ID documento in SharePoint Server 2010

Articolo originale pubblicato giovedì 13 ottobre 2011

Panoramica su ID documento

Un problema comune nella gestione del contenuto è costituito dal mancato funzionamento dei collegamenti dovuto allo spostamento dei documenti in posizioni diverse. Un altro problema consiste nella capacità di ritrovare contenuto precedentemente inserito in un repository. Questi tipi di problemi sono gestiti dalla caratteristica ID documento. Si tratta di una caratteristica a livello della raccolta siti che, una volta attivata, aggiunge colonne in tutti i tipi di contenuto dei documenti. Ogni volta che un elemento viene creato o aggiornato e viene impostato su un tipo di contenuto che eredita dal documento, ottiene un ID documento. Il tipo di contenuto set di documenti è un caso speciale a cui vengono comuque assegnati ID documento.

Suggerimento: se attivate la caratteristica ID documento su raccolte siti che contengono già grandi quantità di documento, questo evento attiva un'impostazione del tipo di contenuto Documento e pertanto il processo può durare a lungo. L'attivazione di ID documento avviene pertanto tramite un processo timer che viene eseguito durante la notte per impostazione predefinita. Se desiderate attivare direttamente la caratteristica ID documento, eseguite il Processo attivazione/disattivazione ID documento in Amministrazione centrale. È disponibile un processo timer specifico che assegna gli ID documento ai documenti esistenti.

Impostazioni di ID documento

Gli ID documento sono formati da due parti, un prefisso generato casualmente per impostazione predefinita per ogni raccolta siti e due insiemi di numeri. Un esempio di ID documento ha il seguente aspetto: J2W3DN6QF6XW-2-10. Il primo numero è l'ID dell'elenco in cui è stato inizialmente creato il documento e il secondo numero è l'ID dell'elemento in tale elenco. Il prefisso può essere specificato per la singola raccolta siti e facilmente modificato dalla pagina delle impostazioni di ID documento.

Potete accedere alla pagina delle impostazioni di ID documento in Impostazioni sito alla radice della raccolta siti, all'interno della categoria Amministrazione raccolta siti. Nella pagina delle impostazioni di ID documento potete specificare se assegnare o meno ID documento e il prefisso utilizzato. Per impostazione predefinita, il prefisso viene generato casualmente in modo che gli ID documento siano univoci all'interno di una farm. Potete modificare il prefisso utilizzando una soluzione più leggibile quale un'abbreviazione. Se modificate il prefisso, potete selezionare una casella di controllo per ripristinare tutti gli ID documento. Se scegliete di ripristinare gli ID dei documenti esistenti, annullerete la funzionalità intrinseca degli ID documento, in quanto l'ID non funzionerà più poiché non sarà possibile trovare documenti con gli ID precedenti. Il ripristino degli ID documento deve essere eseguito solo subito dopo l'assegnazione iniziale degli ID, ovvero prima che gli utenti utilizzino gli ID documento. Nella pagina delle impostazioni potete inoltre specificare l'ambito di ricerca da utilizzare, che per impostazione predefinita è Tutti i siti, per trovare gli ID documento in altre raccolte siti.

Colonna di ID documento (collegata al documento)  

Nelle visualizzazioni elenco e nelle proprietà di visualizzazione dei documenti è possibile visualizzare la colonna di ID documento, ovvero un URL con un formato: https://site/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=J2W3DN6QF6XW-2-40. Quando selezionate questo URL verrà eseguita una ricerca per trovare il documento. In questo modo l'URL può funzionare anche se il documento è stato spostato in un'altra posizione.

ID documento inviato all'Hint URL 

In Amministrazione centrale è possibile configurare destinazioni di invio che consentono di inviare contenuto a un altro sito, dopodiché un Content Organizer indirizzerà automaticamente il documento alla destinazione finale. In questo caso viene restituito un URL di ricerca per ID documento, se la caratteristica ID documento è attivata nella destinazione, che contiene anche un HintURL posto alla fine in modo che gli utenti possano trovare immediatamente il documento sebbene la ricerca possa non essere stata ancora indicizzata. Di seguito viene mostrato un esempio di un collegamento all'HintURL:

https://sites/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=J2W3DN6QF6XW-2-96&hintUrl=DropOffLibrary/A1.docx

ID documento nei documenti

Uno scenario in cui potete utilizzare ID documento consiste nel controllo della versione elettronica di un documento rispetto alla versione stampata. Potete ad esempio stampare un documento e consegnarlo ad alcune persone, tuttavia tali persone non saranno in grado di trovarne la versione elettronica per vedere se sono stati eseguiti aggiornamenti. Potete utilizzare una parte rapida di Word per inserire l'ID documento in un documento.

Potete anche creare un modello, in modo che ogni volta che gli utenti creano una nuova istanza di un tipo di contenuto, abbia l'ID documento nell'intestazione o in una pagina del documento. Per questo scopo, caricate un documento in SharePoint a cui verrà assegnato un ID documento. Scaricate quindi il documento, personalizzate il modello come desiderate per utilizzarlo con il tipo di contenuto scelto e inserite la proprietà Valore ID documento utilizzando parti rapide dalla barra multifunzione Inserisci di Word. Salvate quindi il file come Modello di Word (con estensione dotx) e create il tipo di contenuto che desiderate. Nelle impostazioni avanzate per il tipo di contenuto, caricate il modello. Da questo momento in poi, quando gli utenti utilizzeranno il menu a discesa Nuovo documento per creare nuovi elementi del tipo di contenuto scelto, nel documento sarà incorporato il Valore ID documento come parte rapida.

Web part Ricerca in base a ID documento

Potete utilizzare una web part Ricerca in base a ID documento in cui gli utenti possono immettere ID documento allo scopo di cercare un documento. Questa web part è disponibile nella categoria Ricerca delle web part. Potete utilizzare la web part ID documento in combinazione con gli ID documento stampati sui documenti fisici in modo che gli utenti possano cercarli.

Gli utenti possono anche copiare semplicemente l'ID documento in una normale casella di ricerca per trovare il documento. DocID è una proprietà gestita, pertanto potete utilizzare la sintassi di ricerca seguente: docid:doc id valore, ad esempio nel tipo di ricerca docid:J2W3DN6QF6XW-2-96.

Gli ID documento rappresentano una nuova caratteristica di SharePoint Server 2010 che semplifica l'individuazione dei documenti quando vengono spostati in altre posizioni. Quando i documenti vengono copiati, verrà loro assegnato un nuovo ID documento, mentre quando vengono spostati o tagliati e incollati manterranno l'ID documento. Potete anche utilizzare gli ID documento per tenere traccia dei documenti fisici tramite la versione elettronica.

 

Quentin Christensen

Program Manager, Document and Records Management

Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in Document ID in SharePoint Server 2010