Types de factures dans le module Comptabilité fournisseur
La procédure de traitement des factures entrantes varie d’une société à l’autre, selon sa taille, sa structure et son organisation. En général, les factures ont l’un des statuts suivants :
Enregistrée
Approuvée
Réglée
Finance prend en charge plusieurs méthodes permettant aux sociétés de gérer les factures entrantes afin de s’adapter aux différentes procédures internes. Le système utilise une feuille facture différente selon les besoins de la société. Les types de factures suivants sont disponibles :
Registre et approbation des factures
Feuille facture
Factures fournisseur
Registre des factures
La feuille registre facture a pour but de pré-enregistrer les factures lorsqu’elles arrivent dans la société, puis de les transférer dans une liste du registre des factures pour approbation. Dans la feuille registre facture, un collaborateur enregistre les informations suivantes :
Compte fournisseur
Numéro de facture
Montant
Personne approuvant la facture
Le même collaborateur valide et enregistre la feuille dans les comptes spécifiés dans le profil de validation. Il s’agit généralement de comptes en attente où les montants nécessitent une approbation manuelle et une reclassification par la personne spécifiée dans la ligne feuille.
Pour des raisons de sécurité, un seul utilisateur à la fois peut saisir des lignes dans une feuille.
Après avoir saisi toutes les lignes feuille facture, cliquez sur le bouton Valider pour valider la feuille facture. Pour consulter la page Registre des factures, accédez à Comptabilité fournisseur > Factures > Registre des factures.
Les options de validation suivantes sont disponibles lorsque vous utilisez des registres de factures dans l’application :
Valider et transférer : validez les lignes sans erreurs et transférez les lignes comportant des erreurs vers une nouvelle feuille.
Valider : validez les lignes sélectionnées. Si une erreur existe, le système ne valide aucune ligne et un message d’erreur s’affiche.
Lorsque vous validez les lignes feuille, vous les transférez dans une liste du registre de factures. Dans une feuille approbation facture, vous pouvez transférer les lignes feuille de la liste du registre de factures vers la feuille approbation facture.
Liste du registre des factures et feuille approbation facture
Après avoir validé les lignes du registre des factures, les validations s’affichent dans la liste du registre des factures.
Pour afficher les validations dans la liste du registre des factures, accédez à Comptabilité fournisseur > Factures > Liste du registre des factures.
La liste du registre des factures affiche les informations pertinentes sur les factures en attente d’approbation.
Scénario
April, commise à la comptabilité fournisseur, enregistre une facture entrante dans le registre des factures, puis valide l’enregistrement. Elle envoie la facture physique à Phyllis, responsable comptabilité, pour approbation. Phyllis approuve la facture avec une signature ou un cachet, puis renvoie la facture à April. April enregistre et valide l’approbation dans la feuille approbation facture. À présent, vous pouvez régler la facture.
La liste du registre des factures comporte les factures provenant d’une commande fournisseur et qui, elles-mêmes, proviennent d’un registre de factures. Accédez à Comptabilité fournisseur > Factures > Liste du registre des factures, puis cliquez sur le bouton Commande fournisseur pour sélectionner et approuver les commandes fournisseur.
Vous pouvez afficher toutes les factures enregistrées qui vous sont affectées sous Comptabilité fournisseur > Factures > Approbation des factures. Ensuite, vous pouvez sélectionner une, plusieurs ou toutes les factures à ajouter à la feuille approbation facture.
Ensuite, vous devez vérifier les comptes frais pour chaque numéro document, puis valider la feuille.
Lorsque vous adoptez cette approche, Finance contrepasse les transactions dans la liste du registre des factures, puis met à jour le compte de synthèse fournisseur. Dans le profil de validation, ce compte de synthèse fournisseur est affecté au compte fournisseur qu’April, commise à la comptabilité fournisseur, a précédemment affecté à un numéro document enregistré.
Feuille facture
Vous pouvez saisir des factures directement dans la feuille facture. Par défaut, l’utilisateur connecté saisissant les lignes feuille approuve les factures.
La feuille facture est conçue afin que les utilisateurs puissent saisir les factures envoyées par des fournisseurs et non associées à des commandes fournisseur. En général, ces types de factures concernent des produits non stockés, portés aux dépenses. Après avoir saisi les factures entrantes, l’utilisateur peut les valider. Vous pouvez afficher et utiliser la feuille facture en accédant à Comptabilité fournisseur > Factures > Feuille facture.
Scénario
April, commise à la comptabilité fournisseur chez Contoso, saisit la facture directement dans une nouvelle feuille facture, puis approuve et valide la feuille. À présent, vous pouvez régler la facture.
La vidéo suivante montre comment utiliser la feuille facture :
État sur les achats à payer hors taxe
L’état Achats à payer affiche des détails sur les accusés de réception de marchandises que vous saisissez et validez, mais que vous ne facturez pas, à la date limite que vous spécifiez. L’état comporte des données qui vous permettent de réconcilier un ou plusieurs comptes d’achats à payer.
Les détails d’une facture s’affichent sur l’état lorsque l’une des conditions suivantes est remplie :
La date de transaction de réception est antérieure ou identique à la date limite et la date de transaction de facture est postérieure à la date limite.
La date de transaction de facture est antérieure ou identique à la date limite et la date de transaction de réception est postérieure à la date limite.
Le champ Date limite pour l’inclusion des accusés de réception corrigés vous permet de générer l’état en fonction de la date comptable ou de la date de version. Cette flexibilité permet aux commis à la comptabilité fournisseur de mieux réconcilier et comptabiliser les informations relatives aux achats à payer.