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Afficher et enregistrer des informations financières à propos des événements

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Vous pouvez enregistrer des informations financières à propos de vos événements avec Dynamics 365 Customer Insights - Journeys. Par exemple, vous pouvez :

  • Enregistrer les coûts de l’intervenant (coût standard ou relatif à un engagement).
  • Enregistrer les coûts du lieu (coûts standard ou relatif à un événement).
  • Enregistrer les revenus du parrainage pour le parrainage de l’événement.
  • Enregistrer les articles individuels parrainés, avec le coût total de tous les articles parrainés calculés pour un événement.
  • Enregistrer les prix pour les pass d’événement.
  • Afficher les données financières générales pour un événement combiné aux valeurs calculées pour les coûts du lieu et les revenus provenant du parrainage.

Enregistrer les coûts de l’intervenant

Pour enregistrer le tarif standard d’un intervenant :

  1. Ouvrez la zone de travail Événements et accédez à Événements>Participants>Intervenants.
  2. Ouvrez ou créez un enregistrement d’intervenant.
  3. Dans l’onglet Général, définissez le Coût de l’intervenant sur le prix standard généralement demandé par cet intervenant.

Pour enregistrer le tarif d’un intervenant pour un engagement :

  1. Ouvrez la zone de travail Événements et accédez à Événements>Événement>Événement.
  2. Ouvrez ou créez un enregistrement d’événement.
  3. Accédez à l’onglet Agenda de l’enregistrement d’événement.
  4. Dans la section Engagement de l’intervenant, ouvrez ou créez un engagement de l’intervenant.
  5. Dans l’onglet Général de l’enregistrement de l’engagement de l’intervenant, définissez le Coût de l’intervenant sur le tarif qui s’applique à cet engagement.

Enregistrer les coûts du lieu

Pour enregistrer le coût standard d’un lieu :

  1. Ouvrez la zone de travail Événements et accédez à Événements>Gestion du lieu>Bâtiments.

    Note

    Vous ne pouvez pas spécifier de tarif pour des salles.

  2. Ouvrez ou créez un enregistrement.
  3. Dans l’onglet Général de l’enregistrement de bâtiment ou de lieu, définissez le Coût sur le prix standard normalement facturé pour ce lieu ou ce bâtiment.

Pour enregistrer le coût d’un lieu pour un événement :

  1. Ouvrez la zone de travail Événements et accédez à Événements>Événement>Événement.
  2. Ouvrez ou créez un enregistrement d’événement.
  3. Accédez à l’onglet Finances de l’enregistrement d’événement.
  4. Le champ Coût du lieu de l’événement affiche le coût du lieu principal sélectionné pour l’événement. Si votre prix est différent pour cet événement, vous devez alors modifier cette valeur. Une fois la valeur modifiée, elle ne suit plus automatiquement le coût du lieu de l’événement. Supprimez la valeur à réinitialiser.

    Note

    Cette valeur n’inclut pas les différents coûts individuels des lieux secondaires, le cas échéant. Elle indique uniquement le coût du lieu principal.

Enregistrer le revenu provenant du parrainage

Il existe plusieurs types de parrainage, notamment en matière monétaire, de service et d’équipement. Parmi ces types, vous pouvez seulement enregistrer les revenus pour des parrainages où Type de parrainage est défini sur Monétaire.

Pour enregistrer un revenu provenant d’un parrainage :

  1. Ouvrez la zone de travail Événements et accédez à Événements>Gestion du parrainage>Parrainages.
  2. Ouvrez ou créez un enregistrement de parrainage.
  3. Vérifiez que Type de parrainage est défini sur Monétaire.
  4. Définissez le Montant du parrainage sur le prix que ce sponsor a accepté de payer pour parrainer l’événement.

Pour afficher ou enregistrer le revenu total du parrainage pour un événement :

  1. Ouvrez la zone de travail Événements et accédez à Événements>Événement>Événement.
  2. Ouvrez ou créez un enregistrement d’événement.
  3. Accédez à l’onglet Informations supplémentaires des enregistrements d’événement et recherchez la section Finances.
  4. Le champ Revenu du parrainage affiche la somme de tous les revenus de parrainage associés à l’événement. Si votre revenu total est différent de cette somme, vous pouvez modifier la valeur en conséquence. Une fois la valeur modifiée, elle ne suit plus les totaux provenant de tous les parrainages. Supprimez la valeur à réinitialiser.

Enregistrer le coût des articles parrainés

En général, les articles parrainés sont des équipements ou des cadeaux pour l’événement qui sont parrainés par une société externe. Si votre organisation paye pour les articles, vous pouvez enregistrer le coût dans l’enregistrement de l’article parrainé approprié. Chaque enregistrement d’article parrainé est associé à un enregistrement de parrainage parent, où vous pouvez enregistrer des revenus pour les articles parrainés.

Pour enregistrer le coût d’un article parrainé :

  1. Ouvrez la zone de travail Événements et accédez à Événements>Gestion du parrainage>Articles pouvant être parrainés.
  2. Ouvrez ou créez un enregistrement d’articles qui peuvent être parrainés.
  3. Assurez-vous qu’un enregistrement Parrainage de l’événement parent est reconnu. C’est là que vous devez enregistrer tout revenu associé à cet enregistrement d’articles qui peuvent être parrainés.
  4. Définissez le Nombre d’unités sur le nombre d’unités inclus dans la transaction.
  5. Définissez le Coût unitaire sur votre prix pour chaque unité.

Notez que le coût total pour l’article parrainé est déjà calculé et affiché dans le champ Coût total.

Enregistrer les prix pour les pass d’événement

Outre les parrainages, vous pouvez tirer des revenus d’un événement grâce aux frais d’entrée. Vous pouvez gérer cela en définissant des pass d’événements, qui fonctionnent comme des tickets, pour votre événement.

Pour attribuer un prix à un pass d’événement :

  1. Ouvrez la zone de travail Événements et accédez à Événements>Événement>Événement.
  2. Ouvrez ou créez un enregistrement d’événement.
  3. Accédez à l’onglet Inscription et présence de l’enregistrement d’événement et recherchez la section Pass. Dans cet onglet, vous pouvez afficher et créer chaque type de pass disponible pour l’événement.
  4. Ouvrez ou créez un pass dans la section Pass.
  5. Définissez le Prix du pass sur le prix du pass.

Enregistrer et vérifier les données financières générales de l’événement

Chaque enregistrement d’événement dispose d’un onglet Informations supplémentaires et d’une section Finance où vous pouvez afficher et enregistrer des informations financières pour l’événement. Les informations financières incluent ce qui suit :

  • Revenu cible. Enregistre une estimation du revenu total provenant des ventes de pass, des parrainages, et d’autres revenus. Cela peut être utile lors de la planification du budget. Ce champ n’est pas calculé, vous pouvez donc entrer la valeur souhaitée.
  • Total des frais d’inscription (coût du package) : Enregistre le coût total de l’inscription. Ce champ n’est pas calculé, vous pouvez donc entrer la valeur souhaitée.
  • Coût du lieu de l’événement. Assure le suivi du coût standard du lieu principal attribué pour l’événement, indiqué dans l’enregistrement du lieu. Cependant, la valeur par défaut n’inclue pas les coûts des lieux secondaires, ou d’autres coûts. Vous pouvez modifier cette valeur si nécessaire, mais dès qu’elle est modifiée, elle arrête de suivre automatiquement le coût du lieu principal. Supprimez la valeur à réinitialiser.
  • Coûts divers. Enregistre tous les coûts divers. Ce champ n’est pas calculé, vous pouvez donc entrer la valeur souhaitée.
  • Total des revenus provenant de l’événement. Enregistre le revenu total réel provenant de l'événement selon vos enregistrements. Ce champ n’est pas calculé, vous pouvez donc entrer la valeur souhaitée.
  • Devise. Spécifiez la devise que vous utilisez pour toutes les valeurs dans cette page.
  • Budget alloué. Enregistre le montant total que vous envisagez de dépenser lors de l’événement. Ce champ n’est pas calculé, vous pouvez donc entrer la valeur souhaitée.
  • Coût total des membres externes. Enregistre le coût total des membres externes. Ce champ n’est pas calculé, vous pouvez donc entrer la valeur souhaitée.
  • Coût total des activités de l’événement. Enregistre le coût total des activités de l’événement. Ce champ n’est pas calculé, vous pouvez donc entrer la valeur souhaitée.
  • Revenu du parrainage. Suit et ajoute les revenus spécifiés pour chaque parrainage associé à cet événement. Vous pouvez modifier cette valeur si nécessaire, mais dès qu’elle est modifiée, elle arrête de suivre automatiquement les revenus des enregistrements de parrainage associés. Supprimez la valeur à réinitialiser.