Configuration de devis
La création d’un devis s’apparente au processus de création d’une commande vente. La plupart des fonctionnalités sur la page Commande vente sont également disponibles sur la page Devis. Le système convertit les devis acceptés par les clients en commandes vente. Vous pouvez confirmer les devis que vous créez pour un prospect seulement si vous convertissez le prospect en client.
Vous pouvez utiliser des devis dans les cas suivants :
Créer des devis pour les clients ou les prospects
Mettre à jour des devis
Convertir des devis en commandes vente
Créer des modèles de devis
Créer, mettre à jour et supprimer en bloc des devis
Copier des devis
Appliquer des accords commerciaux, des articles supplémentaires et des frais aux devis
Utiliser les fonctionnalités avancées liées aux dates de livraison
Afficher la nomenclature des éléments de ligne des devis et mettre à jour la nomenclature
Inclure les éléments des devis dans le calcul PDP/MRP
Vous pouvez créer des devis sur demande des clients et en bloc à l’aide des modèles de devis. De plus, vous pouvez modifier les devis et les réimprimer. Vous pouvez également suivre le statut de vos devis, par exemple ceux qui sont annulés, perdus et conclus.
Valeurs par défaut
Vous pouvez configurer des valeurs par défaut de devis dans le raccourci Devis. Pour ce faire, accédez au module Comptabilité client, puis cliquez sur l’onglet Paramètres de comptabilité client>Général.
Vous pouvez configurer les valeurs par défaut dans les champs suivants :
Nombre de jours avant l’expiration de la campagne : saisissez le nombre de jours correspondant à la date d’expiration du devis. Lorsque vous créez un devis, le système calcule automatiquement la date d’expiration du devis comme date du jour à laquelle s’ajoute le nombre de jours spécifiés dans le champ Nombre de jours avant l’expiration de la campagne.
Jours avant le suivi : saisissez le nombre de jours correspondant à la date de suivi du devis. Lorsque vous créez un devis, le système calcule automatiquement la Date de suivi du devis de l’activité associée comme suit : Date d’expiration moins le nombre de jours spécifiés dans le champ Jours avant le suivi.
Client de type Devis : ce champ fait référence à la table de configuration Type. Le type de devis peut être défini par défaut lorsque vous créez un devis.
Ignorer les données référencées des devis pendant le suivi des modifications : permet d’indiquer si les modifications apportées aux données référencées par des devis sont incluses dans une exportation incrémentielle. Si vous choisissez de ne pas inclure ces devis ou lignes, les exportations incrémentielles s’exécutent plus rapidement.
Le raccourci Configuration de l’exportation d’entités de données se trouve sur la page Paramètres de comptabilité client sous l’onglet Général, comme illustré dans la capture d’écran suivante :
Appliquer des frais composés à des devis et des commandes vente
Au lieu de calculer des suppléments en fonction du montant de base d’origine, votre organisation peut les calculer selon un pourcentage du prix total de la commande. Des suppléments composés et des suppléments minimaux sont disponibles pour les devis et les commandes vente, afin de s’aligner sur les exigences complexes que votre organisation impose en matière de suppléments.
Suppléments composés
Pour ajuster le mode de calcul des frais automatiques, vous pouvez en faire des frais composés. En cas d’utilisation de frais automatiques composés, le système combine tous les frais avec un numéro de séquence inférieur dans le montant total sur lequel les frais composés sont appliqués. Cette modification affecte le calcul des frais d’en-tête basés sur un pourcentage et englobe les frais de ligne, ainsi que le montant global des lignes de commande vente et de devis. Votre organisation peut indiquer si la base de valeur comprend les frais de ligne. De plus, la base de valeur peut comprendre des taxes spécifiques calculées pour les lignes et les frais de ligne, ainsi que d’autres frais d’en-tête et la taxe relative à ces frais.
Avant de pouvoir exploiter cette fonctionnalité, vous devez configurer certains paramètres. Accédez à Comptabilité client > Configuration > Paramètres de comptabilité client, puis cliquez sur l’onglet Prix. Développez le raccourci Prix et réglez le bouton-bascule sur Oui pour Rechercher les frais automatiques pour l’en-tête et Rechercher les frais automatiques pour la ligne. Ensuite, développez le raccourci Frais. Réglez le bouton-bascule sur Oui pour Nouvelle recherche lors de la validation et Combiner les frais sur les factures combinées. Sélectionnez l’option Somme incluant les montants des frais sous Base de valeur pour les frais d’en-tête. En sélectionnant cette option, vous allez calculer les frais en fonction de la somme des montants des lignes, y compris les frais de ligne. Si vous sélectionnez cette valeur, vous pouvez également inclure les montants de taxe dans la base de valeur en spécifiant les codes taxe permettant de déterminer le montant de la taxe.
Suppléments minimaux
Votre organisation peut souvent être amenée à facturer à ses clients des commandes sur une période spécifique qui ne satisfont pas aux critères imposés. Votre organisation peut exploiter les frais périodiques pour configurer des règles de frais périodiques qui reconnaissent ces factures et expliquent les frais associés. Le seuil monétaire, le seuil de quantité et le montant minimum du seuil de quantité sont trois éléments distincts des frais de période pris en charge dans les suppléments minimaux. Les frais peuvent être déterminés en fonction d’un montant minimum de frais, d’une quantité minimum de commande ou d’une combinaison des deux.
Avant d’implémenter des suppléments minimaux, vous devez accéder à Gestion des fonctionnalités et activer la fonctionnalité Frais périodiques. Après avoir activé la fonctionnalité Frais périodiques, vous pouvez activer plusieurs champs qui contrôlent les calculs des frais périodiques situés sur la page Paramètres de comptabilité client en développant le raccourci Frais.
