Didacticiel : Créer un flux de processus métier
Important
Depuis août 2022, vous ne pouvez plus créer ni gérer de flux de processus métier à partir de Power Automate en dehors de l’explorateur de solutions. Les instances et les flux de processus métier continuent d’être pris en charge via l’explorateur de solutions, Power Apps et les vues de table Dataverse.
Cet article explique comment créer un flux de processus métier avec Power Apps. Pour plus d’informations sur les avantages de l’utilisation des flux de processus d’entreprise, accédez à Vue d’ensemble des flux de processus d’entreprise. Pour plus d’informations sur la création de flux de tâches mobile, accédez à Créer un flux de tâches mobile.
Lorsqu’un utilisateur démarre un flux de processus d’entreprise, les phases et les étapes du processus sont affichées dans la barre de progression située en haut d’un formulaire.
Astuce
Après avoir créé une définition de flux de processus d’entreprise, vous contrôler qui peut créer, lire, mettre à jour ou supprimer l’instance de flux de processus d´entreprise. Par exemple, pour des processus de service, accordez un accès total aux conseillers du service clientèle pour leur permettre de changer l’instance du flux de processus d’entreprise, mais accordez un accès en lecture seule aux commerciaux pour superviser les activités après-vente de leurs clients. Pour définir la sécurité d’une définition de flux des processus d’entreprise que vous créez, sélectionnez Activer les rôles de sécurité dans la barre d’action.
Conditions préalables
- Pour créer des flux de processus d’entreprise, vous avez besoin d’une licence Power Apps ou Power Automate par utilisateur ou d´un plan de licence Dynamics 365 qui inclut les droits d’utilisation de flux de processus d’entreprise.
- Table à laquelle le flux de processus d’entreprise est associé. Si le flux de processus d’entreprise n’est pas lié à une table existante, créer un nouveau tableau avant de créer le flux.
Créer un flux de processus métier
Dans Power Apps ou Power Automate, sélectionnez Solutions depuis la barre de navigation située à gauche.
Sélectionnez ou créez une solution à utiliser pour le flux de processus d’entreprise.
Dans la solution, sélectionnez Nouveau>Automatisation>Processus>Flux de processus d´entreprise.
- Donnez à votre flux un Nom d´affichage et un Nom (LogicalName).
- Sélectionnez la table à utiliser pour le flux.
- Sélectionnez Créer.
Le nouveau processus d’entreprise est créé. Vous pouvez maintenant le modifier avec une première étape unique créée pour vous.
Ajouter des phases. Si vos utilisateurs progressent d’une phase à une autre dans le processus :
Faites glisser un composant Phase de l’onglet Composants vers un signe + dans le concepteur.
Pour définir les propriétés d’une phase, sélectionnez la phase, puis définissez les propriétés dans l’onglet Propriétés à droite de l’écran :
Entrez un nom complet.
Le cas échéant, sélectionnez une catégorie pour la phase. La catégorie (par exemple, Qualifier ou Développer) s’affiche sous la forme d’un chevron dans la barre du processus.
Lorsque vous avez terminé de modifier les propriétés, sélectionnez le bouton Appliquer.
Ajouter des étapes à une phase. Pour afficher les étapes d’une phase, sélectionnez Détails dans le coin inférieur droit de la phase. Pour ajouter d’autres étapes :
Faites glisser le composant Étape vers la phase de l’onglet Composants.
Sélectionnez l’étape, puis définissez les propriétés dans l’onglet Propriétés :
- Entrez un nom complet pour l’étape.
- Si vous voulez que les utilisateurs entrent des données pour terminer une étape, sélectionnez la colonne appropriée dans la liste déroulante.
- Sélectionnez Obligatoire si les utilisateurs doivent renseigner la colonne pour terminer l’étape et pour passer à la phase suivante du processus.
- Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Appliquer.
Note
- Si vous définissez une colonne booléenne à deux options comme Obligatoire, les utilisateurs ne peuvent continuer que si la valeur de la colonne est Oui. L’utilisateur doit marquer la colonne comme terminée avant de passer à l’étape suivante.
- Si soit Oui soit Non sont des valeurs de colonne acceptables, alors vous devez faire de la colonne un choix au lieu d’une colonne booléenne à deux options.
Ajouter une branche (condition) au processus. Pour ajouter une condition de branchement :
Faites glisser le composant Condition de l’onglet Composants vers le signe + entre deux phases.
Sélectionnez la condition, puis définissez les propriétés dans l’onglet Propriétés. Pour plus d’informations sur les propriétés de branchement, accédez à Améliorer les flux de processus d’entreprise avec des branchements. Lorsque vous avez terminé de définir les propriétés de la condition, sélectionnez Appliquer.
Ajouter un workflow. Pour appeler un workflow :
Faites glisser un composant Workflow de l’onglet Composants vers une phase ou vers l’élément Workflow global dans le concepteur. L’endroit où vous l’ajoutez dépend des conditions suivantes :
- Faites-le glisser vers une phase pour déclencher le workflow à l’entrée ou à la sortie de la phase. Le composant de workflow doit être basé sur la même table principale que la phase.
- Faites-le glisser vers l’élément Workflow global pour déclencher le workflow lorsque le processus est activé ou archivé (lorsque le statut passe à Terminé ou Abandonné). Le composant de workflow doit être basé sur la même table principale que le processus.
Sélectionnez le workflow, puis définissez les propriétés dans l’onglet Propriétés :
- Entrez un nom complet.
- Sélectionnez quand le workflow doit être déclenché.
- Recherchez un workflow actif à la demande existant correspondant à la table de la phase ou créez un workflow en sélectionnant Nouveau.
- Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Appliquer.
Pour plus d’informations sur les workflows, accédez à Processus de workflow.
Pour valider le flux de processus d’entreprise, sélectionnez Valider dans la barre d’actions.
Pour enregistrer le processus comme brouillon tout en continuant de l’utiliser, sélectionnez Enregistrer dans la barre d’action.
Important
Tant qu’un processus est un brouillon, les utilisateurs ne peuvent pas l’utiliser.
Pour activer le processus et le rendre disponible pour votre équipe, sélectionnez Activer dans la barre d’action.
Pour contrôler qui peut créer, lire, mettre à jour ou supprimer l’instance des flux de processus métier, sélectionnez Modifier les rôles de sécurité dans la barre de commandes du concepteur. Par exemple, pour des processus de service, accordez un accès total aux conseillers du service clientèle pour leur permettre de changer l’instance du flux de processus d’entreprise, et un accès en lecture seule aux commerciaux pour superviser les activités après-vente de leurs clients.
Dans l’écran Rôles de sécurité, sélectionnez le nom d’un rôle pour ouvrir la page d’informations Rôle de sécurité. Sélectionnez l’onglet flux de processus métier, puis attribuez les privilèges dans le flux de processus métier pour un rôle de sécurité.
Note
Les rôles de sécurité Administrateur système et Personnalisateur de système ont par défaut accès aux nouveaux flux de processus métier.
Spécifiez des privilèges en sélectionnant les cases d’option appropriées, puis sélectionnez Enregistrer. Pour plus d’informations sur les privilèges, accédez à Privilèges des flux de processus métier.
Ensuite, n’oubliez pas d’attribuer le rôle de sécurité aux utilisateurs appropriés dans votre organisation.
Pourboire
Voici quelques conseils à garder à l’esprit lorsque vous utilisez votre flux de tâches dans la fenêtre du concepteur :
- Pour effectuer une capture instantanée des éléments de la fenêtre du processus d’entreprise, sélectionnez Capture instantanée dans la barre d’actions. Cette option est utile si vous souhaitez partager et recevoir les commentaires d’un membre de l’équipe sur le processus.
- Utilisez la mini-carte pour accéder rapidement aux différentes parties du processus. Cette fonctionnalité est utile lorsque vous avez un processus compliqué qui n’est pas visible à l’écran.
- Pour ajouter une description du processus d’entreprise, sélectionnez Détails sous le nom de processus dans le coin gauche de la fenêtre du flux de processus d’entreprise. Vous pouvez écrire jusqu’à 2000 caractères.
Concevoir des flux de processus d’entreprise avec des branches
Tenez compte de ces points lorsque vous concevez des flux de processus d’entreprise avec des branches :
Un processus peut s’étendre sur cinq tables uniques au maximum.
Utilisez un maximum de 30 phases par processus et de 30 étapes par phase.
Chaque branche ne peut pas avoir plus de 10 niveaux de profondeur.
Les règles de branchement doivent être basées sur les étapes de la phase précédente.
Vous pouvez combiner plusieurs conditions dans une règle à l’aide de l’opérateur
ANDou de l’opérateurOR, mais pas les deux opérateurs.Lors de la définition d’un flux de processus, sélectionnez éventuellement une relation de table. Cette relation de table doit être une relation 1:N (un-à-plusieurs).
Plusieurs processus actifs peuvent s’exécuter simultanément sur le même enregistrement.
Réorganisez les vignettes (phases, étapes, conditions) sur le flux de processus par glisser-déplacer.
Lors de la fusion des branches à l’aide de la commande du connecteur, toutes les branches homologues doivent fusionner en une seule phase. Les branches homologues doivent fusionner en une seule phase ou terminer le processus. Une branche homologue ne peut pas fusionner avec d’autres branches et terminer le processus simultanément.
Vous pouvez revisiter une table utilisée dans le processus plusieurs fois (plusieurs boucles d’entité fermées).
Un processus peut revenir à la phase précédente, quel que soit le type de table.
Par exemple, si la phase active est Fournir un devis dans un enregistrement de devis, les utilisateurs peuvent restaurer la phase active à la phase Proposer dans un enregistrement d’opportunité.
Ou bien, supposons qu’un processus se trouve dans la phase Présenter la proposition dans votre flux de processus Qualifier le prospect>Identifier les besoins>Créer une proposition>Présenter la proposition>Fermer. Si la proposition demande davantage de recherche pour identifier les besoins des clients, les utilisateurs peuvent sélectionner la phase Identifier les besoins de votre processus et choisir Définir comme actif.
Modifier le flux de processus métier
Pour modifier un flux de processus d´entreprise, ouvrez l’explorateur de solutions, sélectionnez Processus, puis Flux de processus d´entreprise dans la liste des processus que vous souhaitez modifier.
Sélectionnez le flux de processus d’entreprise à modifier dans la liste de processus. Il s’ouvre dans le concepteur, où vous pouvez effectuer des mises à jour. Développez Détails sous le nom du processus pour le renommer ou pour ajouter une description, et afficher des informations supplémentaires.
Autres notions à connaître sur les flux de processus métier
Modifier les phases
Les flux de processus métier peuvent comporter jusqu’à 30 phases.
Vous pouvez ajouter ou changer les propriétés suivantes d’une phase :
Nom de la scène
Table. Vous pouvez modifier la table pour une phase, à l’exception de la première.
Catégorie de phase. Une catégorie vous permet de regrouper les phases par type d’action. Elle est utile pour les rapports qui regroupent les lignes en fonction de la phase dans laquelle ils se trouvent. Les options pour la catégorie de phase proviennent du choix global Catégorie de phase. Vous pouvez ajouter plus d’options à ce choix global et modifier les étiquettes des options existantes si vous le souhaitez. Vous pouvez également supprimer ces options si vous le souhaitez, mais il est conseillé de conserver les options existantes. Vous ne pouvez pas ajouter la même option si vous la supprimez. Si vous ne souhaitez pas qu’elles soient utilisées, indiquez l’étiquette « Ne pas utiliser ».
Relation. Entrez des relations lorsque la phase précédente dans le processus est basée sur une autre table. Pour la phase actuellement définie, choisissez Sélectionner les relations pour identifier une relation à utiliser lors du passage d’une phase à une autre. Sélectionnez une relation pour les avantages suivants :
Les relations contiennent souvent des mappages de colonne qui reportent automatiquement les données entre les lignes, afin de réduire la saisie de données.
Lorsque vous sélectionnez Phase suivante dans la barre de processus pour une ligne, toutes les lignes qui utilisent la relation sont répertoriées dans le flux de processus, ce qui favorise la réutilisation des lignes dans le processus. En outre, vous pouvez utiliser les workflows pour automatiser la création de lignes afin que l’utilisateur le sélectionne simplement au lieu de le créer, pour simplifier davantage le processus.
Modifier les étapes
Chaque phase peut contenir jusqu’à 30 étapes.
Ajouter une branche
Pour en savoir plus sur l’ajout d’une branche à une phase, accédez à Améliorer les flux de processus d’entreprise avec des branchements.
Pour rendre un flux de processus métier disponible pour les utilisateurs, vous devez trier le flux des processus, activer les rôles de sécurité et activer le flux.
Définir l’ordre des flux des processus
Si plusieurs flux de processus d’entreprise ont été créés pour une table (type de ligne), vous devez définir lequel des processus est automatiquement assigné aux nouvelles lignes. Dans la barre de commandes, sélectionnez Ordre des flux des processus. Pour les nouvelles lignes ou les lignes qui n’ont pas encore de flux de processus associé, le premier flux de processus d’entreprise auquel accède l’utilisateur est utilisé.
Activer les rôles de sécurité
Les utilisateurs ont accès à un flux de processus métier en fonction du privilège paramétré dans le flux de processus métier dans le rôle de sécurité attribué à l’utilisateur.
Par défaut, seuls les rôles de sécurité Administrateur système et Personnalisateur de système peuvent afficher un nouveau flux de processus métier.
Pour assigner les privilèges d’accès à un flux de processus métier, ouvrez le flux de processus métier à modifier, puis sélectionnez Modifier les rôles de sécurité dans la barre de commandes du concepteur de flux de processus métier. Reportez-vous à l’étape 13 sous Créer un flux de processus métier, plus haut dans cet article.
Activer
Avant qu’un utilisateur puisse utiliser les flux de processus métier, vous devez les activer. Dans la barre de commandes, sélectionnez Activer. Après avoir confirmé l’activation, le flux de processus métier est prêt à être utilisé. Si un flux de processus métier comporte des erreurs, vous ne pouvez pas l’activer tant que les erreurs ne sont pas corrigées.
Ajouter une action à la demande à un flux de processus métier
La mise à jour de Dynamics 365 (online), version 9.0 intègre une fonctionnalité de flux de processus métier : l’automatisation du flux de processus métier avec des étapes d’action. Vous pouvez ajouter un bouton à un flux de processus métier qui déclenche une action ou un workflow.
Ajouter des workflows ou des actions à la demande avec une étape d’action
Dans le cadre du processus de qualification d’opportunité, Contoso a besoin d’un réviseur désigné pour réviser toutes les opportunités. Plus tard, Contoso a créé une action qui :
- Crée une ligne de tâche attribuée au réviseur d’opportunité.
- Ajoute « Prête pour la révision » à la rubrique d’opportunité.
En outre, Contoso doit pouvoir utiliser ces actions à la demande. Pour intégrer ces tâches au processus de qualification d’opportunité, les actions doivent figurer sur le flux de processus métier de l’opportunité. Pour activer cette fonctionnalité, sélectionnez Étape d’action en tant que flux de processus métier.
Ensuite, l’étape d’action est ajoutée au flux de processus métier de l’opportunité de Contoso. Ensuite, le flux des processus est validé et mis à jour.
À présent, les membres de la force de ventes de Contoso peuvent lancer l’action dans l’étape du processus d’entreprise Inclure une opportunité, à la demande, en sélectionnant Exécuter.
Important
- Pour pouvoir exécuter une action ou un workflow à la demande, le flux de processus métier doit également contenir une étape d’action. Si l’étape d’action exécute un workflow, le workflow doit être configuré pour être exécuté à la demande.
- La table associée à l’action ou au workflow doit être identique celle associée au flux de processus métier.
Limitation de l’utilisation des étapes d’actions dans un flux de processus métier
- Les actions ne sont pas disponibles en tant que mesures si les paramètres d’entrée ou de sortie ont les types Table, EntityCollection ou OptionSet (Choix). Les actions ayant plusieurs paramètres de sortie EntityReference et celles ayant un ou plusieurs paramètres d’entrée EntityReference ne sont pas disponibles en tant que mesures. Les actions qui ne sont pas associées à une table principale (action globale) ne sont pas disponibles en tant que mesures.
Centre de notifications
Lorsque vous avez besoin de consulter la liste des flux de processus d’entreprise dans lesquels vous êtes impliqué, consultez le centre de notifications unifié.
Dans le centre d’actions unifié, vous verrez tous les processus d’entreprise dans lesquels au moins une ligne de table Microsoft Dataverse utilisée par le processus vous est affectée. Par exemple, si un processus d’entreprise utilise les tables Prospect et Opportunité dans Dataverse, vous voyez toutes les instances de ce processus où la ligne Prospect ou Opportunité vous est affectée.
Affichez toutes les instances actuellement en cours de traitement sous l’onglet Actif. Dans cet onglet, vous pouvez afficher les détails suivants :
- Nom du processus.
- Phase actuelle pour chaque processus.
- Le propriétaire de la ligne Dataverse associée à la phase active.
- Le temps depuis la création de l’instance.
Sélectionnez une instance pour l’ouvrir dans un nouvel onglet ou sélectionnez-la pour copier un lien, partager un lien par e-mail, abandonner ou supprimer l’instance.