Balance comptable avec état détaillé des transactions

Cet article décrit l’état par défaut des balances comptables. L’état Balance comptable avec détail des transactions génère une balance comptable et inclut les transactions détaillées qui ont été validées dans chaque compte du grand livre. En choisissant d’inclure des transactions spécifiques non comptabilisées, vous pouvez utiliser l’état pour générer une balance comptable provisoire ainsi que des transactions détaillées.

La Gestion des états électroniques (ER) a été utilisée pour créer l’état Balance comptable avec détail des transactions. Par conséquent, une organisation peut soit utiliser la version de l’état incluse dans le référentiel global, soit créer sa propre version de l’état.

Configuration de la Gestion des états électroniques (ER)

Si vous n’avez pas configuré le référentiel global, vous devez le configurer pour la version mise à jour de l’état Balance comptable avec détail des transactions. Pour plus d’informations, voir Configure le référentiel global.

1. Accédez à États électroniques.
2. Sélectionnez Référentiels pour le fournisseur Microsoft.
3. Cliquez sur Ouvrir.
4. Faites défiler vers le bas ou ajoutez un filtre pour le nom de la configuration qui commence par Balance.
5. Sélectionnez Balance comptable avec détail des transactions (excel), puis sélectionnez Importer. 

Vous pouvez maintenant exécuter l’état mis à jour et les résultats seront disponibles dans Microsoft Excel.

Gestion des fonctions

Pour afficher les données de synthèse des écritures de compte du journal des opérations diverses, activez la fonction Les détails de montant des écritures de compte du journal des opérations diverses sont affichées dans l’état Balance comptable avec détail des transactions dans Gestion des fonctions.

Options du rapport

Lorsque vous générez l’état, vous pouvez y inclure les transactions détaillées suivantes du grand livre :

• Transactions validées
• Transactions en attente
• Toutes les transactions

L’inclusion de transactions comptabilisées dans l’état peut générer un grand ensemble de données.

Toutes les transactions détaillées du grand livre dans la plage de dates de l’état seront imprimées dans l’état. Par conséquent, l’état ne peut être généré que pour 31 jours ou moins.

Si vous incluez des transactions en attente dans l’état, vous devez sélectionner le type de types de transactions non validées à inclure. Seuls les types de transaction non comptabilisés répertoriés dans les paramètres de l’état peuvent être inclus dans l’état provisoire. Voici quelques-uns des types de transactions non comptabilisées :

• Écritures comptables avancées
• Journaux de répartition
• Journaux des budgets
• Écritures de registre budgétaires
• Journaux des paiements client
• Journaux quotidiens
• Factures financières
• Factures de projet
• Commandes fournisseur
• Demandes d’achat
• Factures fournisseur
• Journaux des factures fournisseur
• Journaux du registre des factures fournisseur

Les transactions intersociétés non validées qui sont saisies dans le journal des opérations diverses (journal quotidien) ou les journaux des factures fournisseur ne sont pas affichées dans l’état. Les écritures « dues jusqu’à » et « dues à partir de » appropriées ne peuvent pas être générées avant la validation. Si ces écritures comptables ne sont pas générées, l’état affichera une écriture comptable déséquilibrée, car l’état inclut les écritures de compte uniquement pour l’entité juridique active.

Les écritures non validées pour la facture financière, la facture fournisseur, la facture de projet, la commande fournisseur et la demande d’achat affichent les répartitions comptables pour le document, et non l’écriture comptable complète. L’écriture comptable complète est appelée journal auxiliaire et peut être consultée à partir de la page de saisie des transactions. Étant donné que les répartitions comptables, et non le journal auxiliaire, sont affichées, l’état affichera une écriture comptable non équilibrée.

L’option Ensemble de dimensions financières principal définit comment les transactions sont regroupées en combinaisons de comptes principaux et de dimensions financières. Par exemple, si vous sélectionnez un ensemble de dimensions qui inclut les dimensions Compte principal et Département, l’état affichera le solde d’ouverture, les transactions détaillées et le solde de clôture pour chaque combinaison d’une valeur de compte principal et d’une valeur de département. Quel que soit l’ensemble de dimensions financières sélectionné, le compte général complet s’affiche dans la colonne de compte Dimension comptable.

Utilisez les champs Date de début et Date de fin pour définir une plage de dates. Cette plage de dates doit être inférieure ou égale à 31 jours. Cette restriction est en place en raison du grand nombre de transactions incluses dans un état de transaction détaillé.

Dans le champ Couche de validation, sélectionnez la couche de validation dont vous souhaitez afficher les transactions détaillées. Vous ne pouvez sélectionner qu’une seule couche de validation.

Utilisez l’option Inclure le montant de la transaction d’ouverture en détail pour ajouter les détails du solde d’ouverture à l’état.

Utilisez l’option Transaction de clôture pour inclure les opérations de clôture dans l’état. Si le paramètre de la comptabilité Créer des transactions de clôture pendant le transfert est défini sur Oui, les transactions de clôture sont créées lors de l’exécution d’une clôture de fin d’exercice. Les transactions de clôture sont validées le dernier jour de l’exercice et ne sont affichées que lorsque le dernier jour de l’exercice est inclus dans la plage de dates.

Détails de l’état

L’état Balance comptable avec détail des transactionsinclut les informations suivantes dans les lignes :

• Solde d’ouverture
• Montant de débit ou de crédit
• Solde de fin

Pour les détails de transaction, l’état comprend les informations suivantes dans les colonnes :

• Date
• N° document
• Document
• Numéro de compte
• Description
• Compte de dimension comptable
• Nom de dimension comptable
• Débit
• Crédit
• Solde

Informations de transaction de l’état

Les informations affichées dans les colonnes Document et Description varient selon le type de transaction. Le tableau suivant fournit des exemples d’informations affichées dans ces colonnes.

Type de transaction	Document	Description
Journal des opérations diverses – Comptes généraux uniquement	Numéro de lot du journal	Compte général ou compte général de contrepartie
Journal général – Comptes fournisseurs uniquement et journal des factures	Numéro de paiement et date de paiement	Nom du fournisseur
Facture financière ou avoir financier	Type d’écriture et numéro de facture en texte libre	Numéro de journal et facture en texte libre
Facture fournisseur	Type de validation et numéro de facture et date de la facture	Numéro de journal et facture fournisseur
Journal des paiements fournisseur ou Journal des paiements client	Numéro de paiement et date de paiement	Nom du fournisseur ou nom du client