Règlements comptables partiels
Le processus de règlement comptable permet à une organisation de « rapprocher » des comptes de compensation. De cette manière, l’organisation garantit que le montant validé sur un compte principal est entièrement compensé de ce compte.
Exemple
Une organisation paie à une compagnie d’assurance 12 000 dollars américains (USD) en octobre pour une police annuelle. Les 12 000 USD ne peuvent pas encore être entièrement engagés, car la compagnie d’assurance n’a pas rempli ses obligations contractuelles. À mesure que les mois passent, 1 000 USD sont reconnus comme une dépense et 1 000 USD sont compensés du compte des dépenses cumulées en tant que montant de crédit. Par conséquent, le compte des dépenses cumulées commence par un solde de débit de 12 000 USD. Ensuite, chaque mois, un crédit de 1 000 USD est validé pour réduire le solde du compte. Après 12 mois, les 12 000 USD sont compensés et le règlement comptable peut être effectué en marquant les 13 transactions, qui sont réduites à 0 (zéro). Vous ne pouvez pas régler le débit de 12 000 USD tant que tous les crédits ne sont pas validés. Si les dépenses de ce type s’étendent sur plusieurs exercices, il peut être difficile d’utiliser les règlements comptables et les options de conscience avancée, car les règlements ne peuvent pas s’étendre sur plusieurs exercices.
Dans Microsoft Dynamics 365 Finance version 10.0.42, la fonctionnalité de règlement comptable partiel est disponible. Cette fonctionnalité résout le problème des dépenses qui s’étendent sur plusieurs exercices, car elle permet d’effectuer un règlement comptable partiel à la fin de l’année (ou de chaque mois ou période fiscale). Dans l’exemple précédent d’une police d’assurance, à la fin du mois de décembre, 3 000 USD ont été compensés du compte des dépenses cumulées. Par conséquent, sur la page Règlements comptables, le débit d’origine de 12 000 USD et trois transactions de crédit de 1 000 USD peuvent être sélectionnés et réglés en comptabilité. Les 9 000 USD restants sont ensuite reportés à l’année suivante pour le règlement comptable.
Un autre avantage des règlements comptables partiels est que les règlements provenant de la comptabilité fournisseur ou de la comptabilité client peuvent être automatiquement réglés dans la comptabilité. Pour activer cette fonctionnalité, définissez l’option Règlement automatique de la comptabilité auxiliaire à la comptabilité sur Oui dans l’onglet Règlements comptables de la page Paramètres de comptabilité (Comptabilité>Configuration de la comptabilité>Paramètres de comptabilité).
Conditions préalables aux règlements comptables partiels
Pour utiliser les règlements comptables partiels, définissez les options suivantes sur Oui sur la page Paramètres de comptabilité :
- Activer les options de conscience avancée
- Activer les profits/pertes de taux de change réalisés pour les règlements comptables
Remarque
Dans la version 10.0.40, les fonctionnalités Activer les options de conscience avancée, Activer les profits/pertes de taux de change réalisés pour les règlements comptables, Activer l’automatisation du processus pour les règlements comptables ont été déplacées de Gestion des fonctionnalités et sont converties en options sur la page Paramètres de comptabilité.
Important
Une fois que vous avez activé la fonctionnalité pour les règlements comptables partiels, celle-ci ne peut pas être désactivée, car les données sont migrées vers de nouvelles tables. Toutes les options de règlement comptable précédentes requises ne peuvent pas non plus être désactivées. Ces options comprennent Activer les options de conscience avancée et Activer les profits/pertes de taux de change réalisés pour les règlements comptables. Cependant, les options Activer l’automatisation du processus pour le règlement comptable et Règlement automatique de la comptabilité auxiliaire à la comptabilité peuvent être définies sur Oui ou Non à tout moment.
Pour les règlements comptables partiels, comme dans la fonctionnalité existante pour les règlements comptables, le compte principal doit être ajouté à la liste des comptes. L’exception à cette règle est tout compte réglé dans le livre auxiliaire (comptabilité fournisseur ou comptabilité client). Si l’option Règlement automatique de la comptabilité auxiliaire à la comptabilité est définie sur Oui, les comptes de ce type sont réglés automatiquement et n’ont pas besoin d’être inclus dans la liste des comptes. S’ils sont ajoutés à la liste, vous pouvez les voir sur la page Règlements comptables.
Régler des transactions partiellement
Si les options Reconnaissance entre un règlement comptable et la clôture de fin d’exercice et Règlements comptables partiels sont définies sur Oui, la page Règlements comptables est modifiée de la manière suivante :
Le compte principal est obligatoire, car tous les règlements comptables doivent être effectués pour les transactions dans un seul compte principal.
Tous les règlements comptables doivent être effectués au cours d’un exercice.
Vous pouvez modifier la couche de validation selon vos besoins, mais vous ne pouvez pas régler les transactions qui se trouvent dans des couches de validation différentes.
Pour afficher le compte principal et les dimensions séparément, sélectionnez un ensemble de dimensions financières.
Le filtre Statut est défini sur Partiellement réglé et vous pouvez sélectionner plusieurs statuts à la fois. Les options de statut suivantes sont disponibles :
- Tous
- Non réglé (option par défaut)
- Réglée
- Partiellement réglé
Les totaux de la devise comptable et de la devise de déclaration sont affichés.
Le bouton Contrepasser les transactions marquées est déplacé vers la page Historique des règlements comptables.
Pour les règlements comptables partiels, il n’est pas nécessaire que les débits soient égaux aux crédits. Par conséquent, si les transactions sont partiellement réglées, certaines transactions ont un solde restant. L’historique des règlements est désormais suivi pour toutes les transactions et les colonnes suivantes sont ajoutées à la grille pour suivre ces informations.
- Historique
- Montant dans la devise de déclaration
- Montant restant dans la devise de transaction
- Montant restant en devise comptable
- Montant restant dans la devise de déclaration
Lorsqu’une transaction de débit est partiellement réglée avec une transaction de crédit, ou lorsqu’une transaction de crédit est partiellement réglée avec une transaction de débit, le statut de la transaction entièrement réglée est Réglé. Le statut de la transaction partiellement réglée est Partiellement réglé et les colonnes du montant restant indiquent le montant qui doit encore être réglé. Une transaction de débit peut être réglée avec plusieurs transactions de crédit, ou une transaction de crédit peut être réglée avec plusieurs transactions de débit. Par exemple, le justificatif GJ00105 est un débit pour 1 000 USD. Le justificatif GJ00210 pour 700 USD et le justificatif GJ00236 300 USD sont marqués pour le règlement avec le débit.
| État | Document | Date | ID règlement | Date de règlement | Débit | Crédit | Montant restant |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Non réglé | GJ00105 | 01/10/2024 | 1 000,00 | ||||
| Non réglé | GJ00210 | 15/10/2024 | 700.00 | ||||
| Non réglé | GJ00236 | 05/11/2024 | 400.00 |
Après le règlement, la colonne ID règlement est définie sur Multiple pour la transaction de débit, car plusieurs crédits ont été réglés. Chaque paire de transactions de débit/crédit a son propre ID règlement, qui est affiché dans la colonne ID règlement. Étant donné que la deuxième transaction de crédit de 400,00 n’est pas entièrement réglée, le statut est Partiellement réglé et le montant restant est mis à jour sur 100,00.
| État | Document | Date | ID règlement | Date de règlement | Débit | Crédit | Montant restant |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Réglé | GJ00105 | 01/10/2024 | Quantité multiple | 05/11/2024 | 1 000,00 | 0,00 | |
| Réglé | GJ00210 | 15/10/2024 | 012264 | 05/11/2024 | 700.00 | 0,00 | |
| Partiellement réglé | GJ00236 | 05/11/2024 | 012265 | 400.00 | 100,00 |
Afficher l’historique des règlements/règlements comptables
Pour afficher l’ID règlement et l’historique des règlements, sélectionnez une transaction avec une valeur ID règlement, puis sélectionnez Afficher les règlements dans le volet d’actions. La page Historique des règlements comptables affiche chaque paire de transactions de débit et de crédit réglées à l’aide de l’ID règlement créé pour chaque paire.
Utilisez la page Historique des règlements comptables pour contrepasser toutes les transactions déjà réglées. Lorsque vous sélectionnez une transaction, la transaction correspondante avec le même ID règlement est automatiquement sélectionnée. Sélectionnez Contrepasser les transactions marquées, sélectionnez les options de date de contrepassation et saisissez un commentaire si nécessaire. Ensuite, sélectionnez Contrepasser. Si une transaction a été réglée, puis contrepassée et que son statut est Partiellement réglé ou Non réglé, la colonne Historique comporte une coche pour indiquer qu’un historique est disponible. Pour afficher tout l’historique des règlements, sélectionnez Afficher les règlements. Pour afficher tous les règlements contrepassés, cochez la case Afficher les contrepassations.
La colonne ID utilisateur fournit une piste d’audit de l’ID utilisateur ayant réglé ou contrepassé la transaction.
Recherche de règlements comptables
Pour afficher les transactions réglées en comptabilité, accédez à Comptabilité>Recherches et états>Recherche de règlements comptables.
Les colonnes Montant restant dans la devise de transaction, Montant restant dans la devise comptable et Montant restant dans la devise de déclaration de la grille affichent des valeurs pour les transactions partiellement réglées.
Si la colonne ID règlement est définie sur Multiple, sélectionnez Afficher les règlements pour ouvrir la page Historique des règlements comptables, où vous pouvez afficher l’historique complet des règlements.
Règlement automatique de la comptabilité auxiliaire à la comptabilité
L’option Règlement automatique de la comptabilité auxiliaire à la comptabilité se trouve dans l’onglet Règlements comptables de la page Paramètres de comptabilité. Avant de l’activer, vous devez définir les options suivantes sur Oui :
- Activer les options de conscience avancée
- Activer les profits/pertes de taux de change réalisés pour les règlements comptables
- Règlements comptables partiels
L’option Règlement automatique de la comptabilité auxiliaire à la comptabilité peut être activée (définie sur Oui) ou désactivée (définie sur Non) selon les besoins. Lorsqu’elle est définie sur Oui, les comptes de la comptabilité fournisseur et de la comptabilité client sont automatiquement réglés au cours du processus de règlement dans la comptabilité auxiliaire. Vous devez définir cette option sur Oui pour effectuer le règlement automatique. Cependant, il n’est pas nécessaire d’ajouter manuellement les comptes de comptabilité client et de comptabilité fournisseur à la liste des comptes. Si les comptes sont ajoutés à la liste des comptes, ils peuvent être visualisés sur la page Règlements comptables. Les transactions réglées automatiquement peuvent ensuite être visualisées. Si nécessaire, vous pouvez régler manuellement toute transaction qui utilise les comptes de la comptabilité fournisseur ou de la comptabilité client.
Les autres comptes auxiliaires ajoutés à la liste des comptes ne sont pas réglés automatiquement. Toutefois, ces comptes auxiliaires peuvent être réglés manuellement sur la page Règlements comptables.
Les transactions existantes dans les comptes de comptabilité fournisseur et de comptabilité client ne sont pas réglées automatiquement si les transactions associées de la comptabilité auxiliaire ont été réglées avant que l’option Règlement automatique de la comptabilité auxiliaire à la comptabilité ne soit définie sur Oui.