Gestion des performances

S’applique aux applications Dynamics 365 suivantes :
Ressources humaines

Le processus de gestion des performances permet aux employés de documenter et de discuter de leurs performances avec leur responsable. Les responsables peuvent à leur tour faire des commentaires et fournir des instructions aux employés.

Comme le montre le diagramme suivant, il existe trois pages qui vous permettent de gérer le processus :

• Journal des performances
• Objectifs
• Examen des performances

Le diagramme suivant présente la manière dont les principaux composants de la gestion des performances sont liés les uns aux autres.

Journal des performances

En tant qu’employé, avant de terminer votre révision, vous devez souvent recueillir des informations sur les activités ou les événements qui ont contribué à votre réussite au cours d’une période de révision. Le journal des performances est le document où vous pouvez documenter les activités et les événements. Vous pouvez en outre créer de futures activités à accomplir pour vous aider à atteindre un objectif, à répondre aux exigences d’un programme de perfectionnement, ou à respecter un engagement en termes de performances. Les journaux de performances ne sont pas nécessaires pour créer des objectifs ou des évaluations de performances.

Il existe deux versions du journal des performances : la version de l’employé, qui est accessible via l’espace de travail Libre service des employés (ESS), et la version du responsable, qui est accessible via l’espace de travail Libre service des responsables (MSS). Les employés peuvent créer des journaux pour eux-mêmes et choisir de les partager avec le responsable. Les responsables peuvent créer des journaux pour leur équipe et choisir de les partager avec leurs employés.

Lorsque le Journal des performances est appelé depuis l’espace de travail ESS, vous pouvez saisir les informations suivantes :

• Un titre pour l’activité
• Une description de l’activité, notamment des informations détaillées sur celle-ci
• La date de création du journal
• Les dates de début et de fin de l’activité
• Un paramètre de statut qui indique si l’activité peut être partagée avec le responsable de l’employé
• Un paramètre qui indique si l’entrée fait partie d’un programme de perfectionnement
• Des mots-clés qui vous aident à rechercher des articles du journal des performances similaires

Vous pouvez également associer le journal des performances à un site Web externe en enregistrant l’URL de ce site. Si le journal est associé aux objectifs ou aux entretiens d’évaluation des performances, vous pouvez également le lier à un ou plusieurs d’entre eux. Lorsque le journal des performances est appelé depuis la page MSS, vous pouvez entrer les mêmes informations que celles du journal de l’employé. En outre, vous pouvez spécifier l’employé pour lequel le journal est créé. Vous pouvez choisir de partager le journal du responsable avec votre employé.

Envoyer des commentaires

Le journal des performances contient une fonctionnalité supplémentaire appelée Envoyer des commentaires. Lorsque vous cliquez sur Envoyer des commentaires, vous pouvez sélectionner un employé et lui transmettre des commentaires par courrier électronique. Le message est envoyé à l’employé qui reçoit les commentaires de , à son responsable, à l’employé qui envoie les commentaires, et au responsable de ce dernier. Une entrée est créée dans le journal des performances pour chaque personne qui reçoit le message de commentaires.

Objectifs

La page Objectifs de performances vous aide à suivre les objectifs que vous et votre responsable vous êtes fixés. Vous pouvez créer un nombre quelconque d’objectifs qui peuvent s’étendre sur plusieurs périodes et sur plusieurs entretiens d’évaluation des performances. Vous pouvez également créer des objectifs simples ou complexes, en fonction du volume d’informations que vous souhaitez entrer. Les objectifs ne sont pas requis pour les entretiens d’évaluation des performances.

Un objectif de base doit inclure les informations suivantes :

• Un nom court
• Une description détaillée de l’objectif
• La date de début anticipée de l’objectif
• La date de fin estimée de l’objectif

Vous pouvez également spécifier une catégorie d’objectif pour vous aider à planifier vos objectifs. Les responsables verront également le nom de la personne à qui l’objectif est affecté.

Si vous avez des instructions plus détaillées pour un objectif, vous pouvez créer des rubriques. Ces rubriques comprennent un titre et une description. Vous pouvez inclure autant de rubriques que vous souhaitez pour garantir que les détails de l’objectif sont clairs pour l’employé et le responsable. L’employé et le responsable peuvent également entrer des commentaires sur la progression des objectifs.

Les objectifs incluent souvent des résultats mesurables. Vous pouvez ajouter des mesures pour suivre les résultats cibles de l’objectif et les résultats réels. Si la mesure est un objectif ambitieux, vous pouvez la marquer à l’aide de l’option Objectif ambitieux.

Votre journal des performances contient les activités qui fournissent à votre responsable des informations sur la façon dont vous avez atteint votre objectif. Si vous avez associé un journal des performances à l’objectif, il apparaît dans la section Activités de cet objectif. Vous pouvez également ajouter un nouveau journal des performances à partir de la page Objectifs de performances. Le journal des performances est automatiquement lié à l’objectif.

Si vous souhaitez joindre un document à l’objectif (un certificat d’achèvement, par exemple) vous pouvez le joindre dans la section Documents joints de la page Objectifs de performances. Une visionneuse de documents est fournie pour vous permettre de consulter rapidement le contenu des documents associés.

Vous pouvez créer un modèle à partir d’un objectif, puis l’utiliser pour créer de nouveaux objectifs. Lorsque vous créez un modèle à partir d’un objectif, la description, les rubriques, et les mesures cibles sont enregistrées. Toutefois, toutes les mesures, dates de fin, et commentaires d’article actuels sont supprimés.

Entretiens de performance

Les entretiens d’évaluation des performances étaient auparavant appelées discussions. Ils sont désormais assez flexibles pour prendre en charge la rétroaction continue et les révisions plus formelles. Vous pouvez créer rapidement de petites réunions pour deux personnes, telles que des réunions individuelles, ou vous pouvez créer une révision plus complexe qui correspond au processus de révision de votre société.

Une réunion de type individuel est une simple révision qui nécessite un nom court, une description détaillée du contenu de la réunion, la date de celle-ci ainsi que la période à évaluer. Les responsables voient également le nom de la personne pour qui la révision est créée.

Pour des révisions plus détaillées, vous pouvez extraire des objectifs en cours et terminés, puis entrez des commentaires sur ceux-ci. Toutes les activités et les mesures du journal des performances liées à un objectif apparaissent sur la révision. Une fois la révision finalisée, un instantané des mesures est enregistré pour conserver l’historique de ces informations au moment de la révision.

Vous pouvez également utiliser la section Compétences pour présenter, examiner et estimer les compétences de l’employé. Vous pouvez ajouter autant de compétences que vous souhaitez, et vous pouvez choisir de noter ou non la compétence.

Vous pouvez créer des révisions basées sur des modèles que vous avez créés. Par exemple, vous pouvez avoir un modèle pour les réunions individuelles, les programmes de perfectionnement ou les révisions périodiques. Vous pouvez sélectionner le modèle lorsque vous créez une révision.

Pour imprimer des avis, cliquez sur le bouton Imprimer l’avis. Si vous ne voyez pas le bouton sur la page Avis, assurez-vous que vous avez activé la fonctionnalité dans l’espace de travail Gestion des fonctionnalités. Pour plus d’informations sur la gestion des fonctions, voir Présentation de la gestion des fonctions.

Composants que vous pouvez inclure dans les entretiens d’évaluation des performances

Vous pouvez inclure plusieurs types d'informations dans les entretiens d'évaluation des performances. Ils comprennent les détails, les mesures, les activités, les classements, les validations et les pièces jointes de la révision.

Détails de la révision

Vous pouvez insérer vos objectifs dans les détails de l’examen et les commenter. Vous pouvez également paramétrer des compétences et formuler des commentaires.

Mesures

Vous pouvez afficher les mesures liées à un objectif ou à la révision. Vous pouvez également ajouter une nouvelle mesure associée à la révision.

Activités

Vous pouvez afficher les articles du journal des performances associés à la révision. Vous pouvez également ajouter un journal des performances qui sera automatiquement lié à la révision.

Classements

Vous pouvez appliquer un classement à n’importe quel objectif ou compétence figurant sur la révision. Vous pouvez définir des modèles de classement pour chaque révision. Les valeurs par défaut pour les classements se trouvent sur la page Paramètres partagés des ressources humaines sous Performances.

Validations

L’employé et/ou le responsable seront répertoriés dans la révision en fonction des paramètres que vous définissez. Les révisions peuvent être obligatoires ou facultatives. Une fois que toutes les validations obligatoires sont effectuées, la révision est marquée par le statut Terminé.

Documents joints

Vous pouvez joindre un document à une révision dans la section Documents joints de la page Révisions. Une visionneuse de documents est fournie pour vous permettre de consulter rapidement le contenu des documents associés.

Workflow pour la gestion des performances

Vous pouvez utiliser le workflow d’évaluation des collaborateurs pour contrôler l’approbation d’une révision. Vous pouvez également choisir d’ignorer le workflow automatique et de modifier manuellement le statut de la révision, ce qui vous permet de créer des documents plus simples comme une réunion individuelle sans devoir utiliser le processus de workflow. L’accès à une révision est contrôlé par le statut de celle-ci, comme suit :

1. Lorsque la révision est créée, elle est définie sur le statut Non commencé. La révision peut être modifiée par n’importe qui.

2. Après l’employé sélectionne Commencer la révision, la révision est définie sur le statut En cours. L’employé commence ensuite à ajouter du contenu. À ce stade, le responsable ne peut plus afficher le document de révision.

3. L’employé remplace le statut par Prêt pour la révision.

4. Le responsable peut ajouter des commentaires et des classements. À ce stade, seul le responsable peut consulter la révision.

5. Il remplace le statut par Révision finale, de sorte que le responsable et l’employé puissent voir la révision et en discuter. Vous pouvez spécifier dans les paramètres si la révision peut être modifiée à ce stade. Cette étape est également facultative si le responsable souhaite simplement partager la révision avec l’employé et la marque comme Terminée lorsqu’ils ont terminé.

6. Une fois que les validations sont terminées, le statut est remplacé par Terminé. À ce stade, la révision ne peut pas être modifiée.

Le workflow de révision des collaborateurs contient deux éléments :

1. Approbation de la révision. Ajoutez cet élément pour contrôler la modification du statut de En cours à Prêt pour la révision. Modifiez l’affectation pour utiliser la hiérarchie managériale où le niveau de directeur de ligne.Employé = 1.

2. Révision finale. Ajoutez cet élément pour contrôler la modification du statut de Prêt pour la révision à Révision finale. Modifiez l’affectation pour utiliser la hiérarchie managériale où le niveau de directeur de ligne.Employé = 1 si vous souhaitez que le responsable approuve la révision finale. Remplacez l’affectation par Utilisateur du workflow si vous souhaitez que l’employé l’approuve. Si vous souhaitez que le responsable et l’employé l’approuvent, ajoutez deux étapes dans le workflow et effectuez l’affectation appropriée pour chaque étape dans l’ordre à suivre par les approbations.

Paramétrage

Trois pages permettent de paramétrer les informations requises pour l’exécution du processus de performances : Mesures, Types de source du journal des performances et Types de révision.

Mesures

La page Mesures vous permet de créer des mesures standard qui seront utilisées sur les pages Objectifs de performances et Révisions. Vous pouvez créer des mesures qui sont des dates, des montants, des quantités, ou des pourcentages, ou des mesures basées sur un modèle de classement.

Types de source du journal des performances

Les Types de source du journal des performances décrivent l’origine des journaux de performances. Vous pouvez voir si un article de journal sera affiché par défaut par le responsable uniquement, l’employé uniquement, ou le responsable et l’employé. Vous ne pouvez pas désactiver de types de sources à ce stade.

Types d’entretiens professionnels

Les Types de révision des performances permettent de contrôler le comportement d’une révision. Vous pouvez activer ou désactiver le workflow pour une révision. Si la révision n’utilise pas de workflow, vous pouvez définir le statut par défaut utilisé lorsque la révision est créée. Vous pouvez également décider si l’employé, le responsable, ou les deux sont nécessaires pour valider la révision.