Partager via

Créer des règles d’alerte

  • Article

Mise en route

Avant de définir une règle d’alerte, déterminez quand ou dans quelles situations vous souhaitez recevoir des alertes. Après avoir déterminé l’événement dont vous souhaitez être averti, recherchez la page où les données causant cet événement apparaissent. L’événement peut être une date qui arrive ou une modification spécifique qui se produit. Par conséquent, vous devez rechercher la page dans laquelle la date est spécifiée, ou dans laquelle le champ modifié ou le nouvel enregistrement créé apparaît. Une fois que vous disposez de ces informations, vous pouvez créer la règle d’alerte.

Lorsque vous créez une règle d’alerte, vous définissez les critères devant être remplis pour qu’une alerte soit déclenchée. Les critères désignent la correspondance entre l’occurrence d’un événement et l’accomplissement de conditions spécifiques. Quand un événement se produit, le système vérifie s’il correspond à des conditions définies.

Vérifier que les traitements par lots des alertes sont en cours d’exécution

Les traitements par lots pour les alertes de modification des données et de date d’échéance doivent être en cours d’exécution pour permettre le traitement des conditions d’alerte et l’envoi des notifications. Pour exécuter des traitements par lots, accédez à Administration du système>Tâches périodiques>Alertes et ajoutez un nouveau traitement par lots pour Alertes basées sur des modifications et/ou Alertes de date d’échéance. Si un traitement par lots long et qui s’exécute souvent est nécessaire, sélectionnez Récurrence et définissez Pas de date de fin avec une Périodicité de Minutes et un Nombre de 1.

Événements

L’événement qui déclenche une règle d’alerte peut être une date qui arrive ou une modification spécifique qui se produit. Les déclencheurs des événements sont définis dans l’organisateur Alertez-moi quand de la boîte de dialogue Créer une règle d’alerte. Les événements disponibles pour un champ spécifique dépendent du déclencheur sélectionné.

Par exemple, si vous configurez une règle d’alerte pour le champ Date de début, les événements de date d’échéance sont appropriés. Par conséquent, le type d’événement is due in est disponible pour ce champ. Toutefois, pour un champ tel que Centre de coût, un événement de date d’échéance n’est pas approprié. Par conséquent, le type d’événement is due in n’est pas disponible. Le type d’événement has changed est cependant disponible.

Types d’événement

Trois types d’événements sont possibles :

  • Événements de type création et suppression : ces événements Gâchette une alerte lorsqu’un enregistrement est créé ou supprimé.
  • Événements de type mise à jour : ces événements Gâchette une alerte lorsque les données d’un champ spécifique changent.
  • Événements de type date d’échéance : ces événements Gâchette une alerte lorsqu’une date arrive.

Les modifications peuvent être apportées par un utilisateur. Par exemple, un utilisateur modifie la date de livraison d’une commande fournisseur. Les modifications peuvent aussi se produire dans le cadre d’un processus. Par exemple, le champ Statut d’une page change pour refléter le cycle de vie de divers processus dans le système.

Conditions

Dans le raccourci Alertez-moi pour de la boîte de dialogue Créer une règle d’alerte, vous pouvez utiliser des conditions pour contrôler quand vous recevez une alerte sur des événements.

Par exemple, vous pouvez spécifier que le système vous prévienne en cas de modification du statut des commandes fournisseur, mais uniquement si le statut correspond à un ensemble spécifique de conditions. Spécifiquement, vous souhaitez être averti lorsque le statut d’une commande fournisseur est défini sur Reçu. La modification de ce statut est l’événement qui déclenche l’alerte.

Ensuite, vous devez décider à propos de quelles commandes fournisseur vous souhaitez être alerté. Vous pouvez par exemple sélectionner l’une des options suivantes : Ces options définissent les conditions de la règle d’alerte.

  • Enregistrement actuellement sélectionné : vous recevez une alerte lorsque le statut d’une commande fournisseur spécifique devient Reçu.
  • Tous les enregistrements  : vous recevez une alerte lorsque le statut d’une commande fournisseur est modifié pour un article dans la vue de page active. Vous pouvez utiliser le filtrage avancé disponible sur la page pour créer des règles pour un ensemble spécifique d’enregistrements. Par exemple, vous pouvez créer une alerte qui est déclenchée pour toutes les commandes fournisseur des clients d’un groupe de clients spécifique.

Expiration d’une règle

Dans l’organisateur Alertez-moi jusqu’à de la boîte de dialogue Créer une règle d’alerte, vous pouvez spécifier la durée pendant laquelle la règle d’alerte doit être active.

Contenu des alertes

Dans l’organisateur Alertez-moi avec de la boîte de dialogue Créer une règle d’alerte, vous pouvez spécifier l’objet et le texte du message que les messages d’alerte doivent utiliser.

ID d’utilisateur

Dans l’organisateur Alertez-moi avec de la boîte de dialogue Créer une règle d’alerte, vous pouvez spécifier l’utilisateur qui doit recevoir les messages d’alerte. Par défaut, votre ID utilisateur est sélectionné. La possibilité de modifier l’utilisateur qui reçoit l’alerte est réservée aux administrateurs de l’organisation.

Alertes en tant qu’événements commerciaux

Vous pouvez envoyer des alertes en externe à l’aide de la structure des événements commerciaux. Lors de la création d’une alerte, définissez À l’échelle de l’organisation sur Non et définissez Envoyer en externe sur Oui. Une fois que l’alerte déclenche l’événement commercial, vous pouvez déclencher un flux intégré dans Power Automate en utilisant le déclencheur Quand un événement commercial se produit sur le connecteur de finances et d’opérations ou envoyer explicitement l’événement à un point de terminaison d’événements commerciaux via le Catalogue des événements commerciaux.

Créer une règle d’alerte

  1. Vérifiez que les traitements par lots des alertes sont en cours d’exécution (voir ci-dessus).
  2. Ouvrez la page qui contient les données à contrôler.
  3. Dans le volet Actions, sous l’onglet Options, dans le groupe Partager, sélectionnez Créer une règle d’alerte.
  4. Dans la boîte de dialogue Créer une règle d’alerte, dans le champ Champ, sélectionnez le champ à contrôler.
  5. Dans le champ Événement, sélectionnez le type d’événement.
  6. Dans le raccourci Alertez-moi pour, sélectionnez l’option souhaitée. Si vous souhaitez envoyer l’alerte en tant qu’événement commercial, définissez la valeur À l’échelle de l’organisation sur Non.
  7. Si la règle d’alerte doit devenir inactive à une date spécifique, dans l’organisateur Alertez-moi jusqu’à, sélectionnez une date de fin.
  8. Dans l’organisateur Alertez-moi avec, dans le champ Objet, acceptez l’objet par défaut du message e-mail, ou entrez-en un nouveau. Le texte devient l’objet pour le message e-mail que vous recevez en cas de déclenchement d’alerte. Si vous souhaitez envoyer l’alerte en tant qu’événement commercial, définissez Envoyer en externe sur Oui.
  9. Dans le champ Message, entrez un message facultatif. Le texte devient le message envoyé en cas de déclenchement d’alerte.
  10. Sélectionnez OK pour enregistrer les paramètres et créer la règle d’alerte.

Limitations et solutions de contournement

Solution de contournement pour créer des alertes pour les sources de données secondaires d’un formulaire

Vous ne pouvez pas créer d’alerte pour certaines sources de données secondaires sur les formulaires. Par exemple, lors de la création d’alertes sur le formulaire des profils de validation client ou fournisseur, seuls les champs de l’en-tête (CustLedger ou VendLedger) sont disponibles, alors que les comptes de dimension ne le sont pas. La solution de contournement pour cette limitation consiste à utiliser SysTableBrowser pour ouvrir cette table en tant que source de données principale.

  1. Ouvrez la table dans le formulaire SysTableBrowser. 
    	https://<EnvironmentURL>/?cmp=USMF&mi=SysTableBrowser&TableName=<TableName>
  2. Créez une alerte à partir du formulaire SysTableBrowser.

Les alertes basées sur les modifications ne fonctionnent pas pour les modifications d’état par lots

Les alertes basées sur les modifications ne fonctionnent pas avec les modifications d’état par lots, car elles sont désactivées pour des raisons de performances. Au lieu de cela, vous devez configurer la fonctionnalité Alertes par lots. Pour plus d’informations, consultez Configurer des alertes pour les formulaires améliorés par lots.