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Guide de l’administrateur Dynamics 365 for Outlook

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Important

À compter du 1er octobre 2020, l’ancienne version de Dynamics 365 for Outlook (également appelé complément Outlook COM) a été retiré. Microsoft ne fournira pas de support ni d’autres mises à jour (y compris les mises à jour de sécurité et critiques) du complément Outlook COM pour les applications d’engagement client Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing et Field Service.

  • À compter du 4 décembre 2020, l’ancienne version de Dynamics 365 for Outlook n’est pas disponible pour les applications d’engagement client (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing et Field Service). Utilisez plutôt la version moderne de Dynamics 365 App for Outlook.
  • Les utilisateurs de Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) peuvent continuer à utiliser l’ancienne version de Dynamics 365 for Outlook et continueront de recevoir les mises à jour de sécurité critiques. Cependant, nous vous recommandons de passer à la version moderne de Dynamics 365 App for Outlook au plus tôt.

Pour plus d’informations et pour connaître les étapes pour effectuer une transition en douceur, téléchargez le Playbook Dynamics 365 for Outlook (Complément COM).

Dynamics 365 for Outlook peut synchroniser les messages électroniques, les contacts, les tâches et les rendez-vous entre Office Outlook et Dynamics 365 (synchronisation client-serveur). Comme pour la synchronisation côté serveur, les filtres de synchronisation servent à synchroniser les données de messagerie de Dynamics 365 vers Outlook ou Exchange. Le suivi manuel ou par règles de boîte de réception sert à synchroniser les données de messagerie d’Exchange ou Outlook vers Dynamics 365.

Synchronisation Dynamics 365 for Outlook.

Lorsque vous utilisez Dynamics 365 for Outlook, il existe des concepts de synchronisation qu’il est préférable de comprendre. Notez que, pour disposer des fonctionnalités de Dynamics 365 for Outlook, chaque utilisateur de Dynamics 365 for Customer Engagement doit exécuter le complément Dynamics 365 for Outlook et l’enregistrement de boîte aux lettres de l’utilisateur de Dynamics 365 doit être configuré correctement.

Lorsque vous sélectionnez Dynamics 365 for Outlook comme méthode de synchronisation des données de messagerie dans l’enregistrement de boîte aux lettres de l’utilisateur, les courriers électroniques, les contacts, les rendez-vous et les tâches créés dans Outlook sont synchronisés avec les applications Dynamics 365 ou Customer Engagement (on-premises).

Important

  • Vous devez avoir la dernière version de Dynamics 365 for Outlook (version 8.2.3) pour vous connecter à la version des applications Dynamics 365. La version 8.2.3 offre une prise en charge pour Transport Layer Security (TLS) 1.2 nécessaire pour connecter Dynamics 365 for Outlook et les applications Dynamics 365. Pour plus d’informations, consultez l’article Mise à jour de Dynamics 365 for Outlook.
  • Lors de l’utilisation de Dynamics 365 for Outlook version 9.0 en mode hors connexion, les pièces jointes aux enregistrements synchronisés ne sont pas disponibles en mode hors connexion. S’il existe une pièce jointe à un enregistrement, la pièce jointe n’est disponible que lorsque vous repassez en mode connexion. Si vous avez ajouté une pièce jointe à un enregistrement en mode hors connexion, la pièce jointe sera synchronisée au serveur lorsque vous repasserez en mode connexion. Pour utiliser des pièces jointes en mode hors connexion, pensez à enregistrer la pièce jointe sur votre appareil.
  • Le mode hors connexion de Dynamics 365 for Outlook, version 9.0 n’est pas disponible dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).
  • Les personnalisations qui disposent de dépendance sur le moteur de base de données SQL et l’instance en mode hors connexion locale de Dynamics 365 for Outlook sont non prises en charge.
  • Microsoft Dynamics 365 for Outlook n’est pas activé sur Dataverse.

Concepts de synchronisation Dynamics 365 for Outlook

Notez les concepts suivants lorsque vous utilisez Dynamics 365 for Outlook comme agent de synchronisation :

  1. Organisation de synchronisation. Une seule organisation peut être désignée en tant qu’organisation de synchronisation. Si vous avez configuré plusieurs organisations Dynamics 365, vous pouvez voir l’organisation de synchronisation dans l’Assistant Configuration de Dynamics 365. L’Assistant Configuration est une application incluse avec Dynamics 365 for Outlook. Notez que vous pouvez toujours vous connecter à d’autres organisations à l’aide de Dynamics 365 for Outlook. Toutefois, si une organisation n’est pas définie en tant qu’organisation de synchronisation dans Dynamics 365 for Outlook, les données de messagerie dans Outlook ne sont pas synchronisées avec cette organisation.

  2. Boîte aux lettres de synchronisation. Une seule boîte aux lettres Exchange ou POP3 peut être désignée pour un utilisateur de Dynamics 365 for Customer Engagement unique. Vous ne pouvez pas désigner plusieurs boîtes aux lettres ni mapper plus d’un utilisateur de Dynamics 365 for Customer Engagement à une seule boîte aux lettres de messagerie Exchange ou POP3. Cette boîte aux lettres est considérée comme la boîte aux lettres principale.

  3. Synchronisation de l’instance de Dynamics 365 for Outlook. Une seule instance de Dynamics 365 for Outlook peut être désignée en tant qu’instance Dynamics 365 for Outlook de synchronisation. Lorsque vous vous connectez à une organisation à partir d’un autre PC exécutant Dynamics 365 for Outlook qui n’est pas l’instance Dynamics 365 for Outlook de synchronisation, vous recevrez un message de dialogue demandant si vous souhaitez désigner l’instance Dynamics 365 for Outlook actuelle comme instance Dynamics 365 for Outlook de synchronisation. Notez que, si vous choisissez de ne pas définir l’instance de Dynamics 365 for Outlook comme instance de synchronisation, vous pouvez quand même vous connecter à l’organisation Dynamics 365 for Customer Engagement et continuer à réaliser des tâches, mais les données de messagerie dans Outlook ne seront pas synchronisées avec l’organisation Dynamics 365 for Customer Engagement.

  4. Synchronisation des données du mode hors connexion. La capacité hors connexion utilise SQL Server Express comme magasin de données locales. Lorsque vous êtes hors connexion ou que vous vous reconnectez, Dynamics 365 for Outlook synchronise les enregistrements pour les types d’entités choisis avec Dynamics 365 for Customer Engagement ou Customer Engagement (on-premises). Lorsque vous passez en mode hors connexion ou que vous vous reconnectez, un processus de synchronisation distinct se produit, qui ne fait pas partie de la synchronisation des données de messagerie décrite ici. La capacité hors connexion permet aux utilisateurs de créer, modifier ou supprimer des enregistrements hors connexion qui peuvent être ultérieurement synchronisés avec Dynamics 365 for Customer Engagement ou Customer Engagement (on-premises) lorsque Dynamics 365 for Outlook est à nouveau en ligne.

Déclarations de confidentialité

Pour utiliser Microsoft Dynamics 365 for Outlook, vous devez vous connecter à l’aide de vos informations d’identification (une adresse de messagerie et un mot de passe). Vous pouvez choisir d’enregistrer ces informations en local afin de ne pas devoir les fournir à chaque ouverture d’Outlook. Si vous faites ce choix, Dynamics 365 for Outlook se connectera automatiquement à Microsoft Dynamics 365 (online) chaque fois que vous ouvrirez Outlook.

Après la première identification et utilisation de Dynamics 365 for Outlook, la connexion entre votre ordinateur et Dynamics 365 (online) est systématiquement établie dès que vous accédez à Internet. Vous ne pouvez choisir de désactiver la connexion entre votre ordinateur et Dynamics 365 qu’à l’aide d’un paramètre de configuration, mais si vous désactivez la connexion, Dynamics 365 for Outlook peut subir une diminution de ses performances.

Si vous utilisez Dynamics 365 for Outlook pour le suivi de votre courrier électronique, le fil de discussion de la messagerie sera visible pour les utilisateurs de votre organisation qui sont autorisés à le consulter.

Pour chaque courrier électronique reçu, Dynamics 365 for Outlook envoie à Dynamics 365 (online) l’adresse de messagerie de l’expéditeur, l’adresse de messagerie du destinataire et l’objet du message. Ainsi, Dynamics 365 (online) peut déterminer si un courrier électronique spécifique doit être stocké ou non par le service Dynamics 365 (online). Lorsque vous suivez un élément, une copie en est conservée par le service Dynamics 365 et celle-ci est visible pour les utilisateurs de votre organisation qui possèdent les autorisations appropriées. Lorsque vous annulez le suivi d’un élément, cette copie est automatiquement supprimée de Dynamics 365 (online) uniquement si vous possédez l’élément.

Si vous utilisez Microsoft Dynamics 365 for Outlook, lorsque vous vous déconnectez, une copie des données sur lesquelles vous travaillez est créée et stockée sur votre ordinateur local. Les données sont transférées de Dynamics 365 (online) vers votre ordinateur à l’aide d’une connexion sécurisée et un lien est maintenu entre la copie locale et Dynamics 365 Online. La prochaine fois que vous vous connecterez à Dynamics 365 (online), les données locales seront synchronisées avec Dynamics 365 (online).

Un administrateur détermine si les utilisateurs d’une organisation sont autorisés ou non à utiliser Microsoft Dynamics 365 for Outlook hors connexion à l’aide des rôles de sécurité.

Les utilisateurs et les administrateurs peuvent configurer les entités téléchargées via la synchronisation hors connexion à l’aide du paramètre Filtres de synchronisation de la boîte de dialogue Options. Les utilisateurs et les administrateurs peuvent également configurer les champs téléchargés (et chargés) à l’aide du paramètre Options avancées de la boîte de dialogue Filtres de synchronisation.

Si vous utilisez Dynamics 365 (online), lorsque vous utilisez la fonctionnalité Synchronisation avec Outlook, les données Dynamics 365 que vous synchronisez sont « exportées » vers Outlook. Un lien est maintenu entre les informations contenues dans Outlook et celles de Dynamics 365 (online) afin qu’elles restent également actuelles. La synchronisation avec Outlook ne télécharge que les ID d’enregistrement Dynamics 365 à utiliser lorsqu’un utilisateur essaie de suivre et de définir un élément Outlook. Les données de la société ne sont pas stockées sur l’appareil.

Un administrateur détermine si les utilisateurs de votre organisation sont autorisés à synchroniser des données Dynamics 365 avec Outlook à l’aide des rôles de sécurité.