Gérer les boîtes aux lettres de ressources dans Exchange Online

Utilisez le Centre d’administration Exchange (EAC) pour créer, modifier et gérer vos ressources par e-mail/délégation dans votre organisation Exchange Online.

Il existe deux types de ressources que l’administrateur peut gérer :

• La boîte aux lettres de salle est une boîte aux lettres de ressources qui est affectée à un emplacement physique, tel qu’une salle de conférence, un auditorium ou une salle de formation. Une fois qu’un administrateur a créé des boîtes aux lettres de salle, les utilisateurs peuvent facilement réserver des salles en incluant des boîtes aux lettres de salle dans les demandes de réunion.

• La boîte aux lettres d’équipement est une boîte aux lettres de ressources affectée à une ressource qui n’est pas spécifique à un emplacement, comme un ordinateur portable, un projecteur, un microphone ou une voiture de société. Après qu'un administrateur a créé une boîte aux lettres de ressource, les utilisateurs peuvent facilement réserver un équipement donné en incluant la boîte aux lettres de ressource correspondante dans la demande de réunion. Vous pouvez utiliser le CAE et Exchange Online PowerShell pour créer une boîte aux lettres d’équipement ou modifier les propriétés de la boîte aux lettres d’équipement.

Pour plus d’informations, consultez Destinataires dans Exchange Online.

Créer une boîte aux lettres de ressources (boîte aux lettres de salle ou d’équipement)

1. Connectez-vous au Centre d’administration Exchange et accédez à Ressources des destinataires>.

   La page Ressources s’affiche.

2. Cliquez sur Ajouter une ressource et suivez les instructions du volet d’informations :

   • Configuration des ressources
   • Informations générales
   • Options de réservation
   • Passer en revue la ressource

3. Cliquez sur Créer.

Modifier une ressource

1. Dans l’affichage liste, sélectionnez la ressource que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur la ressource sélectionnée.

2. Dans le volet Détails de la boîte aux lettres de salle, mettez à jour les sections suivantes :

   • Général

     • Cliquez sur Gérer les détails des ressources pour modifier les détails de la ressource.
     • Cliquez sur Informations supplémentaires pour modifier les détails audio/d’affichage/vidéo.
     • Cliquez sur Gérer les informations de contact de la ressource pour modifier l’adresse de la ressource.

   Remarque

   Cette option est disponible uniquement pour la boîte aux lettres de salle.

   • Réservation

     • Cliquez sur Gérer les paramètres de réservation pour modifier les paramètres de la stratégie de réservation qui définit le moment où la ressource peut être planifiée.
     • Cliquez sur Gérer les paramètres des délégués pour ajouter ou supprimer des délégués de la liste.

   • Délégation

     • Cliquez sur Envoyer en tant que pour envoyer un e-mail à partir de cette boîte aux lettres.
     • Cliquez sur Envoyer de la part de pour envoyer un e-mail au nom de cette boîte aux lettres.
     • Cliquez sur Lire et gérer (accès complet) pour ouvrir et avoir un accès complet à la boîte aux lettres.

   • Autres

     • Gérer l’info-bulle de messagerie
     • Gérer les attributs personnalisés
     • Gérer l’adresse e-mail

Réservation

Utilisez la section Gérer les paramètres de réservation pour afficher ou modifier les paramètres de la stratégie de réservation qui définit quand la chambre peut être planifiée, combien de temps elle peut être réservée et combien de temps elle peut être réservée.

• Autoriser les réunions répétées : ce paramètre autorise ou empêche les réunions répétées pour la salle. Par défaut, ce paramètre étant activé, les réunions répétées sont autorisées.

• Autoriser la planification uniquement pendant les heures de travail : ce paramètre accepte ou refuse les demandes de réunion qui ne sont pas planifiées pendant les heures de travail définies pour la salle. Les heures de travail par défaut sont de 8h00 à 17h00 du lundi au vendredi. Par défaut, ce paramètre étant désactivé, les demandes de réunion sont autorisées en dehors des heures de travail.

• Refuser automatiquement les réunions en dehors des limites ci-dessous : par défaut, ce paramètre est activé.

  • Fenêtre de réservation (jours) : ce paramètre spécifie le nombre maximal de jours à l’avance pendant lesquels une chambre peut être réservée. La valeur par défaut est 180 jours.
  • Durée maximale (heures) : Ce paramètre spécifie la durée maximale de réservation de la salle lors d'une demande de réservation. La valeur par défaut est 24 heures.

Utilisez la section Gérer les paramètres des délégués pour afficher ou modifier les demandes Booking et Sélectionner des délégués.

• Accepter automatiquement les demandes de réservation de refus

• Sélectionner des délégués capables d’accepter ou de refuser des demandes de réservation

Remarque

Pour les délégués, vous pouvez également sélectionner les types d’autorisation suivants comme Accès total, Envoyer en tant que ou Envoyer de la part.

Ce qu'il faut savoir avant de commencer

• Durée estimée pour terminer une boîte aux lettres de salle : 5 à 10 minutes.

• Des autorisations doivent vous être attribuées avant de pouvoir effectuer cette ou ces procédures. Pour connaître les autorisations dont vous avez besoin, consultez l’entrée « Destinataires » dans la rubrique Autorisations des fonctionnalités dans Exchange Online .

  Importante

  Si vous exécutez Exchange Server dans un scénario hybride, veillez à créer les boîtes aux lettres de salle à l’emplacement approprié. Créez vos boîtes aux lettres de salle pour votre organisation locale locale, et les boîtes aux lettres de salle côté Exchange Online doivent être créées dans le cloud.

• Pour plus d’informations sur les raccourcis clavier qui peuvent s’appliquer aux procédures décrites dans cette rubrique, consultez Raccourcis clavier pour le Centre d’administration Exchange.

Créer une boîte aux lettres de salle

Utiliser le Centre d’administration Exchange pour créer une boîte aux lettres de salle

1. Dans le Centre d’administration Exchange, accédez à Ressources des destinataires>.

2. Pour créer une boîte aux lettres de salle, cliquez sur ajouter une ressource de salle.

3. Utilisez les options de la page pour spécifier les paramètres de la nouvelle boîte aux lettres de ressources.

   • * Nom de la salle : utilisez cette zone pour taper un nom pour la boîte aux lettres de salle. Ce nom est répertorié dans la liste de boîtes aux lettres de ressources dans le centre d’administration Exchange et le carnet d'adresses de votre organisation. Ce nom est requis et il ne doit pas dépasser 64 caractères.

     Conseil

     Même si d'autres champs décrivent les détails de la salle, par exemple, Emplacement et Capacité, envisagez de résumer les détails les plus importants dans le nom de la salle à l'aide d'une convention d'affectation des noms cohérente. Pourquoi ? Pour que les utilisateurs puissent consulter les détails facilement lorsqu'ils sélectionnent la salle dans le carnet d'adresses dans la demande de réunion.

   • * Adresse e-mail : une boîte aux lettres de salle a une adresse e-mail qui lui permet de recevoir les demandes de réservation. L'adresse de messagerie se compose d'un alias situé à gauche du symbole @, qui doit être unique dans la forêt, et votre nom de domaine situé à droite. L'adresse de messagerie est requise.

   • Emplacement, Téléphone, Capacité : Vous pouvez utiliser ces champs pour entrer des détails à propos de la salle. Toutefois, comme expliqué précédemment, vous pouvez inclure une partie ou l'ensemble des informations dans le nom de la salle afin que les utilisateurs puissent les voir.

4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer pour créer la boîte aux lettres de salle.

Une fois que vous avez créé votre boîte aux lettres de salle, vous pouvez modifier votre boîte aux lettres de salle pour mettre à jour les informations sur les options de réservation, les infos-courrier et la délégation de boîte aux lettres. Consultez la section Utiliser le Centre d’administration Exchange ci-dessous pour modifier les propriétés de boîte aux lettres de salle.

Utiliser Exchange Online PowerShell pour créer une boîte aux lettres de salle

Cet exemple crée une boîte aux lettres de salle avec la configuration suivante :

• Le nom de la boîte aux lettres est ConfRoom1. Ce nom sera également utilisé pour créer l’adresse e-mail de la salle.
• Le nom complet dans le centre d’administration Exchange et le carnet d’adresses sera Salle de conférence 1.
• Le commutateur Salle spécifie que cette boîte aux lettres sera créée en tant que boîte aux lettres de salle.

New-Mailbox -Name ConfRoom1 -DisplayName "Conference Room 1" -Room

Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, voir New-Mailbox.

Comment vérifier que l'opération a fonctionné ?

Vous pouvez vous assurer que vous avez créé correctement la boîte aux lettres de salle de deux façons différentes :

• Dans le Centre d’administration Exchange, accédez à Ressources des destinataires>. La nouvelle boîte aux lettres de salle s’affiche dans la liste des ressources. Vous pouvez appliquer le filtre toutes les salles et afficher uniquement les boîtes aux lettres de salle.

• Dans Exchange Online PowerShell, exécutez la commande suivante pour afficher des informations sur la nouvelle boîte aux lettres de salle.

  Get-Mailbox <Name> | Format-List Name,RecipientTypeDetails,PrimarySmtpAddress
  

Création d’une liste de salles

Si vous prévoyez d'avoir plus d'une centaine de salles, ou si vous en avez déjà créé plus d'une centaine, utilisez une liste de salles pour vous aider à les organiser. Si votre société dispose de plusieurs bâtiments avec des salles qui peuvent être réservées pour des réunions, la création de listes de salles pour chaque bâtiment peut s'avérer utile. Les listes de salles sont des groupes de distribution spécifiquement marqués que vous pouvez utiliser de la même façon que les groupes de distribution. Toutefois, vous pouvez uniquement créer des listes de salles à l’aide d’Exchange Online PowerShell.

Utiliser Exchange Online PowerShell pour créer une liste de salles

Cet exemple crée une liste de salles pour le bâtiment 32.

New-DistributionGroup -Name "Building 32 Conference Rooms" -OrganizationalUnit "contoso.com/rooms" -RoomList

Utiliser Exchange Online PowerShell pour ajouter une salle à une liste de salles

Cet exemple ajoute confroom3223 à la liste de salles du bâtiment 32.

Add-DistributionGroupMember -Identity "Building 32 Conference Rooms" -Member confroom3223@contoso.com

Utiliser Exchange Online PowerShell pour convertir un groupe de distribution en liste de salles

Vous avez peut-être déjà créé des groupes de distribution dans le passé qui contiennent vos salles de conférence. Vous n’avez pas besoin de les recréer ; nous pouvons les convertir rapidement en liste de salles.

Cet exemple convertit le groupe de distribution, les salles de conférence du bâtiment 34, en liste de salles.

Set-DistributionGroup -Identity "Building 34 Conference Rooms" -RoomList

Modifier les propriétés de boîte aux lettres de salle

Après avoir créé une boîte aux lettres de salle, vous pouvez apporter des modifications et définir des propriétés supplémentaires à l’aide du Centre d’administration Exchange ou d’Exchange Online PowerShell.

Utiliser le centre d'administration Exchange pour modifier les propriétés d'une boîte aux lettres de salle

1. Dans le Centre d’administration Exchange, accédez à Ressources des destinataires>.

2. Dans la liste des boîtes aux lettres de ressources, cliquez sur la boîte aux lettres de salle pour laquelle vous souhaitez modifier les propriétés.

3. Dans la page propriétés de la boîte aux lettres de salle, cliquez sur l’une des sections suivantes pour afficher ou modifier les propriétés.

Général :

Utilisez la section Général pour afficher ou modifier les informations de base sur la ressource.

• * Nom de la salle : ce nom apparaît dans la liste des boîtes aux lettres de ressources du Centre d’administration Exchange et dans le carnet d’adresses de votre organisation. Elle ne peut pas dépasser 64 caractères si vous le changez.

• * Adresse e-mail : cette zone en lecture seule affiche l’adresse e-mail de la boîte aux lettres de la salle. Vous pouvez le modifier dans la section Adresse de messagerie numérique.

• Capacité : Entrez dans cette case le nombre maximal de contacts qui peuvent occuper la salle en toute sécurité.

• Masquer des listes d’adresses : Cochez cette case pour empêcher que la boîte aux lettres de salle s’affiche dans le carnet d'adresses et d’autres répertoires d’adresses définis dans votre organisation Exchange. Après avoir activé cette case à cocher, les utilisateurs peuvent encore envoyer des messages de réservation à la boîte aux lettres de la salle en utilisant son adresse de messagerie.

Gérer les détails des ressources

• Département : Utilisez ce champ pour spécifier un nom de département auquel la salle est associée. Vous pouvez utiliser cette propriété pour créer des conditions de destinataire pour les groupes de distribution dynamiques et des listes d'adresses.

• Entreprise : Utilisez cette pour spécifier le nom d'une entreprise à laquelle la salle est associée, le cas échéant. Comme la propriété de département, vous pouvez utiliser cette propriété pour créer des conditions de destinataire pour les groupes de distribution dynamiques et des listes d'adresses.

• Stratégie de carnet d'adresses : Utilisez cette case pour spécifier une stratégie de carnet d'adresses (ABP) pour la boîte aux lettres de salle. Les stratégies de carnet d’adresses contiennent une liste d’adresses globale, un carnet d’adresses en mode hors connexion, une liste de salles et un ensemble de listes d’adresses. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Stratégies de carnet d'adresses.

  Dans la liste déroulante, sélectionnez la règle que vous souhaitez associer à cette boîte aux lettres.

Autres

• Attributs personnalisés : Cette section affiche les attributs personnalisés définis pour la boîte aux lettres de salle. Pour spécifier des valeurs d’attribut personnalisées, cliquez sur Modifier Vous pouvez spécifier jusqu’à 15 attributs personnalisés pour le destinataire.

Délégués :

Utilisez cette section pour afficher ou modifier la façon dont la boîte aux lettres de salle gère les demandes de réservation et pour définir qui peut accepter ou refuser les demandes de réservation si cela n’est pas fait automatiquement.

• Demandes de réservation : sélectionnez l’une des options suivantes pour gérer les demandes de réservation.

  • Accepter ou refuser automatiquement les demandes de réservation : une demande de réunion valide réserve automatiquement la salle. S'il y a un conflit de planification avec une réservation existante, ou si la demande de réservation viole les limites de planification de la salle, par exemple, si la durée de réunion est trop longue, la demande de réunion est refusée automatiquement.

  • Sélectionner les délégués qui peuvent accepter ou refuser les demandes de réservation : les délégués de ressources sont chargés d’accepter ou de refuser les demandes de réunion envoyées à la boîte aux lettres de salle. Si vous attribuez plusieurs délégués de salle, un seul d'entre eux doit agir sur une demande de réunion spécifique.

• Délégués : si vous avez sélectionné l’option exigeant que les demandes de réservation soient envoyées aux délégués, les délégués spécifiés sont répertoriés. Cliquez sur Ajouter unesupprimer pour ajouter ou supprimer des délégués de cette liste.

Options de réservation

Utilisez le champ Options de réservation pour afficher ou modifier les paramètres de la stratégie de réservation qui définissent le moment où la salle peut être occupée, la durée de réservation où le préavis nécessaire pour une réservation.

• Autoriser les réunions périodiques : Ce paramètre autorise ou interdit les réunions périodiques dans la salle. Par défaut, ce paramètre est activé, de sorte que les réunions périodiques sont autorisées.

• Autoriser la planification uniquement pendant les heures de travail : ce paramètre accepte ou refuse les demandes de réunion qui ne sont pas pendant les heures de travail définies pour la salle. Par défaut, ce paramètre étant désactivé, les demandes de réunion sont autorisées en dehors des heures de travail. Par défaut, les heures de travail sont de 8h00 à 17h00 du lundi au vendredi. Vous pouvez configurer les heures de travail de la boîte aux lettres de salle dans la section Apparence de la page Calendrier.

• Toujours refuser si la date de fin est au-delà de cette limite Ce paramètre contrôle le comportement de réunions périodiques qui s'étendent au-delà de la date spécifiée par le paramètre de temps d’avance (recouvrement) maximum de réservation.

  • Si vous activez ce paramètre, une demande de réservation régulière est automatiquement refusée si les réservations commencent le ou avant la date spécifiée par la valeur de Durée maximale de réservation, et s'étendent au-delà de la date spécifiée. Il s'agit du paramètre par défaut.

  • Si vous désactivez ce paramètre, une demande de réservation régulière est automatiquement acceptée si les demandes de réservation commencent avant ou à la date spécifiée par la valeur de Délai maximal de réservation et se prolongent au-delà de la date spécifiée. Cependant, le nombre de réunions est réduit de sorte que celles-ci n'auront pas lieu après la date spécifiée.

• Temps d’avance (recouvrement) maximal de réservation (jours) : Ce paramètre spécifie le nombre maximal de jours de préavis pour effectuer la réservation de la salle. Une entrée valide est un entier compris entre 0 et 1080. La valeur par défaut est 180 jours.

• Durée maximale (heures) : Ce paramètre spécifie la durée maximale de réservation de la salle lors d'une demande de réservation. La valeur par défaut est 24 heures.

  Pour les demandes de réservation répétées, la durée maximale de réservation s’applique à la longueur de l’instance du centre d’administration Exchange de la demande de réservation répétée.

Cette page contient également un champ utilisable pour rédiger un message qui sera envoyé aux utilisateurs qui envoient des demandes de réservation de la salle.

Informations de contact :

L'onglet Coordonnées permet d'afficher ou de modifier les informations de contact de la salle. L'information sur cette page s'affiche dans le carnet d'adresses.

Conseil

Le champ État/Province permet de créer des conditions de destinataire pour des groupes de distribution dynamiques, des stratégies d'adresse de messagerie électronique ou des listes d'adresses.

Adresse e-mail :

Utilisez la section Adresse e-mail pour afficher ou modifier les adresses e-mail associées à la boîte aux lettres de salle. This includes the mailbox's primary SMTP address and any associated proxy addresses. The primary SMTP address (also known as the reply address) is displayed in bold text in the address list, with the uppercase SMTP value in the Type column.

• Ajouter : cliquez sur Ajouter ajouter une nouvelle adresse e-mail pour cette boîte aux lettres. Sélectionnez l’un des types d’adresses suivants :

  • SMTP : Il s'agit du type d'adresse par défaut. Cliquez sur ce bouton, puis saisissez la nouvelle adresse SMTP dans la zone * Adresse de messagerie.

  • Type d’adresse personnalisée : cliquez sur ce bouton et tapez l’un des types d’adresses e-mail non SMTP pris en charge dans la zone * Adresse e-mail .

    Remarque

    À l'exception des adresses X.400, Exchange ne valide pas la mise en forme des adresses personnalisées. Vous devez veiller à ce que l'adresse personnalisée que vous spécifiez soit conforme aux exigences de mise en forme pour ce type d'adresse.

    Lorsque vous ajoutez une adresse électronique, vous avez la possibilité d'en faire l'adresse SMTP principale.

• Mettre à jour automatiquement les adresses selon la stratégie de messagerie électronique appliquée à ce destinataire: Cochez cette case pour que les adresses de messagerie électronique du destinataire soient automatiquement mises à jour en fonction des modifications apportées aux stratégies d’adresses de messagerie électronique dans votre organisation.

Info-mail :

Dans le champ Info-courrier, vous pouvez ajouter une info-courrier pour alerter les utilisateurs d'éventuels problèmes avant qu'ils n'envoient une demande à la boîte aux lettres de la salle. Une info-courrier est un texte qui s'affiche dans la barre d'informations lorsque ce destinataire est ajouté aux champs À, Cc ou Cci d'un nouveau message électronique.

Remarque

Les infos courrier peuvent comporter des balises HTML, mais les scripts ne sont pas autorisés. Une info courrier personnalisée ne doit pas comporter plus de 175 caractères affichés. Les balises HTML ne sont pas prises en compte dans cette limite.

Utiliser Exchange Online PowerShell pour modifier les propriétés de boîte aux lettres de salle

Utilisez les ensembles d’applets de commande suivants pour afficher et modifier les propriétés de boîte aux lettres de salle.

• Utilisez les cmdlets Get-User et Set-User pour afficher et définir les propriétés générales telles que l’emplacement. le département, et les noms d’entreprises.
• Get-Mailbox et Set-Mailbox : utilisez ces applets de commande pour afficher et définir les propriétés de boîte aux lettres, telles que les adresses de messagerie.
• Utilisez les cmdlets Get-CalendarProcessing et Set-CalendarProcessing pour afficher et définir les options de réservation et les délégués.
• Get-MailboxFolderPermission et Set-MailboxFolderPermission : utilisez cette applet de commande pour afficher et modifier les autorisations déléguées sur le dossier Calendrier de la boîte aux lettres de salle.

Pour plus d'informations à propos de ces cmdlets, consultez les rubriques suivantes :

• Get-User
• Set-User
• Get-Mailbox
• Set-Mailbox
• Get-CalendarProcessing
• Set-CalendarProcessing
• Get-MailboxFolderPermission
• Set-MailboxFolderPermission

Voici quelques exemples d’utilisation d’Exchange Online PowerShell pour modifier les propriétés de boîte aux lettres de salle.

Cet exemple modifie le nom complet, l'adresse SMTP principale (appelée adresse de réponse par défaut) et la capacité de la salle. De plus, l'adresse de réponse précédente est conservée comme adresse proxy.

Set-Mailbox "Conf Room 123" -DisplayName "Conf Room 31/123 (12)" -EmailAddresses SMTP:Rm33.123@contoso.com,smtp:rm123@contoso.com -ResourceCapacity 12

Cet exemple configure des boîtes aux lettres de salle pour pouvoir planifier les demandes de réservation uniquement pendant les heures ouvrables ; il définit également une durée maximale de 9 heures.

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox'" | Set-CalendarProcessing -ScheduleOnlyDuringWorkHours $true -MaximumDurationInMinutes 540

Cet exemple effectue les actions suivantes :

• L’applet de commande Get-User recherche toutes les boîtes aux lettres de salle qui correspondent à des salles de conférence privées.
• L’applet de commande Set-CalendarProcessing envoie des demandes de réservation à un délégué nommé Robin Wood pour l’accepter ou le refuser.
• L’applet de commande Set-MailboxFolderPermission donne à Robin les autorisations de dossier Calendrier requises pour les boîtes aux lettres de salle de conférence privées.

$P = Get-User -ResultSize unlimited -Filter "(RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox') -and (DisplayName -like 'Private*')"
$P | foreach {Set-CalendarProcessing -Identity $_.Identity -AllBookInPolicy $false -AllRequestInPolicy $true -ResourceDelegates "Robin Wood"}
$P | foreach {Set-MailboxFolderPermission -Identity "$_`:\Calendar" -User "Robin Wood" -AccessRights Editor -SharingPermissionFlags Delegate}

Comment vérifier que l'opération a fonctionné ?

Pour vérifier que les modifications des propriétés d'une boîte aux lettres de salle sont réussies, procédez comme suit :

• Dans le Centre d’administration Exchange, sélectionnez la boîte aux lettres pour afficher la propriété ou la fonctionnalité que vous avez modifiée. Selon la propriété modifiée, elle peut être affichée dans le volet Détails de la boîte aux lettres sélectionnée.

• Dans Exchange Online PowerShell, utilisez l’applet de commande Get-Mailbox pour vérifier les modifications. L’un des avantages de l’utilisation d’Exchange Online PowerShell est que vous pouvez afficher plusieurs propriétés pour plusieurs boîtes aux lettres. Dans l'exemple ci-dessus où les demandes de réservation peuvent être planifiées uniquement pendant les heures ouvrables et durer au maximum 9 heures, exécutez la commande suivante pour vérifier les nouvelles valeurs.

  Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox'" | Get-CalendarProcessing | Format-List Identity,ScheduleOnlyDuringWorkHours,MaximumDurationInMinutes
  

Pour plus d’informations sur les raccourcis clavier qui peuvent s’appliquer aux procédures décrites dans cette rubrique, consultez Raccourcis clavier pour le Centre d’administration Exchange.

Créer une boîte aux lettres d'équipement

Utiliser le Centre d’administration Exchange pour créer une boîte aux lettres d’équipement

1. Dans le Centre d’administration Exchange, accédez à Ressources des destinataires>.

2. Pour créer une boîte aux lettres d’équipement, cliquez sur ajouter une ressource d’équipement. Pour créer une boîte aux lettres de salle, cliquez sur ajouter une ressource de salle.

3. Utilisez les options de la page pour spécifier les paramètres de la nouvelle boîte aux lettres de ressources.

   • * Nom de l’équipement : utilisez cette zone pour taper un nom pour la boîte aux lettres de l’équipement. Ce nom est répertorié dans la liste de boîtes aux lettres de ressources dans le centre d’administration Exchange et le carnet d'adresses de votre organisation. Ce nom est requis et il ne doit pas dépasser 64 caractères.

     Conseil

     Même si d'autres champs décrivent les détails de la salle, par exemple, Capacité, envisagez de résumer les détails les plus importants dans le nom de l'équipement à l'aide d'une convention d'affectation des noms cohérente. Pourquoi ? Pour que les utilisateurs puissent consulter les détails facilement lorsqu'ils sélectionnent l'équipement dans le carnet d'adresses dans la demande de réunion.

   • * Adresse e-mail : une boîte aux lettres d’équipement a une adresse e-mail qui lui permet de recevoir les demandes de réservation. L'adresse de messagerie se compose d'un alias situé à gauche du symbole @, qui doit être unique dans la forêt, et votre nom de domaine situé à droite. L'adresse de messagerie est requise.

4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer pour créer la boîte aux lettres d'équipement.

Une fois que vous avez créé votre boîte aux lettres de ressource, vous pouvez la modifier pour mettre à jour les informations sur les options de réservation, les infos courrier et les délégués. Consultez la section Modifier les propriétés de boîte aux lettres de l’équipement ci-dessous pour modifier les propriétés de boîte aux lettres de salle

Utiliser Exchange Online PowerShell pour créer une boîte aux lettres d’équipement

Cet exemple crée une boîte aux lettres d'équipement avec la configuration suivante :

• La boîte aux lettres d'équipement réside sur la base de données de boîtes aux lettres 1.
• Le nom de l'équipement est véhiculemotorisé2 et le nom figurera dans la LAG sous Véhicule motorisé 2.
• L’adresse e-mail est MotorVehicle2@contoso.com.
• La boîte aux lettres se trouve dans l'unité d'organisation d'équipement.
• Le paramètre Equipment spécifie que cette boîte aux lettres sera créée en tant que boîte aux lettres d’équipement.

New-Mailbox -Database "Mailbox Database 1" -Name MotorVehicle2 -OrganizationalUnit Equipment -DisplayName "Motor Vehicle 2" -Equipment

Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, voir New-Mailbox.

Comment vérifier que l'opération a fonctionné ?

Pour vérifier que vous avez correctement créé une boîte aux lettres d’équipement, effectuez l’une des opérations suivantes :

• Dans le Centre d’administration Exchange, accédez à Ressources des destinataires>. La nouvelle boîte aux lettres d’équipement s’affiche dans la liste des boîtes aux lettres. Sous Type de boîte aux lettres, le type est Équipement. Vous pouvez ajouter un filtre tout l’équipement pour afficher uniquement l’équipement.

• Dans Exchange Online PowerShell, exécutez la commande suivante pour afficher des informations sur la nouvelle boîte aux lettres d’équipement.

  Get-Mailbox <Name> | Format-List Name,RecipientTypeDetails,PrimarySmtpAddress
  

Modifier les propriétés de la boîte aux lettres de ressource

Après avoir créé une boîte aux lettres d’équipement, vous pouvez apporter des modifications et définir des propriétés supplémentaires à l’aide du Centre d’administration Exchange ou d’Exchange Online PowerShell.

Utiliser le Centre d’administration Exchange pour modifier les propriétés de boîte aux lettres de l’équipement

1. Dans le Centre d’administration Exchange, accédez à Ressources des destinataires>.

2. Dans la liste des boîtes aux lettres de ressources, cliquez sur la boîte aux lettres d’équipement pour laquelle vous souhaitez modifier les propriétés.

3. Sur la page de propriétés de la boîte aux lettres d'équipement, cliquez sur l'une des sections suivantes pour afficher ou modifier les propriétés.

Général :

Utilisez la section Général pour afficher ou modifier les informations de base sur la ressource.

• * Nom de l’équipement : ce nom apparaît dans la liste des boîtes aux lettres de ressources du Centre d’administration Exchange et dans le carnet d’adresses de votre organisation. Elle ne peut pas dépasser 64 caractères si vous le changez.

• * Adresse e-mail : cette zone en lecture seule affiche l’adresse e-mail de la boîte aux lettres de l’équipement. Vous pouvez le modifier dans la section Adresse de messagerie numérique.

• Capacité : utilisez cette zone pour entrer le nombre maximal de personnes pouvant utiliser cette ressource, le cas échéant. Par exemple, si la boîte aux lettres d’équipement correspond à une voiture compacte, vous pouvez entrer 4.

• Masquer dans les listes d’adresses : activez cette case à cocher pour empêcher l’affichage de la boîte aux lettres d’équipement dans le carnet d’adresses et les autres listes d’adresses définies dans votre organisation Exchange. Après avoir coché cette case, les utilisateurs peuvent encore envoyer des messages de réservation à la boîte aux lettres de ressource en utilisant l'adresse de messagerie.

Gérer les détails des ressources :

• Service : utilisez cette zone pour spécifier un nom de service auquel la ressource est associée. Vous pouvez utiliser cette propriété pour créer des conditions de destinataire pour les groupes de distribution dynamiques et des listes d'adresses.

• Société : utilisez cette zone pour spécifier une société à laquelle la ressource est associée. Comme la propriété de département, vous pouvez utiliser cette propriété pour créer des conditions de destinataire pour les groupes de distribution dynamiques et des listes d'adresses.

• Stratégie de carnet d’adresses : utilisez cette option pour spécifier une stratégie de carnet d’adresses (ABP) pour la ressource. Les stratégies de carnet d’adresses contiennent une liste d’adresses globale, un carnet d’adresses en mode hors connexion, une liste de salles et un ensemble de listes d’adresses. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Stratégies de carnet d'adresses.

  Dans la liste déroulante, sélectionnez la règle que vous souhaitez associer à cette boîte aux lettres.

Autres :

• Attributs personnalisés : cette section affiche les attributs personnalisés définis pour la boîte aux lettres d’équipement. Pour spécifier des valeurs d’attribut personnalisées, cliquez sur Modifier Vous pouvez spécifier jusqu’à 15 attributs personnalisés pour le destinataire.

Délégués :

Utilisez cette section pour afficher ou modifier la façon dont la boîte aux lettres d'équipement traite les demandes de réservation, et pour définir qui peut accepter ou refuser les demandes de réservation (si cela ne se fait pas automatiquement).

• Demandes de réservation : sélectionnez l’une des options suivantes pour gérer les demandes de réservation.

  • Accepter ou refuser automatiquement les demandes de réservation : une demande de réunion valide réserve automatiquement la ressource. S'il y a un conflit de planification avec une réservation existante, ou si la demande de réservation viole les limites de planification de la salle, par exemple, si la durée de réunion est trop longue, la demande de réunion est refusée automatiquement.

  • Sélectionner les délégués qui peuvent accepter ou refuser les demandes de réservation : les délégués de ressources sont chargés d’accepter ou de refuser les demandes de réunion envoyées à la boîte aux lettres de l’équipement. Si vous attribuez plusieurs délégués de salle, un seul d'entre eux doit agir sur une demande de réunion spécifique.

• Délégués : si vous avez sélectionné l’option exigeant que les demandes de réservation soient envoyées aux délégués, les délégués spécifiés sont répertoriés. Cliquez sur Ajouter unesupprimer pour ajouter ou supprimer des délégués de cette liste.

Options de réservation :

La section Options de réservation permet d'afficher ou de modifier les paramètres de la stratégie de réservation qui définit à quel moment les ressources peuvent être planifiées, la durée de leur réservation et le nombre de jours à l'avance selon lequel la réservation peut s'effectuer.

• Autoriser les réunions répétées : ce paramètre autorise ou empêche les réunions répétées pour la ressource. Par défaut, ce paramètre est activé, de sorte que les réunions périodiques sont autorisées.

• Autoriser la planification uniquement pendant les heures de travail : ce paramètre accepte ou refuse les demandes de réunion qui ne sont pas pendant les heures de travail définies pour la ressource. Par défaut, ce paramètre étant désactivé, les demandes de réunion sont autorisées en dehors des heures de travail. Par défaut, les heures de travail sont de 8h00 à 17h00 du lundi au vendredi. Vous pouvez configurer les heures de travail de la boîte aux lettres d’équipement dans la section Apparence de la page Calendrier.

• Toujours refuser si la date de fin est au-delà de cette limite Ce paramètre contrôle le comportement de réunions périodiques qui s'étendent au-delà de la date spécifiée par le paramètre de temps d’avance (recouvrement) maximum de réservation.

  • Si vous activez ce paramètre, une demande de réservation régulière est automatiquement refusée si les réservations commencent le ou avant la date spécifiée par la valeur de Durée maximale de réservation, et s'étendent au-delà de la date spécifiée. Il s'agit du paramètre par défaut.

  • Si vous désactivez ce paramètre, une demande de réservation régulière est automatiquement acceptée si les demandes de réservation commencent le ou avant la date spécifiée par la valeur de Durée maximale de réservation, et s'étendent au-delà de la date spécifiée. Cependant, le nombre de réunions est réduit de sorte que celles-ci n'auront pas lieu après la date spécifiée.

• Délai maximal de réservation (jours) : ce paramètre spécifie le nombre maximal de jours à l’avance pendant lesquels la ressource peut être réservée. Une entrée valide est un entier compris entre 0 et 1080. La valeur par défaut est 180 jours.

• Durée maximale (heures) : ce paramètre spécifie la durée maximale pendant laquelle la ressource peut être réservée dans une demande de réservation. La valeur par défaut est 24 heures.

  Pour les réunions périodiques, la durée maximale de la réunion s'applique à la durée de chaque instance de la réunion.

Cette page contient également une zone que vous pouvez utiliser pour écrire un message qui sera envoyé aux utilisateurs qui envoient des demandes de réunion pour réserver la ressource.

Informations de contact :

La section Informations sur le contact permet d'afficher ou de modifier les informations de contact de la ressource. L'information sur cette page s'affiche dans le carnet d'adresses.

Conseil

Le champ État/Province permet de créer des conditions de destinataire pour des groupes de distribution dynamiques, des stratégies d'adresse de messagerie électronique ou des listes d'adresses.

Adresse e-mail :

La section Adresse de messagerie permet d'afficher ou de modifier les adresses de messagerie électronique associées à la boîte aux lettres d'équipement. Cela inclut l'adresse SMTP principale de la boîte aux lettres et toutes les adresses proxy associées. The primary SMTP address (also known as the reply address) is displayed in bold text in the address list, with the uppercase SMTP value in the Type column.

• Ajouter : cliquez sur Ajouter ajouter une nouvelle adresse e-mail pour cette boîte aux lettres. Sélectionnez l’un des types d’adresses suivants :

  • SMTP : Il s'agit du type d'adresse par défaut. Cliquez sur ce bouton, puis saisissez la nouvelle adresse SMTP dans la zone * Adresse de messagerie.

  • Type d’adresse personnalisée : cliquez sur ce bouton et tapez l’un des types d’adresses e-mail non SMTP pris en charge dans la zone * Adresse e-mail .

    Remarque

    À l'exception des adresses X.400, Exchange ne valide pas la mise en forme des adresses personnalisées. Vous devez veiller à ce que l'adresse personnalisée que vous spécifiez soit conforme aux exigences de mise en forme pour ce type d'adresse.

    Lorsque vous ajoutez une adresse électronique, vous avez la possibilité d'en faire l'adresse SMTP principale.

• Mettre à jour automatiquement les adresses selon la stratégie de messagerie électronique appliquée à ce destinataire: Cochez cette case pour que les adresses de messagerie électronique du destinataire soient automatiquement mises à jour en fonction des modifications apportées aux stratégies d’adresses de messagerie électronique dans votre organisation.

Info-mail :

Dans la section Info-courrier, vous pouvez ajouter une info-courrier pour alerter les utilisateurs d'éventuels problèmes avant qu'ils n'envoient une demande de réservation à la boîte aux lettres d'équipement. Une info-courrier est un texte qui s'affiche dans la barre d'informations lorsque ce destinataire est ajouté aux champs À, Cc ou Cci d'un nouveau message électronique.

Remarque

Les infos courrier peuvent comporter des balises HTML, mais les scripts ne sont pas autorisés. Une info courrier personnalisée ne doit pas comporter plus de 175 caractères affichés. Les balises HTML ne sont pas prises en compte dans cette limite.

Utiliser Exchange Online PowerShell pour modifier les propriétés de boîte aux lettres de l’équipement

Utilisez les ensembles d’applets de commande suivants pour afficher et modifier les propriétés de boîte aux lettres de l’équipement.

• Get-User et Set-User : utilisez ces applets de commande pour afficher et définir des propriétés générales telles que les noms de service et de société.
• Get-Mailbox et Set-Mailbox : utilisez ces applets de commande pour afficher et définir les propriétés de boîte aux lettres, telles que les adresses de messagerie.
• Utilisez les cmdlets Get-CalendarProcessing et Set-CalendarProcessing pour afficher et définir les options de réservation et les délégués.
• Get-MailboxFolderPermission et Set-MailboxFolderPermission : utilisez cette applet de commande pour afficher et modifier les autorisations déléguées sur le dossier Calendrier de la boîte aux lettres de salle.

Pour plus d'informations à propos de ces cmdlets, consultez les rubriques suivantes :

• Get-User
• Set-User
• Get-Mailbox
• Set-Mailbox
• Get-CalendarProcessing
• Set-CalendarProcessing
• Get-MailboxFolderPermission
• Set-MailboxFolderPermission

Voici quelques exemples d’utilisation d’Exchange Online PowerShell pour modifier les propriétés de boîte aux lettres de l’équipement.

Cet exemple indique comment modifier le nom d'affichage et l'adresse SMTP principale (appelées adresse de réponse par défaut) de la boîte aux lettres d'équipement ParcAuto 1. L'adresse de réponse précédente est conservée comme adresse proxy.

Set-Mailbox "MotorPool 1" -DisplayName "Motor Pool 1 - Compact" -EmailAddresses SMTP:MP1.compact@contoso.com,smtp:MP.1@contoso.com

Cet exemple explique comment configurer les boîtes aux lettres d'équipement pour autoriser la planification des demandes de réservation uniquement pendant les heures de travail.

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'EquipmentMailbox'" | Set-CalendarProcessing -ScheduleOnlyDuringWorkHours $true

Cet exemple effectue les actions suivantes :

• Les applets de commande Get-User recherchent toutes les boîtes aux lettres d’équipement dans le service Audio Visual.
• L’applet de commande Set-CalendarProcessing envoie des demandes de réservation à un délégué nommé Ann Beebe pour l’accepter ou le refuser.
• L’applet de commande Set-MailboxFolderPermission donne à Ann les autorisations de dossier Calendrier requises pour les boîtes aux lettres d’équipement.

$AV = Get-User -ResultSize unlimited -Filter "(RecipientTypeDetails -eq 'EquipmentMailbox') -and (Department -eq 'Audio Visual')"
$AV | foreach {Set-CalendarProcessing -Identity $_.Identity -AllBookInPolicy $false -AllRequestInPolicy $true -ResourceDelegates "Ann Beebe"}
$AV | foreach {Set-MailboxFolderPermission -Identity "$_`:\Calendar" -User "Ann Beebe" -AccessRights Editor -SharingPermissionFlags Delegate}

Comment vérifier que l'opération a fonctionné ?

Pour vérifier que vous avez bien modifié les propriétés d'une boîte aux lettres d'équipement, procédez comme suit :

• Dans le Centre d’administration Exchange, sélectionnez la boîte aux lettres pour afficher la propriété ou la fonctionnalité que vous avez modifiée. Le volet d’informations affiche les détails les plus récents de la boîte aux lettres sélectionnée. Pour modifier les informations générales, sélectionnez Gérer les détails des ressources.

• Dans Exchange Online PowerShell, utilisez l’applet de commande Get-Mailbox pour vérifier les modifications. L’un des avantages de l’utilisation d’Exchange Online PowerShell est que vous pouvez afficher plusieurs propriétés pour plusieurs boîtes aux lettres. Dans l'exemple ci-dessus, où les demandes de réunion ne pouvaient être planifiées que pendant les heures de travail, exécutez la commande suivante pour vérifier la nouvelle valeur.

  Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'EquipmentMailbox'" | Get-CalendarProcessing | Format-List Identity,ScheduleOnlyDuringWorkHours