간단한 공유

최초 문서 게시일: 2012년 7월 27일 금요일

Gaurav Doshi는 SharePoint 엔지니어링 팀에서 사용자 환경을 담당하는 프로그램 관리자입니다.

제가 Microsoft에서 일하는 것을 좋아하는 이유 중 하나는 넘치는 기부 문화입니다. 내가 알고 있는 모든 동료 직원들은 비영리 자선 활동에 참여하고 있습니다.  저 역시 인도에서 혜택을 받지 못하는 어린이에게 교육과 의료 혜택을 제공하는 비영리 단체에서 자원 봉사자 그룹을 관리하고 있습니다.

저희는 그림, 비디오, 예산 문서, 영수증, 법률 자료를 비롯하여 많은 정보를 정기적으로 교환합니다. 프레젠테이션에서 공동 작업을 수행하고, 비디오를 편집하고, 유인물을 제작합니다. 현재는 이러한 모든 작업이 전자 메일을 통해 수행되므로, 뒤죽박죽입니다. 자료는 여기 저기 흩어져 있고 통제력을 상실한 사용자별 업데이트와 버전이 손실되는 것은 다반사입니다.

 

SharePoint는 이러한 문제를 해결하는 데 이상적입니다. 사이트(Site)는 프로젝트와 관련된 모든 항목을 저장하는 데 완벽한 장소입니다. 사이트를 조직 내 다른 사람들이나 외부 자원봉사자와 쉽게 공유할 수 있습니다. 업데이트를 놓치는 일 없이 언제 어디서든 모든 사람들과 협력하여 프레젠테이션을 만들고 비디오를 편집할 수 있습니다. 

 

SharePoint에 대해 알고 있다면 사용 권한, 그룹 및 상속에 대해서는 들어보았겠지만 "공유"는 어떻습니까? 공유는 믿을 수 없을 정도로 간단하면서도 매우 강력한 새로운 기능입니다. 여기서는 공유에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

 

사이트 공유

사이트는 사용자 간에 공유됩니다. SharePoint의 새 버전에서 사이트 공유는 간단합니다. 사이트의 모든 페이지에는 오른쪽 위에 "공유" 단추가 있습니다. 이 단추를 클릭하고 공유할 사람의 이름을 입력하고 Enter 키를 누르면 됩니다. SharePoint에서는 이러한 환경을 제공하기 위해 권한 수준, 그룹 및 상속과 같은 강력한 기능을 여전히 사용하지만, 이제는 사이트 공유와 같은 일상 작업을 수행하기 위해 이러한 개념을 몰라도 됩니다.

 

공유된 사람은 사이트 링크가 포함된 초대 전자 메일을 받게 됩니다.

Office 365를 사용 중인 경우 회사 외부 사람을 초대할 수 있습니다. 해당 전자 메일 주소를 입력하면 외부 사람도 초대장을 받게 됩니다.

공유하려면 항목을 볼 수 있는 사람에 대해 알아야 합니다. 이 사이트에 이미 연결되어 있는 사람을 확인하는 것도 간단합니다. 오른쪽 위에 있는 "설정" 메뉴에서 "공유 대상"을 클릭하면 사이트에 대한 액세스 권한이 있는 사람의 이름과 그림이 표시됩니다.

문서 공유

전체 사이트가 아닌 문서 하나만 공유하려는 경우도 있습니다. 이 경우 문서를 SkyDrive Pro에 업로드할 수 있습니다. 아직은 문서가 모든 사람과 공유되지 않습니다. 공유할 준비가 되면 문서 옆에 있는 "잠금" 아이콘, "초대"를 차례로 클릭하고 이름을 입력한 다음 Enter 키를 누릅니다. 초대하면 "잠금" 아이콘이 변경되어 문서가 공유됨을 나타냅니다.

 

문서 설명에서 "공유"를 선택하여 사이트 내에서 개별 문서를 공유할 수도 있습니다.

 

조직 외부 사람과 문서를 공유할 경우 기본적으로 무료 Microsoft 계정(이전 명칭은 Live ID)으로 로그인해야 합니다. "로그인 필요" 옵션을 선택하지 않은 경우에는 로그인할 필요가 없습니다. 이 기능은 기금 모금 행사 유인물을 공유하려는 경우에 적합합니다. 공유된 모든 사람은 다른 사람에게 링크를 전달할 수 있습니다. 링크를 가져와서 내 Facebook에 넣어 행사 등을 광고할 수 있습니다. 링크를 받는 모든 사람은 로그인하지 않고 유인물에 액세스할 수 있습니다.

 

관리자는 로그인하지 않고 공유하기 기능과 같은 특정 공유 설정을 제어할 수 있습니다.

 

액세스 요청

SharePoint를 사용한 적이 있다면 이 메시지를 본 적이 있을 것입니다.

이전에는 액세스가 거부된 경우 어떻게 할 수 있는 방법이 없었습니다.

 

새 버전의 SharePoint에서는 공유되지 않은 사이트 또는 문서를 방문하려는 경우에도 더 이상 문제가 없습니다. 사이트 소유자에게 알림을 보내 액세스해야 하는 이유를 설명할 수 있습니다. 소유자가 요청을 승인하면 전자 메일 알림을 받게 됩니다. 더 이상 막다른 길이 아닌 초인종이 달린 문이 있습니다.

SharePoint 2013을 사용하여 저의 비영리 작업과 관련된 모든 항목을 저장하여 공유할 날이 너무 기다려집니다. 간편한 공유로 인해 공급업체와 제안서를 공유하고, 파트너와 빠르고 안전하게 협력하고, 조직 전반의 공동 작업 등 모든 일상 작업이 정말 개선되겠죠?

 

지금 SharePoint Preview(영문일 수 있음)를 사용해 보시고 소중한 의견을 보내주십시오.

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이 문서는 번역된 블로그 게시물입니다. 원본 문서는 Sharing - simplified를 참조하십시오.