Réviser les informations de recouvrement

Cet article explique comment réviser les informations de recouvrement et utiliser diverses options relatives au paramétrage et aux transactions de recouvrement. La société fictive USMF sert d’exemple dans cette procédure.

Créer des regroupements de clients

1. Accédez à Crédit et relances > Paramétrage > Regroupements de clients.

• Cette page permet de paramétrer des regroupements de clients, lesquels constituent des requêtes qui définissent un groupe de comptes client pouvant être affichés et gérés pour les processus liés aux recouvrements ou aux balances âgées. Les regroupements de clients permettent de filtrer des informations dans la page de liste Recouvrements et dans les pages de liste associées. Les regroupements de clients vous permettent également de filtrer les comptes client inclus lors de la création des instantanés de balance âgée.
• Les regroupements de clients vous permettent de filtrer les comptes client inclus lors de la création des instantanés de balance âgée.

2. Sélectionnez Nouveau.
3. Dans le champ ID de regroupement, tapez une valeur.
4. Dans le champ Description du regroupement, tapez une valeur.
5. Cliquez sur Sélectionner le critère de regroupement.
6. Tapez une valeur dans le champ Critères.
7. Sélectionnez OK.
8. Sélectionnez Regroupement de clients précédent.

Créer des agents de recouvrement

1. Accédez à Crédit et relances > Paramétrage > Agents de recouvrement.

• Cette page permet de paramétrer des collaborateurs comme agents de recouvrement et éventuellement de leur affecter des regroupements de clients. Un agent de recouvrement est une personne qui travaille avec les clients pour s’assurer que les paiements sont collectés en temps voulu.
• Les agents de recouvrement paramétrés sur cette page sont automatiquement ajoutés à une équipe de recouvrement. Si une équipe est sélectionnée dans le champ Équipe de la page Paramètres de la comptabilité client, les agents de recouvrement y sont ajoutés. Si aucune équipe n’est sélectionnée, une nouvelle équipe appelée Recouvrements est créée automatiquement et les agents de recouvrement y sont ajoutés.

2. Sélectionnez l’agent souhaité, puis sélectionnez Ajouter dans la page.
3. Dans le champ ID de regroupement, sélectionnez l’enregistrement souhaité dans le menu déroulant.
4. Cochez ou décochez la case Regroupement par défaut.

• Activez cette option pour inclure tous les regroupements de clients dans les listes des filtres pour l’agent de recouvrement sélectionné. Si cette option n’est pas activée, seuls les regroupements de clients affectés à l’agent de recouvrement sont disponibles dans les listes des filtres.

Créer une définition de plage âgée.

1. Dans le volet de navigation, accédez à Crédit et recouvrements > Paramétrage > Définitions des plages âgées.

• Les plages âgées permettent d’analyser l’échéance des comptes client et fournisseur en fonction de la date entrée. Chaque plage âgée paramétrée pour la définition de plage âgée correspond à une colonne de la page de liste, de la page ou de l’état lors de l’analyse.

2. Sélectionnez Nouveau.
3. Entrez une valeur dans le champ Définition de la plage âgée.
4. Tapez une valeur dans le champ Description.
5. Permet de spécifier le nom, l’unité et l’intervalle de chaque plage âgée à inclure dans la définition de plage âgée. La ligne qui présente la valeur 0 (zéro) dans le champ Unité indique la date d’exécution de l’analyse. Les lignes figurant avant le zéro présentent la valeur - 1, et celles après le zéro, la valeur 1 en tant qu’entrée par défaut dans le champ Unité, mais il est possible de les modifier. Sélectionnez Haut et Bas pour réorganiser les lignes. La ligne 0 (zéro) ne peut pas être déplacée.
6. Placez le pointeur à l’endroit où vous souhaitez insérer une nouvelle ligne, puis sélectionnez Ajouter.
7. Sélectionnez un indicateur pour représenter la plage âgée dans la page Recouvrements et la page de liste. Par exemple, vous pouvez sélectionner un indicateur vert pour une période actuelle, un indicateur jaune pour les 30 jours suivant la plage et un indicateur rouge pour les 90 jours suivant la plage.
8. Permet de sélectionner le sens d’impression de la définition de plage âgée. Cette sélection détermine l’ordre d’affichage des colonnes dans la Balance âgée des clients ou la Balance âgée des fournisseurs.

• Vers l’avant – Imprime les colonnes dans le même ordre que celui dans lequel les en-têtes apparaissent dans le tableau, en commençant par la ligne du haut.
• Vers l’arrière – Imprime les colonnes dans le sens contraire d’apparition des en-têtes dans le tableau, en commençant par la ligne du bas.

Note

Il n’est pas possible d’utiliser plus de six périodes de balances âgées sur les relevés externes, les instantanés de plage âgée ou sur la page de liste Recouvrements . Cette définition de période de balance âgée n’est pas disponible sur ces pages.

Si la plage âgée par défaut est modifiée et comporte plus de six périodes, elle n’est pas respectée. La période de balance âgée par défaut est configurée ici : Paramètres>de la comptabilité client Valeurs par défaut des relances>Définition> dela période de balance âgée.

Configurer les paramètres de recouvrement

1. Accédez à Crédit et relances > Paramétrage > Paramètres de la comptabilité client.
2. Sélectionnez l’onglet Recouvrements.
3. Développez ou réduisez la section Valeurs par défaut des relances.

• Sélectionnez une définition de plage âgée pour l’instantané de balance âgée par défaut qui sera utilisé dans l’écran Recouvrements.
• Sélectionnez une équipe à laquelle sont affectés des agents de recouvrement dans l’écran Agent de recouvrement. Seules les équipes de type Recouvrements sont affichées dans la liste.

4. Développez ou réduisez la section Annulation.

• Sélectionnez le nom de journal, paramétré pour les journaux comptables quotidiens, à utiliser lorsqu’une transaction est annulée par le biais de la page Recouvrements ou des listes de page associées.
• Sélectionnez le code motif par défaut à utiliser lorsque des transactions d’annulation sont créées par le biais de la page Recouvrements ou des pages de liste associées.
• Activez cette option afin de créer une ligne de journal distincte pour les montants de taxe lorsque des transactions d’annulation sont créées par le biais de la page Recouvrements ou des pages de liste associées. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez plus facilement effectuer le suivi des montants de taxe impliqués dans les transactions d’annulation. Afin d’ajuster plus aisément votre impôt à payer sur la période concernée, vous pouvez suivre les montants de taxe séparément.

5. Développez ou réduisez la section Modèle d’e-mail.

• Sélectionnez le modèle d’e-mail à utiliser lorsque vous envoyez un e-mail par le biais de l’action Courrier électronique > Transactions vers contact, dans la page Recouvrements.
• Sélectionnez le modèle d’e-mail à utiliser lorsque vous envoyez un relevé client en pièce jointe par le biais de l’action Courrier électronique > Relevé vers contact, dans la page Recouvrements.
• Sélectionnez le modèle d’e-mail à utiliser lorsque vous envoyez un e-mail par le biais de l’action Courrier électronique > Transactions vers vendeur, dans la page Recouvrements.

Solde client âgé

1. Accédez à Crédit et relances > Tâches périodiques > Soldes client échus.

• Sélectionnez une définition de période de balance âgée. Le processus d’instantané de balance âgée calcule l’échéance des transactions selon les plages âgées définies dans la définition de plage âgée sélectionnée.
• Permet de sélectionner un regroupement de clients ou, en laissant ce champ vide, de créer un instantané de balance âgée pour tous les clients. Si un regroupement de clients est sélectionné, le processus d’instantané de balance âgée est appliqué aux seuls comptes client faisant partie du regroupement de clients. Le regroupement de clients sélectionné doit être de type Instantané de balance âgée.
• Permet de sélectionner le type de date sur lequel baser l’instantané de balance âgée.
  • Date de la transaction – Âge de chaque transaction en fonction de sa date de transaction.
  • Date d’échéance – Âge de chaque transaction en fonction de sa date d’échéance.
  • Date du document – Âge de chaque transaction en fonction de sa date de document.
• Permet de sélectionner la date à utiliser comme date du jour pour l’instantané de balance âgée. Les plages âgées sont calculées en fonction de cette date.
  • Date du jour : utilisez la date système. Utilisez cette option si le traitement est paramétré pour intervenir dans un traitement par lots récurrent. Si vous utilisez cette date, le traitement par lots récurrent peut être exécuté périodiquement et la date système du jour est utilisée.
  • Date sélectionnée : utilisez une date de votre choix. Si vous sélectionnez cette option, entrez une date âgée.

2. Sélectionnez OK.

Afficher les soldes client âgés

1. Accédez à Crédit et relances > Collections > Soldes chronologiques.

• Cette page de liste permet d’afficher les soldes client et montants âgés par plage âgée. Ces informations sont stockées dans un instantané de balance âgée. Les plages âgées sont déterminées par la définition de plage âgée utilisée. La définition de plage âgée est extraite du regroupement de clients éventuellement spécifié pour la requête de regroupement. Si le regroupement de clients ne dispose pas de définition de plage âgée, la définition de plage âgée par défaut spécifiée sur la page Paramètres de la comptabilité client est utilisée.

2. Développez le récapitulatif Contact. Ici, vous pouvez afficher les informations de contact :

• Contact de recouvrement du client.
• Vendeur du client.

3. Développez le récapitulatif Limite de crédit.

• Le récapitulatif Informations crédit permet d’afficher les informations de limite de crédit et de solde actuel pour le client.

Afficher les détails des recouvrements client

1. Assurez-vous que l’enregistrement souhaité est sélectionné.
2. Développez les récapitulatifs Adresse, Contact, Balance âgée et Limite de crédit pour afficher les informations données.
3. Dans le volet Actions, sélectionnez Recouvrir.
4. Mettez à jour l’instantané de balance âgée pour le client, en utilisant la date actuelle comme date âgée avec laquelle les dates de transaction sont comparées. Si l’instantané de balance âgée contient des informations sur plusieurs entités juridiques, l’instantané de balance âgée mis à jour inclut des informations relatives au même ensemble d’entités juridiques. Les montants sont stockés dans la monnaie de compte de l’entité juridique à laquelle vous êtes connecté lorsque vous mettez à jour l’instantané de balance âgée.
5. Sélectionnez une définition de plage âgée. Par défaut, la définition de plage âgée associée à l’instantané de balance âgée pour le client s’affiche. La définition de plage âgée contrôle les plages âgées et les montants affichés dans les récapitulatifs Soldes chronologiques et Informations crédit.
6. Ouvrez un menu contenant les options suivantes :

• Société – Afficher les montants dans les récapitulatifs Soldes échus et Informations de crédit dans la devise comptable de l’entité juridique.
• Client  : affiche les montants dans les récapitulatifs Soldes échus et Informations de crédit dans la devise du client.

7. Sélectionnez une ou plusieurs entités juridiques dans l’instantané de balance âgée du client pour lequel afficher les informations. Les entités juridiques indiquées dans la liste ont été sélectionnées lors de la création de l’instantané de balance âgée.
8. Affichez le relevé du client au format Microsoft Excel. Vous pouvez sélectionner une date de début pour la plage de transactions à inclure dans le relevé et décider d’inclure uniquement les transactions en cours, ou les transactions en cours et réglées. Si l’instantané de balance âgée contient des informations relatives à plusieurs entités juridiques, les transactions sont incluses pour toutes les entités juridiques.

• Ouvrez la page Documents, dans lequel vous pouvez créer ou modifier des documents ou des notes.

9. Dans le volet Actions, sélectionnez Communiquer.
10. Ouvrez Outlook, où vous pouvez envoyer un e-mail au contact spécifié dans le champ Contact. Si aucun contact de recouvrement n’est spécifié, l’adresse principale du client est utilisée. Si aucun contact principal n’est spécifié, des messages électroniques sont envoyés à la première adresse répertoriée dans la page Contacts. Les transactions sélectionnées sont incluses comme pièce jointe. La pièce jointe est au format Excel et contient trois feuilles de calcul. Vous pouvez spécifier un modèle d’e-mail pour les messages aux contacts client dans la page Paramètres de la comptabilité client.

• Ce bouton n’est pas disponible si le contact sélectionné sur cette page n’a pas d’adresse e-mail configurée.

11. Préparez un relevé et ouvrez Outlook, où vous pouvez envoyer un e-mail avec en pièce jointe un relevé à l’adresse spécifiée dans le champ Contact. Si aucun contact de recouvrement n’est spécifié, l’adresse principale du client est utilisée. Si aucun contact principal n’est spécifié, des messages électroniques sont envoyés à la première adresse répertoriée dans la page Contacts.

• Ce bouton n’est pas disponible si le contact sélectionné sur cette page n’a pas d’adresse e-mail configurée.

12. Ouvrez Outlook, où vous pouvez envoyer un message e-mail à l’employé spécifié comme commercial pour le groupe de ventes affecté au client. Si des transactions sont sélectionnées, elles sont incluses comme pièce jointe. La pièce jointe est au format Excel et contient deux feuilles de calcul. Vous pouvez spécifier un modèle d’e-mail pour les messages aux commerciaux dans la page Paramètres de la comptabilité client.

• Ce bouton n’est pas disponible si le vendeur affiché sur cette page n’a pas d’adresse e-mail configurée.

13. Affichez et effectuez des actions sur les transactions pour le client. Si vous utilisez des paiements centralisés, les informations relatives à toutes les entités juridiques incluses dans l’instantané de balance âgée du client sont incluses. Vous pouvez limiter les informations sur une entité juridique en sélectionnant Société dans le groupe Sélectionner du volet Actions.
14. Modifiez le statut de recouvrement des transactions sélectionnées.

• Non contesté – Aucune action de recouvrement n’a eu lieu pour la transaction.
• Contesté  : le client vous a informé qu’il y a un problème avec la transaction.
• Promesse de paiement  : le client a accepté de payer le montant de la transaction.
• Résolu  : tous les problèmes liés à la transaction ont été résolus et aucune action de recouvrement supplémentaire n’est nécessaire.

15. Ouvrez un menu et sélectionnez l’une des options suivantes pour spécifier les transactions à afficher dans cette page :

• Ouvert – Affiche uniquement les transactions qui n’ont pas été réglées.
• Ouvert et clôturé  : affiche toutes les transactions, réglées et non réglées.

16. Traitez le paiement sélectionné comme paiement des impayés.

• Ce bouton n’est disponible que si la transaction sélectionnée est un paiement (solde créditeur sans facture) entré dans un journal des paiements, si un compte bancaire est affecté à la transaction et si le paiement n’a pas précédemment été annulé.

17. Annulez les transactions sélectionnées.
18. Marquez les transactions sélectionnées pour le règlement les unes par rapport aux autres.
19. Ouvrez la page Document d’origine, dans lequel vous pouvez afficher et imprimer le document pour la transaction sélectionnée.
20. Ouvrez un menu contenant les options suivantes :

• Collections : affiche uniquement les activités créées sur la page Collections.
• Toutes : affiche toutes les activités du client, quel que soit l’endroit où les activités ont été créées.

21. Ouvrez un menu contenant les options suivantes :

• Ouvert  : n’affiche que les activités qui ne sont pas fermées.
• Ouvert et fermé  : affichez toutes les activités, quel que soit leur statut.

22. Sélectionnez une demande de devis de recouvrement affectée au client ou laissez ce champ vide. Si une demande de devis est sélectionnée, seules les transactions et les activités associées à celles-ci sont affichées dans cette page.
23. Sélectionnez Afficher la liste.
24. Sélectionnez un compte client ou utilisez le compte par défaut. Par défaut, il s’agit du compte client sélectionné dans la page de liste ou la page à partir de laquelle vous avez ouvert cette page. Si vous avez ouvert la page à partir d’une page de liste, les clients de la liste sont les clients inclus dans le regroupement de recouvrements utilisé dans la page de liste.