Stratégies de rapprochement à trois facteurs
Cet article fournit des exemples de rapprochement à trois facteurs.
Exemple : Rapprochement à trois facteurs pour les articles
Résumé : Ken est le contrôleur au siège d’une entité juridique nommée Fabrikam. Il décide que toutes les factures fournisseur basées sur des commandes fournisseur doivent être mises en correspondance avec les lignes de commande fournisseur (rapprochement à deux facteurs). Pour les achats d’articles utilisés comme immobilisations, les factures doivent être rapprochées à la fois des lignes commande fournisseur et des lignes accusé de réception de marchandises (rapprochement à trois facteurs).
Fabrikam est constitué de plusieurs entités juridiques et emploie des milliers de salariés dans le monde entier. À mesure que le volume de transactions augmente, les différences entre les accusés de réception et les factures augmentent également. Ceci se traduit par l’annulation d’immobilisations. Les factures des fournisseurs sont payées, mais le processus n’inclut pas l’identification des écarts lorsque moins d’articles sont reçus que ce que vous avez commandé ou lorsque les articles ne sont pas reçus du tout. Les dépenses augmentent parce que les employés ont toujours besoin d’outils et d’autres matériaux pour faire leur travail. Ken souhaite que les fournisseurs expédient les produits commandés et que les articles soient reçus par les employés de Fabrikam. Par conséquent, Ken a besoin d’un rapprochement à deux et à trois facteurs pour toutes les entités juridiques de l’organisation. Le rapprochement de factures garantit que les problèmes avec des articles disparus ou non reçus peuvent être suivis et résolus.
Les stratégies de rapprochement de factures de cet exemple permettent d’atteindre ces objectifs :
- Ken est contrôleur pour l’entreprise Fabrikam. Ken peut aider les personnes de l’organisation à identifier et corriger les problèmes liés à la commande, la réception et le paiement des articles (biens et services) et concernant les fournisseurs.
- Phyllis et April sont les chefs comptables du département des Achats pour la division États-Unis de Fabrikam. Elles peuvent appliquer la stratégie d’entreprise et s’assurer que les factures ne sont payées qu’après avoir été mises en correspondance avec la commande fournisseur et les accusés de réception des biens et services, le cas échéant.
- Tony est le responsable de production de la division États-Unis de Fabrikam. Tony et d’autres employés du département Production peuvent s’assurer que les articles reçus sont conformes à la commande passée auprès des fournisseurs et sont pris en compte afin que le personnel ait ce dont il a besoin pour travailler.
Conditions préalables
Ken définit la stratégie de rapprochement au niveau de l’entité juridique sur Rapprochement à trois facteurs.
Ken définit l’option Mettre à jour automatiquement le statut de rapprochement des en-têtes de l’entité juridique sur Oui.
Ken définit le champ Mettre en correspondance les prix totaux de l’entité juridique sur Pourcentage et entre 15 % comme pourcentage de tolérance.
Ken définit la stratégie de rapprochement au niveau de l’article 1500 – CNC Milicron Machine sur Rapprochement à trois facteurs. Cet article est un élément d’immobilisation utilisé pour la production chez Fabrikam. Les factures correspondant à cet article sont mises en correspondance avec les lignes de commande fournisseur pour ce qui concerne les prix et avec les accusés de réception de marchandises pour ce qui concerne les quantités.
Tony entre un bon de commande pour cinq machines CNC Milicron Machine. Alicia, employée chargée des commandes fournisseur chez Fabrikam, émet une commande fournisseur vers une entité juridique nommée Contoso pour la fourniture des articles.
Numéro d’article Quantité Prix unitaire Montant net Code frais Valeur des frais 1500 – CNC Milicron Machine 5 8 000,00 40 000,00 Expédition et gestion 3 000,00 Arnie, employé chargé des ventes chez Contoso, vérifie les expéditions pour la semaine. Il sélectionne les transactions d’expédition de manière à facturer Fabrikam pour la livraison des machines CNC Milicron Machine. Il inclut des frais d’expédition et de gestion. Fabrikam considère les frais comme faisant partie du coût de l’actif.
Scénario
- Sammy, travailleur dans le département Réception de Fabrikam, reçoit la quantité totale de machines qui sont expédiées par Contoso. Sammy entre la quantité 5 sur un accusé de réception de marchandises. Étant donné que la commande fournisseur a été entièrement reçue, le statut de la commande fournisseur devient Reçu.
- April, coordinatrice des Achats chez Fabrikam, entre et vérifie la facture envoyée par Contoso. Elle vérifie les informations suivantes :
- Pour les articles qui nécessitent un rapprochement à trois facteurs, la quantité sur la ligne facture correspond à la quantité réceptionnée. La quantité réceptionnée est indiquée sur l’accusé de réception de marchandises mis en correspondance avec la facture.
- Pour les articles nécessitant un rapprochement à deux ou trois facteurs, les prix figurant sur la ligne de facture sont compris dans les tolérances définies dans Microsoft Dynamics 365 finance. Cela inclut les types de rapprochement de prix suivants :
- Rapprochement des prix unitaires nets – Le prix unitaire net de la ligne de facture correspond au prix unitaire net de la ligne de commande fournisseur et est compris dans le pourcentage de tolérance. Dans cet exemple, la tolérance de prix unitaire net est de 8 %.
- Rapprochement des prix totaux – Le montant net de la ligne de facture correspond au montant net de la ligne de commande fournisseur et est compris dans le pourcentage et/ou le montant de tolérance. Dans cet exemple, la tolérance de rapprochement des prix totaux est de +15 %.
La facture papier de Contoso contient les informations suivantes.
| article ; | la quantité ; | Prix unitaire | Montant net |
|---|---|---|---|
| 1500 – CNC Milicron Machine | 5 | 8 100,00 | 40,500.00 |
| Expédition et traitement | 4,000.00 | ||
| Taxes | 0,00 | ||
| Total | 44,500.00 |
La ligne de facture inclut les informations suivantes.
| numéro d’article | Quantité | Prix unitaire | Montant net de ligne | Stratégie de rapprochement | Correspondance de quantités des accusés de réception de marchandises | Correspondance de prix | Correspondance de prix total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1500 – CNC Milicron Machine | 5 | 8 100,00 | 40 500,00 | Rapprochement à trois facteurs | Transmis(e) | Transmis(e) | Transmis(e) |
Étant donné que cette ligne réussit le processus de rapprochement de factures, la facture peut être validée.
Exemple : Rapprochement à trois facteurs pour les combinaisons article/fournisseur
Synthèse : Ken est contrôleur au siège de l’entité juridique Fabrikam. Ken décide que toutes les factures basées sur des commandes fournisseur doivent être mises en correspondance avec les lignes de commande fournisseur (rapprochement à deux facteurs). Cassie est comptable dans la division Malaisie de Fabrikam. Cassie spécifie que les articles sélectionnés commandés auprès de certains fournisseurs en Malaisie doivent être mis en correspondance avec les lignes de commande fournisseur et les lignes d’accusé de réception de marchandises (rapprochement à trois facteurs). Cassie peut également remplacer la stratégie de rapprochement à un niveau de rapprochement plus élevé pour les commandes fournisseur spécifiques.
Le volume et les montants sont faibles et des problèmes de livraison sont survenus avec certains fournisseurs en Malaisie. Pour ces motifs, Cassie définit le niveau de contrôle pour certaines combinaisons article/fournisseur en Malaisie sur un rapprochement à trois facteurs.
Les stratégies de rapprochement de factures de cet exemple permettent d’atteindre ces objectifs :
- Ken est contrôleur pour l’entreprise Fabrikam. Ken peut aider les personnes de l’organisation à identifier et corriger les problèmes liés à la commande, la réception et le paiement des articles (biens et services) et concernant les fournisseurs.
- Cassie est comptable dans la division Malaisie de Fabrikam. Cassie peut appliquer la stratégie de l’entreprise et s’assurer que les factures ne sont payées qu’après avoir été rapprochées des lignes commande fournisseur et des accusés de réception de marchandises qui représentent la réception de produits et services. Cassie peut également augmenter le niveau de contrôle en choisissant un rapprochement à trois facteurs pour des articles spécifiques afin de contrôler les coûts d’exploitation.
Conditions préalables
Ken définit la stratégie de rapprochement au niveau de l’entité juridique sur Rapprochement à deux facteurs.
Ken définit le champ Mettre en correspondance les prix totaux de l’entité juridique sur Pourcentage et entre 10 % comme Pourcentage de tolérance.
Ken définit la tolérance de prix unitaire pour tous les articles sur 2 %.
Cassie définit la stratégie de rapprochement au niveau de la combinaison article/fournisseur pour l’article PH2500 – Ordinateur et le fournisseur Contoso sur Rapprochement à trois facteurs.
Alicia, employée chargée des commandes fournisseur dans la division Malaisie de Fabrikam, émet des commandes fournisseur à Contoso pour fournir trois articles, comme indiqué dans le tableau suivant. Lorsqu’Alicia crée la commande fournisseur, la stratégie de rapprochement est remplacée pour la souris sans fil sur un rapprochement à trois facteurs au lieu d’un rapprochement à deux facteurs.
Numéro d’article Quantité Prix unitaire Montant net Stratégie de rapprochement (entrée par défaut) Stratégie de rapprochement (sur la ligne de commande fournisseur) PH2500 – Ordinateur 2 2 500,00 5 000,00 Rapprochement à trois facteurs Rapprochement à trois facteurs MM01 – Souris sans fil 2 40,00 80,00 Rapprochement à deux facteurs Rapprochement à trois facteurs Lecteur USB 200 10,00 2 000,00 Rapprochement à deux facteurs Rapprochement à deux facteurs
Scénario
- Les articles arrivent. Sammy, collaborateur du département réception de la division Malaisie de Fabrikam, est interrompu et ne valide pas immédiatement l’accusé de réception de marchandises.
- April, coordinatrice de la comptabilité fournisseur de Fabrikam, saisit et vérifie la facture envoyée par Contoso et vérifie les informations suivantes :
- Pour les articles nécessitant un rapprochement à trois facteurs, la quantité de la ligne de facture correspond à la quantité reçue. La quantité reçue est indiquée sur l’accusé de réception de marchandises mis en correspondance avec la facture.
- Pour les articles nécessitant un rapprochement à deux ou trois facteurs, les prix figurant sur la ligne de facture sont compris dans les tolérances définies dans l’application. Cela inclut les types de rapprochement de prix suivants :
- Rapprochement des prix unitaires nets : le prix unitaire net sur la ligne facture correspond au prix unitaire net sur la ligne commande fournisseur, dans les limites du pourcentage de tolérance défini. Dans cet exemple, la tolérance de prix unitaire net est de 2 %.
- Rapprochement des prix totaux : le montant net sur la ligne facture correspond au montant net sur la ligne commande fournisseur, dans les limites du pourcentage et/ou montant de tolérance défini(s). Dans cet exemple, la tolérance de rapprochement des prix totaux est de +10 %.
La facture papier de Contoso contient les informations suivantes.
| article ; | la quantité ; | Prix unitaire | Montant net |
|---|---|---|---|
| PH2500 – Ordinateur | 2 | 2 500,00 | 5 000,00 |
| MM01 – Souris sans fil | 2 | 41.00 | 82.00 |
| Lecteur USB | 200 | 10.05 | 2,010.00 |
| Facture totale | 7,092.00 |
La ligne de facture inclut les informations suivantes.
| numéro d’article | Quantité | Prix unitaire | Montant net de ligne | Stratégie de rapprochement | Correspondance de quantités des accusés de réception de marchandises | Correspondance de prix | Correspondance de prix total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PH2500 – Ordinateur | 2 | 2 500,00 | 5 000,00 | Rapprochement à trois facteurs | Échec | Transmis(e) | Transmis(e) |
| MM01 – Souris sans fil | 2 | 41,00 | 82,00 | Rapprochement à trois facteurs | Échec | Échec | Transmis(e) |
| Lecteur USB | 200 | 10,05 | 2 010,00 | Rapprochement à deux facteurs | Transmis(e) | Transmis(e) |
Notez les éléments suivants :
- Pour la ligne PH2500 - Ordinateur, la colonne Correspondance des quantités des accusés de réception de marchandises comporte une icône d’avertissement, car la ligne facture n’est pas rapprochée d’un accusé de réception de marchandises.
- Pour la ligne MM01 - Souris sans fil, la colonne Correspondance des quantités des accusés de réception de marchandises comporte une icône d’avertissement, car la ligne facture n’est pas rapprochée d’un accusé de réception de marchandises. La colonne Correspondance des prix unitaires comporte une icône d’avertissement, car le seuil de tolérance de correspondance des prix unitaires nets de 2 % est dépassée.
- Pour la ligne Clé USB, la colonne Correspondance des quantités des accusés de réception de marchandises est vide, car le rapprochement à deux facteurs ne rapproche pas les quantités figurant sur les lignes facture et accusé de réception de marchandises.
Si une approbation est requise pour que les factures soient validées avec des écarts de rapprochement de factures, la case à cocher Approuver les validations avec écarts de rapprochement de l’écran Détails de rapprochement de factures doit être activée avant que la facture puisse être validée avec les erreurs de correspondance de prix et de quantités. Si aucune approbation n’est requise, le traitement de factures peut se poursuivre en l’absence d’autres erreurs de validation.
Pour plus d’informations, voir Vue d’ensemble du rapprochement de factures du module Achats.