Gouvernance des actifs
Lorsque vous rédigez des guides, vous utilisez une gamme d’actifs, en plus du texte, pour créer des instructions intuitives et efficaces. Les actifs se répartissent en trois catégories :
- Des ressources auto-produites, telles que des logos d’entreprise approuvés à l’échelle mondiale ou une vidéo dans laquelle un opérateur expérimenté montre les bonnes pratiques gestuelles pour le fonctionnement de la machine.
- Actifs produits en externe, tels qu’une illustration ou une image provenant d’un manuel d’utilisation papier ou numérisé produit par le fournisseur de machines de votre entreprise.
- Actifs hybrides que votre organisation et un partenaire externe co-créent, tels qu’un modèle de conception assistée par ordinateur (CAO) 3D que votre organisation crée sur la base du dessin d’une pièce de machine d’un fournisseur.
Votre organisation doit régir les actifs individuels et les maintenir conformes, tout comme elle le fait pour l’ensemble des guides rédigés. Assurez-vous que les droits d’utilisation des actifs sont en place et que les actifs sont toujours mis à jour avec la dernière version. À cette fin, votre organisation doit réfléchir, entre autres, aux questions suivantes :
Disposez-vous des droits de propriété intellectuelle (DPI) pour utiliser les actifs ? Les DPI sont pertinents pour les actifs produits en externe et les actifs hybrides.
Astuce
Lorsque vous achetez de nouvelles machines, assurez-vous que les droits d’utilisation de votre organisation s’appliquent également aux dessins de machines.
Si vous disposez des DPI, quelles sont les restrictions d’utilisation potentielles ? Le lieu d’utilisation est-il limité à des pays, des régions ou des usines spécifiques ? Les DPI sont-ils limités dans le temps ?
Dans votre organisation, à qui la propriété de l’actif sera-t-elle attribuée (d’un point de vue technique et pratique) ?
Comment garantirez-vous que le propriétaire de l’actif reçoit des demandes de suppression de l’actif de la bibliothèque de contenu ou de son remplacement par une version plus récente ? Par exemple, les droits d’utilisation peuvent être révoqués ou le logo de votre entreprise peut être mis à jour. Pour les actifs produits en externe et les actifs hybrides, envisagez de mettre en place une structure de gouvernance dans laquelle votre section d’approvisionnement fait office de lien entre un fournisseur et le propriétaire de votre actif. Dans ce contexte, il est important que les propriétaires d’actifs gardent une vue d’ensemble de l’endroit où leurs actifs sont utilisés (c’est-à-dire dans quels guides), afin de pouvoir identifier les guides affectés par les changements.
Comment garantirez-vous que les auteurs de guides soient informés des éléments supprimés ou mis à jour, afin qu’ils puissent réviser les guides en conséquence ? Établissez un flux de travail entre vos propriétaires d’actifs et les auteurs de guides.
Quelles conventions de dénomination prendront en charge la gouvernance des actifs ? En incorporant des informations telles que le type d’actif, la date d’expiration et les restrictions géographiques dans les noms d’actifs, vous aidez les propriétaires d’actifs et guidez les auteurs à gérer les actifs de manière appropriée.
Dans les premières étapes de la mise en œuvre, la gouvernance des actifs peut sembler redondante, car l’équipe de projet est proche de tous les processus. Dynamics 365 Guides Cependant, sans gouvernance des actifs, il deviendra difficile de maintenir les actifs au fil du temps, à mesure que l’utilisation des guides s’étend dans toute votre organisation et que les pièces des machines (y compris les manuels) deviennent obsolètes et remplacées. L’utilisation d’actifs obsolètes dans les guides est susceptible d’être non conforme aux exigences de bonnes {industry} pratiques (GxP) de votre secteur.