des écritures comptables avancées pour créer, ajuster et contrepasser des écritures comptables. Par exemple, des écritures comptables avancées peuvent être utilisées pour reclasser des dépenses si des factures sont imputées par erreur au mauvais compte ou projet.

Par défaut, l’option Écriture comptable avancée est activée. Si vous souhaitez désactiver cette fonctionnalité, accédez à Administration système > Configuration > Configuration des licences. Sous Clés de configuration dans la section Secteur public, vérifiez que l’option Écriture comptable avancée n’est pas activée. Les écritures comptables avancées requièrent des définitions de validation en comptabilité.

Ces définitions de validation peuvent être configurées pour générer plusieurs écritures comptables compensées en fonction du compte général qui a été spécifié dans la page Écritures comptables avancées.

Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent modifier les dimensions financières d’un projet sur la ligne écriture comptable avancée, vous devez sélectionner l’option Autoriser la modification des dimensions financières sur la ligne écriture comptable avancée sur la page Paramètres de comptabilité. Si vous ne sélectionnez pas cette option, les utilisateurs peuvent modifier les dimensions financières dans le champ Compte général uniquement si les dimensions financières ne sont pas les dimensions financières par défaut d’un projet.

Si vous souhaitez utiliser des écritures comptables avancées pour enregistrer les écritures de régularisation de fin d’exercice, créez d’abord une écriture comptable avancée, sélectionnez l’option Écriture de contrepassation, puis saisissez une date de contrepassation. L’écriture comptable avancée de contrepassation est créée lorsque l’écriture comptable avancée est validée. Un nouveau numéro de transaction et le statut de brouillon sont affectés à l’écriture comptable avancée de contrepassation.

La date de contrepassation sera utilisée comme date comptable, et le montant du débit ou du crédit sur chaque ligne de l’écriture d’origine sera contrepassé. La même définition de validation sera utilisée. Le libellé de transaction de l’en-tête et des lignes comportera les mots « Écriture de contrepassation de », le numéro de transaction de l’écriture comptable avancée d’origine et le libellé de transaction de l’écriture comptable avancée d’origine.

Comme vous effectuez les écritures pour les processus de distribution d’intérêts et de mise en déshérence dans Écritures feuille avancées, vous pouvez mettre à jour les soldes bancaires lors de la validation des transactions.

Toutes les écritures effectuées s’affichent dans la recherche Pièces comptables sous Comptabilité > Recherches et états > Pièces comptables. Cette liste affiche toutes les pièces comptables par compte et par pièce comptable avec les montants, ainsi que le compte fournisseur, le nom du fournisseur, le compte client et le nom du client.

Transactions d’attente

Certaines entreprises utilisent des comptes d’attente pour valider des paiements, afin d’avoir le temps de les traiter par le biais de la banque. Le compte d’attente fait office de compte temporaire. Lorsqu’une transaction est validée, elle est imputée sur le compte d’attente plutôt que sur le compte bancaire réel. Lorsque l’entreprise reçoit le relevé bancaire, elle peut valider la transaction du compte d’attente sur le compte principal.

Des champs sur les pages Transactions d’attente, Transactions bancaires et Chèques permettent de rationaliser le processus de rapprochement.

La page Transactions d’attente affiche le Numéro du fournisseur, son Nom, et son Adresse.

La page Transactions bancaires affiche une Date de compensation, qui vous permet de savoir quand la transaction a été compensée par la banque.

La page Chèques affiche le champ Validation d’attente, si le chèque a été compensé, et la Date de compensation.

Traitement de fin d’exercice (secteur public)

À la fin d’un exercice, vous devez générer des transactions de clôture et préparer vos comptes pour le prochain exercice. Les clients du secteur public disposent des fonctionnalités suivantes :

Sélectionner les comptes par fonds.
Clôturer les fonds sur différents comptes. Par exemple, vous pouvez clôturer des comptes de gestion associés à des fonds publics sur les soldes de fonds. Vous pouvez également clôturer les comptes de gestion associés à des fonds exclusifs sur les bénéfices non répartis.
Configurez une clôture de fin d’exercice pour tous les fonds et non-fonds. Les non-fonds n’ont pas de dimension de fonds dans la structure de compte.
Configurez plusieurs périodes de clôture pour séparer différents types d’écritures de clôture, tels que la clôture générale de fin d’exercice et les ajustements d’audit.

Vous pouvez exécuter le processus de fin d’exercice plusieurs fois pour le même jeu de données. En général, si des transactions supplémentaires doivent être traitées après l’exécution d’un processus de fin d’exercice comptable, le processus de fin d’exercice peut être réexécuté pour clôturer les comptes de gestion et définir correctement les soldes d’ouverture du nouvel exercice.

Le traitement de fin d’exercice des soldes des écritures comptables est contrôlé par les paramètres de configuration des fonds à deux niveaux :

Le processus de fin d’exercice, qui clôt les soldes de la comptabilité de l’ancien exercice et établit les soldes d’ouverture du nouvel exercice.
L’option de traitement de fin d’exercice pour les engagements des commandes fournisseur est définie dans la page Processus de fin d’exercice de commande fournisseur. Vous pouvez remplacer l’option sur un fonds spécifique, à condition que les paramètres de comptabilité aient été définis pour permettre les remplacements.

Assurez-vous de sélectionner un type de clôture pour chaque compte de votre plan comptable. Le type de clôture détermine la manière dont le processus de fin d’exercice gère ce compte principal. Les quatre types de clôture sont :

Réel: le solde sert à établir les soldes d’ouverture du nouvel exercice.
Nominal: le compte est clôturé par le processus de fin d’exercice.
Nominal - pas de clôture: le compte est géré par d’autres processus de clôture, tels que des comptes d’engagement pour la clôture des commandes fournisseur.
Non applicable: le compte n’est pas inclus dans le traitement de fin d’exercice.

Définitions de validation

Les profils de validation ne peuvent prendre en charge qu’une seule écriture comptable de compensation pour une combinaison d’attributs donnée. Les profils de validation ne peuvent pas vous aider à générer plusieurs écritures comptables compensées basées sur les attributs de transactions en entrée. En outre, les profils de validation ne peuvent pas vous aider à déterminer le comportement de validation qui dépend du compte général et des valeurs de dimension d’une transaction.

Pour prendre en charge les exigences commerciales complexes relatives à la validation, à la budgétisation et à la création d’états dans la comptabilité, les organismes publics définissent généralement le comportement de validation dans la comptabilité à un emplacement unique, afin de garantir que toutes les validations en comptabilité donnent les résultats appropriés.

Pour fournir cette fonctionnalité au secteur public, Dynamics 365 for Finance inclut des définitions de validation. Une définition de validation est un ensemble de règles définies pour générer des écritures comptables compensées. Vous pouvez appliquer les règles aux numéros de compte et aux dimensions financières d’une répartition comptable sur la ligne du document source. Les définitions de validation définissent les comptes ou les dimensions générés par le système.

Les définitions de validation sont une configuration obligatoire pour toutes les sociétés, qu’elles soient du secteur public ou non, pour pouvoir bénéficier de la comptabilité d’engagements.

Pour activer les définitions de validation, procédez comme suit :

Accédez à Comptabilité > Paramètres comptabilité > Paramètres de comptabilité.
Cliquez sur l’onglet Comptabilité.
Cliquez sur la section Règles comptables et activez l’option Utiliser les définitions de validation. Lorsque vous activez cette option, un message avec le texte Si vous cochez cette case, les profils de validation ne sont plus utilisés lorsque vous validez une transaction utilisant un type dans le formulaire de définitions de validation de transaction. De plus, toutes les définitions de validation deviennent actives. Voulez-vous vraiment continuer ? s’affiche.
Cliquez sur Oui.

Vous pouvez ensuite activer l’une des options suivantes :

Activer l’affectation budgétaire : sélectionnez cette option pour enregistrer les affectations budgétaires dans la comptabilité pour les écritures de registre budgétaire à l’aide de définitions de validation. Dans la page Paramètres budgétaires, sélectionnez un nom de journal des budgets pour l’affectation budgétaire avant de sélectionner cette option. Les affectations budgétaires représentent des montants budgétaires dans le bilan. Elles sont utilisées pour enregistrer les revenus estimés et l’impact sur les soldes de fonds dans la comptabilité pour les états financiers. Au fur et à mesure que les écritures de registre budgétaires sont validées, une validation en comptabilité doit également être générée, qui influe sur les affectations budgétaires et les comptes des soldes de fonds budgétaires. Grâce à l’utilisation des définitions de validation avec les écritures de registre budgétaires, les budgets sont également enregistrés dans la comptabilité.
Activer le processus d’engagement : sélectionnez cette option pour créer des engagements qui enregistrent les écritures dans la comptabilité pour les achats engagés ou obligés. Lorsque cette option est sélectionnée, vous devez utiliser les définitions de validation pour les achats engagés ou obligés. Si vous activez cette case à cocher, les engagements ne seront pas générés lors de la facturation ou de la modification des commandes fournisseur confirmées. Voulez-vous continuer ? Vous devez choisir Oui.
Activer le processus d’engagement préalable : sélectionnez cette option pour créer des engagements et des engagements préalables. Les engagements préalables permettent de réserver des fonds pour les dépenses prévues. Lorsque cette option est sélectionnée, utilisez les définitions de validation pour les demandes d’achat qui font l’objet d’un engagement préalable. Si vous activez le processus d’engagement préalable, les demandes d’achat déjà créées n’auront pas d’engagement préalable enregistré. Pour enregistrer des engagements préalables pour ces demandes d’achat, annulez-les et créez des demandes d’achat avec les mêmes lignes.
Réservations budgétaires générales : pour inclure des engagements et des engagements préalables pour des demandes d’achat ou des commandes fournisseur préexistantes à une nouvelle réservation budgétaire générale, vous devez annuler les demandes d’achat et les commandes fournisseur, et les recréer avec les mêmes lignes. Pour enregistrer des engagements pour des réservations budgétaires générales qui existent déjà, annulez les réservations et recréez-les avec les mêmes lignes.

Les définitions de validation régissent la comptabilité sur les écritures de clôture et permettent également de créer les transactions d’ouverture pour le nouvel exercice. Pour en savoir plus, reportez-vous à Définitions de validation (Secteur public).

Pour configurer, activer et utiliser une définition de validation pour la comptabilité d’engagements, après l’avoir activée dans la page Paramètres de comptabilité, vous devez configurer la page Définitions de validation de transaction, qui est un profil de validation pour la comptabilité d’engagement.

La page Définitions de validation de transaction dans Comptabilité > Paramétrage de la validation demande également à Finance d’associer tous les éléments, un groupe d’éléments ou un élément spécifique ou une catégorie d’approvisionnement pour utiliser une définition de validation spécifique pour les activités d’achat, la comptabilité fournisseur, le budget, la banque, la comptabilité client et la paie. (La fonctionnalité de paie est uniquement disponible aux États-Unis d’Amérique.)

Vous pouvez utiliser des définitions de validation uniquement pour les transactions qui utilisent les types de transaction répertoriés dans la page Définitions de validation de transaction. Pour tout type de validation de transaction non configuré pour utiliser des définitions de validation, des profils de validation sont utilisés.

Restreindre la possibilité de modifier la répartition comptable sur les factures fournisseur

Lorsque les transactions font référence à des documents d’engagement associés, généralement des commandes achat, vous pouvez déterminer quelles dimensions financières peuvent être modifiées sur une facture fournisseur créée à partir d’une commande fournisseur.

Pour restreindre les modifications aux dimensions financières, procédez comme suit :

Accédez à Comptabilité fournisseur > Configuration > Paramètres de la comptabilité fournisseur > Contrôle de rapprochement de factures/commandes fournisseur.
Dans le raccourci Contrôle de la dimension financière, cochez la case Rapprochement requis pour le Nom de la dimension dont vous souhaitez empêcher la modification sur la facture fournisseur.

Activer les affectations budgétaires

Lorsque vous activez des affectations, vous devez enregistrer un budget d’origine et l’affectation. Cette option vous permet d’effectuer une validation sur les comptes de bilan pour les affectations, les revenus estimés, etc., à partir d’écritures de registre budgétaires. Pour que cela fonctionne, vous devez également créer au moins un enregistrement de définition de validation et l’affecter au type de transaction budgétaire d’origine dans l’onglet Budget de la page Définitions de validation de transaction.

Approvisionnements (Secteur public)

En cas d’urgence ou de circonstances particulières, les organismes publics doivent parfois effectuer des achats urgents auprès des fournisseurs. Pour ce faire, le personnel d’approvisionnement peut avoir besoin de créer des commandes fournisseur qui rationalisent le processus d’achat standard plus élaboré. Par exemple, vous devrez peut-être autoriser un achat avec uniquement un numéro de commande fournisseur au lieu d’un document de commande fournisseur imprimé.

Avant de commencer à ajuster les paramètres et à saisir vos données, vous devez :

Configurer les fournisseurs.
Configurer le système de numérotation des fournisseurs, des commandes fournisseurs, etc.
Spécifier les types de certification des fournisseurs.

Vous devrez peut-être configurer les codes de commande fournisseur dans le secteur public pour bénéficier des fonctionnalités d’approvisionnement destinées aux organismes publics.

En accédant à Approvisionnements > Paramètres > Paramètres d’approvisionnements, vous pouvez calculer une date de livraison pour une ligne d’un bon de commande en fonction du délai du fournisseur et de votre propre calendrier de jours ouvrables. En utilisant cette fonctionnalité, vous pouvez obtenir une estimation plus précise des dates de livraison si jamais elles varient pour des lignes individuelles.

Codes de commande fournisseur dans le secteur public : vous devez créer des codes et des messages spéciaux pour les commandes fournisseur de confirmation. Une commande fournisseur de confirmation contourne le processus d’achat typique.

Tout d’abord, déterminez quels seront vos codes et vos messages. Vous pouvez utiliser la page Codes commande fournisseur de confirmation pour créer des codes et des messages spéciaux qui peuvent être utilisés avec les commandes fournisseur de confirmation. Une commande fournisseur de confirmation contourne le processus d’achat typique. Par exemple, vous pouvez autoriser une commande non planifiée en utilisant un numéro de commande fournisseur au moment de l’achat, au lieu d’utiliser un document fourni avant que l’article ne soit requis.

Après avoir configuré les codes, vous pouvez les affecter aux commandes fournisseur dans la page Toutes les commandes fournisseur.

Si vous affectez un code commande fournisseur de confirmation à une commande fournisseur dans le raccourci Achats non planifiés (par exemple, lorsque vous créez une commande fournisseur), le message associé au code commande fournisseur de confirmation sera imprimé en haut de la commande fournisseur.

Pour les organisations françaises, des étapes supplémentaires peuvent être requises pour le secteur public.

Validation des accusés de réception de marchandises

Lorsque vous réceptionnez des produits d’une commande fournisseur et que la quantité réceptionnée est inférieure à la quantité commandée, l’écart est saisi sur la page Validation de l’accusé de réception de marchandises, dans le champ Quantité du raccourci Lignes. Une fois la quantité saisie, le montant restant est automatiquement renseigné dans le champ Solde de livraison.

Déléguer plusieurs éléments de travail achat

Vous pouvez déléguer plusieurs éléments de travail simultanément pour rationaliser le processus d’approbation du flux de travail et éviter les erreurs d’affectation lors de la délégation d’éléments de travail achat tels que les demandes, les accords, les commandes et les factures fournisseur.

Sur la page Éléments de travail qui me sont affectés, sélectionnez plusieurs éléments de travail achat, puis cliquez sur Déléguer les éléments de travail dans le volet Actions.

Classifications de contrats d’achat ou de vente

Lorsque les utilisateurs créent un contrat d’achat ou de vente, ils doivent toujours sélectionner le type de contrat d’achat ou de vente. Des contrôles supplémentaires pour le secteur public sont disponibles sur la page Classifications de contrat.

Pour créer et spécifier des classifications de contrat, vous pouvez utiliser la page Classification de contrat d’achat dans Approvisionnements ou la page Classification du contrat de vente dans Ventes et Marketing.

Sélectionnez l’option Sous-traitants pour pouvoir saisir des informations sur les sous-traitants sur les contrats d’achat.
Sélectionnez l’option Certifications pour saisir des informations sur les polices d’assurance et les obligations sur les contrats d’achat. Ces informations peuvent servir à générer un état que vous pouvez utiliser pour surveiller la conformité des fournisseurs aux exigences de certification. Pour générer l’état, accédez à la page Conformité de la certification des contrats d’achat.
Sélectionnez l’option Activités pour saisir des informations sur les jalons et les tâches dans les contrats d’achat.
Sélectionnez l’option Exiger une facturation directe pour exiger une facturation directe et empêcher l’utilisation d’ordres de lancement avec les contrats d’achat.