Catégories de fournisseur et catalogues
Catégories d’approvisionnement
Vous pouvez affecter des fournisseurs à des catégories d’approvisionnement et à d’autres catégories. En outre, vous pouvez utiliser des catégories d’approvisionnement pour contrôler les produits pouvant être achetés auprès de fournisseurs spécifiques.
Vous pouvez classer un fournisseur comme approuvé ou préféré pour une catégorie, et cela peut être utilisé dans les politiques d’approvisionnement pour contrôler si le fournisseur peut être sélectionné sur la ligne de demande d’achat pour l’approvisionnement dans une catégorie.
Catalogues
Les catalogues d’approvisionnement sont utilisés pour regrouper les produits pour les utilisateurs internes afin de définir s’ils peuvent acheter dans une catégorie d’approvisionnement spécifique. Vous pouvez masquer ou afficher des catégories de produits et des produits individuels dans une catégorie.
Lorsque vous décidez comment un catalogue doit être structuré, vous devez considérer les produits que les utilisateurs peuvent visualiser et commander.
Les avantages de l’utilisation de catalogues pour l’approvisionnement indirect comprennent :
- Les employés peuvent trouver rapidement les produits dont ils ont besoin.
- Les professionnels de l’approvisionnement peuvent appliquer des politiques d’achat et s’assurer que les employés n’achètent que des produits autorisés.
- Vous pouvez ajouter des produits à votre catalogue en important des données produit directement à partir de vos fournisseurs, ou vous pouvez ajouter manuellement des produits à votre catalogue d’approvisionnement.
Catalogues fournisseurs externes
En plus des catalogues d’approvisionnement, Supply Chain Management prend en charge les catalogues fournisseurs externes et les catalogues fournisseurs importés.
Si vous comptez sur vos fournisseurs pour héberger un catalogue d’approvisionnement, vous pouvez configurer Supply Chain Management pour accéder au site Web du catalogue externe d’un fournisseur en utilisant la fonctionnalité Catalogue externe.
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devrez recevoir les paramètres d’accès à distance de votre fournisseur, puis configurer les configurations requises dans les applications de finances et d’opérations en utilisant le format de message pour une page du Catalogue externe.
Avec les catalogues externes, vous pouvez effectuer ce qui suit :
- Les Propriétés de la commande sur le formulaire de catalogue externe vous permettent de définir des champs supplémentaires pour diagnostiquer les problèmes avec un catalogue fournisseur. Les erreurs présentes dans le catalogue s’affichent dans l’option Journal des messages du chariot cXML dans le Catalogue externe. Cette fonctionnalité peut être très utile lorsque vous commencez à utiliser le catalogue, pour voir les erreurs et dépanner le catalogue externe sans utiliser de ressources plus techniques. Pour toutes les erreurs qui sont sur la commande fournisseur, elles s’affichent sur le formulaire Paramètres CXML > Demandes de commande fournisseur, une fois la commande fournisseur envoyée, la possibilité de voir le message cXML de demande et de réponse est disponible.
- Activer ou désactiver le catalogue afin que vos utilisateurs puissent y accéder.
Les liens vers le site d’achat externe doivent être associés au fournisseur pour lequel le catalogue externe est configuré et à vos catégories d’approvisionnement.
Paramétrer un catalogue externe pour PunchOut eProcurement
En utilisant le catalogue externe, vous pouvez vous assurer que les informations sur les produits et les prix que vous traitez ultérieurement dans Supply Chain Management sont exactes et à jour. La demande peut ensuite être approuvée et convertie en commande fournisseur et une commande peut être passée auprès du fournisseur.
Lorsque le catalogue externe est configuré et qu’un employé prépare une demande, il est possible de rediriger le catalogue externe vers un site externe, et de revenir au chariot créé sur le site externe. Cette communication est basée sur le protocole cXML et doit être configurée entre les systèmes des organisations d’achat et de vente.
Pour configurer la communication, votre fournisseur doit vous fournir des informations à utiliser dans la configuration du catalogue externe, telles que l’identité, le domaine de l’entreprise de l’acheteur, les numéros DUNS et DUNS, les informations d’identification et l’URL pour accéder au catalogue du fournisseur.
Configurer un catalogue externe
Le catalogue externe doit permettre à un employé qui saisit une demande d’achat d’être redirigé vers un site externe pour sélectionner des produits. Les produits que l’employé sélectionne dans le catalogue externe sont renvoyés à Supply Chain Management avec des informations de prix à jour et à partir de là, ils peuvent être ajoutés à la demande d’achat. L’intention est de ne pas permettre aux employés de passer une commande sur le site externe. Lors de la configuration du catalogue externe, vous devez vous assurer que le but du site accèssible par le catalogue externe est de collecter des informations de devis et non de passer une commande réelle.
Pour configurer un catalogue fournisseur externe, effectuez les tâches suivantes.
- Paramétrer une hiérarchie des catégories d’approvisionnement. Pour plus d’informations, reportez-vous à Paramétrer des stratégies pour les hiérarchies de catégories d’approvisionnement.
- Enregistrer le fournisseur dans Supply Chain Management. Avant de pouvoir configurer des configurations pour accéder au catalogue d’un fournisseur externe, vous devez configurer le fournisseur et son contact dans les applications de finances et d’opérations. Le fournisseur du catalogue externe doit également être ajouté à la catégorie d’approvisionnement sélectionnée. Pour plus d’informations sur l’enregistrement des fournisseurs dans Supply Chain Management, reportez-vous à Gérer les utilisateurs de la fonctionnalité de collaboration fournisseur.
- La configuration d’enregistrement cXML Fournisseur se trouve dans le raccourci Valeurs par défaut des commandes fournisseur. Activez la possibilité d’Envoyer une commande fournisseur au moyen de cXML en réglant la bascule sur oui. Ce champ est ensuite renseigné sur l’en-tête de la commande fournisseur afin que tous les bons de commande de ce fournisseur soient automatiquement envoyés au moyen de cXML.
- Assurez-vous que les unités de mesure et la devise utilisées par le fournisseur sont configurées. Pour plus d’informations sur la création d’une unité, reportez-vous à Gérer l’unité de mesure.
- Configurer le catalogue fournisseur externe en utilisant les exigences du site du catalogue externe de votre fournisseur. Pour plus de détails sur cette tâche, reportez-vous à Configurer le catalogue fournisseur externe.
- Tester les configurations du catalogue externe du fournisseur pour vérifier que les paramètres sont valides et que vous pouvez accéder au catalogue externe du fournisseur. Utilisez l’action Valider les paramètres pour valider le message de configuration de la demande que vous avez défini. Ce message doit entraîner l’ouverture du site du catalogue externe du fournisseur dans une fenêtre de navigateur. Pendant la validation, vous ne pouvez pas commander des articles et des services auprès du fournisseur. Pour les commander, vous devez accéder au catalogue du fournisseur à partir d’une demande d’achat.
- Activez le catalogue externe en utilisant le bouton Activer le catalogue sur la page Catalogues externes. Le catalogue externe doit être activé avant que les employés puissent l’utiliser. Vous pouvez à tout moment le désactiver.
Configurer le catalogue fournisseur externe
Pour configurer le catalogue fournisseur externe, vous devez effectuer les tâches suivantes :
Saisir un nom et une description pour le catalogue externe du fournisseur. Le nom que vous tapez apparaît sur le chariot qui représente le catalogue externe présenté aux employés qui créent une demande. Les employés peuvent sélectionner le chariot pour ouvrir le catalogue sur le site du catalogue externe du fournisseur.
Ajouter une image à l’aide de l’action Image du catalogue externe. L’image apparaît sur le chariot qui représente le catalogue externe présenté aux employés qui créent une demande. Notez que la largeur et la hauteur de l’image doivent être égales ; sinon, l’image ne s’affiche pas correctement.
Indiquer si le site Web du catalogue externe du fournisseur doit apparaître dans la même fenêtre de navigateur que celle où l’employé a créé la demande, ou s’il doit s’ouvrir dans une nouvelle fenêtre.
Sélectionner le fournisseur du catalogue. Dans la liste Entités juridiques, une ligne existe pour chaque entité juridique où le fournisseur est configuré. Pour permettre aux utilisateurs de demander des produits directement à partir du catalogue du fournisseur dans certaines entités juridiques mais pas dans d’autres, vous pouvez utiliser les boutons Empêcher l’accès ou Autoriser l’accès pour chaque entité juridique pour laquelle vous souhaitez que le catalogue soit disponible.
Dans le champ Expiration par défaut (jours), saisissez le nombre de jours pendant lesquels un devis reçu du catalogue externe est valide et peut être utilisé pour acheter auprès du fournisseur externe. Lorsqu’un devis est créé et récupéré à partir du site du catalogue externe du fournisseur, il est valide à la date actuelle du système et le reste pour le nombre de jours que vous tapez dans ce champ.
Sélectionnez le bouton Ajouter pour commencer à mapper les catégories d’approvisionnement au catalogue externe. Dans la liste Nom de la catégorie, sélectionnez une catégorie. La liste des catégories est un sur-ensemble de catégories d’approvisionnement auxquelles le fournisseur a été mappé dans toutes les entités juridiques configurées pour le fournisseur.
Remarque
Les politiques d’approvisionnement sont utilisées pour autoriser ou restreindre l’accès aux catégories de l’entité juridique acheteuse ou de l’unité opérationnelle réceptrice. Le pointage vers un catalogue externe nécessite que l’accès soit autorisé à au moins une des catégories d’approvisionnement mappées au catalogue.
Configurez le message de demande de configuration cXML qui est envoyé au fournisseur. Le format de message généré automatiquement est le modèle minimal requis pour démarrer une session. Remplissez les valeurs des balises.
À tout moment, vous pouvez recharger le modèle de message généré par le système en sélectionnant Restaurer le format du message. Notez que si vous restaurez le format du message, le message actuel est remplacé par le format de message généré automatiquement, qui a des balises vides.
Message de configuration cXML
Voici une description des balises incluses dans le modèle.
| Champ | Description |
|---|---|
| < Header >< From >< Credential domain=”” > | Le domaine de la société de l’acheteur. |
| < Header >< From >< Credential>< Identity >< /Identity > | L’identité de la société de l’acheteur. |
| < Header >< To >< Credential domain=”” > | Le domaine de la société du fournisseur. |
| < Header >< To >< Credential>< Identity >< /Identity> | L’identité de la société du fournisseur. |
| < Header >< Sender >< Credential domain=”” > | Le domaine de la société de l’acheteur. |
| < Header >< Sender >< Credential >< Identity >< /Identity> | L’identité de la société de l’acheteur. |
| < Header >< Sender >< Credential >< SharedSecret >< /SharedSecret > | Le secret partagé de la société de l’acheteur. |
| < Request deploymentMode=”” > | Le déploiement de test ou de production. |
| < Request >< PunchOutSetupRequest >< SupplierSetup >< URL >< /URL> | L’URL du point de terminaison de pointage du fournisseur. |
Éléments extrinsèques
Un élément extrinsèque est une information supplémentaire, comme un nom d’utilisateur basé sur un utilisateur qui effectue un pointage. L’élément extrinsèque est défini lorsque le pointage se produit et il peut être envoyé dans le message de configuration de la demande. Votre fournisseur peut avoir besoin de recevoir un élément extrinsèque dans la demande de configuration. Dans ce cas, vous devez ajouter l’élément extrinsèque à la liste des éléments extrinsèques dans la section Format du message de la page Catalogue externe. Spécifiez un nom pour l’élément extrinsèque que le fournisseur peut reconnaître, puis mappez-le à une valeur.
Les options des valeurs sont :
- Nom d’utilisateur
- Adresse e-mail de l’utilisateur
- Valeur aléatoire
Message de publication
Le message de publication est le message reçu du fournisseur lorsque l’utilisateur sort du site externe et retourne aux applications de finances et d’opérations. Les messages de publication ne peuvent pas être configurés. Les messages sont basés sur la définition du protocole cXML.
En outre, sur la demande d’achat et la commande fournisseur, le champ ID auxiliaire pièce fournisseur du raccourci Détails de ligne que le fournisseur peut choisir de renvoyer dans le message de publication lorsqu’un client passe à la caisse représente une configuration unique pour un article.
Pour plus d’informations sur le protocole cXML, accédez à : Ressources XML de commerce.
Les informations suivantes peuvent faire partie du message de publication reçu sur une ligne de proposition achat.
| Message reçu du fournisseur | Copié sur la ligne proposition achat dans Supply Chain Management |
|---|---|
| < ItemIn quantity=”” > | Quantité |
| < ItemIn>< ItemID >< SupplierPartID >< /SupplierPartID > | ID article externe |
| < ItemDetail>< UnitPrice >< Money currency=”” > | Devise |
| < ItemDetail >< UnitPrice >< Money >< /Money > | Prix unitaire |
| < ItemDetail >< Description ShortName=”” > | Nom du produit |
| < ItemDetail >< Description >< /Description > | Inclus dans la description de l’article ; nom du produit si NomCourt n’est pas spécifié. |
| < ItemDetail >< UnitOfMeasure >< /UnitOfMeasure > | Unité |
| < ItemDetail >< Classification >< /Classification > | Inclus dans la description de l’article |
| < ItemDetail >< Classification domain=”” > | Inclus dans la description de l’article |
Supprimer un catalogue externe
Supprimez un catalogue externe avec l’action Supprimer sur la page. Si un produit du catalogue fournisseur externe a été demandé, celui-ci ne peut pas être supprimé. À la place, le statut du catalogue fournisseur externe est défini sur inactif. Si vous souhaitez supprimer l’accès au site du catalogue du fournisseur externe, mais ne pas l’effacer, remplacez le statut du catalogue externe par Inactif.
Catalogues fournisseur importés
Vous pouvez utiliser des catalogues fournisseur importés pour conserver les informations sur les produits que vous recevez d’un fournisseur. Cela peut aider à réduire la quantité de saisie de données et de maintenance requise de la part de vos professionnels des achats.
Les catalogues fournisseur importés sont utiles lorsque vous achetez de nombreux produits auprès d’un même fournisseur, pour des produits qui changent souvent ou si de nouveaux produits sont introduits fréquemment. En plus du temps gagné pour la saisie des données, les catalogues fournisseur importés sont utiles si un client souhaite maintenir le stock des produits.
Par exemple, Contoso a pour activité la vente de widgets produits dans une usine. Ces widgets nécessitent divers écrous, boulons et rondelles pour être assemblés. Contoso achète la plupart des écrous, boulons et rondelles chez Fabrikam.
Fabrikam propose des milliers de tailles et types d’écrous, boulons et rondelles différents. Le concepteur du produit est responsable du maintien des informations produit et de la nomenclature dans les applications de finances et d’opérations.
Au lieu de saisir manuellement les informations sur les milliers d’écrous, boulons et rondelles dans le système, le concepteur du produit travaille avec Fabrikam pour créer un fichier modèle qu’ils peuvent importer dans le système qui comporte toutes les informations requises sur les écrous, boulons et rondelles que Fabrikam propose.
Ensuite, ils peuvent utiliser les informations produit importées pour rechercher et créer rapidement les nomenclatures des widgets en cours de production.
Remarque
Lorsque le catalogue fournisseur est importé, vous devez valider le produit auprès de l’entité juridique et configurer les informations produit obligatoires avant de pouvoir utiliser le produit.
Présentation du processus de catalogue
Le processus de création d’un nouveau catalogue d’approvisionnement comprend plusieurs étapes, et toutes les étapes ne sont pas effectuées par le professionnel des achats. Les principales étapes de la création d’un catalogue comprennent d’abord la définition des catégories de produits que vous souhaitez utiliser dans votre catalogue, puis l’association des produits à ces catégories.
La gestion des catégories est un concept dans lequel la gamme de produits vendus par une organisation est fractionnée en groupes distincts de produits similaires ou connexes ; ces groupes sont connus sous le nom de catégories de produits (des exemples de catégories d’épicerie peuvent inclure : viande, légumes, détergents, dentifrices).
Hiérarchies de catégories
Les hiérarchies de catégories sont utilisées pour classer les produits et peuvent être utilisées pour le reporting et l’analyse. Chaque hiérarchie de catégories se compose d’une structure de catégories. Une organisation peut créer plusieurs hiérarchies de catégories.
Par exemple, votre organisation peut créer une hiérarchie de catégories pour classer les produits achetés et une autre hiérarchie pour vendre des produits.
Le nombre de hiérarchies de catégories utilisées par votre organisation, ainsi que la structure et les catégories au sein de chaque hiérarchie de catégories, dépendent du processus d’approvisionnement de l’organisation, des produits achetés ou vendus, des normes de l’industrie qui s’appliquent ou des exigences de rapport pour l’organisation.
Après avoir créé une hiérarchie de catégories, vous pouvez affecter un type à la hiérarchie de catégories qui détermine comment la hiérarchie sera utilisée.
Par exemple, votre organisation souhaite configurer une hiérarchie de catégories pour classer les produits. Vous créez une hiérarchie de catégories, puis vous lui affectez un type de hiérarchie Catégorie d’approvisionnement. Après avoir affecté des produits à chacune des catégories, vous pouvez analyser les dépenses, les coûts et d’autres statistiques pour chacune des catégories.
Types de hiérarchies de catégories
Accédez à Gestion des informations produit > Configuration > Catégories et attributs > Hiérarchies de catégories pour créer et maintenir des hiérarchies de catégories.
Cette hiérarchie est utilisée pour organiser les produits des activités d’achat. Une seule hiérarchie des catégories d’approvisionnement active peut être définie pour une organisation.
Règles de stratégie de catégorie
Deux types de règles de stratégie de catégorie peuvent être définis pour contrôler le fonctionnement des catégories dans le système : les règles de stratégie d’accès aux catégories et les règles de stratégie de catégorie.
Une règle de stratégie d’accès aux catégories est un type de règle dans lequel vous pouvez définir les catégories disponibles dans chaque entité juridique ou unité opérationnelle. Une stratégie de catégorie peut être affectée à une catégorie d’approvisionnement.
Par exemple, une société peut autoriser les employés à n’utiliser que des fournisseurs agréés pour la catégorie ou appliquer des règles de stratégie de rapprochement à appliquer, et spécifier si les employés doivent répondre aux questionnaires et plus encore.