Numérotation chronologique des documents et des justificatifs

Dans certains pays/certaines régions, il est obligatoire de numéroter les documents et les justificatifs associés dans l’ordre chronologique. La chronologie doit être prise en charge par périodes. Tous les numéros qui appartiennent à des périodes antérieures doivent être inférieurs aux numéros qui appartiennent aux périodes ultérieures. Pour répondre à cette exigence, une fonctionnalité de numérotation chronologique a été implémentée. Cet article explique comment configurer et utiliser des numéros chronologiques pour les documents applicables et les justificatifs associés.

Conditions préalables

Dans l’espace de travail Gestion des fonctionnalités, activez la fonctionnalité Numérotation chronologique. Pour plus d’informations, voir Vue d’ensemble de la gestion des fonctionnalités.

Configurer la numérotation chronologique

La numérotation chronologique affecte les documents suivants.

Comptabilité client

• Facture client
• N° document de facture client
• Avoir sur vente
• N° document d’avoir sur vente
• Facture financière
• N° document de facture financière
• Avoir financier
• N° document d’avoir financier
• Bon de livraison
• N° document de bon de livraison
• Document de correction du bon de livraison
• N° document de note d’intérêt
• N° document de lettre de relance

Comptabilité fournisseur

• N° document de facture
• N° document d’avoir
• N° document d’accusé de réception de marchandises

Gestion de projet

• Facture
• N° document de facture
• Avoir
• N° document d’avoir

Définir des souches de numéros

Pour définir des souches de numéros, accédez à Administration d’organisation>Souches de numéros>Souches de numéros. Vous pouvez définir autant de souches de numéros que nécessaire pour couvrir les périodes concernées pour les documents requis.

Spécifiez une société pour chaque souche de numéros. Les segments des souches de numéros doivent être définis de manière à fournir l’ordre chronologique des périodes. Par exemple, les noms de segment peuvent contenir un préfixe spécial qui identifie une période spécifique.

Configurer des groupes de souches de numéros

Pour configurer des groupes de souches de numéros, accédez à Comptabilité client>Paramétrage>Paramètres de la comptabilité client. Dans l’onglet Souches de numéros, définissez autant de groupes de souches de numéros qu’il est nécessaire pour couvrir les périodes affectées.

Pour chaque groupe, dans la section Référence, sélectionnez l’une des références de document prises en charge et dans le champ Code souche de numéros, référez-vous à une souche de numéros qui a été précédemment créée pour la période concernée.

De même, configurez les groupes de souches de numéros dans les modules Comptabilité fournisseur et Gestion et comptabilité du projet.

Configurer la chronologie des groupes de souches de numéros

Pour configurer la chronologie des groupes de souches de numéros, accédez à Administration d’organisation>Souches de numéros>Groupes de souches de numéros chronologiques. Définissez les conditions d’applicabilité des groupes de souches de numéros.

Champ	Description
Date d’effet	La date de début de l’applicabilité du groupe de souches de numéros.
Expiration	La date de fin de l’applicabilité du groupe de souches de numéros. Si aucune date de fin n’est appliquée, sélectionnez Jamais.
Groupe souche de numéros	Groupe de souches de numéros qui sera utilisé pour générer des numéros de document pendant la période.
Groupe de souches de numéros d’origine	Ce code de groupe de souches de numéros est utilisé pour un filtrage supplémentaire si les documents ont déjà un groupe de souches de numéros permanent attribué. Une valeur vide est considérée comme une valeur spécifique. Si vous devez ignorer un groupe attribué au préalable, utilisez l’option Par défaut pour ce paramétrage.
Par défaut	Si cette option est activée, le système ignore le groupe de souches de numéros attribué au préalable et utilise uniquement les dates de début et de fin des périodes pour l’analyse d’applicabilité. Si elle est désactivée, le système utilise la combinaison complète Date d’effet + Expiration + Groupe de souches de numéros d’origine pour la sélection.

Validation de document

Lorsque vous validez un document, le groupe de souches de numéros d’origine approprié lui est affecté, en fonction de la date de validation du document, puis utilisé pour générer un numéro de document en fonction de la souche de numéros détectée. Le système fournit un message concernant l’affectation des groupes de souches de numéros.

Remarque

Pour certains pays/certaines régions, il existe déjà une logique spécifique pour la numérotation des documents. Dans ce cas, la logique propre au pays/à la région remplacera la fonctionnalité Numérotation chronologique.