SharePoint 2010의 문서 관리 소개

SharePoint 2010의 문서 관리 소개

안녕하세요? 저는 Adam이라고 합니다. 이번에는 콘텐츠 관리 부문의 또 다른 주요 영역인 DM(문서 관리) 에 대해 이야기해 보려고 합니다. 앞으로 몇 개월 동안 엔지니어링 팀의 여러 팀원들이 돌아가며 문서 모음의 활용도를 극대화하는 데 도움이 되는 새로운 DM 기능에 대한 설명할 예정입니다. 또한 SharePoint 2010을 조기에 채택한 일부 주요 업체들이 새로운 DM 기능을 사용하여 까다로운 정보 관리 방식 문제를 해결한 방법도 살펴보겠습니다.

하지만 오늘은 저희 팀이 SharePoint 2007 이후로 문서 관리 공간에 대해 알게 된 내용을 설명하고 이번 릴리스에서 DM 비전의 길잡이가 된 주요 개념을 소개하기로 하겠습니다.

요약: SharePoint 2007의 문서 관리

SharePoint 2007은 SharePoint가 공동 작업 역할에서 진정으로 벗어나 고객이 구조 및 관리를 문서 라이브러리에 적용할 수 있도록 한 최초의 릴리스였습니다. 이 릴리스에서는 체크 인/체크 아웃, 주/부 버전 관리, 항목당 사용 권한, 콘텐츠 형식, 워크플로, 휴지통 같은 많은 주요 DM 인프라가 확립되었습니다. 물론 이러한 모든 기능은 최종 사용자가 문서 저장소와 단순하게 상호 작용하도록 Word, Excel 및 PowerPoint 같은 Office 클라이언트 응용 프로그램과 긴밀하게 통합되었으며, 이는 SharePoint 2010에도 일관되게 구현된 핵심 디자인 개념이기도 합니다.

이러한 기능을 통해 고객은 SharePoint 2007에서 높은 가치의 정보 저장소를 만들 수 있게 되었습니다.

SharePoint 2010의 경우 SharePoint 2007의 획기적인 성공을 발판 삼아 다음과 같은 세 가지 주요 개념을 바탕으로 디자인을 재편성했습니다.

개념 #1: 관리되지 않는 항목 관리

고객이 SharePoint 2007 시스템의 DM 기능을 사용하기 시작하는 방법을 살펴보면서 한 가지 흥미로운 추세를 확인하게 되었습니다. 즉, 이러한 기능은 단순히 관리되는 문서 저장소 배포 환경의 일부가 아니라는 점이었습니다. 기존 DM 기능은 일반적인 공동 작업 팀 사이트에서도 상당히 많이 사용되었습니다. 고객은 이러한 기능을 사용하여 정책 및 구조를 적용하는 것은 물론 다른 방식에서는 관리 수준이 상당히 떨어지는 위치도 세부적으로 파악했습니다. 또한 SharePoint를 사용하여 일반적으로 구조화되지 않은 사일로를 ECM 영역으로 끌어오는 경우가 갈수록 증가하고 있었습니다.

이는 SharePoint 2010에 투자한 기술과 노력의 밑바탕이 된 핵심 개념입니다. 예를 들어 SharePoint 2010의 새로운 주요 기능 중 하나는 문서 집합 개념입니다. 문서 집합은 "스테로이드를 투여한 폴더" 정도로 생각할 수 있습니다. 문서 집합을 사용하면 관련 문서를 모두 그룹화하여 이러한 문서에서 메타데이터를 공유하고 공통된 홈 페이지, 워크플로 및 보관 프로세스를 사용하도록 할 수 있습니다.

문서 집합의 시작 페이지는 사용자 지정 가능한 페이지로, 사용자는 이 페이지에서 문서 집합의 콘텐츠를 검색하고 문서 집합의 항목 간에 메타데이터를 보고 동기화하며 문서 집합을 관리할 수 있습니다.

이 기능을 디자인해야 할 때가 되었을 때 저희는 사람들이 이 기능을 사용하여 구조화된 수준이 높은 견고한 공식 프로세스(예: 규제 당국에 양식을 제출하는 제약 회사)를 관리하길 원한다는 사실을 알게 되었습니다. 하지만 저희 입장에서는 이 기능을 단순한 팀 사이트에서 사용하여 여러 문서를 한데 묶어야 하는 대부분의 프로세스를 관리할 수 있도록 하는 일도 마찬가지로 중요했습니다. 이에 대한 예로는 PowerPoint 데크, 비용 스프레드시트, 영업 문구가 설명된 문서가 들어 있는 영업 문구 서적/영업 제안서를 하나로 편집해야 하는 팀을 떠올릴 수 있을 것입니다.

문서 집합 기능을 비공식적으로 손쉽게 사용할 수 있도록 하는 것은 저희 팀이 SharePoint 최종 사용자를 염두에 두고 ECM의 가치를 확장하는 한 가지 방식입니다.

개념 #2: 판도를 바꾸는 요소인 공유 컴퓨팅과 엔터프라이즈 메타데이터

이번 릴리스의 DM 기능 집합을 디자인하기 시작하면서 메타데이터의 성능(구조화된 분류와 단순한 대중 분류법(키워드))이 문서 관리 공간에 변화를 불러 일으키는 힘을 좌우한다는 사실을 바로 깨닫게 되었습니다. SharePoint 2010 문서 저장소에서는 이러한 두 가지 개념을 최대한 활용하려고 했습니다.

SharePoint 2010 사용자가 메타데이터를 활용할 수 있도록 하는 주요 원칙에는 두 가지가 있습니다. 첫 번째는 태그 지정 측면과 관련이 있는데 사이트에서 기업 전체에 적용되는 콘텐츠 형식 및 분류를 손쉽게 사용할 수 있고 사용자가 이를 사용하여 태그를 지정하기도 편리하다는 것입니다.

SharePoint 2010에서는 거의 아무런 노력 없이 모든 SharePoint 사이트에서 활용할 수 있는 메타데이터를 일관된 방식으로 관리합니다. 이를 통해 기업 전체에서 동일한 언어로 의사 소통할 수 있게 됩니다. 실제로 한 번 판매한 제품의 목록을 정의하고 이러한 데이터를 모든 SharePoint 사이트에서 사용할 수 있도록 하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.

미리 입력 기능을 통해 사용자가 이 대중 분류법에서 값을 손쉽게 선택하는 방법을 확인합니다. 또한 West Coast 태그가 이 라이브러리의 모든 문서에 대해 기본값으로 설정되었기 때문에 자동으로 채워진 방식에도 유의합니다.

두 번째 주요 원칙은 SharePoint에서 이러한 태그를 활용하는 방식입니다. 예를 들어 SharePoint 2010 문서 라이브러리는 메타데이터를 주요 탐색 피벗으로 사용하도록 구성할 수 있습니다. 메타데이터 기반 탐색은 라이브러리의 항목을 필터링하는 데 사용할 수 있는 가상 폴더 구조로 생각할 수 있습니다.

사용자는 기존 폴더를 기준으로 탐색하는 대신 Contoso의 텐트 제품에 대한 영업 자료만 들어 있는 가상 폴더에 대해 라이브러리를 필터링했습니다.

여기서 선순환이 발생합니다. 즉, 손쉬운 메타데이터 입력을 통해 항목에 태그를 지정하고 이를 통해 탐색을 수행할 수 있게 됩니다. 또한 사용자는 저장소를 탐색하기 위해 메타데이터가 필요한데 이로 인해 항목에 태그를 지정하게 됩니다.

개념 #3: 강력한 문서 관리 응용 프로그램으로 사용하는 브라우저

SharePoint는 항상 많은 시나리오에서 사용되었지만 다음과 같은 두 가지로 가장 잘 알려져 있을 것입니다.

· 웹 페이지 및 사이트 제작을 위한 최상의 도구

· 문서의 저장, 관리 및 공동 작업을 위한 공간

SharePoint 2010에서는 정보 관리 저장소를 만들려면 이러한 두 영역을 병합해야 한다는 개념에 중점을 두고 있습니다. 정보 작업자에게 있어 브라우저는 회사 방화벽 내에서는 물론 소비자 영역에서도 갈수록 중요한 기술로 떠오르고 있습니다. 사람들은 항상 문서를 다운로드하여 가지고 다니길 원할 뿐 아니라 브라우저를 사용하여 문서와 상호 작용하고 해당 문서에 대한 다양한 컨텍스트(예: 메타데이터, 관련 문서, 문서의 주제와 관련된 Wiki 페이지)를 보고 싶어하기도 합니다.

따라서 이제 업계는 모든 문서 관리 시스템에서 문서의 콘텐츠에 컨텍스트를 추가하는 페이지 또는 Wiki를 효과적으로 제작할 수 있도록 해야 합니다. 또한 이러한 기능을 갖추지 못한 시스템은 시대에 뒤쳐진 것으로 인식되기 시작할 것입니다.

SharePoint 2010에서는 이러한 비전을 몇 가지 다양한 방식으로 실현하고 있습니다. 첫 번째로, Office Web Apps(Office 2010 제품군의 일부로 사용이 허가된)가 설치된 경우 문서 라이브러리를 클릭하면 Office 문서가 기본적으로 브라우저에서 로드되도록 구성할 수 있습니다.

사용자는 브라우저를 벗어나지 않고 SharePoint에 저장된 Office 문서를 신속하게 볼 수 있습니다.

두 번째로, 이번 릴리스에서는 문서 저장소에서 웹 콘텐츠 관리 기능을 사용하는 방법을 놓고 많은 시간을 고민했습니다. 예를 들어 이미 널리 사용되는 콘텐츠 쿼리 웹 파트(영문일 수 있음)는 특정 주제와 관련된 모든 문서를 나타내는 데 사용할 수 있습니다.

콘텐츠 관리자는 특정 주제(예: 신제품)와 관련된 페이지를 만들 수 있습니다. 이 페이지에는 제품 관련 텍스트와 마케팅 그림은 물론 해당 제품으로 태그가 지정된 모든 문서 모음이 포함됩니다.

이러한 비전을 통해 SharePoint의 매우 강력한 두 가지 측면을 하나의 솔루션에 통합하여 조직의 정보 검색 문제를 해결할 수 있게 됩니다. 이는 엔터프라이즈 Wiki와 기존 엔터프라이즈 문서 저장소를 병합한 결과이기도 합니다.

글을 마치며: 예고된 더 많은 기능

이 게시물을 통해 SharePoint 2010 이후 버전의 문서 관리 기능이 지향하는 방향에 대해 어느 정도 가닥을 잡게 되었기를 바랍니다. 기능 측면에서는 SharePoint 2010의 많은 DM 기능 중 일부만 살펴본 것입니다. 앞으로 더 많은 기능을 자세히 살펴볼 예정이므로 이후 게시물에도 계속 관심을 가져 주시기 바랍니다. 아울러 블로그를 통해 다뤘으면 하는 내용이 있으면 부담 없이 의견을 남겨 주시기 바랍니다. 특히, Microsoft SharePoint Server 2010 베타 버전을 다운로드했거나 SharePoint 2010 평가판을 사용해 본 사용자 여러분의 많은 참여를 기대하겠습니다.

끝까지 읽어 주셔서 감사합니다.

Adam Harmetz

수석 프로그램 관리자, 문서 및 레코드 관리 부서

이 문서는 번역된 블로그 게시물입니다. 원본 문서는 SharePoint 2010의 문서 관리 소개를 참조하십시오.