Configurer des sessions

Les attractions fondamentales de votre offre d’événement sont généralement ses sessions et intervenants. Un simple événement pourrait avoir une seule session, tandis qu’une conférence a généralement plusieurs sessions sur plusieurs jours.

Pour configurer des sessions, commencez par configurer l’événement, y compris les paramètres de base, puis accédez à l’onglet Agenda de l’événement. Dans l’onglet Agenda, vous pouvez utiliser la vue du calendrier ou de la grille standard pour ajouter de nouvelles sessions. Chaque session a ses propres paramètres qui incluent des informations sur la session, les intervenants, les sponsors, le type de session et la capacité de la session.

Utilisation de la capacité de la session : la capacité de la session peut être allouée aux sessions avec des places limitées en accédant à Session>Capacité>Capacité maximale de la session.

Important

En décembre 2024, une modification a été introduite dans le fonctionnement de la capacité des événements et des sessions. Dans le passé, vous ne pouviez utiliser que la capacité de session ou d’événement, mais les deux ne pouvaient pas être utilisées conjointement. Avec la dernière mise à jour, vous pouvez définir une capacité d’événement ainsi qu’une capacité de session pour vos événements. La capacité de l’événement doit toujours être égale ou supérieure à la capacité de la session.

Utiliser l’inscription au niveau de la session

Après avoir défini l’ordre du jour, les organisateurs d’événements peuvent laisser les participants composer leur propre calendrier d’événements en choisissant parmi toutes les sessions disponibles. Vous pouve activer l’inscription au niveau de la session dans l’onglet Site web et formulaire. Sous les paramètres d’inscription, activez l’option Autoriser les participants à s’inscrire aux sessions. Lorsque l’inscription au niveau de la session est activée pour un événement, le formulaire d’inscription contenant les vignettes de session permet automatiquement aux participants de sélectionner les sessions qui les intéressent. Pour garantir une inscription réussie à un événement avec un agenda personnalisé, au moins une session doit être publiée et disponible pour la sélection (avec places disponibles).

Les paramètres supplémentaires incluent :

• Autoriser l’inscription à une seule session : ce paramètre remplace le champ à sélection multiple du formulaire par un champ à sélection unique et permet aux participants de s’inscrire à une seule session.
• Rendre l’inscription à la session obligatoire : ce paramètre rend la sélection de la session obligatoire.

Important

Le paramètre Autoriser les participants à s’inscrire aux sessions se trouvait auparavant dans l’onglet Agenda et s’appelait « Autoriser les personnes inscrites à créer leur propre agenda ».

Il est important de noter que l’inscription au niveau de la session nécessite que le formulaire d’inscription inclue les sessions. Pour ce faire, utilisez l’élément Sessions dans l’éditeur de formulaires afin que les participants puissent voir les sessions et avoir la possibilité de s’inscrire aux sessions de leur choix. Nous avons récemment mis à jour le style de l’élément de liste des sessions pour inclure une meilleure mise en forme de la date et de l’heure et une notification de pleine capacité. Si vous utilisez un formulaire avec des sessions qui ont été personnalisées, vous devrez supprimer l’élément sessions et l’ajouter à nouveau pour voir les dernières modifications.

Pour accéder au formulaire d’inscription à l’événement, sélectionnez l’événement, puis accédez à Site Web et formulaire et sélectionnez Formulaire d’inscription.

Cela ouvre une version spéciale de l’éditeur de formulaires qui contient des éléments supplémentaires pour votre événement, notamment À propos, Sessions, et Haut-parleurs.

Note

L’élément sessions utilise une fonctionnalité de liste dynamique, mais il présente quelques limitations. À l’heure actuelle, il n’est pas possible de personnaliser le format de date et d’heure des sessions ; la date et l’heure sont affichées par défaut au format États-Unis. Il n’est pas non plus possible de modifier l’ordre des sessions ; elles sont classées en fonction de la date de création de l’enregistrement. Enfin, il n’est pas possible d’ajouter plus d’attributs et d’informations sur les sessions. Nous prévoyons de remédier à cette limitation dans un avenir proche.

Personnaliser vos formulaires d’inscription par défaut avec des sessions utilisant la fonctionnalité Thème

La fonctionnalité Thème est une interface conviviale permettant de modifier les définitions de classe CSS dans le formulaire HTML et de personnaliser votre expérience de formulaire. La section Thème peut être ouverte en accédant au formulaire d’inscription de votre choix et en sélectionnant l’icône en forme de pinceau dans le volet de droite. Le thème contrôle le style de tous les types de champs, boutons et texte. Une fois que vous avez défini le thème d’un champ, cela affecte tous les champs du même type dans votre formulaire.

Note

Les styles de formulaire sont constamment améliorés. Les formulaires créés dans une ancienne version de l’éditeur de formulaires de parcours en temps réel disposent d’options limitées pour modifier le style du formulaire à l’aide de la fonctionnalité Thème. Vous pouvez activer davantage d’options de style en sélectionnant le bouton Activer dans la section Thème. Cela permet de mettre à jour vos styles de formulaire vers la dernière version compatible avec la fonctionnalité Thème, qui est désormais pertinente pour la dernière version des améliorations de l’enregistrement au niveau de la session.

Afficher et modifier les inscriptions au niveau de l’événements et de la session

La méthode pour afficher et modifier les détails d’inscription pour un événement au niveau de la session dépend si vous souhaitez afficher toutes les inscriptions pour l’événement ou afficher les inscriptions pour une session spécifique :

• Pour afficher toutes les inscriptions à l’événement (personnes qui se sont inscrites à au moins une session), ouvrez l’enregistrement adéquat d’événements, accédez à l’onglet Inscription et présence et défilez jusqu’à la section Inscription à un événement. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des inscriptions à partir d’ici.
• Pour afficher toutes les inscriptions à une session spécifique, ouvrez l’enregistrement d’événement concerné, accédez à l’onglet Agenda, faites défiler jusqu’à la liste Sessions et sélectionnez une session. Dans l’enregistrement de session ouvert, accédez à l’onglet Inscription et présence et défilez jusqu’à la liste Inscriptions aux sessions. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des inscriptions à partir d’ici.