Gérer les acomptes et les factures d’acompte
La vidéo suivante montre comment utiliser les acomptes.
Les organisations peuvent recourir à deux méthodes pour les acomptes et il est essentiel de bien comprendre les différences entre les deux.
Facture d’acompte
N° document feuille acompte
Facturation d’acompte
Avec la facturation d’acompte, vous créez une facture d’acompte associée à une commande fournisseur.
Les entreprises peuvent verser des acomptes aux fournisseurs pour des produits ou services avant que ceux-ci ne soient fournis. Pour réduire les risques, vous pouvez suivre un acompte en le définissant sur une commande fournisseur.
Comme illustré dans la capture d’écran précédente, cet acompte du fournisseur Acme Office Supplies est associé à une commande fournisseur définie dans la colonne Documents associés.
Vous pouvez utiliser la facturation d’acompte dans les situations suivantes :
Lorsqu’un montant d’acompte est défini sur la commande fournisseur.
Lorsque le passif lié à l’acompte est enregistré dans le compte d’acompte, et non dans le compte Comptabilité fournisseur. Cette information de passif est spécifiée dans les profils de validation dans le cadre de la configuration de Comptabilité fournisseur.
Lorsque le solde fournisseur ne reflète pas le montant de l’acompte tout au long du processus.
N° document feuille acompte
Un n° document feuille acompte convient aux organisations qui ne souhaitent pas suivre les acomptes de près ou qui ne reçoivent pas de facture d’acompte de leur fournisseur.
Vous pouvez créer des n° document feuille acompte en créant des écritures feuille et en les marquant comme n° document feuille acompte. Pour cette méthode, vous ne pouvez pas suivre les acomptes versés à un fournisseur par rapport à des commandes fournisseur. En revanche, vous pouvez marquer un acompte validé pour imputation sur une commande fournisseur.
La capture d’écran suivante illustre un paiement fournisseur spécifié pour Lande Packaging Supplies, mais il n’est pas associé à une commande fournisseur spécifique :
Vous pouvez utiliser des n° document feuille acompte dans les circonstances suivantes :
Lorsqu’aucun montant d’acompte n’est défini sur la commande fournisseur.
Lorsque vous n’avez pas besoin de valider une facture d’acompte.
Lorsque le passif lié à l’acompte est enregistré dans le compte Comptabilité fournisseur. Ce compte est déterminé par les profils de validation définis dans le cadre de la configuration de Comptabilité fournisseur.
Lorsque le solde fournisseur reflète le montant de l’acompte tout au long du processus.
Scénario
L’acheteur créé une commande fournisseur pour 100 téléviseurs auprès d’un fournisseur local. Le commercial du fournisseur informe l’acheteur qu’un acompte de 10 % est requis avant qu’il puisse traiter la commande.
L’acheteur doit créer la commande fournisseur et envoyer une demande au coordinateur Comptabilité fournisseur pour traiter cet acompte. À la réception de la demande, le coordinateur Comptabilité fournisseur doit valider l’acompte et émettre le chèque au fournisseur.
Une fois les téléviseurs livrés, le coordinateur Comptabilité fournisseur reçoit la facture des produits. À présent, il doit imputer la facture à partir de la commande fournisseur sur l’acompte versé précédemment.
Présentation du processus de facturation d’acompte
Les factures d’acompte sont une pratique commerciale courante. Un fournisseur émet des factures d’acompte pour exiger un dépôt sur l’achat avant l’exécution de la commande fournisseur.
Par exemple, certains fournisseurs exigent un acompte pour des produits ou services personnalisés. Si un fournisseur émet une facture nécessitant un acompte, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de facturation d’acompte. Vous pouvez définir un montant d’acompte sur la commande fournisseur. Ensuite, la fonctionnalité de facturation d’acompte enregistre et règle une facture d’acompte, puis elle l’applique à la facture finale.
Pour créer un acompte, procédez comme suit :
L’acheteur crée, confirme, puis envoie une commande fournisseur pour laquelle le fournisseur demande un acompte. Dans le cadre du contrat, le montant d’acompte est déjà défini sur la commande fournisseur.
Le fournisseur envoie une facture d’acompte.
Le coordinateur Comptabilité fournisseur enregistre la facture d’acompte par rapport à la commande fournisseur, puis la facture d’acompte est payée.
Après la livraison des produits ou services par le fournisseur et la réception des factures correspondantes, le coordinateur Comptabilité fournisseur impute le montant de l’acompte déjà versé sur la facture.
Le coordinateur Comptabilité fournisseur paie et impute le montant restant de la facture.
Présentation du traitement d’acompte
Dans de nombreux pays ou de nombreuses régions, les pratiques comptables exigent que les sociétés ne valident pas les acomptes d’un client ou à un fournisseur dans son compte récapitulatif habituel. À la place, les sociétés doivent valider ces acomptes sur des comptes généraux dédiés.
Dans cette situation, lorsque vous créez une commande vente ou fournisseur, le système émet une facture au client ou reçoit une facture du fournisseur. Lorsque la facture est payée, le système contrepasse l’acompte et le numéro document de l’acompte de taxe sur les comptes généraux dédiés aux acomptes. Ensuite, il valide automatiquement les montants de facture sur les comptes récapitulatifs habituels.
Pour configurer des profils de validation pour les acomptes aux fournisseurs, procédez comme suit :
Dans Comptabilité fournisseur > Configuration > Paramètres de la comptabilité fournisseur, sous le raccourci Comptabilité et taxe, sélectionnez le nouveau profil de validation sous le raccourci Paiement à l’aide du paramètre Profil de validation de la feuille paiement avec acompte.
Créez une feuille paiement, puis le paiement.
Vous pouvez marquer le paiement comme acompte. Si vous le faites, le système valide le paiement dans les comptes généraux définis sur le profil de validation que vous avez configuré aux étapes précédentes. De plus, si vous marquez le paiement comme acompte, le système calcule les taxes. Certains gouvernements exigent que les sociétés paient des taxes lorsqu’elles enregistrent un acompte, même si aucune facture n’existe.
Validez l’acompte.
Facultatif : vous pouvez imputer l’acompte sur la commande fournisseur avant de créer la facture. Sur la page Commande fournisseur, dans le volet Actions, utilisez Régler les transactions.
Une fois que le fournisseur a livré les produits ou services, enregistrez la facture. Si vous avez déjà imputé l’acompte sur la commande fournisseur, le système l’impute automatiquement sur la facture que vous avez créée. Si vous n’avez pas réglé l’acompte par rapport à la commande fournisseur, vous pouvez le régler manuellement par rapport à la facture à l’aide de Régler les transactions sur la page Fournisseur.
Une fois que vous avez créé la facture finale, le système vous avertit de l’existence d’acomptes. Durant le processus de marquage des factures, vous pouvez marquer et régler les acomptes.
Le système contrepasse le montant de l’acompte du compte général Comptabilité fournisseur temporaire. De plus, si le système calcule les taxes, il les contrepasse, car la facture inclut les taxes réelles.