Vérifier les montants dans la comptabilité

Vous avez peut-être une comptabilité qui exige une surveillance fréquence. Ou vous voudrez peut-être accélérer le processus de vérification à la fin du mois. Pour vous aider à garder une trace de ce que vous avez fait et pour accélérer les vérifications, utilisez l’action Vérifier les entrées sur la page Plan comptable ou Fiche compte général pour chaque compte.

Configurer les comptes à des fins de vérification

Sur la page Fiche compte général pour chaque compte, spécifiez comment autoriser les vérifications dans le champ Stratégie de vérification.

Vérifier la stratégie	Description
Aucun	Vous ne pouvez pas marquer les écritures comptables comme vérifiées. Par exemple, utilisez cette option pour des comptes tels que les fournisseurs, les clients et les comptes bancaires pour lesquels il existe d’autres moyens de vérifier leurs montants.
Autoriser la vérification	Vous n’êtes pas obligé d’inclure des écritures dans une vérification, et les montants des écritures de débit et de crédit n’ont pas à s’équilibrer. Vous supprimez une vérification, par exemple, si vous avez fait une erreur.
Autoriser la vérification et solde de correspondance	Les montants totaux des écritures de débit et de crédit lors de la vérification doivent correspondre. Les champs Débit et Crédit indiquent ces montants, et le champ Solde indique le total. Ce paramètre vous permet également de supprimer une vérification. Lorsque vous supprimez une vérification d’une ou plusieurs écritures, les écritures de débit et de crédit doivent toujours s’équilibrer.

Marquer les écritures comme vérifiées

Choisissez les écritures que vous avez vérifiées, puis utilisez l’action Définir la sélection comme vérifiée. Chaque fois que vous marquez une ou plusieurs écritures comme vérifiées, elles reçoivent le même numéro dans la colonne Identifiant vérifié. L’identifiant de vérification est un moyen pratique de garder une trace des écritures qui ont été vérifiées en même temps. Business Central enregistre également l’utilisateur qui a fait la vérification et quand il l’a faite.

Si vous marquez des écritures comme vérifiées, mais que vous regrettez de l’avoir fait, utilisez l’action Définir la sélection comme non vérifiée.

• Si la stratégie Vérification autorisé est attribuée au compte, l’action réinitialise l’identifiant vérifié à 0 et supprime la personne ainsi que la date et l’heure de la vérification.
• Si la stratégie Vérification du solde autorisé et de correspondance est attribuée, le crédit et le débit doivent toujours s’équilibrer. Par exemple, si l’une des écritures d’une vérification est une erreur, vous pouvez choisir une autre écriture avec la bonne valeur. L’écriture de remplacement n’a pas besoin d’avoir le même identifiant vérifié.

Astuce

Un moyen rapide de choisir plusieurs écritures consiste à maintenir la touche Ctrl ou Maj enfoncée pendant que vous choisissez les écritures. Ctrl vous permet de sélectionner des écritures spécifiques et Maj sélectionne toutes les écritures entre la première et la dernière écritures sélectionnées.

Vérifier les comptes qui ont d’anciennes écritures

Vous avez peut-être des écritures de périodes passées que vous avez déjà vérifiées ou qui n’ont tout simplement pas besoin d’être vérifiées. Vous souhaitez simplement commencer à vérifier les écritures à partir, par exemple, du début de l’année ou de la période comptable. Vous pouvez ensuite laisser les écritures telles quelles. Toutefois, si vous souhaitez analyser des données dans Excel ou en utilisant le mode d’analyse, marquez les écritures comme vérifiées. Pour en savoir plus sur l’analyse des écritures, consultez Analyser les écritures. Pour marquer les écritures comme vérifiées, ajoutez un filtre dans le volet Filtre pour n’afficher que ces écritures, puis choisissez l’action Marquer les écritures sélectionnées comme vérifiées.

Filtrer les écritures

Pour obtenir une image plus claire, il existe plusieurs façons de filtrer les écritures sur la page Vérifier les écritures comptables.

• Utilisez les actions Afficher les écritures vérifiées et Masquer les écritures vérifiées pour afficher uniquement les écritures que vous avez ou n’avez pas vérifiées. Pour effacer les filtres, utilisez l’action Afficher toutes les écritures.
• Utilisez le volet Filtre. Par exemple, vous pouvez filtrer par numéro de compte ou, si vous avez des écritures plus anciennes et que vous souhaitez toutes les marquer comme vérifiées, par date de publication.

Analyser les écritures

Il existe plusieurs façons d’analyser les écritures comptables que vous avez vérifiées.

• Activez le mode d’analyse, par exemple, pour regrouper les écritures en fonction de leur identifiant vérifié. Pour en savoir plus sur le mode d’analyse, accédez à Analyser les données de la page de liste à l’aide du mode d’analyse.
• Exportez les écritures vers Excel.

Voir aussi

Familiarisation avec la comptabilité et le plan comptable
Configurer ou modifier le plan comptable