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작업 추적

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최초 문서 게시일: 2012년 7월 26일 목요일

Eilene Hao Klaka는 작업 관리 앱 팀의 프로그램 관리자입니다.

오늘날에는 거의 모든 프로젝트가 공동으로 진행됩니다.  레스토랑 사장은 직원 및 홍보 담당자와 함께 새로운 메뉴의 개발 및 홍보를 진행합니다.  웨딩 플래너는 플로리스트 및 현장 코디네이터와 함께 누군가의 꿈 같은 결혼식을 준비합니다.  할 일을 조정하고, 상태를 쉽게 전달하고, 즐겨찾는 도구를 종료하지 않고 팀과 동기화된 상태를 유지할 수 있는 방법이 필요합니다.  

 

다음 버전의 SharePoint에서는 직관적인 새 환경을 구축했습니다. 이를 통해 팀을 위한 환경은 전체적으로 조직화되었으며 개인을 위한 환경은 프로젝트 전반에 걸쳐 개인 작업 위에 위치합니다. 이 두 핵심 부분은 뉴스피드 허브의 내 작업 및 팀 사이트에 대한 새 작업 관리 기능입니다.  잠시 살펴보겠습니다.

 

팀으로 프로젝트 작업

다음 버전의 SharePoint에서는 작업 관리 기능을 추가하여 팀 사이트를 개선할 수 있으므로 조직적으로 작업하고, 작업을 계획 및 추적하고, 마감 날짜를 알리고, 문서와 메모를 모두 한 곳에 저장할 수 있습니다.  새 사이트의 기본 페이지에서 “작업 기한을 맞춰야 하나요?” 타일을 클릭하면 됩니다.  

 

다음은 작업에 도움이 되는 몇 가지 도구입니다. 

  • 작업 목록: 작업, 할 일 및 마감 날짜 캡처
  • 일정: 중요한 날짜 및 모임 추적
  • 프로젝트 요약: 팀 참여

작업 목록을 사용하여 작업 및 마감 날짜 조정

새로운 작업 목록을 사용하면 팀의 작업을 빠르게 생성하고 편집할 수 있습니다.  작업 목록의 시작 보기는 통화 중 노트에 간단히 적을 수 있는 정보 유형(작업, 기한, 작업이 할당된 사람 등)을 담을 수 있도록 최적화되어 있습니다.  "이 목록 편집"을 클릭하면 Excel에서와 같이 편집할 수 있는 표가 표시됩니다.  상황이 바뀌거나 새로운 개발이 시작되어 필요에 따라 프로젝트를 조정하려는 경우 이 모드를 사용하면 작업을 훨씬 더 유연하게 구성할 수 있습니다. 예를 들어 작업을 끌어 놓아 순서를 바꾸거나 작업을 들여 써서 계층을 만들 수 있습니다.  두 항목 사이에 수행할 작업을 추가하는 것을 잊은 경우  삽입을 클릭하고 중간에 직접 추가하면 됩니다.

 

페이지 맨 위에는 가장 중요한 작업 및 중요 시점을 시각적으로 보여주는 대화식 시간 표시 막대가 있습니다.  이 시간 표시 막대는 프로젝트에 참여하는 모든 사용자에게 각자의 작업이 다른 작업의 상황에 부합하는지를 알기 쉽게 보여줍니다.  리본 또는 작업 설명을 통해 단추를 클릭하여 시간 표시 막대에 작업과 날짜를 추가할 수 있습니다.  

 

작업 목록을 사용하여 팀에서 완료해야 할 작업을 쉽게 구성하고 작업의 진행 상황을 확인할 수 있습니다.

 

프로젝트 상태 요약

작업 목록은 프로젝트를 운영하는 사람에게 유용하지만, 사이트를 방문하는 모든 사용자(팀 구성원, 이해 관계자)에게는 프로젝트 상태 요약 보기가 필요합니다. 사이트 홈 페이지에는 프로젝트의 진행 상황을 쉽게 알려주고, 예정된 다음 중요 시점에 대해 설명하고, 몇 가지 표시 모드를 제공하는 프로젝트 요약이 있습니다.  첫 번째는 이해 관계자에게 진행 상황에 대한 주요 개요를 제공하는 작업 목록의 시간 표시 막대이고,  두 번째는 구체적인 정보가 필요한 사용자에게 다음 단계에 대해 알기 쉽게 보여주는 예정된 작업 마감 날짜 및 일정 이벤트 목록입니다.  따라서 사이트를 방문하는 누구나 진행 상황과 수행 중인 작업에 대한 주요 개요를 볼 수 있습니다.  Microsoft에서는 자체 도구를 사용하는 것을 좋아하며 이를 시범 서비스라고 합니다. 홈 페이지의 프로젝트 요약에는 Office 내에 표시되는 많은 새로운 사이트가 있습니다. 사용자 의견이 많은 도움이 되었습니다. 사이트의 이 프로젝트 요약(Project Summary)을 통해 원하는 디자인으로 구성하고 팀을 동기화할 수 있다고들 합니다.



필요에 따른 확장

작업 목록을 사용하면 팀의 작업을 쉽게 구성할 수 있지만 프로젝트 범위가 확대되어 더 높은 수준의 제어, 구조 및 보고가 필요할 수 있습니다.  이럴 경우 Microsoft Project 2013에서 작업 목록을 열 수 있습니다.  리본 메뉴에서 "Project에서 열기" 단추를 클릭하여 유용한 보고 기능과 훨씬 더 높은 수준의 구성을 통해 프로젝트 일정 및 마감 날짜를 추적할 수 있습니다. Project에서 저장하면 모든 사용자가 공유하는 목록에 변경 내용이 직접 동기화됩니다.  

 

한 곳에서 모든 작업 수행

사람들은 대개 5-7개의 프로젝트를 동시에 진행합니다.  예를 들어 웨딩 플래너가 SharePoint의 작업 관리 사이트에서 다양한 고객의 결혼식을 계획합니다. 이 경우 이 웨딩 플래너는 여러 위치에서 작업이 할당되며, 프로젝트와 관련 없는 개인적인 작업도 추적합니다.  

  

이제 각 사이트를 개별적으로 조사하여 할당된 작업을 조사할 필요 없이 뉴스피드 허브에서 내 작업이라는 새로운 기능을 사용하여 프로젝트 전반에서 수행해야 할 모든 항목을 한 곳에서 요약하여 볼 수 있습니다.  

 

내 작업에서는 SharePoint, Outlook 및 Project에서 사용자에게 할당된 모든 작업을 하나의 환경으로 모을 수 있으며, 개인 작업과 할당된 작업을 모두 구성 및 관리할 수 있습니다. 

 

목표는 작업을 보여주는 것이 아니라 수행할 작업을 한 곳에서 모두 확인할 수 있는 장소를 제공하는 것입니다.  다음은 유용한 몇 가지 작업입니다.

 

작업 구성 및 수행

내 작업(My Tasks)에 연결하려면 뉴스피드 허브로 이동하여 빠른 실행에서 "작업"을 클릭합니다.  처음 방문하는 경우 모든 작업이 프로젝트별로 그룹화되어 표시되므로 작업의 출처를 파악할 수 있습니다.

 

작업이 표시되면 수행해야 할 기타 중요한 항목을 생각해야 합니다.  내 작업에서 인라인 추가 컨트롤을 사용하여 작업을 쉽고 빠르게 캡처할 수 있습니다.  

 

작업의 우선 순위를 지정하려면 작업을 위 또는 아래로 끌어 놓아 순서를 변경할 수 있습니다.  또한 작업에 중요 표시를 하여 주력할 작업을 강조 표시할 수 있습니다. 그러면 해당 작업이 "중요 및 예정" 보기에 표시됩니다. 이에 대해서는 다음 섹션에서 설명하겠습니다.

 

작업을 완료하려면 작업 목록에서처럼 확인란을 선택합니다. 그러면 해당 작업이 자동으로 지워진 후 사라집니다.  해당 작업은 완료 보기에서 계속 확인할 수 있습니다.  작업을 편집하거나 작업 양식을 직접 열 수도 있습니다. 모든 변경 내용은 프로젝트 사이트에 다시 기록되므로 팀에서 사용자의 상태와 업데이트를 즉각적으로 알 수 있습니다.

 

작업을 돕기 위해 설명을 열어서 관련 참고 자료가 있는 프로젝트 사이트에 대한 링크를 비롯한 많은 컨텍스트 정보를 가져올 수도 있습니다. 



"중요 및 예정"을 사용하여 다음 작업 결정하기

내 작업에는 요청된 모든 작업 중에서 다음 작업을 선택할 수 있는 "중요 및 예정"이라는 특수 보기가 제공됩니다. 이 보기에는 다음 몇 주 이내에 예정된 모든 작업, "중요" 표시된 모든 작업, 가까운 시일 내에 예정된 작업 목록 등을 보여주는 개인 시간 표시 막대가 제공됩니다. 이 시간 표시 막대는 자정식 보기입니다. 즉, 내용이 지속적으로 변경되어 작업 목록이 지나치게 복잡해지는 것을 방지합니다.  시간이 지나면 이 보기에서 중요한 작업의 중요도가 점차적으로 손실되므로 처리되지 않았지만 더 이상 중요하지 않은 이전 작업으로 목록이 복잡해지는 일이 없습니다.



어디에서든 작업 가능

마지막으로 작업을 Outlook과 동기화할 수 있습니다.  그러면 Outlook 또는 Outlook Web App뿐만 아니라 휴대폰에서 자주 사용하는 Outlook 작업 앱(예: Windows Phone의 일정 허브, iOS의 미리 알림 앱)에도 작업이 표시됩니다. 내 작업의 리본 메뉴로 이동하여 "Outlook과 동기화(Sync to Outlook)"를 클릭하여 설정합니다. 그러면 작업이 정기적으로 동기화됩니다.

 

지금까지 다음 버전의 SharePoint에서 자주 사용하는 도구를 종료하지 않고 구성 및 팀과 동기화하는 방법에 대해 간략히 살펴보았습니다.  이제 직접 사용해 보시고 생산성이 향상되고 프로젝트가 개선되는지 알려주십시오. 

 

 

 

 

 

이 문서는 번역된 블로그 게시물입니다. 원본 문서는 Keep track of your work를 참조하십시오.