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Générez des lignes de facture lorsque vous importez des factures fournisseur

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Important

Tout ou partie de la fonctionnalité décrite dans cet article est accessible dans le cadre d’une version préliminaire. Le contenu et la fonctionnalité peuvent faire l’objet de modifications. Pour plus d’informations sur les préversions, voir Disponibilité des mises à jour de service.

Cet article décrit la fonctionnalité permettant de générer automatiquement des lignes de facture sur les factures fournisseur lors de l’importation des factures.

Parfois, les factures fournisseur contiennent des informations limitées, telles que des informations sur les destinataires et des sous-totaux. Cependant, elles ne contiennent aucune information pour les éléments de ligne. Lorsque vous importez des factures, le système peut générer automatiquement des lignes de facture, en fonction des informations de la commande fournisseur correspondante.

Pour activer la création automatique de lignes de facture, procédez comme suit.

  1. Allez dans Comptabilité fournisseur > Paramètres > Paramètres de la comptabilité fournisseur.

  2. Dans l’onglet Automatisation des factures fournisseur, sous Création automatique de lignes pour les factures importées, définissez l’option Créer automatiquement des lignes de facture sur Oui.

  3. Dans le champ Choisir la quantité par défaut pour la création automatique de lignes de facture, sélectionnez la quantité que le système doit utiliser pour générer automatiquement des lignes de facture :

    • Quantité commandée- Les lignes sont générées à partir des lignes de commande fournisseur. Cette valeur est la valeur par défaut.
    • Quantité de l’accusé de réception de marchandises– Le numéro de commande fournisseur permet de rechercher les accusés de réception de marchandises pertinents. Il utilisera ensuite les quantités de l’accusé de réception de marchandises pour générer des lignes de facture.

Modifications de l’entité de données

Pour prendre en charge les fonctionnalités décrites dans cet article, l’entité de données En-tête de facture fournisseur a été améliorée. Trois champs ont été ajoutés :

  • HeaderOnlyImport – Ce champ doit être défini sur Oui pour générer des lignes pour les en-têtes de facture.
  • PurchIdRange – La liste des numéros de commande fournisseur. Les numéros de facture peuvent être une plage, par exemple PO0001..PO0009 (où deux points séparent le début et la fin de la plage) ou des valeurs séparées, telles que PO0001, PO0003, PO0006. Toutes les commandes fournisseur doivent appartenir au même compte fournisseur sur l’en-tête de la facture. Sinon, vous recevrez le message d’erreur suivant : « Impossible de générer des lignes de facture. Les commandes fournisseur ont des comptes fournisseur différents. »
  • Plage de bordereau d’expédition– La liste des numéros d’accusé de réception de marchandises. Les lignes de facture fournisseur peuvent être créées à partir des accusés de réception de marchandises. Cependant, les numéros d’accusé de réception de marchandises ne sont généralement pas inclus sur les factures fournisseur. N’entrez les numéros d’accusé de réception de marchandises dans ce champ que si vous pouvez clairement identifier quels accusés de réception de marchandises correspondent à quelles factures spécifiques. Les lignes de facture peuvent être générées à partir des accusés de réception de marchandises. Si ce champ est utilisé, le paramètre du champ Choisir la quantité par défaut pour la création automatique de lignes de facture sur la page Paramètres de la comptabilité fournisseur est ignoré.

Limitation : si vous tapez plusieurs numéros d’accusé de réception de marchandises, plusieurs factures fournisseur en attente sont créées avec le même numéro de facture. Vous devez les consolider manuellement avant de poursuivre le traitement de la facture. Dans les prochaines versions, nous prévoyons de consolider les factures automatiquement, ce qui permettra de lever la limitation.

Tous les accusés de réception de marchandises doivent appartenir au même compte fournisseur sur l’en-tête de la facture.

Résultat

Si les lignes sont bien générées, le message suivant est enregistré dans l’historique d’automatisation des factures fournisseur : « Créer automatiquement des lignes de facture : Réussite ».

Si les lignes ne sont pas générées, le message d’erreur suivant est enregistré : « Créer automatiquement des lignes de facture : Échec ».

Importer la facture d’acompte

La facture d’acompte peut être importée directement via l’entité de données En-tête de facture fournisseur lorsque le paramètre Créer automatiquement des lignes de facture est activé.

  • HeaderOnlyImport– Définissez sur Oui pour générer des lignes pour la facture d’acompte.
  • PurchIdRange  : numéro de la commande fournisseur qui a défini le montant de l’acompte.
  • VENDORINVOICETYPE- Il s’agit de "VendorAdvance" pour indiquer une facture d’acompte.
  • IMPORTEDAMOUNT : le montant de la facture d’acompte.

L’import d’une facture d’acompte n’est pas accepté lorsque la facture d’acompte a déjà été générée sans règlement au titre de la commande.

Importer le numéro de commande fournisseur

Lorsqu’une facture fournisseur est associée à une seule commande fournisseur, le numéro de commande fournisseur (PurchId) est indiqué dans l’entité d’en-tête de facture fournisseur pour prendre en charge les éléments suivants :

  • Dérivation et validation du code devise - Le code devise est automatiquement dérivé de la commande fournisseur si le code devise n’est pas indiqué dans l’entité d’en-tête de facture fournisseur. L’erreur de validation est générée lorsque la facture importée a un code de devise différent de celui spécifié sur la commande fournisseur.

  • Valeur par défaut de la dimension financière : les valeurs de la dimension financière de l’en-tête de la facture seront dérivées de l’en-tête de la commande fournisseur. La dimension financière correspondante sur les lignes de facture est dérivée de l’en-tête de la facture fournisseur lors du processus d’importation des lignes de facture. Cela garantit les cohérences entre la facture importée via DMF et la facture créée par la page de facture fournisseur en attente.

  • Flux de travail de facture fournisseur - Si la validation de la facture échoue, la facture est redirigée vers l’expéditeur de la commande fournisseur pour corriger les écarts. Le bon numéro de commande fournisseur garantit que la facture fournisseur est redirigée vers le bon émetteur de la commande fournisseur pendant le processus de flux de travail.