Utiliser l’appel d’offre

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Cette unité décrit les interactions entre les clients et les fournisseurs au cours du processus d’appel d’offre ainsi que la façon dont les informations sont communiquées aux fournisseurs. La page Appels d’offre est consultable sous Approvisionnement et sourcing > Appels d’offre > Tous les appels d’offre. Lorsqu’un appel d’offre a été sélectionné, les options suivantes sont disponibles :

Alternatives : dans l’En-tête d’un dossier d’appel d’offre, vous pouvez indiquer que les alternatives sont autorisées pour les lignes d’article hors catalogue en activant le bouton bascule. Lorsque les alternatives sont activées, les fournisseurs peuvent ajouter une ligne alternative pour chaque ligne demandée.
Pièces jointes: des pièces jointes peuvent être ajoutées au niveau d’en-tête et de ligne d’un dossier d’appel d’offre. Les pièces jointes peuvent être classées comme internes ou externes. Les pièces jointes internes ne peuvent être visualisées que du côté client, tandis que les fournisseurs peuvent afficher les pièces jointes externes après leur envoi.
- Les fournisseurs peuvent également ajouter des pièces jointes à la réponse à l’offre. Ces pièces jointes peuvent être visualisées du côté client après qu’un fournisseur a soumis une réponse à l’offre. Les pièces jointes ajoutées par les fournisseurs sont toujours classées comme externes. Pour accéder à une pièce jointe qu’un fournisseur a soumise avec une offre, sélectionnez Pièces jointes à l’offre ou Pièces jointes à la ligne d’offre.
- Pour ouvrir les pièces jointes envoyées avec le dossier d’appel d’offre, utilisez le symbole en forme de trombone de gestion des documents disponible sur la réponse.
Avenants: lorsqu’un avenant est finalisé, les réponses aux offres existantes sont supprimées afin de pouvoir être remplacées par des valeurs mises à jour. Des informations, telles que le prix de la ligne et la quantité des réponses aux offres précédentes, peuvent être consultées depuis les feuilles du dossier d’appel d’offre.
- Pour appliquer le traitement des avenants, dans la page Paramètres d’approvisionnement et de sourcing, dans le raccourci Appels d’offre, définissez l’option Verrouiller les appels d’offre lorsqu’ils sont envoyés sur Oui. (Cette option est définie et requise pour le secteur public.)
Retours: si un fournisseur a soumis une offre, mais que des informations supplémentaires ou modifiées sont requises pour le dossier d’appel d’offre, le client peut renvoyer l’offre au fournisseur. De même, les fournisseurs peuvent rappeler leur offre afin de la modifier et la soumettre de nouveau. Les données de l’offre précédemment soumise sont conservées et le fournisseur peut apporter les modifications demandées sans avoir à relancer le processus d’offre.

Utilisation des appels d’offre dans l’espace de travail Offre du fournisseur

L’espace de travail Offre du fournisseur vous permet de visualiser les appels d’offre auxquels votre société a été invitée à répondre. Vous pouvez aussi répondre aux appels d’offre.

L’espace de travail affiche également tous les appels d’offre que vous avez perdus ou gagnés. De plus, si le système est configuré pour le secteur public, l’espace de travail affiche les appels d’offre accèssibles au public.

Sélectionnez les champs par défaut à inclure dans les formulaires de réponse aux appels d’offres des fournisseurs

Cette fonction vous permet de spécifier les types d’informations que vous aimeriez recevoir si un fournisseur répond à votre appel d’offre (fait une offre). Les champs que vous déterminez par défaut sont inclus dans le formulaire en ligne pour la collaboration avec les fournisseurs et imprimés sur les feuilles d’appel d’offres des fournisseurs envoyées aux fournisseurs. Vous pouvez inclure les champs pertinents dans les modèles d’appel d’offres du fournisseur.

Pour activer l’option de sélection des champs par défaut à inclure dans les formulaires de réponse aux appels d’offres des fournisseurs, procédez de la manière suivante :

Si vous ne l’avez pas déjà fait, utilisez l’espace de travail Gestion des fonctionnalités pour activer la fonctionnalité Sélectionnez les champs par défaut à inclure dans les formulaires de réponse aux appels d’offres des fournisseurs.
Accédez à Approvisionnement et sourcing > Paramètres > Paramètres d’approvisionnement et de sourcing.
Ouvrez l’onglet Appel d’offre.
Sélectionnez Paramétrer les champs de réponse par défaut de l’appel d’offre sous l’en-tête Configurer les valeurs par défaut pour les demandes de devis.
La boîte de dialogue Paramétrer les champs de réponse par défaut de l’appel d’offre s’ouvre.
Les champs d’appel d’offre inclus dans la section des formulaires de réponse aux appels d’offres des fournisseurs comprennent un curseur pour chaque champ disponible pour une utilisation dans les formulaires de réponse aux appels d’offre. Les champs définis sur Oui dans cette section seront inclus (avec leurs valeurs) dans les formulaires de réponse aux demandes d’appel d’offre. Réglez le curseur sur Non pour chaque champ dans lequel vous souhaitez empêcher les fournisseurs de voir les données lorsqu’ils consultent les offres. Ce formulaire permet de renseigner des valeurs estimées ou attendues lors de la saisie de l’appel d’offres à des fins internes, sans que le fournisseur puisse voir ce qui a été saisi.

Vous pouvez remplacer les paramètres pour des cas d’appel d’offres individuels si nécessaire.

Affichage des appels d’offre

Ouvrez l’espace de travail Offre du fournisseur pour accéder aux informations suivantes :

Nouvelles invitations à une offre: sélectionnez cette option pour afficher les appels d’offre auxquels votre société a été invitée à répondre. De là, vous pouvez afficher un appel d’offre et lancer le processus de soumission. Vous pouvez également voir les appels d’offres modifiés pour lesquels une nouvelle offre doit être soumise.
Offres renvoyées : sélectionnez cette option pour afficher les appels d’offre que le client a renvoyés afin que vous puissiez fournir des informations supplémentaires ou mettre à jour l’offre.
Offres en cours : sélectionnez cette option pour afficher les appels d’offre sur lesquels vous ou une personne de contact représentant votre société avez travaillé mais pas encore soumis d’offre.
Offres attribuées : sélectionnez cette option pour savoir quand le client a accordé au moins une ligne de votre offre.
Offres perdues: sélectionnez cette option pour afficher les offres dont toutes les lignes ont été rejetées.
Lien Appel d’offre : cliquez sur ce lien pour afficher une liste de toutes les invitations à un appel d’offre du fournisseur ainsi que toutes les offres soumises. La page Appel d’offre répertorie tous les appels d’offre auxquels un fournisseur a participé. Vous pouvez effectuer une recherche par statut.
Lien Offres refusées : cliquez sur ce lien pour afficher une liste de tous les appels d’offre pour lesquels la personne de contact d’un fournisseur a refusé de soumettre une offre.

Utilisation des appels d’offre accèssibles au public

Les personnes qui travaillent dans le secteur public peuvent afficher les appels d’offre en cours et expirés qui ont été rendus accèssibles au public.

Cliquez sur le lien Appels d’offre publiés en cours pour afficher une liste des appels d’offre en cours accèssibles au public. Un appel d’offre en cours est un appel d’offre qui n’a pas encore expiré. La date et l’heure d’expiration figurent sur l’en-tête de l’appel d’offre.

Si vous avez été invité à faire une offre, le même appel d’offre apparaît dans la page Nouvelles invitations à une offre. Il peut arriver que vous souhaitiez faire une offre sur un appel d’offre en cours, alors que vous n’avez pas reçu d’invitation. Dans ce cas, vous pourrez peut-être vous inviter vous-même, à condition que le client ait activé l’auto-invitation pour le dossier d’appel d’offre.
Sélectionnez le lien Appels d’offre publiés clôturés pour afficher une liste des appels d’offre clôturés accèssibles au public. Un appel d’offre clôturé est un appel d’offre qui a expiré. La date et l’heure d’expiration figurent sur l’en-tête de l’appel d’offre.

Un appel d’offre clôturé affiche toutes les offres de fournisseur jusqu’au niveau ligne. À mesure que les offres sont accordées ou rejetées, ces informations apparaissent dans l’appel d’offre clôturé. Toutes les pièces jointes incluses dans l’offre sont également disponibles.

Soumission d’une offre

Sélectionnez Offre pour commencer à soumettre une offre sur un appel d’offre.

Lorsque la modification est activée pour les champs d’offre sur les en-têtes et les lignes d’un appel d’offre, vous pouvez saisir votre offre directement dans la grille. Vous devez également prendre en compte toute information supplémentaire sur l’offre à ajouter dans les détails de ligne.

Lorsque vous commencez à travailler sur une offre, cette dernière apparaît dans la section Offres en cours.

Vous pouvez enregistrer une offre à tout moment avant la date d’expiration. Vous pourrez ensuite y revenir pour la finaliser et la soumettre. Après avoir soumis une offre, vous pouvez la rappeler et la mettre à jour jusqu’à la date d’expiration.
Sélectionnez Réinitialiser à partir de l’appel d’offre pour réinitialiser les données que vous avez saisies pour une offre et revenir à l’appel d’offre d’origine. Vous pouvez réinitialiser l’en-tête ou la ligne.
Sélectionnez Ajouter une alternative ou Supprimer l’alternative dans la grille pour utiliser des alternatives.

Certains appels d’offre autorisent les offres alternatives. Vous ne pouvez spécifier des offres alternatives que pour les lignes de type Catégorie, car des éléments spécifiques ne peuvent pas être ajoutés en tant qu’alternatives.
Sélectionnez Pièce jointe à un appel d’offre ou Pièces jointes à la ligne d’appel d’offre pour ouvrir toutes les pièces jointes ajoutées par le client à un appel d’offre. Sélectionnez Pièces jointes à l’offre ou Pièces jointes à la ligne d’offre pour charger des pièces jointes avec l’offre.

Vous devrez peut-être répondre à des questionnaires avant d’être autorisé à soumettre une offre.
Sélectionnez Décliner si vous ne souhaitez pas faire d’offre. Après avoir sélectionné Décliner, vous ne pourrez pas rappeler l’action et saisir d’offre.