SharePoint Server 2010의 문서 ID
최초 문서 게시일: 2011년 10월 13일 목요일
문서 ID 개요
콘텐츠 관리에서 일반적으로 발생하는 문제 중 하나는 문서를 다른 위치로 이동하여 링크가 더 이상 작동하지 않는 것입니다. 콘텐츠를 저장소로 전송하고 나중에 찾는 과정에서도 문제가 발생할 수 있습니다. 문서 ID 기능을 사용하면 이러한 유형의 문제를 해결할 수 있습니다. 문서 ID는 활성화하는 경우 모든 문서 콘텐츠 형식에 열을 추가하는 사이트 모음 수준 기능입니다. 항목을 만들거나 업로드하고 문서에서 상속되는 콘텐츠 형식으로 설정하면 문서 ID가 지정됩니다. 문서 집합 콘텐츠 형식은 문서 콘텐츠 형식이 아닌 특수한 항목이지만 역시 문서 ID가 지정됩니다.
간단 팁: 이미 문서가 많이 포함되어 있는 사이트 모음에서 문서 ID 기능을 활성화하려는 경우가 있습니다. 이 이벤트를 수행하면 문서 콘텐츠 형식에 대해 콘텐츠 형식 푸시다운이 트리거되어 프로세스 시간이 오래 걸릴 수 있습니다. 따라서 기본적으로 야간에 실행되는 타이머 작업을 통해 문서 ID 활성화를 수행합니다. 문서 ID 기능을 즉시 활성화하려는 경우에는 중앙 관리에서 문서 ID 사용/사용 안 함 작업을 실행하십시오. 문서 ID를 기존 문서에 할당하는 별도의 타이머 작업이 있습니다.
문서 ID 설정
문서 ID는 두 개의 부분, 즉 접두사(기본적으로 사이트 모음별로 임의 생성됨)와 두 숫자 집합으로 구성됩니다. 예제 문서 ID는 J2W3DN6QF6XW-2-10과 같습니다. 첫 번째 숫자는 문서를 처음 만든 목록의 ID이고 두 번째 숫자는 해당 목록의 항목 ID입니다. 접두사는 사이트 모음별로 지정할 수 있으며 문서 ID 설정 페이지에서 쉽게 변경할 수 있습니다.
문서 ID 설정 페이지는 사이트 모음 루트에서 사이트 설정을 통해 액세스할 수 있으며, 사이트 모음 관리 범주에 포함됩니다. 문서 ID 설정 페이지에서는 문서 ID가 할당되는지 여부와 사용되는 접두사를 지정할 수 있습니다. 기본적으로 접두사는 임의 생성되기 때문에 문서 ID는 팜 전체에서 고유합니다. 약어 등의 더 쉽게 읽을 수 있는 형식으로 접두사를 변경할 수도 있습니다. 접두사를 변경하는 경우 확인란이 표시되며, 이 확인란을 선택해 모든 문서 ID를 다시 설정할 수 있습니다. 기존 문서의 ID를 다시 설정하면 문서 ID의 정상 기능이 손상됩니다. 즉, 이전 ID가 지정된 문서를 찾을 수 없으므로 ID가 더 이상 작동하지 않습니다. 따라서 문서 ID는 처음 할당한 직후 사용자들이 사용하기 전에 다시 설정해야 합니다. 설정 페이지에서는 서로 다른 다른 사이트 모음에서 문서 ID를 찾는 데 사용할 검색 범위(기본값: 모든 사이트 범위)를 지정할 수도 있습니다.
문서 ID(문서에 연결됨) 열
문서의 보기 속성 및 목록 보기에서는 문서 ID 열을 표시할 수 있습니다. 문서 ID 열은 https://site/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=J2W3DN6QF6XW-2-40과 같은 형식의 URL입니다. 이 URL을 클릭하면 검색을 통해 문서를 찾을 수 있습니다. 따라서 문서를 다른 위치로 이동해도 URL은 작동합니다.
HintURL로 문서 보내기
중앙 관리에서는 콘텐츠를 다른 사이트로 전송할 수 있는 보내기 위치를 구성할 수 있으며, 콘텐츠 구성 도우미는 문서를 최종 대상으로 자동 라우팅합니다. 이 경우 문서 ID 조회 URL이 반환되며(대상에서 문서 ID 기능이 활성화된 경우) 이 URL의 끝에는 HintURL도 포함되어 있으므로 사용자는 검색에서 아직 인덱싱하지 않은 문서도 즉시 찾을 수 있습니다. HintURL 링크의 예는 다음과 같습니다.
https://sites/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=J2W3DN6QF6XW-2-96&hintUrl=DropOffLibrary/A1.docx
문서 내의 문서 ID
문서 ID를 사용할 수 있는 시나리오 중 하나는 인쇄 버전 문서로 전자 버전 문서를 추적하는 경우입니다. 문서를 인쇄해 배포했는데 문서를 받은 사람들이 전자 버전에서 업데이트된 내용이 있는지를 확인하려는 경우를 예로 들 수 있습니다. 이 경우 Word의 빠른 문서 요소(Quick Parts)를 사용하여 문서 ID를 문서에 삽입할 수 있습니다.
사용자가 새 콘텐츠 형식 인스턴스를 만들 때마다 문서 페이지나 머리글 내에 문서 ID가 포함되도록 할 수도 있습니다. 이렇게 하려면 문서 ID를 지정할 문서를 SharePoint에 업로드한 다음 문서를 다운로드하고, 콘텐츠 형식에 사용하려는 방식으로 서식 파일을 사용자 지정한 후에 Word의 삽입 리본 메뉴에 있는 빠른 문서 요소를 사용하여 문서 ID 값 속성을 삽입합니다. 그런 다음 파일을 Word 서식 파일(dotx)로 저장하고 콘텐츠 형식을 만든 후에, 콘텐츠 형식의 고급 설정에서 서식 파일을 업로드합니다. 그러면 사용자가 새 문서 드롭다운을 사용하여 해당 콘텐츠 형식의 새 항목을 만들 때 문서 ID 값(Document ID Value)이 빠른 문서 요소로 포함됩니다.
문서 ID 기준으로 찾기 웹 파트
사용자가 문서 ID를 입력하여 문서를 조회하는 데 사용할 수 있는 문서 ID 기준으로 찾기 웹 파트가 제공됩니다. 이 웹 파트는 웹 파트의 검색 범주에 있습니다. 사용자가 조회할 수 있도록 실제 문서에 인쇄되는 문서 ID와 문서 ID 웹 파트를 조합하여 사용할 수 있습니다.
물론 사용자는 문서 ID만 복사한 다음 일반 검색 상자에 붙여 넣어 문서를 찾을 수도 있습니다. DocID는 관리되는 속성이므로 docid:J2W3DN6QF6XW-2-96과 같이 docid:문서 ID 값 검색 구문을 사용할 수 있습니다.
문서 ID는 다른 위치로 이동된 문서를 쉽게 찾을 수 있도록 하는 SharePoint Server 2010의 새로운 기능입니다. 문서를 복사하면 새 문서 ID가 할당되며, 문서를 이동하거나 잘라낸 다음 붙여 넣으면 원래 문서 ID가 유지됩니다. 문서 ID를 사용하여 전자 버전 문서로 실제 문서를 추적할 수도 있습니다.
Quentin Christensen
프로그램 관리자(문서 및 레코드 관리)
이 문서는 번역된 블로그 게시물입니다. 원본 문서는 Document ID in SharePoint Server 2010을 참조하십시오.