Configurer les années de déclaration
Cet article explique comment créer et gérer des années de déclaration dans Microsoft Sustainability Manager. La création d’une année de déclaration vous permet de nommer votre année de déclaration, définir la date de début et appliquer un modèle pour déterminer le nombre de périodes à créer. Une fois créée, l’année de déclaration sera disponible pour sélection sur les pages d’informations.
Les périodes de rapport auront un statut par défaut ouvert. Pour fournir un contrôle d’audit amélioré, vous pouvez fermer une période peut être fermée pour empêcher la modification des données.
Gardez à l’esprit les points suivants sur les années de déclaration :
Les années de déclaration offrent des capacités améliorées pour prendre en charge un contrôle plus strict des données afin de mieux prendre en charge les audits internes et externes.
Les années de déclaration fournissent un support pour plus que des rapports mensuels.
La définition de l’année de déclaration est facultative.
Si vous ne définissez pas d’année de déclaration, le système configure automatiquement une année de déclaration de 12 mois en utilisant le Jour de début et le Mois de début que vous avez configurés dans les Paramètres généraux.
Vous ne pouvez pas ouvrir ou fermer une période de rapport si vous n’avez pas défini d’année de rapport.
Créer une année de déclaration
Dans le volet de navigation principal, sélectionnez Paramètres > Profil de l’entreprise > Années de déclaration.
Sélectionnez Créer l’année de déclaration.
Dans le champ Nom, entrez le nom de l’année de déclaration. Ce nom apparaît sur les pages d’informations dans Microsoft Sustainability Manager.
Dans le champ Date de début, entrez le premier jour de votre année de déclaration.
Dans le champ Modèle d’année, sélectionnez soit Annuel, Semestriel, Trimestre, Mois ou Période de 4 semaines (13 par an). Le modèle Année est utilisé pour créer les périodes à partir de la date de début. Par exemple, si vous sélectionnez Mois, 12 périodes mensuelles sont créées à partir de la date de début. Si vous sélectionnez Trimestre, quatre périodes égales sont créées à partir de la date de début.
Cliquez sur Enregistrer. L’année de déclaration est générée avec la première période commençant à la Date de début et la dernière période se terminant un an à partir de la Date de début.
Modifier le nom d’une année de déclaration
Dans le volet de navigation principal, sélectionnez Paramètres > Profil de l’entreprise > Années de déclaration.
Sélectionnez l’année de déclaration à modifier.
Dans Gérer l’année de déclaration, sélectionnez Modifier. Vous pouvez à présent modifier le nom de l’année de déclaration.
Modifier la période de reporting
Dans le volet de navigation principal, sélectionnez Paramètres > Profil de l’entreprise > Années de déclaration.
Sélectionnez l’année de déclaration pour modifier une ou plusieurs périodes.
Sélectionnez les points de suspension (...) pour la période de rapport à modifier.
Cliquez sur Modifier. Vous pouvez maintenant modifier le Nom, Statut, Date de début, et Date de fin.
Sélectionnez Enregistrer pour valider vos modifications ou Annuler pour fermer sans enregistrer vos modifications.
Remarque
Le système ne permet pas que les années ou les périodes de déclaration se chevauchent. Si vous essayez de créer une année où les dates de la période chevaucheraient une autre année de déclaration, le système empêchera la création de la nouvelle année de déclaration. Si vous sélectionnez une période de déclaration et tentez de modifier la Date de début ou Date de fin à une date qui chevauche une autre période, le système empêchera l’enregistrement de cette modification.
Modifier un statut de la période de reporting
Dans le volet de navigation principal, sélectionnez Paramètres > Profil de l’entreprise > Années de déclaration.
Sélectionnez l’année de déclaration pour modifier une ou plusieurs périodes.
Sélectionnez le menu déroulant Statut, puis sélectionnez soit Ouvert ou Fermé. Une période dans un état ouvert permet de créer de nouveaux enregistrements et de modifier des enregistrements existants. Lorsqu’une période est fermée, le système empêche les calculs, l’ingestion de données, la création de données, la modification ou la suppression d’enregistrements dans cette période fermée. Le système utilise les dates suivantes pour déterminer si un enregistrement entre dans une période Ouverte ou Fermée.
Si vous découvrez des données manquantes dans une période fermée, vous devez redéfinir le statut sur Ouvert et ajoutez les données manquantes.
Page d’accueil et pages d’informations
Le tableau de bord exécutif et les pages d’informations vous permettent de sélectionner une à plusieurs années de rapports. Les données s’affichent dans les visuels en suivant la définition de la période : Mois, Trimestre, Semestriel, Annuel, 4 semaines ou un modèle défini personnalisé.
