Réconciliations bancaires

10 minutes

Dans les grandes organisations, la réconciliation bancaire peut se révéler un processus long et fastidieux lorsqu’elle est effectuée manuellement.

La fonction avancée de réconciliation bancaire vous permet d’importer des relevés bancaires. Le relevé bancaire importé peut ensuite être automatiquement réconcilié avec les transactions bancaires. Les étapes du flux de réconciliation bancaire avancé sont les suivantes :

Configurez l’importation des relevés bancaires.
- Importez des relevés bancaires dans l’infrastructure d’entité des données.
- Trois formats de relevé bancaire types sont compatibles avec Finance : ISO20022, BAI2 et MT940.
- La fonctionnalité peut être étendue à n’importe quel format.
Configurez une souche de numéros à utiliser pour la réconciliation bancaire avancée et définissez les règles de mise en correspondance de réconciliation bancaire. Une règle de mise en correspondance de réconciliation bancaire désigne un ensemble de critères permettant de filtrer les lignes de relevé bancaire et les lignes de transaction bancaire de Finance lors du processus de réconciliation. Selon votre pratique commerciale, configurez plusieurs règles de mise en correspondance pour automatiser et optimiser votre processus de réconciliation.
Réconciliez les relevés bancaires avec les transactions bancaires Dynamics 365 Finance.
- Effectuez une mise en correspondance et une création automatiques des feuilles réconciliation.
- Affichez côte-à-côte les relevés bancaires et les transactions bancaires de Finance.
- Validez automatiquement les transactions bancaires de Finance si elles apparaissent sur un relevé bancaire, mais n’apparaissent pas dans Finance.
- Générez un relevé de réconciliation.

Remarque

Vous pouvez désactiver la fonctionnalité avancée de réconciliation bancaire et réduire la complexité de la réconciliation bancaire pour les utilisateurs à l’aide d’une réconciliation bancaire simple. S’il existe déjà des transactions réconciliées pour un compte ou des relevés bancaires validés pour un compte, vous ne pouvez pas revenir à une réconciliation bancaire simple.

Importer un relevé bancaire électronique

Vous pouvez importer vos relevés bancaires à l’aide de l’action Importer un relevé sur la page Relevés bancaires. Sur le relevé bancaire, le compte bancaire est identifié par une combinaison de valeurs définies sur les détails du compte bancaire. Parmi ces valeurs figurent le nom de la banque, le numéro de compte bancaire, le numéro d’acheminement, le code SWIFT et le numéro de compte international (IBAN).

Vous pouvez télécharger un relevé bancaire qui contient des informations pour un ou plusieurs comptes. Si plusieurs comptes existent, ils peuvent appartenir à différentes entités juridiques.

Pour importer un seul fichier de relevé bancaire pour un seul compte, définissez l’option Importer un relevé pour plusieurs comptes bancaires dans toutes les entités juridiques sur Non, puis sélectionnez le compte bancaire associé au relevé. Sélectionnez Parcourir pour choisir le fichier de relevé bancaire associé, puis sélectionnez Télécharger.
Pour importer un seul fichier de relevé bancaire pour plusieurs comptes, définissez l’option Importer un relevé pour plusieurs comptes bancaires dans toutes les entités juridiques sur Oui. Sélectionnez Parcourir pour choisir le fichier de relevé bancaire associé, puis sélectionnez Télécharger.

Si aucun relevé du fichier électronique ne peut être associé à un compte bancaire à l’aide des champs d’identification, il n’est pas importé. Cependant, d’autres relevés du fichier peuvent encore être importés. L’utilisateur reçoit ensuite un message indiquant que l’importation des relevés bancaires a échoué pour des comptes bancaires spécifiques. L’utilisateur qui importe le fichier de relevé bancaire doit avoir accès à une entité juridique pour importer des relevés pour les comptes bancaires de cette entité juridique.

Vous pouvez utiliser un fichier compressé pour télécharger plusieurs fichiers de relevés en un seul processus. Pour importer plusieurs fichiers de relevés bancaires pour plusieurs comptes, combinez tous les fichiers de relevés bancaires en un seul fichier COMPRESSÉ. Dans la boîte de dialogue Importer des relevés bancaires, définissez l’option Importer un relevé pour plusieurs comptes bancaires dans toutes les entités juridiques sur Oui. Sélectionnez Parcourir pour sélectionner le fichier compressé contenant les fichiers de relevés bancaires, puis sélectionnez Télécharger. Le processus d’importation reconnaît le fichier compressé et télécharge chaque relevé qui y est inclus, quelle que soit l’entité juridique du compte bancaire.

L’option Réconcilier après importation est disponible. Lorsque vous définissez cette option sur Oui, le système valide automatiquement le relevé bancaire, crée une réconciliation bancaire et une feuille de calcul et exécute le jeu de règles de mise en correspondance par défaut lorsque le relevé bancaire est chargé. Cette fonctionnalité automatise le processus jusqu’au moment où les transactions doivent être mises en correspondance manuellement.

Paramètres de gestion des disponibilités et de la banque

Plusieurs paramètres spécifiques au processus avancé de réconciliation bancaire sont disponibles sur la page Paramètres de gestion des disponibilités et de la banque. L’option Afficher le montant de la ligne de relevé au débit/crédit change la vue des montants sur la page Relevé bancaire. Si cette option est sélectionnée, les montants des transactions des relevés bancaires sont indiqués dans des colonnes de débit et de crédit distinctes. Si l’option n’est pas spécifiée, les montants de transactions des relevés bancaires sont affichés dans une seule colonne avec le signe approprié.

Les options de validation définies sur la page des paramètres remplacent les sélections définies sur les règles de mise en correspondance.

Par exemple, vous ne pouvez pas mettre en correspondance manuellement ou automatiquement les documents au-delà de la différence de date définie sur la page des paramètres.

Supposons également que l’option Contrôler le mappage du type de transaction est sélectionnée. Dans ce cas, les types de transaction doivent être mappés entre la transaction bancaire de Finance et la transaction du relevé bancaire pour les transactions à mettre en correspondance manuellement ou automatiquement.

Vous devez également configurer les souches de numéros sur la page Paramètres de gestion des disponibilités et de la banque. Dans l’onglet Souches de numéros, configurez les codes souche de numéros pour les références ID de téléchargement, ID de relevé, ID de réconciliation et Réconciliation bancaire.

Règles de mise en correspondance et ensembles de règles de mise en correspondance

Vous pouvez configurer des règles de mise en correspondance de réconciliation et des ensembles de règles de mise en correspondance de réconciliation afin de faciliter le processus de réconciliation bancaire. Une règle de mise en correspondance de réconciliation bancaire désigne un ensemble de critères permettant de filtrer les lignes de relevé bancaire et les lignes de transaction bancaire de Finance lors du processus de réconciliation. La page Règles de mise en correspondance de réconciliation vous permet de configurer les règles de mise en correspondance de réconciliation. Vous pouvez configurer plusieurs règles de mise en correspondance, puis créer un ensemble de règles de mise en correspondance de réconciliation sur la page Ensembles de règles de mise en correspondance de réconciliation.

Options de réconciliation de compte bancaire

Vous devez d’abord activer Réconciliation bancaire avancée pour le compte bancaire. Plusieurs options sont disponibles sur la page Compte bancaire lorsque la fonctionnalité Réconciliation bancaire avancée est activée :

Utiliser les relevés bancaires comme confirmation des paiements électroniques : intègre la fonctionnalité de rapprochement bancaire avec les statuts de paiement électronique. Lorsque cette fonctionnalité est activée, un document bancaire est automatiquement créé pour le paiement électronique lorsque le statut est défini sur Envoyé. En outre, le statut d’un paiement électronique passe de Envoyé à Reçu une fois le paiement mis en correspondance, réconcilié et validé.
Nom du compte bancaire dans les relevés : nom utilisé pour le compte bancaire sur vos relevés bancaires électroniques. Utilisez ce nom lorsque vous déterminez les transactions à importer pour un compte bancaire à partir d’un relevé pouvant contenir des informations pour plusieurs comptes bancaires.
Rapprocher après importation : valide automatiquement le relevé bancaire, crée un rapprochement bancaire et une feuille de calcul et exécute l’ensemble de règles de mise en correspondance par défaut. Cette fonctionnalité automatise le processus jusqu’au moment où les transactions doivent être mises en correspondance manuellement. Le paramètre sur le compte bancaire est appliqué par défaut lors de l’importation.

Codes transaction

Les codes transaction peuvent être utilisés dans le cadre des règles de mise en correspondance de réconciliation bancaire. Les codes transaction permettent de mettre en correspondre les types de transactions identiques entre Finance et votre relevé bancaire. Pour effectuer ce type de mise en correspondance, vous devez d’abord définir les types de transaction utilisés pour les transactions bancaires à partir de Finance, puis mapper ces types aux codes transaction de relevé utilisés par votre banque. Les types de transaction pour Finance sont définis sur la page Type de transaction bancaire. Cette page vous permet également de définir le compte principal à utiliser pour les validations associées à chaque type de transaction.

Lorsque vos codes transaction bancaire de Finance sont définis, vous pouvez ensuite les mapper aux codes transaction utilisés dans vos relevés bancaires électroniques. Ce processus de mise en correspondance se fait via la page Mappage de code de transaction. Le mappage de code de transaction est effectué pour chaque compte bancaire.

État Balance comptable avec détail des transactions

L’état Balance comptable avec détail des transactions dans Comptabilité > Recherches et états ajoute des informations sur les transactions pour les comptes généraux aux montants récapitulés sur la Balance comptable. Tous les comptes doivent comporter des soldes débiteurs et créditeurs égaux. Vous pouvez utiliser cet état pour identifier les erreurs des soldes de compte non égaux.

Vous pouvez filtrer les données de l’état selon les critères suivants :

Transactions validées
Transactions en attente (Ces transactions comprennent toutes les transactions non validées.)
Toutes les transactions

Remarque

La gestion des états électroniques doit être configurée pour exécuter cet état. Si ce n’est pas le cas, le champ Mappage de format est vide.

L’état Balance comptable avec détail des transactions comprend également des informations sur les écritures feuille comptabilité, les soldes d’ouverture, les débits, les crédits et les soldes résultants sur une plage de dates donnée.

Pour les transactions, l’état comprend la date transaction, le numéro de document, la description de la transaction, les débits ou les crédits et un solde courant pour l’année à ce jour en fonction de l’exercice en cours. De plus, si la transaction a des dimensions financières, l’état les affiche. Sinon, elles seront regroupées en haut de la page. La sortie de l’état est un document Microsoft Excel. Vous devrez peut-être désactiver le blocage des fenêtres contextuelles afin que l’état s’affiche.

Pour en savoir plus sur les informations affichées sur les états, consultez État Balance comptable avec détail des transactions.

Valider le relevé bancaire

Les relevés bancaires doivent être validés avant de pouvoir être réconciliés. Pour valider un relevé, sur la page Relevés bancaires, sélectionnez Valider. Cette étape est exécutée automatiquement si vous définissez l’option Réconcilier après importation sur Oui au moment de l’importation.

La validation des relevés bancaires vérifie les détails suivants :

Le relevé bancaire correspond au compte bancaire sélectionné.
La devise du relevé bancaire correspond à la devise du compte bancaire sélectionné.
Le solde d’ouverture du relevé est égal au solde de clôture du relevé précédent pour le compte bancaire.
Il n’existe aucun écart dans les dates de relevé pour le compte bancaire.
Les dates sur les lignes de relevé se situent entre la date de début et la date de fin du relevé bancaire.
Le solde d’ouverture et les montants de ligne résumés sont égaux au solde final.

Les dates des états de réconciliation bancaire peuvent se chevaucher. Vous pouvez définir la date de fin d’un relevé de manière à chevaucher le début du relevé bancaire suivant. Par exemple, supposons que vous avez défini la plage du relevé n° 1 du 1er juillet à minuit au 2 juillet à minuit. Dans ce cas, vous pouvez sélectionner pour le relevé n° 2 la plage du 2 juillet à minuit au 3 juillet à minuit.

Une fois la validation terminée, le statut du relevé bancaire est mis à jour sur Validé.

Réconcilier le relevé bancaire

Après avoir importé un relevé bancaire électronique et validé le relevé sur la page Relevés bancaires, vous pouvez réconcilier le relevé bancaire à l’aide des pages Réconciliation bancaire et Feuille de calcul de réconciliation bancaire.

Sur la page Réconciliation bancaire, sélectionnez Nouveau pour créer une réconciliation, puis sélectionnez le compte bancaire du relevé importé. Un compte bancaire ne peut avoir qu’une seule réconciliation bancaire ouverte. La date butoir détermine les transactions de relevé bancaire et les transactions bancaires Operations qui sont incluses dans la feuille de calcul de réconciliation. Par défaut, la date système actuelle est utilisée comme date butoir, mais vous pouvez modifier la date de la réconciliation. Les informations d’en-tête restantes sont automatiquement extraites du relevé. Cette étape est exécutée automatiquement si vous définissez l’option Réconcilier après importation sur Oui au moment de l’importation.

Sur la page Réconciliation bancaire, sélectionnez Feuille de travail pour ouvrir la page Feuille de calcul de réconciliation bancaire. Si vous définissez l’option Réconcilier après importation sur Oui, l’ensemble de règles de mise en correspondance par défaut est automatiquement exécuté pour la réconciliation. Pour exécuter manuellement les règles de mise en correspondance, sélectionnez Exécuter les règles de mise en correspondance pour sélectionner les jeux de règles de mise en correspondance ou les règles de mise en correspondance à exécuter par rapport aux transactions bancaires. Si vous devez traiter de nombreuses transactions, vous pouvez effectuer cette étape en tant que processus de traitement par lots.

La page Feuille de calcul de réconciliation bancaire comporte quatre grilles comportant des transactions. Les deux grilles supérieures affichent les transactions du relevé bancaire et d’Operations qui n’ont pas encore été mises en correspondance. Les deux grilles inférieures montrent des transactions mises en correspondance. L’onglet Détails de transaction de relevé bancaire affiche les détails de la transaction de relevé de compte sans correspondance sélectionnée dans la grille supérieure.

Les trois manières de mettre en correspondre ou réconcilier les transactions des relevés bancaires sont les suivantes :

Mettez en correspondance les transactions avec une transaction bancaire Operations.
Mettez en correspondance les transactions avec une transaction de relevé bancaire de contrepassation.
Sélectionnez les transactions comme Nouveau afin qu’elles puissent être validées ultérieurement en tant que transaction bancaire dans Finance.

Pour mettre en correspondance manuellement les transactions, sélectionnez les transactions dans la grille Transactions de relevés bancaires, sélectionnez les transactions correspondantes dans la grille Transactions bancaires Operations, puis sélectionnez Mettre en correspondance. Les transactions sélectionnées sont déplacées des grilles supérieures pour les transactions sans correspondance vers les grilles inférieures pour les transactions avec correspondance.

Pour annuler la mise en correspondance de la transaction avec correspondance, sélectionnez Sans correspondance dans le cas d’une transaction unique ou Annuler toutes les réconciliations pour annuler simultanément la mise en correspondance de toutes les transactions avec correspondance. Toutes les transactions associées sont replacées dans les grilles supérieures pour les transactions sans correspondance, et les montants totaux avec et sans correspondance sont mis à jour.

Vous pouvez avoir des correspondances de transaction un-à-un, plusieurs-à-un et plusieurs-à-plusieurs. Les correspondances doivent respecter les règles relatives aux différences de date autorisées et au mappage du type de transaction. Ces règles sont définies sur la page Paramètres de gestion des disponibilités et de la banque.

Des différences minimes peuvent se produire dans votre réconciliation. Vous pouvez mettre en correspondance une seule transaction de relevé bancaire et une seule transaction bancaire Operations avec des différences minimes si les différences minimes se situent dans le montant de tolérance défini par le champ Différence minime autorisée sur le compte bancaire. Le montant est indiqué dans le champ Montant de la correction sur la transaction bancaire Operations correspondante. Lorsque la réconciliation bancaire s’affiche comme réconciliée, les corrections sont validées automatiquement à l’aide du compte principal défini sur le type de transaction bancaire associé. Les corrections apportées à une transaction bancaire entraînent la création de deux lignes de transaction bancaire dans l’état Réconciliation banque/comptabilité. Une ligne est dédiée à la transaction d’origine et l’autre à la correction. Les deux lignes de la transaction bancaire correspondent aux deux lignes de la transaction comptable.

Les corrections ne sont pas prises en charge pour les types de document Chèque et Dépôt.

Les contrepassations de transactions de relevés bancaires sont mises en correspondance à l’aide de la feuille de calcul de réconciliation. Deux lignes de relevé peuvent être mises en correspondance si les montants sont opposés et si l’une des transactions est sélectionnée comme contrepassation. Vous pouvez également configurer une règle de mise en correspondance pour l’action Effacer les lignes de relevés de contrepassation.

Les transactions bancaires Operations contrepassées doivent être réconciliées à l’aide de la page Transactions bancaires Operations. Vous pouvez réconcilier deux transactions bancaires Operations si les documents ont le même compte bancaire, le même type de document et la même référence de paiement, et s’ils ont des montants opposés. Vous pouvez également réconcilier un seul chèque annulé pour empêcher que ces transactions ne s’affichent sur la feuille de calcul de réconciliation.

Supposons que de nouvelles transactions initiées par une banque (telles que des intérêts, des frais et des charges) se produisent et ne sont pas encore dans Finance. Dans ce cas, vous pouvez les ajouter à une feuille associée à la réconciliation du relevé bancaire sélectionné. Sélectionnez une transaction de relevé de compte dans la grille Transactions de relevés bancaires pour les transactions sans correspondance, puis sélectionnez Marquer comme nouveau. Le statut de la transaction est défini sur Nouveau, et la transaction passe vers la grille Transactions de relevé bancaire pour les transactions mises en correspondance. Vous allez valider les transactions sélectionnées comme Nouveau ultérieurement depuis la page Relevé bancaire.

Lorsque des relevés bancaires sont validés sans nouvelles transactions, vous pouvez les contrepasser en sélectionnant l’option Contrepasser un relevé en haut de la page Relevé bancaire, puis vous pouvez afficher le champ du statut Validé pour vous assurer que la validation a été contrepassée.

Après avoir terminé votre processus de réconciliation, sélectionnez la feuille de calcul Réconciliation bancaire comme réconciliée. Ce processus comptabilise automatiquement les montants de correction à l’aide des comptes définis sur la page Type de transaction bancaire. La réconciliation bancaire pour un relevé peut être sélectionné comme réconciliée à tout moment, même si certaines lignes de relevé bancaire ne sont pas encore mises en correspondance. Les transactions sans correspondance sont automatiquement déplacées vers la feuille de calcul de réconciliation suivante comme transactions de relevé bancaire sans correspondance à réconcilier. Lorsqu’une réconciliation de relevé bancaire a été sélectionné comme réconciliée, elle ne peut pas être annulée. La réconciliation ne pourra plus être modifiée.

En plus de contrepasser un relevé, vous pouvez également contrepasser une réconciliation. Pour contrepasser un relevé bancaire déjà réconcilié, sélectionnez le compte bancaire, puis cliquez sur Contrepasser la réconciliation.

Réconciliation bancaire avancée

Pour en savoir plus sur la réconciliation bancaire avancée, consultez les ressources de documentation suivantes :