Créer une stratégie de rétention pour Exchange Online
Remarque
Pour conserver ou supprimer de manière proactive le contenu de la boîte aux lettres pour la gestion du cycle de vie des données dans Microsoft 365, nous vous recommandons d’utiliser des stratégies de rétention Microsoft 365 et des étiquettes de rétention à partir du portail de conformité Microsoft Purview, au lieu de la gestion des enregistrements de messagerie décrite dans cette page. Toutefois, vous devez continuer à utiliser la gestion des enregistrements de messagerie pour déplacer les messages vers des boîtes aux lettres d’archivage.
Si vous utilisez actuellement la gestion des enregistrements de messagerie (MRM), cette fonctionnalité plus ancienne continuera de fonctionner côte à côte avec les stratégies de rétention et les étiquettes de rétention Microsoft 365. Toutefois, nous vous recommandons d’utiliser des stratégies de rétention Microsoft 365 et des étiquettes de rétention à la place. Elles vous fournissent un mécanisme unique pour gérer de manière centralisée la rétention et la suppression de contenu dans Microsoft 365.
Dans Exchange Online, vous pouvez utiliser des stratégies de rétention de gestion des enregistrements de messagerie (MRM) pour gérer le cycle de vie des e-mails. Les stratégies de rétention sont appliquées en créant des balises de rétention, en les ajoutant à une stratégie de rétention et en appliquant la stratégie aux utilisateurs de la boîte aux lettres.
Pour obtenir des tâches de gestion supplémentaires liées aux stratégies de rétention, consultez Procédures de gestion des enregistrements de messagerie.
Ce qu'il faut savoir avant de commencer
Durée d'exécution estimée de cette tâche : 30 minutes.
Les procédures décrites dans cette rubrique requièrent des autorisations spécifiques. Consultez chaque procédure pour savoir quelles autorisations sont nécessaires.
La configuration des balises et des stratégies de rétention MRM se trouve dans le portail de conformité Microsoft Purview.
Les boîtes aux lettres auxquelles vous appliquez ces stratégies de rétention doivent résider dans Microsoft 365.
Étape 1 : Création d’une balise de rétention
Des autorisations doivent vous être attribuées avant de pouvoir exécuter cette procédure. Pour connaître les autorisations dont vous avez besoin, consultez l’entrée « Gestion des enregistrements de messagerie » dans la rubrique Autorisations des fonctionnalités dans Exchange Online .
Utiliser le portail de conformité Purview pour créer une balise de rétention
Connectez-vous au portail de conformité Microsoft Purview et accédez à Solutions>Data Lifecycle Management> Exchange (hérité)Balises de rétention MRM Exchange(héritées),> puis sélectionnez + Nouvelle balise.
Dans la page Définir le mode d’application de la balise , sélectionnez l’une des options suivantes, puis sélectionnez Suivant :
Automatiquement à l’intégralité de la boîte aux lettres (par défaut) : sélectionnez cette option pour créer une balise de stratégie par défaut (DPT). Les balises de stratégie par défaut (DPT) permettent de créer une stratégie de suppression par défaut et une stratégie d’archivage par défaut qui s’appliquent à tous les éléments de la boîte aux lettres.
Vous ne pouvez pas utiliser cette configuration pour créer un DPT afin de supprimer des éléments de messagerie vocale. Pour plus d’informations sur la création d’un DPT pour supprimer des éléments de messagerie vocale, consultez l’exemple Exchange Online PowerShell sur cette page.
Dossier automatiquement par défaut : sélectionnez cette option pour créer une balise de stratégie de rétention (RPT) pour un dossier par défaut tel que Boîte de réception ou Éléments supprimés, puis sélectionnez le dossier.
Vous pouvez créer des RPT uniquement avec les actions de rétention Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivement .
Par les utilisateurs vers des éléments et des dossiers (personnels) : sélectionnez cette option pour créer des étiquettes personnelles. Ces balises permettent aux utilisateurs Outlook et Outlook sur le web (anciennement Outlook Web App ou OWA) d’appliquer des paramètres d’archivage ou de suppression à un message ou à des dossiers différents des paramètres appliqués au dossier parent ou à la boîte aux lettres entière.
Dans la page Définir les paramètres de rétention , le titre et les options varient en fonction du type de balise que vous avez sélectionné. Renseignez les champs suivants, puis sélectionnez Suivant :
Période de rétention : sélectionnez l’une des options suivantes :
Lorsque l’élément atteint l’âge suivant (en jours) : sélectionnez cette option et spécifiez le nombre de jours pendant lesquels conserver les éléments avant qu’ils ne soient déplacés ou supprimés. L’âge de rétention de tous les éléments pris en charge, à l’exception de Calendrier et de Tâches, est calculé à partir de la date de réception ou de création d’un élément. L’âge de rétention pour des éléments Calendrier et Tâches est calculé à partir de la date de fin.
Jamais: Sélectionnez cette option pour spécifier que des éléments ne doivent jamais être supprimés ni déplacés vers l’archivage.
Action de rétention : sélectionnez l’une des actions suivantes à effectuer une fois que l’élément a atteint sa période de rétention :
Supprimer et autoriser la récupération : sélectionnez cette action pour supprimer des éléments, mais autorisez les utilisateurs à les récupérer à l’aide de l’option Récupérer les éléments supprimés dans Outlook ou Outlook sur le web. Les éléments sont conservés tant que la période de rétention des éléments supprimés configurée pour la base de données de boîtes aux lettres ou pour l’utilisateur de la boîte aux lettres n’est pas atteinte.
Supprimer définitivement : sélectionnez cette option pour supprimer définitivement l’élément de la base de données de boîtes aux lettres.
Importante
Bien que les boîtes aux lettres ou les éléments soient soumis à des conservations telles que des stratégies de rétention Microsoft 365 ou des étiquettes de rétention, ou à une conservation pour litige, ils ne seront pas supprimés définitivement et continueront d’être retournés dans les recherches eDiscovery.
Déplacer l’élément vers l’archive : cette action est disponible uniquement si vous créez un DPT ou une balise personnelle. Sélectionnez cette action pour déplacer des éléments vers la boîte aux lettres d’archivage de l’utilisateur.
Dans la page Nommez votre étiquette , entrez un nom et une description facultative, puis sélectionnez Suivant :
Nom: Entrez un nom pour la balise de rétention. Le nom de la balise est utilisé à des fins d’affichage et n’a aucun impact sur le dossier ou l’élément auquel une balise est appliquée. Veillez à ce que les balises personnelles configurées pour les utilisateurs soient disponibles dans Outlook et Outlook sur le Web.
Description : utilisez ce champ facultatif pour entrer des notes ou des commentaires administratifs. Le champ n’est pas visible par les utilisateurs.
Passez en revue et envoyez pour créer l’étiquette avec la configuration choisie.
Utiliser Exchange Online PowerShell pour créer une balise de rétention
La cmdlet New-RetentionPolicyTag permet de créer une balise de rétention. Différentes options disponibles dans la cmdlet vous permettent de créer différents types de balises de rétention. Utilisez le paramètre Type pour créer un DPT (valeur de All), RPT (spécifier un type de dossier par défaut, tel que Boîte de réception) ou une balise personnelle (valeur De personnel).
L’exemple suivant crée un DPT pour supprimer tous les messages de la boîte aux lettres après 7 ans (2 556 jours) :
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
L’exemple suivant crée un DPT pour déplacer tous les messages vers l’archive In-Place en 2 ans (730 jours) :
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive
L’exemple suivant crée un DPT pour supprimer les messages vocaux après 20 jours :
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
L’exemple suivant crée un RPT pour supprimer définitivement les messages dans le dossier Courrier indésirable après 30 jours :
New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete
L’exemple suivant crée une balise personnelle pour ne jamais supprimer un message :
New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false
Étape 2 : Création d’une stratégie de rétention
Des autorisations doivent vous être attribuées avant de pouvoir exécuter cette procédure. Pour connaître les autorisations dont vous avez besoin, consultez l’entrée « Gestion des enregistrements de messagerie » dans la rubrique Autorisations des fonctionnalités dans Exchange Online .
Utiliser le portail de conformité Microsoft Purview pour créer une stratégie de rétention
Connectez-vous au portail de conformité Microsoft Purview et accédez à Solutions>Gestion du cycle de vie des> donnéesExchange (hérité)>Stratégies de rétention MRM exchange, puis sélectionnez Nouvelle stratégie.
Dans la page Configurer votre stratégie , entrez un nom pour la stratégie de rétention, puis sélectionnez + Ajouter une balise pour sélectionner les étiquettes que vous souhaitez ajouter à cette stratégie de rétention.
Vous pouvez créer une stratégie de rétention sans lui ajouter de balises de rétention, sauf que des éléments de la boîte aux lettres à laquelle la stratégie s'applique ne seront pas déplacés ni supprimés. Vous pouvez également ajouter et supprimer des balises de rétention d’une stratégie de rétention après sa création.
Dans la page Choisir les étiquettes de rétention , sélectionnez les étiquettes souhaitées, puis sélectionnez Ajouter.
Une stratégie de rétention peut contenir les balises suivantes :
Un DPT avec l’action Déplacer l’élément vers archive .
Un DPT avec les actions Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivement .
Un DPT pour les messages vocaux avec les actions Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivement .
Une balise de stratégie de rétention par dossier par défaut, telle que Boîte de réception pour supprimer des éléments.
N’importe quel nombre de balises personnelles.
Remarque
Bien que vous puissiez ajouter n'importe quel nombre de balises personnelles à une stratégie de rétention, le fait de disposer d'un grand nombre de balises personnelles avec différents paramètres de rétention peut dérouter les utilisateurs. Nous recommandons de ne pas associer plus de 10 balises personnelles à une stratégie de rétention.
Passez en revue et envoyez pour créer votre stratégie de rétention avec vos configurations.
Vous pouvez créer une stratégie de rétention sans lui ajouter de balises de rétention, sauf que des éléments de la boîte aux lettres à laquelle la stratégie s'applique ne seront pas déplacés ni supprimés. Vous pouvez également ajouter et supprimer des balises de rétention d’une stratégie de rétention après sa création.
Utiliser Exchange Online PowerShell pour créer une stratégie de rétention
L’exemple suivant crée la stratégie de rétention RetentionPolicy-Corp et utilise le paramètre RetentionPolicyTagLinks pour associer cinq balises de rétention à la stratégie :
New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp" -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"
Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, consultez la rubrique New-RetentionPolicy.
Étape 3 : Application d’une stratégie de rétention aux utilisateurs de boîtes aux lettres
Après avoir créé une stratégie de rétention, vous devez l’appliquer aux utilisateurs de la boîte aux lettres. Vous pouvez appliquer différentes stratégies de rétention à différents groupes d'utilisateurs. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Appliquer une stratégie de rétention aux boîtes aux lettres.
Comment savoir si cela a fonctionné ?
Une fois que vous avez créé des balises de rétention, ajoutez-les à une stratégie de rétention et appliquez la stratégie à un utilisateur de boîte aux lettres. Lors du prochain traitement de la boîte aux lettres par l'assistant de boîte aux lettres MRM, les messages seront déplacés ou supprimés, en fonction des paramètres que vous avez configurés dans la balise de rétention.
Pour vérifier que vous avez appliqué la stratégie de rétention, procédez comme suit :
Remplacez Mailbox Identity> par <le nom, l’adresse e-mail ou l’alias de la boîte aux lettres, puis exécutez la commande suivante dans la commande Exchange Online PowerShell pour exécuter l’Assistant MRM manuellement sur une seule boîte aux lettres :
Start-ManagedFolderAssistant -Identity "<Mailbox Identity>"Connectez-vous à la boîte aux lettres via Outlook ou Outlook sur le web et vérifiez que les messages sont supprimés ou déplacés vers une archive conformément à la configuration de la stratégie.
Conseil
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