Présentation de l’inventaire, des achats et des retours
Les fonctionnalités d’inventaire dans Dynamics 365 Field Service comprennent :
- Entreposage
- Ajustements et transferts de stock
- Consommation et facturation des produits lors des ordres de travail
- Achat
- Valeur renvoyée
- Journaux d’inventaire
Avant d’utiliser l’inventaire, les achats et les retours, il est important de vous familiariser avec les fonctionnalités du catalogue de produits dans Field Service. Les produits sont suivis dans l’inventaire uniquement si leur champ Type Field Service est défini sur Inventaire. Sinon, les modifications de l’inventaire ne sont pas affichées lorsque vous ajoutez des produits aux ordres de travail, aux commandes fournisseur et aux autorisations de retour de marchandise (RMA).
Pour accorder à une ressource l’accès pour créer et modifier des tables liées à l’inventaire, ajoutez le rôle de sécurité Achat d’inventaire à son rôle de sécurité existant.
Pour les exigences d’inventaire de base, de nombreuses organisations utilisent les fonctionnalités prédéfinies. Pour les besoins d’inventaire et de tarification plus complexes, Field Service est conçu pour s’intégrer aux systèmes ERP (Enterprise Resource Planning). Dans un exemple courant, Field Service s’intègre à Dynamics 365 Supply Chain Management en utilisant un modèle prédéfini « Prospect à encaissement » de Dataverse
Entrepôts et inventaire des produits
Dans Field Service, un entrepôt représente tout emplacement de l’entreprise qui contient un inventaire. Les entrepôts incluent à la fois les emplacements statiques et mobiles, notamment :
- Entrepôts
- Camions de technicien
- Centres de distribution
- Quais de chargement
L’inventaire dans chaque entrepôt est mis à jour en fonction des produits d’ordre de travail, des retours de commande fournisseur, des ajustements et des transferts utilisés. Les mises à jour sont enregistrées dans la table associée Inventaire des produits.
Pour chaque produit dans l’entrepôt, le système effectue le suivi des informations suivantes :
- Quantité disponible : le nombre d’unités restant à vendre.
- Quantité allouée : le nombre d’unités actuellement répertoriées dans les ordres de travail en tant que produits d’ordres de travail alloués.
- Quantité en stock : somme des valeurs Quantité disponible et Quantité allouée. En substance, ce champ représente les unités encore physiquement présentes dans votre entrepôt, même si elles sont déjà engagées dans le travail.
- Quantité en commande : nombre d’unités actuellement répertoriées dans les commandes fournisseur, mais qui ne sont pas reçues ni ajoutées à l’inventaire. En substance, ce champ représente les unités qui sont en chemin.
Note
En ajoutant un entrepôt à chaque ressource réservable, vous pouvez définir l’entrepôt par défaut utilisé lorsque cette ressource réservable utilise un produit d’ordre de travail.
Ajustements et transferts de stock
Utilisez les ajustements d’inventaire pour ajouter manuellement l’inventaire aux entrepôts ou soustraire l’inventaire des entrepôts. Par exemple, utilisez-les lors des contrôles de routine pour refléter la réduction et les défauts, et pour comparer l’inventaire prévu à l’inventaire réel. Vous pouvez ensuite ajuster la différence.
Utilisez les transferts d’inventaire pour transférer l’inventaire d’un entrepôt source vers un entrepôt de destination. Par exemple, vous pouvez transférer l’inventaire d’un entrepôt vers le camion d’un technicien.
Vous pouvez également activer les ajustements et les transferts dans l’application mobile Field Service. Par exemple, vous pouvez créer un transfert d’inventaire si les techniciens se réunissent sur le terrain et transfèrent l’inventaire d’un camion à un autre.
Inventaire de l’ordre de travail
L’inventaire est affecté lorsque des produits sont ajoutés aux ordres de travail et utilisés.
Par exemple, un produit est ajouté comme estimé et alloué (c’est-à-dire que le champ Statut de la ligne est défini sur Estimé et le champ Alloué est défini sur Oui). Dans ce cas, une partie de l’inventaire est réservée à partir de l’entrepôt spécifié, mais elle n’est pas déduite.
Si un produit d’ordre de travail est utilisé pendant un ordre de travail (c’est-à-dire le champ Statut de la ligne est défini sur Utilisé), l’inventaire au niveau de l’entrepôt associé est déduit de la quantité du produit de l’ordre de travail. En règle générale, l’entrepôt indiqué sur un produit d’ordre de travail est le camion d’un technicien.
Commandes fournisseur
Les commandes fournisseur sont utilisées pour commander des produits pour un entrepôt. Elles sont également utilisées pour commander des produits directement pour un ordre de travail afin que le travail sur site puisse être effectué.
Le processus de commande fournisseur comprend les étapes suivantes :
- Demander des produits d’un fournisseur en créant une commande fournisseur et en ajoutant les produits de la commande fournisseur.
- Obtenir l’approbation.
- Documenter la réception de produits. Créez un reçu de commande fournisseur et un produit de reçu de commande fournisseur pour ajouter les produits reçus à l’inventaire de l’entrepôt ou pour les ajouter comme produits d’ordre de travail.
Retours
Parfois, la même organisation qui installe des pièces et des équipements dans le site d’un client doit traiter le retour du produit ou de l’actif client. Vous pouvez émettre des crédits aux clients qui initient des retours. Vous pouvez également suivre les retours dans le cadre de l’historique de service d’un actif client.
Les raisons courantes pour lesquelles les retours sont initiés sont les suivantes :
- La pièce ou l’équipement est défectueux.
- Le client n’est pas satisfait.
- Une réparation est nécessaire, mais elle ne se produit pas sur site. À la place, elle se produit sur le site du fournisseur de services ou du fabricant.
- L’équipement est sur le site du client dans le cadre d’un bail qui prend fin et n’est pas renouvelé.
Field Service prend en charge trois types de retour prédéfinis :
- Retour à l’entrepôt
- Retour au fournisseur
- Modification de la propriété de l’équipement
Pour émettre un retour, procédez comme suit :
- Créez un contrat RMA. L’autorisation de retour des marchandises indique les produits qui peuvent être retournés et d’autres informations importantes, telles que le prix. Elle indique également l’action de traitement, à savoir le type du retour.
- Créez un reçu RMA. Le retour n’est pas finalisé jusqu’à la création d’un reçu RMA. Le reçu RMA confirme que la quantité et le produit corrects ont été reçus. Il indique également la date de la réception et la personne qui l’a traitée.
Le système ajuste automatiquement l’inventaire et les actifs clients.
Journaux d’inventaire
Toutes les transactions d’inventaire sont enregistrées dans les journaux d’inventaire. Par exemple, lorsqu’un produit est alloué à un ordre de travail, un journal d’inventaire est créé, qui augmente la quantité allouée d’un. Lorsque ce même produit est utilisé pour terminer l’ordre de travail, un autre journal d’inventaire est créé, qui diminue la quantité disponible. Les journaux sont enregistrés pour toutes les augmentations et diminutions de l’inventaire des produits. En substance, les journaux d’inventaire servent de grand livre d’inventaire dans Field Service.
Plus important encore, les journaux d’inventaire sont parfois utilisés pour intégrer les transactions d’inventaire Field Service aux systèmes ERP externes, en fonction de l’architecture de l’intégration. Pour rendre les intégrations plus faciles et plus flexibles, les journaux d’inventaire peuvent être créés manuellement.