Flux de travail de facture fournisseur
Pour vérifier et contrôler le traitement des factures fournisseur et faciliter le processus de validation, des fonctionnalités sont en place dans le module Comptabilité fournisseur pour fournir aux utilisateurs les outils permettant de gérer ce processus :
- les totaux des factures fournisseur doivent correspondre au total enregistré avant qu’il puisse être envoyé au flux de travail
- une étape du flux de travail de facture fournisseur pour valider la facture une fois qu’elle a satisfait aux critères du flux de travail
Interdire l’envoi au flux de travail lorsque le total de la facture et le total enregistré de la facture ne sont pas identiques
Avec cette fonctionnalité, si l’option Flux de travail de facture fournisseur est activée, une facture ne peut pas être envoyée au flux de travail si la quantité enregistrée diffère de la quantité facturée. Si tel est le cas, la personne qui saisit la facture reçoit un message d’erreur indiquant que la facture ne peut pas être envoyée au flux de travail.
Voici une vidéo du fonctionnement du processus :
Validation par lots des factures fournisseur
Pour réduire les délais entre l’approbation d’une facture fournisseur dans le flux de travail et la validation de cette facture, vous pouvez choisir d’ajouter la facture à un lot pour une validation dans le flux de travail lui-même.
Dans la capture d’écran ci-dessous, vous pouvez voir un flux de travail de facture fournisseur avec cette tâche ajoutée :
Comptabilité fournisseur > Configuration > Flux de travail de comptabilité fournisseur
Dans cette capture d’écran, vous pouvez voir l’historique du flux de travail et le processus de validation qui a eu lieu.
Et enfin, après la validation par lots, la facture s’affiche sur la page Factures fournisseur en cours :
Comptabilité fournisseur > Factures > Factures fournisseur en cours
Mettre à jour les quantités de la facture afin qu’elles correspondent aux quantités des accusés de réception de marchandises dans le flux de travail
Certains processus métier exigent la réception de tous les produits et services d’un fournisseur avant qu’une facture puisse être créée. Pour ce faire, il est possible d’activer la fonctionnalité Mettre à jour les quantités de la facture afin qu’elles correspondent aux quantités des accusés de réception de marchandises dans le flux de travail dans l’espace de travail Gestion des fonctionnalités.
Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de mettre à jour la quantité de la facture dans le processus de flux de travail, au lieu de recevoir une erreur liée au flux de travail. En cas d’erreur, l’utilisateur doit mettre à jour la quantité réceptionnée, puis recommencer le processus de facturation. Cette fonctionnalité permet d’éviter les erreurs de validation, tout en permettant à l’utilisateur de gagner du temps et de s’épargner des efforts.
Pour en savoir plus sur l’installation et la configuration requises pour cette fonctionnalité, consultez Enregistrer la facture fournisseur et la mettre en correspondance avec la quantité réceptionnée.