Facture de maintenance sur les actifs appartenant au client
La fonctionnalité Facturation des ordres de travail vous permet de créer, traiter et facturer les tâches de maintenance effectuées sur les actifs appartenant à vos clients. Cette fonctionnalité vous permet d’effectuer les tâches suivantes :
- Connectez les clients aux actifs dont ils sont propriétaires.
- Sélectionnez un client et affichez les actifs qu’il possède lorsque vous créez un ordre de travail.
- Configurez un projet parent pour chaque client.
- Enregistrez les heures, les articles, les dépenses et les frais par rapport à l’ordre de travail, puis créez une proposition de facture pour le client ultérieurement.
En outre, la fonctionnalité offre les fonctionnalités suivantes :
- Le contrat de projet du projet parent d’un client est automatiquement copié dans le projet d’ordre de travail correspondant.
- La gestion des actifs peut désormais utiliser la transaction de projet de type frais sur les prévisions des ordres de travail et les journaux des ordres de travail.
Activer ou désactiver la fonctionnalité de facturation des ordres de travail
Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité, il doit être activé pour votre système. Depuis la version 10.0.32 de Supply Chain Management, cette fonctionnalité est obligatoire et ne peut pas être désactivée. Si vous exécutez une version antérieure à 10.0.32, les administrateurs peuvent activer ou désactiver cette fonctionnalité en recherchant la fonctionnalité Facturation de l’ordre de travail dans l’espace de travail Gestion des fonctionnalités.
Exemple de scénario
Pour savoir comment cette fonctionnalité fonctionne, suivez l’exemple de scénario suivant.
Pour utiliser ce scénario à l’aide des exemples d’enregistrements et de valeurs spécifiés ici, vous devez utiliser un système sous lequel les données de démonstration standard sont installées. Vous devez sélectionner l’entité juridique USMF avant de commencer.
Vous pouvez également utiliser ce scénario comme orientation pour utiliser la fonctionnalité lorsque vous travaillez sur un système de production. Cependant, dans ce cas, vous devez remplacer vos propres valeurs, et il se peut que certains types d’enregistrements requis que les données de démonstration standard fournissent manquent.
Étape 1 : Créer un contrat de projet pour le client
Accédez à Gestion et comptabilité des projets > Projets > Contrats de projets.
Dans le volet Actions, sélectionnez Nouveau.
Dans la boîte de dialogue Nouveau contrat de projet, sélectionnez les valeurs suivantes :
- Nom :Pelican Wholesales
- Type de financement : client
- Source de financement : US-013 (Pelican Wholesales)
Cliquez sur OK.
Étape 2 : Créer un projet parent pour le client
Le projet parent que vous créez ici sera utilisé lors de la création des ordres de travail pour le client.
Accédez à Gestion et comptabilité des projets > Projets > Tous les projets.
Dans le volet Actions, sélectionnez Nouveau.
Dans la boîte de dialogue Nouveau projet, définissez les valeurs suivantes :
- Type de projet : Régie
- Nom du projet : Ordres de travail de Pelican Wholesales
- Groupe de projet : TM
- ID contrat de projet : Pelican Wholesales (le contrat que vous avez créé précédemment)
- Date de début : Sélectionnez la date d’aujourd’hui.
Sélectionnez Créer un projet.
Le nouveau projet est ouvert. Prenez note de la valeur ID de projet. Vous devrez le saisir plus tard.
Étape 3 : Créer un nouveau type d’ordre de travail dans Gestion des actifs
Accédez à Gestion des actifs > Paramétrage > Ordre de travail > Types d’ordre de travail.
Dans le volet Actions, sélectionnez Nouveau.
Un nouvel enregistrement est ajouté à la liste. Définissez les valeurs suivantes pour cette ligne :
- Type d’ordre de travail :Service
- Nom : Ordres de travail de service
- ordre de travail état du cycle de vie :De série
Étape 4 : Associer le compte client au projet parent
Vous devez maintenant associer le compte client au projet parent dans la configuration du projet dans Gestion des actifs.
Accédez à Gestion des actifs > Paramétrage > Ordres de travail > Paramétrage du projet.
Sous l’onglet Projet parent, sélectionnez Ajouter pour ajouter une ligne.
Sur la nouvelle ligne, définissez les valeurs suivantes :
- Compte client : US-013 (Pelican Wholesales)
- ID du projet : saisissez l’ID du projet que vous avez noté plus tôt.
Étape 5 : Associer le groupe de projets et le type au projet d’ordre de travail
Vous devriez toujours être sur la page Configuration du projet (Gestion des actifs > Configurer > Ordres de travail > Configuration du projet).
Sous l’onglet Groupe de projets, sélectionnez Ajouter pour ajouter une ligne.
Sur la nouvelle ligne, définissez les valeurs suivantes :
- Type d’ordre de travail :Service (le type d’ordre de travail que vous avez créé précédemment)
- Groupe de projet : TM
Note
Le contrat de projet sur le projet d’ordre de travail est toujours hérité du projet parent.
Étape 6 : Associer un élément à l’identifiant client
Accédez à Gestion des actifs > Actifs > Tous les Actifs (ou Actifs actifs).
Dans le champ Filtre, entrez VE-102, et sélectionnez pour filtrer par Actif.
Sélectionnez l’actif pour ouvrir ses paramètres.
Dans l’organisateur Client, définissez le champ Compte client sur US-013 (Pelican Wholesales).
Le champ Nom est automatiquement mis à jour pour Pelican Wholesales.
Étape 7 : Créer un nouveau type d’ordre de travail sur l’actif
Accédez à Gestion des actifs > Ordres de travail > Ordres de travail actifs.
Dans le volet Actions, sélectionnez Nouveau.
Dans la boîte de dialogue Créer un ordre de travail, définissez les valeurs suivantes :
Type d’ordre de travail :Service
description :Camion de réparation
Compte client : US-013 (Pelican Wholesales)
Actif :VE-102
Note
La recherche n’affiche que les actifs liés au compte client sélectionné.
Type de tâche de maintenance :Réparer
Métier :Mécanicien
Niveau de service : 4
Cliquez sur OK.
Étape 8 : Passer en revue l’ordre de travail et commencer à l’utiliser
Dans cette section, vous allez travailler sur l’ordre de travail que vous avez créé dans la section précédente.
Suivez ces étapes pour vérifier que le projet parent est le projet Ordre de travail Pelican Wholesales :
- Dans la section Tâches de maintenance des ordres de travail, sélectionnez une ligne.
- Sur l’organisateur Détails de la ligne, inspectez la valeur ID de projet. Il doit s’agir d’un nombre avec trait d’union sous la forme <Parent-Project-ID><Project-ID>. Cette valeur est un lien.
- Sélectionnez le lien de l’ID de projet pour ouvrir une page dans laquelle vous pouvez afficher le projet parent et les noms de projet.
Dans le volet Actions, sous l’onglet Ordre de travail, dans le groupe État du cycle de vie, sélectionnez Mettre à jour l’état de l’ordre de travail.
Dans la boîte de dialogue Mettre à jour l’état de l’ordre de travail, dans la colonne Sélectionner, cochez la case de la ligne où le champ État du cycle de vie est défini sur En cours.
Cliquez sur OK.
Dans la boîte de dialogue État du cycle de vie : en cours, sélectionnez OK.
Étape 9 : Publier les heures passées sur l’ordre de travail et créer une proposition de facture
Dans cette section, vous continuerez à travailler sur l’ordre de travail sur lequel vous avez travaillé dans la section précédente.
Dans le volet Actions, sous l’onglet Ordre de travail, dans le groupe Projet, sélectionnez Journaux.
La page Journaux des ordres de travail apparaît. Ici, vous pouvez enregistrer le temps que vous avez passé sur l’ordre de travail.
Dans l’organisateur Heures, sélectionnez Ajouter une ligne.
Sur la nouvelle ligne, définissez le champ Heures sur 4.
Dans le volet Actions, sélectionnez Publier les journaux.
Fermez la page Journaux des ordres de travail pour revenir à l’ordre de travail.
Dans le volet Actions, sous l’onglet Facturation, sélectionnez Nouvelle proposition de facture.
Dans la boîte de dialogue Créer une proposition de facture, dans la section Transactions de projet, cochez la case Sélectionner pour chaque ligne que vous souhaitez facturer.
Sélectionnez OK pour fermer la boîte de dialogue et afficher la nouvelle proposition de facture.