Utiliser un Assistant pour ajouter et suivre plusieurs contacts Outlook dans Dynamics 365 for Outlook

Vous pouvez suivre vos contacts Office Outlook dans Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Lorsque vous suivez un contact, une copie de l’enregistrement de ce contact est enregistrée dans Dynamics 365 for Outlook et synchronisée avec l’enregistrement Outlook. Une fois les contacts suivis, vous affichez les activités de courriers électroniques, tâches et rendez-vous Customer Engagement associés à ces contacts. Si vous synchronisez Outlook sur votre appareil mobile, vous pouvez également accéder à vos enregistrements de contact sur cet appareil.

Le suivi des contacts dans Dynamics 365 for Outlook est un processus manuel. Vous pouvez suivre jusqu’à 20 contacts simultanément en choisissant le bouton Suivi ou le bouton Définir le parent dans Dynamics 365 for Outlook. Si vous souhaitez ajouter plus de 20 contacts simultanément ou si vous voulez ajouter tous vos contacts Outlook dans Customer Engagement, vous pouvez utiliser l’Assistant Ajouter des contacts. L’Assistant vous permet également de définir un certain nombre d’options. Par exemple, vous pouvez spécifier si les futures communications avec les contacts suivis doivent être synchronisées avec Dynamics 365 for Outlook.

Important

Pour suivre les contacts dans Dynamics 365 for Outlook, votre adresse e-mail Outlook doit correspondre à votre adresse e-mail Customer Engagement. Vous ne pouvez pas synchroniser vers ou à partir de plusieurs adresses de messagerie.

Étape 1 : Préparation

Avant d’ajouter vos contacts Outlook :

• Pour de meilleurs résultats, vérifiez que les données de vos contacts Outlook sont les plus complètes et précises possible. Complétez tous les renseignements manquants et vérifiez que les noms des personnes sont correctement orthographiés.

• Étant donné que vous aurez l’opportunité « mapper » les noms de sociétés dans votre liste de contacts Outlook avec un nom de compte dans Dynamics 365 for Customer Engagement, vérifiez que les comptes ont la même orthographe dans les deux applications.

Étape 2 : Exécution de l’Assistant

1. Choisissez Fichier>Applications Dynamics 365>Importer des contacts>Ajouter des contacts.

2. Sélectionnez Suivant.

3. Confirmez le dossier où vos contacts Outlook sont enregistrés, puis choisissez Suivant.

   Note

   • L’Assistant détermine le dossier, généralement appelé Contacts. Vous pouvez activer ou désactiver les sous-dossiers dans le dossier Contacts.
     • Si vous autorisez une autre personne à gérer votre courrier électronique (un(e) « délégué(e) »), vous ne pouvez pas ajouter de contacts depuis le dossier de contacts de cette personne.

4. Sélectionnez le mode de regroupement de vos contacts. Il s’agit des groupes suivants :

   • Nom de la société. Regroupez les contacts par le nom de compte correspondant dans Dynamics 365 for Customer Engagement. L’Assistant liste le nombre de contacts associés à chaque compte. Choisissez le lien pour vérifier la liste des noms pour chaque compte.

   • Domaine de messagerie. Regroupez les contacts par domaine de messagerie Le domaine de messagerie est la partie de l’adresse située après le symbole @. Par exemple, dans l’adresse e-mail someone@contoso.com, « contoso.com » correspond au domaine. Choisissez le lien pour vérifier la liste des noms dans chaque domaine.

   • Catégories. Regroupez les contacts selon les catégories que vous utilisez pour organiser les contacts dans Outlook, le cas échéant. Choisissez le lien pour vérifier la liste des noms pour chaque catégorie.

     Si vous ne souhaitez pas ajouter tous les groupes, désactivez les cases à cocher à gauche de tous les groupes à ne pas ajouter.

   Note

   La colonne Nombre de contacts affiche une couleur qui indique le nombre de contacts déjà liés à Dynamics 365 for Customer Engagement :

   • Vert. Tous les contacts sont déjà présents dans Dynamics 365 for Customer Engagement.
     • Jaune. Plus de 50 % des contacts sont déjà présents dans Dynamics 365 for Customer Engagement.
     • Rouge. Au moins un contact est déjà présent dans Dynamics 365 for Customer Engagement.

   Pourboire

   Vous pouvez trouver que les groupements ont plusieurs variantes si les noms des entreprises ne correspondent pas exactement. Si tel est le cas, il peut être préférable d’annuler l’Assistant, de corriger les noms des entreprises dans Outlook, puis de réexécuter l’Assistant.

5. Vérifiez que Utiliser le nom de la société comme nom de compte est sélectionné (recommandé). Sinon, si vous souhaitez associer un nom de compte à chaque contact ultérieurement dans Dynamics 365 for Customer Engagement, décochez cette case.

6. Sélectionnez Suivre toutes les communications pour les contacts ajoutés pour suivre les messages, les rendez-vous et les tâches associés à ces contacts Outlook dans Dynamics 365 for Customer Engagement.

7. Pour sélectionner manuellement les comptes à associer aux contacts, choisissez Avancé. Dans la colonne Définir un compte, choisissez la ligne du contact. Dans la liste déroulante, sélectionnez l’un des éléments suivants :

   • Laissez le champ vide (Non défini) pour associer ultérieurement les contacts à un compte dans Dynamics 365 for Customer Engagement.

   • Sélectionnez Utiliser le nom de la société pour associer les contacts à un compte Dynamics 365 for Customer Engagement à l’aide du nom de la société.

   • Sélectionnez Sélectionner un compte existant, sélectionnez un compte ou un contact, puis choisissez OK.

8. Dans la colonne Inclure les communications, décochez la case des regroupements pour lesquels vous ne voulez pas suivre les courriers, les rendez-vous ou les tâches dans Dynamics 365 for Customer Engagement.

9. Choisissez Ajouter des contacts.

10. Examinez la page Résumé et affichez les erreurs, le cas échéant. Choisissez ensuite Fermer.

Voir aussi

Présentation du suivi des enregistrements dans Dynamics 365 for Outlook
Forum aux questions sur la synchronisation des enregistrements entre les applications Microsoft Dynamics 365 et Microsoft Outlook