Richtlinien und Aufbewahrung in SharePoint Server 2010

Veröffentlichung des Originalartikels: 13.10.2011

Neu in Microsoft Office SharePoint Server 2007 war die Informationsverwaltungsrichtlinie, welche die Überwachung und den Ablauf auf Inhaltstypbasis ermöglicht. Durch die Aufbewahrung in SharePoint Server 2010 wurde die Flexibilität wesentlich verbessert. Mehrere gebrauchsfertige Aufbewahrungsaktionen können ausgeführt werden, und benutzerdefinierte Workflows können auf einfache Weise ausgelöst werden. Das wichtigste neue Feature ist die Möglichkeit der speicherortbasierten Aufbewahrung (Festlegen der Aufbewahrung auf Ordnerbasis), wodurch sich neue Optionen für hierarchische Dateipläne eröffnen. Außerdem ist die mehrphasige Aufbewahrung möglich.

Konfigurieren der Richtlinie

Wenn Sie die Seite Einstellungen für die Informationsverwaltungsrichtlinie (Information Management Policy settings) öffnen möchten, wechseln Sie zum Katalog Websiteinhaltstypen (site content types), wählen einen Inhaltstyp aus und klicken dann auf den Link Einstellungen für die Informationsverwaltungsrichtlinie (Information management policy settings). Auf der Einstellungsseite können Sie eine administrative Beschreibung eingeben. Diese Beschreibung wird Administratoren beim Konfigurieren von Richtlinien angezeigt. Darüber hinaus kann eine Richtlinienanweisung angezeigt werden, die Endbenutzern beispielsweise beim Öffnen eines Word-Dokuments in Form einer Informationsleiste angezeigt wird. Es gibt vier Richtlinienkategorien: Aufbewahrung, Überwachung, Barcodes und Bezeichnungen. Für die Aufbewahrung können Sie Aktionen angeben, die nach einem bestimmten Datum ausgeführt werden. Für die Überwachung können Sie nachzuverfolgende Vorgänge und Elemente auswählen. Mithilfe von Barcodes und Bezeichnungen können Dokumente nachverfolgt werden.

Aufbewahrungsaktionen

Es gibt die folgenden Aufbewahrungsrichtlinien:

· In den Papierkorb verschieben (Move to recycle bin)

· Endgültig löschen (Permanently delete)

· An einen anderen Speicherort übertragen (Transfer to another location) – Sie können konfigurierte Senden an-Speicherorte auswählen, von denen das Dokument an eine Inhaltsorganisation gesendet wird

· Workflow beginnen (Start a workflow) – wählen Sie unter verfügbaren Workflows aus, die dem Inhaltstyp zugeordnet sind (oder der Liste im Falle einer speicherortbasierten Richtlinie)

· Zur nächsten Phase wechseln (Skip to next stage)

· Datensatz deklarieren (Declare record) – hiermit wird das Element mithilfe des neuen Features Direkte Datensatzverwaltung (In Place Records Management) als Datensatz gekennzeichnet. Auf der Websitesammlungsebene können Sie angeben, ob ein Datensatz als normales Element behandelt, das Löschen blockiert oder aber das Bearbeiten und Löschen gesperrt werden soll. Zur Verwendung dieser Aktion muss das Websitesammlungsfeature Direkte Datensatzverwaltung (In Place Records Management) aktiviert werden.

· Vorherige Entwürfe löschen (Delete previous drafts)

· Alle Versionen löschen (Delete all versions)

Im Abschnitt mit den Ereignissen können Sie Spalten auswählen, und es gibt eine deaktivierte Option zum Festlegen einer benutzerdefinierten Aufbewahrungsformel. Diese Option ist verfügbar, wenn eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsformel auf dem Server installiert wurde. Im Artikel Erstellen einer benutzerdefinierten Ablaufformel basierend auf Metadaten in SharePoint Server finden Sie weitere Informationen zum Erstellen einer benutzerdefinierten Aufbewahrungsformel.

Inhaltstypbasierte und speicherortbasierte Aufbewahrung

In SharePoint Server 2010 können Sie die inhaltstypbasierte oder speicherortbasierte Aufbewahrung konfigurieren. Bei der inhaltstypbasierten Aufbewahrung können Sie angeben, dass für alle Elemente eines bestimmten Inhaltstyps ein Aufbewahrungszeitplan gilt. Zum Angeben einer Aufbewahrungsphase öffnen Sie die Seite Einstellungen für die Informationsverwaltungsrichtlinie (information management policy settings), auf die Sie über die Einstellungshauptseite für einen Inhaltstyp zugreifen können. Hier können Sie auf die Schaltfläche Aktivieren (Enable) für die Aufbewahrung klicken und neue Aufbewahrungsphasen hinzufügen. Sie sollten unbedingt beachten, dass Seiten, Blogs und Wikis Inhaltstypen sind, die Richtlinien sowie Dokumente aufweisen können.

Die Aufbewahrung kann auch auf Bibliotheks- und Ordnerbasis angegeben werden. Navigieren Sie dazu zu der Liste, für die Sie die Aufbewahrung konfigurieren möchten, wechseln Sie zur Seite Listeneinstellungen (list settings), und klicken Sie dann auf den Link Einstellungen für die Informationsverwaltungsrichtlinie (information management policy settings). Standardmäßig ist für Elemente die inhaltstypbasierte Aufbewahrung aktiviert. Wenn Sie die Quelle für den Aufbewahrungszeitplan ändern möchten, klicken Sie auf den Link Quelle ändern (change source). Nun gilt für alle Elemente in dieser Liste der Aufbewahrungszeitplan, der für diese Liste angegeben ist, und nicht was für den Inhaltstyp angegeben ist. Auf der linken Seite des Bildschirm befindet sich ein Struktursteuerelement, mit dem Sie in den Ordner in der Liste navigieren können. Mithilfe dieses Steuerelements können Sie verschiedene Ordner auswählen, um einen Aufbewahrungszeitplan für diesen speziellen Ordner und alle untergeordneten Ordner anzugeben.

Ordner erben die Speicherortrichtlinie des übergeordneten Ordners. Auf der Listenebene kann ich einen Aufbewahrungszeitplan für alle Elemente festlegen, sodass sie fünf Jahre nach dem Erstellungsdatum ablaufen. Alle Elemente in der Liste laufen dann nach fünf Jahren ab. Für den Ordner Vertraulich (Confidential) müssen die Elemente sieben Jahre lange aufbewahrt werden, weshalb nun alle Elemente im Ordner Vertraulich (Confidential) (einschließlich aller neuer Order) nun nach sieben Jahren ablaufen.

Darüber hinaus können Sie mehrphasige Aufbewahrungszeitpläne festlegen. Wenn beispielsweise ein Dokument mindestens 90 Tage lang nicht bearbeitet wird, sind vorherige Versionen nicht erforderlich. Um deshalb Speicherplatz zu sparen, sollen alle vorherigen Entwürfe gelöscht werden (da jede Version der vollen Größe des Dokuments entspricht, bedeuten 10 Versionen, dass der zehnfache Speicherplatz belegt wird). Außerdem soll diese Bibliothek nicht mit Dokumenten überflutet werden, da es sich um einen Zusammenarbeitsbereich handelt. Nach einem Jahr werden die Dokumente nicht mehr benötigt, müssen jedoch zur Einhaltung geltender Vorschriften sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Ich kann eine zweite Phase festlegen, um alle Dokumente nach einem Jahr an ein Datenarchiv zu senden.

Die Funktionen und Flexibilität für die Aufbewahrung von Dokumenten wurden in SharePoint Server 2010 wesentlich verbessert. Zu den wichtigsten Verbesserungen zählen mehrphasige Aufbewahrungsaktionen, zusätzliche gebrauchsfertige Aufbewahrungsaktionen und die speicherortbasierte Aufbewahrung. Außerdem ist aufgrund von Verbesserungen beim Erstellen von Workflows mit SharePoint Designer das Erstellen benutzerdefinierter Workflows, um Aufbewahrungsaktionen für Ihre Anforderungen zu erstellen, wesentlich einfacher.

 

Quentin Christensen

Program Manager, Document and Records Management

Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter Policy and Retention in SharePoint Server 2010