10 principali novità introdotte in SharePoint Online

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05/08/2013

Articolo originale pubblicato mercoledì 3 aprile 2013

Mark Kashman (@mkashman) è SharePoint Senior Product Manager nel team di SharePoint e si occupa di SharePoint Online.

SharePoint Online (SPO) presenta una lunga serie di miglioramenti innovativi. L'avanzato servizio di condivisione è stato aggiornato con una nuova interfaccia utente fluida, la condivisione attiva dei file personali, limiti di archiviazione più elevati sia per i siti personali che per i siti del team, un sofisticato modello di sviluppo di app per il cloud e strumenti più affidabili che consentono agli amministratori di controllare con maggiore facilità ed efficacia l'ambiente SPO. Insomma, il nuovo SharePoint Online offre vantaggi per tutti!

Gli utenti possono trarre vantaggio dai nuovi metodi di condivisione anonima interna ed esterna, di ricerca e individuazione delle informazioni e delle persone desiderate e di creazione dei siti e delle esperienze ancora più in modalità self-service.
I manager di progetto ora dispongono di modalità migliorate per organizzare i documenti, i dettagli e le sequenze temporali dei progetti.
Gli sviluppatori ora possono fornire qualsiasi tipo di soluzione nel cloud di Office 365.
I professionisti IT possono gestire più agevolmente i siti e le autorizzazioni per conto dell'intera azienda.

In questo articolo vengono illustrate le principali 10 novità introdotte in SharePoint Online e alla fine è riportato un collegamento che consente di accedere alla descrizione del nuovo servizio SPO, ovvero a una pagina Web con tutte le funzionalità di SharePoint disponibili in tutte le offerte (online e in locale).

1. Nuova interfaccia utente

L'interfaccia utente, da Office 365 fino a SharePoint Online, è stata interamente riconcepita. È facile da comprendere visivamente, facile da esplorare e facile da utilizzare per eseguire le attività più comuni. Le relative prestazioni saranno inoltre sorprendenti! Passiamo perciò in rassegna alcuni esempi dei nuovi miglioramenti apportati all'interfaccia utente:

Sito di esempio in cui è visualizzata l'interfaccia utente di un modello di sito del team formattato con l'applicazione PowerPoint Web App incorporata, un elenco di riepilogo dei documenti più consultati, un grafico degli indicatori KPI e tutto intorno la nuova struttura di spostamento e i pulsanti per condividere, seguire e sincronizzare.

Trascinamento della selezione.
È ora possibile caricare documenti, immagini e altri tipi di file nel sito trascinandoli dal computer in una raccolta del sito, ad esempio Documenti o SkyDrive Pro.

Trascinamento e rilascio di un file dal desktop direttamente in una raccolta documenti all'interno del browser.

Attivazione al passaggio del mouse. Utilizzando questa nuova funzionalità di callout con qualsiasi documento di una raccolta o nei risultati di ricerca, è possibile visualizzare una vasta gamma di comandi e informazioni contestuali. È possibile aprire, condividere o seguire documenti, visualizzare un'anteprima dei documenti, nonché utilizzare collegamenti diretti per accedere direttamente al contenuto all'interno di un documento.

Al passaggio del mouse in una raccolta documenti, viene visualizzata un'anteprima in un documento di Word mediante l'applicazione Word Web App incorporata. Si noti la possibilità di condividere e seguire dalla stessa scheda attivata al passaggio del mouse.

Tocco. Un'area di investimento chiave per tutti i prodotti del nuovo Office è rappresentata da destinazioni di dimensioni estese selezionabili tramite tocco che consentono di filtrare, esplorare e gestire facilmente i documenti, aumentando l'accessibilità tra dispositivi, piccoli o grandi che siano.
Chiamate asincrone. È possibile aggiornare agevolmente il contenuto su cui si desidera concentrarsi. Esplorando e filtrando elenchi e raccolte, sono necessarie meno operazioni di aggiornamento dell'intera pagina e quindi le attese si riducono e si dispone di più tempo per lavorare.
Modifica di Office Web Apps. I propri documenti di Office ora possono essere modificati da tutti nel browser, anche da coloro che vengono invitati tramite condivisione esterna. I propri collaboratori disporranno infatti degli strumenti migliori per contribuire al progetto di lavoro.
Barra di spostamento superiore universale di Office 365. È ora possibile spostarsi facilmente senza dover ricordare (o contrassegnare con segnalibri) il percorso da seguire per accedere al contenuto desiderato grazie a un'esperienza browser unificata e semplificata, senza popup, che consente di sapere sempre dove ci si trova.

La nuova barra di spostamento superiore di Office 365 consente di accedere facilmente dalla posta elettronica di Outlook a SkyDrive Pro, la nuova area di archiviazione sul cloud per il proprio lavoro.

2. SkyDrive Pro

SkyDrive Pro è un'area di archiviazione su cloud per dipendenti che ora costituisce un componente di base di SharePoint Online. SkyDrive Pro consente di soddisfare i propri criteri di utilizzo e garantisce controllo organizzativo. A chiunque disponga di diritti di utilizzo per un sito personale viene fornito SkyDrive Pro con 7 GB di quota di spazio di archiviazione personale, rispetto ai 500 MB forniti in passato. I siti personali sono disponibili in un numero superiore di piani di Office 365 rispetto alle versioni precedenti. Visitare il nuovo sito di confronto dei piani di Office 365.

Visualizzazione della raccolta di SkyDrive Pro in Office 365, quando vi si accede con un browser Internet.

Con SkyDrive Pro, i dipendenti possono eseguire le operazioni seguenti:

Sincronizzare e condividere documenti.
Collaborare su documenti con utenti all'interno e all'esterno dell'organizzazione.
Accedere a contenuti e informazioni ovunque e da dispositivi di diversi tipi.

Gli amministratori invece possono eseguire le operazioni seguenti:

Controllare il ciclo di vita e le versioni dei contenuti.
Proteggere i dati da eventuali perdite ed eseguire eDiscovery.
Gestire le autorizzazioni di accesso.

Per ulteriori informazioni su SkyDrive Pro, fare subito clic qui.

E per la fine di giugno 2013 sarà possibile accedere a SkyDrive Pro in un numero ancora maggiore di ubicazioni con app client mobili per Windows 8 e iOS. L'accesso a SkyDrive Pro è già incorporato in Windows Phone nell'hub Office.

3. Yammer

Siamo entusiasti di Yammer, che sta diventando il livello di social networking in numerosi prodotti Microsoft. Attualmente fornito soprattutto con SharePoint e CRM, è la nostra grande scommessa per il social networking in ambito aziendale. Office 365 è il nostro prossimo passo: Yammer sarà incluso con un investimento per SharePoint Online o Office 365 (confrontare i piani). Abbiamo recentemente annunciato ulteriori dettagli sulle funzionalità che saranno disponibili e quando diventeranno tali.

Durante l'utilizzo, sarà possibile scoprire man mano tutti i vantaggi offerti da Yammer:

Possibilità di utilizzare un modello di adozione unico, interessante soprattutto per gli utenti finali, che consente alle organizzazioni di passare al social networking in modo semplice e "istantaneo"
Possibilità di utilizzare le potenzialità di gruppi (interni ed esterni) e feed
Possibilità di creare note e discussioni relative ai file
Possibilità di utilizzare potenti strumenti di amministrazione per facilitare la personalizzazione, l'analisi e la gestione della proprietà intellettuale di social networking dell'azienda
Possibilità di accedere a Yammer da numerosi browser, sistemi operativi e dispositivi
Possibilità di scoprire tutte le funzionalità offerte da Yammer

Visualizzazione della home page di Yammer. È visibile il feed principale con post, file e discussioni, più la struttura di spostamento per accedere a utenti e gruppi.

Nota sul newsfeed di SharePoint

Nel breve periodo il newsfeed di SharePoint continuerà a essere l'esperienza di social networking predefinita in Office 365, ma la possibilità di sostituirlo con Yammer sarà un primo passo significativo.

La pagina del newsfeed consente un rapido accesso agli elenchi di utenti, documenti, siti e tag seguiti. Se si ha familiarità con i siti di social networking più popolari, sarà facile utilizzare le nuove funzionalità per microblog, che consentono di partecipare alle conversazioni nel newsfeed.

Visualizzazione di un utente del newsfeed in cui vengono mostrati gli utenti seguiti da Garth con le relative attività in SharePoint.

Le azioni più comuni che è possibile eseguire nel newsfeed sono le seguenti:

Inviare informazioni e idee al newsfeed della società o del sito.
Utilizzare @mention per i colleghi e includere #hashtag.
Utilizzare "Mi piace" per i post, includere immagini, video, collegamenti a documenti e URL Web.
Trovare su Office.com ulteriori informazioni relative a tutte le funzionalità offerte dal newsfeed.

Indipendentemente dal servizio selezionato, è possibile accedere a Yammer o al newsfeed di SharePoint mentre ci si sposta con app client native:

Visitare la pagina relativa all'accesso a Yammer per comprendere come trovare Yammer dove e quando è necessario.
Trovare ulteriori informazioni sul newsfeed di SharePoint e altre offerte per dispositivi mobili.
E per i clienti di SharePoint in locale che non possono utilizzare Yammer, sono disponibili istruzioni utili verso la fine del post "Yammer and SharePoint: Enterprise social roadmap update".

4. Collegamenti guest

La condivisione esterna è ulteriormente migliorata. Ora è possibile condividere siti, cartelle e singoli documenti con la nuova funzionalità per collegamenti guest, che consente agli utenti di invitarne altri all'interno o all'esterno dell'azienda per collaborare su ogni documento di Office. Per condividere e collaborare, i guest immettono un nome utente e una password oppure possono utilizzare la creazione condivisa anonima. È inoltre possibile controllare i contributi apportati in base al livello di autorizzazione che si sceglie di concedere. È possibile ad esempio decidere che alcuni utenti dispongano dell'autorizzazione di lettura e che altri dispongano di quella di scrittura. È altresì possibile revocare la condivisione in qualsiasi momento.

Per divertimento, è possibile provare questo collegamento guest che ho creato. Consentirà di accedere a un documento di Word che ho preparato con uno dei miei indovinelli preferiti sulle nuvole (il cui termine inglese viene utilizzato per indicare il cloud). Chi sa la risposta, può inviare un tweet a @mkashman.

Condivisione di un singolo documento, con la visualizzazione della nuova finestra di dialogo per invitare nuovi utenti a collaborare. È inoltre possibile scegliere se possono visualizzare o modificare il documento e se è richiesto l'accesso.

Nota: sulla base dei commenti e suggerimenti diretti dei clienti, abbiamo inoltre semplificato la nuova esperienza di accesso per gli invitati esterni, in modo che il processo da eseguire sia chiaro per gli utenti esterni che vengono invitati.

5. Sito Web pubblico nuovo e migliorato

Il sito Web pubblico disponibile in SharePoint Online è caratterizzato da una nuova struttura e da nuove funzionalità per la personalizzazione del sito e delle singole pagine. Poiché il sito Web è basato sulla piattaforma SharePoint, è ora possibile usufruire di funzionalità di pubblicazione, un numero maggiore di web part (componenti aggiuntivi per social media, blog e commenti, nuove app per SharePoint disponibili in Office Store), opzioni per le proprietà SEO e opzioni di progettazione avanzate. Ora è inoltre possibile disabilitare il sito Web pubblico in modo che non sia visibile su Internet finché non si decide altrimenti. Questo è particolarmente utile quando il sito è in fase di allestimento o nei rari casi in cui il sito Web deve essere disconnesso. Abilitare il sito Web semplicemente quando si è pronti per riportarlo online.

Se si desidera riconcepire completamente il sito Web oppure utilizzare una struttura già disponibile, è possibile utilizzare Gestione progettazione. Questo insieme di funzionalità consente di trasformare una normale pagina Web HTML in una pagina master di SharePoint con layout di pagina, visualizzazioni in versione mobile, fogli di stile CSS e molto altro ancora. È possibile avvalersi degli strumenti di modifica di cui già si dispone per il sito Web, ad esempio Adobe DreamWeaver^TM, per svolgere il lavoro di progettazione prima di caricare i file in Gestione progettazione di SharePoint Online. Non è necessario essere esperti di SharePoint.

Sito Web di esempio progettato e ospitato in SharePoint Online . È possibile visitarlo direttamente all'indirizzo seguente: https://www.contosobistro.com/

Per ulteriori informazioni, guardare il video di introduzione all'utilizzo del sito Web pubblico e leggere l'articolo Introduzione al sito Web pubblico.

6. eDiscovery

In SharePoint Online sono stati introdotti metodi ottimizzati per proteggere la propria attività professionale con eDiscovery. Da un singolo sito di gestione eDiscovery è infatti possibile aggiungere origini e creare query per individuare contenuti tra i siti e le raccolte documenti, le cassette postali e le discussioni e mantenerli archiviati sul posto, ovvero in SharePoint Online, in Exchange Online e in Lync Online. È ad esempio possibile gestire una controversia legale o audit con potenti strumenti di ricerca dal Centro eDiscovery basato su SharePoint Online. È quindi possibile conservare tutti gli elementi sul posto, lasciare gli elementi che soddisfano i criteri delle query ed esportare gli elementi desiderati nel formato standard del settore, ovvero la specifica EDRM (Electronic Discovery Reference Model). Ogni controversia legale o audit corrisponde a un sito di collaborazione che include una raccolta documenti che può essere utilizzata per archiviare i documenti relativi alla gestione del caso. Per informazioni sull'utilizzo dei casi, vedere Pianificare e gestire casi di eDiscovery. Quando il caso viene chiuso, tutti gli elementi archiviati associati al caso vengono rilasciati. Per informazioni sulle query di eDiscovery, vedere Creare ed eseguire query di eDiscovery.

Sito di eDiscovery in cui vengono visualizzati risultati di query da SharePoint Online ed Exchange Online, più l'esperienza attivata al passaggio del mouse per un elemento individuato.

7. Cassetta postale del sito

Quando due servizi di primo livello si combinano, si usufruisce dei vantaggi di entrambi. Unendo le potenzialità di gestione documenti di SharePoint Online e le efficaci soluzioni per la posta elettronica offerte da Exchange Online, si ottengono le cassette postali del sito, ovvero potenti "cartelle Posta in arrivo" basate sul progetto che aiutano i team a organizzare i contenuti e i messaggi di posta elettronica relativi al progetto in un'unica visualizzazione, mantenendo tutti gli elementi nel rispettivo percorso originale, ossia i documenti in SharePoint Online e i messaggi in Exchange Online.

Le cassette postali del sito sono accessibili tramite Outlook 2013 e SharePoint Online. Se non si dispone di Outlook 2013, sarà possibile visualizzare lo stesso contenuto dal sito di SharePoint Online che viene caricato in un'istanza di Outlook Web App specifica del sito. Solo chi dispone dell'autorizzazione per il sito del progetto potrà visualizzare la cassetta postale del sito.

Cassetta del sito aperta dal sito di un progetto di SharePoint Online.

Stessa cassetta postale del sito dopo che vi è stato effettuato l'accesso in Outlook 2013. Nota: il sito del team dei revisori di SharePoint (SharePoint Reviewer's Team Site) nel riquadro delle cartelle visualizzato nella parte sinistra di Outlook è la cassetta postale del sito.

Per ulteriori informazioni sulle cassette postali del sito, vedere la Guida di Office.com.

8. Ricerca contenuti organizzazione

Se lo si desidera, è possibile verificare rapidamente se è stata trovata la persona o il documento esatto prima di perdere tempo a "effettuare ulteriori ricerche sulla base dei risultati restituiti". Gli utenti possono infatti spostare il cursore su un risultato di ricerca e, grazie alla funzionalità di attivazione al passaggio del mouse, ottenere ulteriori dettagli sull'elemento in questione senza aprirlo. Con tale funzionalità, viene visualizzata la scheda contatto di una persona e/o l'anteprima del documento mediante la versione incorporata di Office Web Apps. Ad esempio, è possibile scorrere il testo di un documento di Word o fare clic sulle diverse diapositive di una presentazione di PowerPoint. All'interno della scheda contatto attivata al passaggio del mouse saranno inoltre visibili collegamenti diretti in base alle parole chiave della ricerca che consentiranno di accedere direttamente alle pagine e alle diapositive corrispondenti del contenuto.

A livello di architettura di base, è considerevolmente migliorata la pertinenza dei risultati della funzionalità di ricerca di SharePoint Online. I risultati ottenuti infatti garantiscono ancora di più che vengano trovati effettivamente gli elementi desiderati. Tale funzionalità di SharePoint Online inoltre è più programmabile che mai. È possibile definire l'esperienza dell'utente con opzioni di filtro e risultati basati su metadati avanzati. Il Centro ricerche nel suo complesso è inoltre estendibile e può essere adattato al layout e alla struttura preferiti dall'azienda.

Più si utilizza il sistema, più la funzionalità di ricerca offre suggerimenti personalizzati in merito a ulteriori utenti, siti e contenuti a cui si potrebbe essere interessati.

Esperienza di ricerca avanzata grazie agli affinamenti ricerca, all'anteprima attivata al passaggio del mouse, ai collegamenti diretti e molto altro ancora.

Ricerca ibrida
Sono ormai passati i tempi in cui gli archivi del contenuto CRI erano isolati. Gli utenti che lavorano tra ambienti Office 365 e ambienti locali potranno ottenere risultati di ricerca che includono contenuti provenienti da entrambi i percorsi. Un ambiente SharePoint ibrido è costituito da SharePoint Server, in genere distribuito in locale, e dall'ultima versione di Microsoft Office 365 Enterprise, in cui è incluso il nuovo SharePoint Online. Un ambiente ibrido può essere configurato in modo da offrire uno dei numerosi livelli di interoperabilità possibili, a seconda dello scopo finale (indipendentemente dal fatto che sia unidirezionale o bidirezionale, quando una farm di SharePoint Server 2013 locale e SharePoint Online accedono alle informazioni dei risultati di ricerca l'una dell'altro). E, come accennato in precedenza, l'esperienza di ricerca è estendibile, nel senso che per la ricerca ibrida è possibile progettare l'aspetto per l'origine in cui si trova il contenuto.

Nella figura sopra riportata viene visualizzato un blocco di risultati programmatico che un amministratore può configurare per distinguere i risultati provenienti da SharePoint Online e/o SharePoint locale.

Fare clic qui per avere ulteriori informazioni su tutte le nuove offerte di ricerca disponibili in SharePoint.

Approfondire la portata degli scenari ibridi tra SharePoint Online e SharePoint locale e leggere alcuni nuovi white paper sugli ambienti ibridi.

9. Modello di app per cloud

Si aprono nuove prospettive per le app, in quanto è ora possibile eseguirle dove la scalabilità può essere ottimale, ad esempio in servizi come Windows Azure. Le soluzioni in modalità sandbox, le applicazioni personalizzate a livello di raccolta siti, sono ancora valide, ma non si è più limitati al loro esclusivo utilizzo. È ora possibile creare o acquistare potenti soluzioni che consentono l'implementazione di scenari più avanzati "che vanno oltre la modalità sandbox".

Il modello di app per cloud di SharePoint Online consente di creare app per SharePoint mediante strumenti già noti e una ricca gamma di funzionalità. Per gli sviluppatori e i professionisti IT, SharePoint Online in Office 365 ora include questo nuovo modello di programmazione per lo sviluppo, l'installazione, la gestione e l'utilizzo delle app. Gli utenti possono invece rilevare e scaricare le app da SharePoint Store oppure dal catalogo aziendale dell'organizzazione. L'amministratore di SharePoint Online può infine utilizzare le impostazioni disponibili nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint per gestire il catalogo app, ottenere app da SharePoint Store, gestire le licenze per le app acquistate da SharePoint Store ed effettuare il monitoraggio delle app in uso.

App per il modello di programmazione di SharePoint

Visitare il sito Web all'indirizzo https://dev.office.com/ per esplorare ulteriormente il nuovo modello di app per cloud.

Per iniziare a esplorare le app di terze parti, visitare Office Store ed esaminare le app per SharePoint.

10. PowerShell per SharePoint Online

Se è utile eseguire un'operazione alla volta, ancora meglio è poter eseguire operazioni in blocco. In SharePoint Online ora è possibile masticare una gomma americana, camminare E contemporaneamente scrivere script con PowerShell!

Gli amministratori di SharePoint Online ora possono utilizzare Windows PowerShell per gestire la loro sottoscrizione. Connettendosi a SharePoint Online dal desktop, in remoto è possibile creare nuove raccolte siti, eseguire attività di aggiornamento, aggiungere e rimuovere utenti e gruppi di SharePoint Online, ripristinare siti e gestire il Cestino. Le attività di gestione di questo tipo possono essere avviate tramite script, automatizzate ed eseguite in blocco per risparmiare tempo e ridurre al minimo i problemi dovuti a errori di ripetizione comuni. Per ulteriori informazioni, vedere Introduzione a SharePoint Online Management Shell.

SharePoint Online Management Shell con i risultati di un cmdlet Get-SPOSite eseguito su una tenancy di SharePoint Online.

Per rendere più accessibile il nuovo SharePoint Online Management Shell per gli utenti esperti, ovvero per gli utenti non abituati a una gestione IT avanzata, abbiamo sviluppato uno strumento integrativo basato sul Web, denominato Windows PowerShell Command Builder. Tale strumento consente di comprendere e utilizzare rapidamente i cmdlet di Windows PowerShell sviluppati per SharePoint Online. Se si desidera creare un sito, utilizzare Command Builder per creare un cmdlet e quindi creare il sito dalla riga di comando invece di passare da una pagina all'altra dell'interfaccia utente per effettuare tutte le impostazioni necessarie.

Windows PowerShell for SharePoint Command Builder con un comando di esempio generato per eseguire un cmdlet New-SPOSite.

E uno come buon auspicio: 11. Miglioramenti relativi all'archiviazione e al caricamento dei file

I limiti sono fatti apposta per essere superati. Durante il periodo in cui è diventato disponibile Office 365 Preview, abbiamo ricevuto numerosi commenti e suggerimenti utili e siamo riusciti a migliorare diversi aspetti emersi da richieste comuni. L'area di archiviazione degli utenti, SkyDrive Pro, è stata portata da 500 MB a 7 GB. I limiti relativi alle raccolte siti inoltre sono passati da 300 a 3.000. Abbiamo altresì effettuato la progettazione in modo da prevedere caricamenti di file fino a 2 GB. Nella tabella seguente è riportata l'intera evoluzione dell'archiviazione per i principali piani di Office 365, con l'aggiunta di ulteriori elementi utili per pianificare al meglio l'utilizzo e la migrazione di SharePoint Online.

Tabella relativa all'archiviazione in SharePoint Online, gestita in base a parametri di riferimento specifici con aggiornamenti in tempo reale di numerosi limiti previsti per SharePoint Online.

Commenti e suggerimenti sul nuovo SharePoint Online

Office 365 è in costante evoluzione. Microsoft attribuisce un'enorme importanza ai commenti e suggerimenti che riceve e compie tutti gli sforzi possibili per offrire una tecnologia in grado di soddisfare e addirittura superare le richieste dei clienti. Per ulteriori informazioni riguardanti argomenti che esulano da queste nuove funzionalità principali, visitare la pagina Web relativa alla descrizione del nuovo servizio SharePoint Online, in cui è possibile mettere a confronto tutte le nuove funzionalità di tutti i piani di Office 365 e le offerte di SharePoint locale.

È possibile provare fin da oggi Office 365 per conoscere direttamente tutte le funzionalità ora offerte da SharePoint Online e quindi esprimere un'opinione al riguardo.