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Neues in SharePoint Online – Top 10

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Veröffentlichung des Originalartikels: 03.04.2013

Mark Kashman (@mkashman) ist SharePoint Senior Product Manager und Mitglied des SharePoint-Teams. Sein Schwerpunkt ist SharePoint Online.

SharePoint Online (SPO) bietet eine ganze Reihe von Innovationen und praktischen Verbesserungen. Der erstklassige Freigabedienst wurde mit einer neuen, flüssigen Benutzeroberfläche, aktiver Freigabe persönlicher Dateien, höheren Speicherbegrenzungen für persönliche Websites und Teamwebsites, einem High-End-Entwicklungstool für Cloud-Apps sowie mit stabileren Tools für Administratoren ausgestattet, um diesen eine einfachere und effektivere Steuerung der SPO-Umgebung zu ermöglichen. Das neue SharePoint Online bietet Vorteile für alle!

  • Benutzer können Inhalte auf neue Arten intern, extern und anonym freigeben. Außerdem können sie besser nach Informationen und Personen suchen, und sie können Websites und Umgebungen eigenständiger erstellen.
  • Projekt-Managern stehen bessere Möglichkeiten zum Organisieren von Dokumenten, Projektdetails und Zeitachsen zur Verfügung.
  • Entwickler müssen sich nicht länger auf Lösungen beschränken, die sie in der Office 365-Cloud bereitstellen können.
  • IT-Spezialisten können Websites und Berechtigungen einfacher für das gesamte Unternehmen verwalten.

Dieser Artikel enthält Informationen zu den zehn wichtigsten SPO-Innovationen sowie einen Link zur neuen SPO-Dienstbeschreibung mit allen SharePoint-Features für sämtliche Angebote (online und lokal).

1. Neue Benutzeroberfläche (User Interface, UI)

Die gesamte UI für Office 365 bis hin zu SharePoint Online wurde neu gestaltet. Sie ist optisch ansprechend, einfach bedienbar und ermöglicht die komfortable Erledigung häufig anfallender Aufgaben. Darüber hinaus begeistert sie durch ihre hohe Leistung. Im Anschluss finden Sie einige Beispiele für die Verbesserungen der neuen UI:

Beispielwebsite zur Veranschaulichung der UI einer umfangreichen Teamwebsitevorlage mit eingebetteter PowerPoint Web App, einer Rollupliste mit den am höchsten bewerteten Dokumenten, einem KPI-Diagramm sowie mit der neuen Navigationsumgebung und den Schaltflächen zum Teilen, Verfolgen und Synchronisieren.

  • Drag & Drop.
    Nun haben Sie die Möglichkeit zum Hochladen von Dokumenten, Bildern und anderen Arten von Dateien, indem Sie sie von Ihrem Computer in eine Bibliothek auf Ihrer Website (beispielsweise in die Dokument- oder in die SkyDrive Pro-Bibliothek) ziehen.

Direktes Hinzufügen einer Datei auf dem Desktop zu einer Dokumentbibliothek im Browser per Drag & Drop.

  • Daraufzeigen. Mit diesem neuen Popupfeature können Sie für ein beliebiges Dokument in einer Bibliothek oder in Suchergebnissen eine Reihe von hilfreichen Befehlen und Kontextinformationen anzeigen. Sie können Dokumente öffnen, freigeben oder verfolgen, eine Dokumentvorschau anzeigen und mithilfe von Deep-Links direkt zu einem Inhalt des Dokuments springen.

Daraufzeigen in einer Dokumentbibliothek. In diesem Beispiel wird mithilfe der Word Web App die Vorschau eines Word-Dokuments angezeigt. Beachten Sie die in diesem Popup zur Verfügung stehende Möglichkeit zum Teilen und Verfolgen.

  • Touch. Große Touchbereiche sind eine der produktübergreifenden Schlüsselinvestitionen des neuen Office. Sie erleichtern das Filtern, Navigieren und Verwenden von Dokumenten und sorgen unabhängig von der Gerätegröße für eine bessere Zugänglichkeit.
  • Asynchrone Aufrufe. Aktualisieren Sie den Inhalt, auf den es für Sie ankommt. Dank Listen-/Bibliothekennavigation und Filterfunktionen müssen weniger Seiten vollständig aktualisiert werden, was zu einer Verkürzung von Wartezeiten führt.
  • Office Web Apps-Bearbeitung. Dieses Feature steht jetzt für alle zur Verfügung. Nun können sogar Benutzer, die über eine externe Freigabe eingeladen wurden, im Browser Office-Dokumente in Ihrem Auftrag bearbeiten. So können Sie sicher sein, dass die Mitarbeiter über die besten Tools für den Aufbau Ihres Unternehmens verfügen.
  • Universelle Office 365-Navigation am oberen Rand. Finden Sie sich problemlos zurecht, ohne sich Navigationswege zu merken oder Lesezeichen zu erstellen – alles in einer vereinfachten, zentralen Browserumgebung ohne Popups und komplizierte Strukturen.

Über die neue Office 365-Navigation am oberen Rand können Sie ganz einfach von Ihren E-Mails in Outlook zu SkyDrive Pro, Ihrem neuen Cloud-Speicher für die Arbeit, navigieren.

2. SkyDrive Pro

SkyDrive Pro ist ein Cloudspeicher für Mitarbeiter und nun wichtiger Bestandteil von SharePoint Online. SkyDrive Pro erfüllt Ihre Nutzungsanforderungen und bietet Steuerungsfunktionen für die Organisation. Jeder Benutzer mit Verwendungsrechten für eine persönliche Website (ehemals „Meine Website“) erhält SkyDrive Pro mit einem persönlichen Speicherkontingent von 7 GB (ehemals 500 MB). Persönliche Websites stehen jetzt in mehr Office 365-Plänen zur Verfügung. (Weitere Informationen finden Sie auf der Vergleichswebsite für Office 365-Pläne.) 

Ansicht der SkyDrive Pro-Bibliothek in Office 365, geöffnet in einem Internetbrowser.

SkyDrive Pro bietet Mitarbeitern folgende Möglichkeiten:

  • Synchronisieren und Freigeben von Dokumenten
  • Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten mit anderen Benutzern (sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation)
  • Orts- und geräteunabhängiges Zugreifen auf Inhalte und Informationen

Möglichkeiten für Administratoren:

  • Steuern von Inhaltslebenszyklus und Versionsverwaltung
  • Absichern gegen Datenverlust und Verwenden von eDiscovery
  • Verwalten von Zugriffsberechtigungen

Weitere Informationen zu SkyDrive Pro finden Sie hier.

Ab Ende Juni 2013 können Sie dank nativer mobiler Client-Apps für Windows 8 und iOS noch flexibler auf SkyDrive Pro zugreifen. SkyDrive Pro-Zugriff ist im Office-Hub in Windows Phone bereits integriert.

3. Yammer

Wir freuen uns sehr über Yammer! Yammer entwickelt sich zum übergreifenden sozialen Netzwerk für eine Vielzahl von Microsoft-Produkten. Dies gilt insbesondere für SharePoint und CRM. Unserer Meinung nach ist Yammer DAS Tool für die soziale Interaktion in Unternehmen. Office 365 ist unser nächster Schritt: Yammer wird zusammen mit SharePoint Online oder Office 365 angeboten (Planvergleich). Informationen dazu, was wann verfügbar sein wird, finden Sie hier.

Je intensiver Sie Yammer nutzen, desto mehr lernen Sie seine Vorteile zu schätzen:

  • Einzigartiges Verwendungsmodell, das speziell auf Endbenutzer zugeschnitten ist und Organisationen die umgehende Nutzung der Funktionen eines sozialen Netzwerks ermöglicht
  • Nutzung der Vorteile von Gruppen (intern und extern) und Feeds
  • Erstellung von Hinweisen und Diskussionen zu Dateien
  • Verwendung leistungsfähiger und praktischer Verwaltungstools für Branding, Analyse und Verwaltung des sozialen geistigen Eigentums Ihres Unternehmens
  • Yammer-Zugriff über verschiedene Browser, unter verschiedenen Betriebssystemen und auf verschiedenen Geräten
  • Eine Liste mit sämtlichen Features von Yammer finden Sie hier.

 

Startseite von Yammer. Hier sehen Sie den Hauptfeed mit Beiträgen, Dateien und Diskussionen sowie die Navigation für Kontakte und Gruppen.

Hinweis zum SharePoint-Newsfeed

Der SharePoint-Newsfeed wird zwar auf absehbare Zeit die standardmäßige soziale Umgebung in Office 365 bleiben. Die Option, den Newsfeed durch Yammer zu ersetzen, ist jedoch ein wichtiger erster Schritt.

Über die Newsfeedseite können Sie schnell auf die Liste mit Kontakten, Dokumenten, Websites und Tags zugreifen, denen Sie folgen. Wenn Sie bereits mit den Websites gängiger sozialer Netzwerke vertraut sind, werden Sie sich mit den neuen Mikroblogging-Features, die Ihnen Gespräche innerhalb Ihres Newsfeeds ermöglichen, sofort wie zu Hause fühlen. 

 

Benutzeransicht des Newsfeeds mit den Kontakten, denen Garth folgt, und deren Aktivitäten innerhalb von SharePoint.

Innerhalb des Newsfeeds können unter anderem folgende allgemeine Aktionen ausgeführt werden:

  • Veröffentlichen von Ideen im Unternehmens- oder Website-Newsfeed
  • Erwähnen von Kollegen (@) und Verwenden von Hashtags (#)
  • „Liken“ von Beiträgen sowie Verwenden von Bildern, Videos, Links zu Dokumenten und Web-URLs
  • Weitere Informationen zum Funktionsumfang des Newsfeeds finden Sie hier.

Ganz gleich, für welchen Dienst Sie sich entscheiden: Yammer und der SharePoint-Newsfeed können dank nativer Client-Apps auch unterwegs genutzt werden.

4. Gastlinks

Externe Freigaben wurden weiter verbessert. Nun können Sie Websites, Ordner und Dokumente mithilfe der neuen Gastlinks freigeben. Mit diesem Feature können Benutzer andere Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zur gemeinsamen Bearbeitung von Office-Dokumenten einladen. Für die Freigabe und Zusammenarbeit geben die Gäste entweder einen Benutzernamen und ein Kennwort an oder nutzen die anonyme gemeinsame Dokumenterstellung. Darüber hinaus können Sie die Beiträge mithilfe von Berechtigungen steuern. So können Sie beispielsweise bestimmten Benutzern Lesezugriff gewähren, während andere Benutzer auch Schreibzugriff erhalten. Die Freigabe kann jederzeit widerrufen werden.

Probieren Sie doch zum Spaß einmal den folgenden von mir erstellten Gastlink aus. Er führt zu einem Word-Dokument mit einem meiner Lieblingswitze. @mkashman, falls Sie die Antwort kennen.

 

Freigabe eines einzelnen Dokuments. Zu sehen ist das neue Freigabedialogfeld, mit dem Sie neue Benutzer zur gemeinsamen Bearbeitung einladen können. Darüber hinaus können Sie steuern, ob die Benutzer Anzeige- oder Bearbeitungsberechtigungen besitzen sollen und ob eine Anmeldung erforderlich ist.

Hinweis: Als Reaktion auf direktes Kundenfeedback haben wir auch die Anmeldung für externe eingeladene Benutzer vereinfacht und übersichtlicher gestaltet.

5. Neue und verbesserte öffentliche Website

Die öffentliche Website in SharePoint Online verfügt über ein neues Design sowie über neue Features zum Anpassen der Website und einzelner Seiten. Da die Website auf der SharePoint-Plattform beruht, stehen Ihnen nun Veröffentlichungsfunktionen, weitere Webparts (Social Media-Add-Ins, Blog- und Kommentarfunktionen, neue Apps für SharePoint aus dem Office Store), SEO-Eigenschaftsoptionen sowie erweiterte Designoptionen zur Verfügung. Des Weiteren können Sie die öffentliche Website nun auch deaktivieren, sodass sie nur im Internet sichtbar ist, wenn Sie das möchten. Dies ist hilfreich, wenn Arbeiten an der Website ausgeführt werden müssen oder die Website aus irgendeinem Grund offline geschaltet werden muss. Soll die Website wieder online geschaltet werden, aktivieren Sie sie einfach.

Für den Fall, dass Sie die Website von Grund auf neu gestalten oder ein bereits vorhandenes Design verwenden möchten, steht Ihnen der Entwurfs-Manager zur Verfügung. Mit den Features des Entwurfs-Managers können Sie eine konventionelle HTML-Webseite in eine SharePoint-Masterseite mit Seitenlayouts, Ansichten für mobile Geräte, Cascading Stylesheets und vielem mehr verwandeln. Für die Arbeit am Design können Sie Ihre gewohnten Websitebearbeitungstools (beispielsweise Adobe DreamWeaverTM) verwenden und die Dateien anschließend an den Entwurfs-Manager von SharePoint Online hochladen. (Sie müssen also kein SharePoint-Spezialist sein.)

 

In SharePoint Online gestaltete und gehostete Beispielwebsite. Sehen Sie sich das folgende Beispiel live an: https://www.contosobistro.com/

Weitere Informationen finden Sie im Video Erste Schritte mit der öffentlichen Website sowie im entsprechenden Artikel.

6. eDiscovery

SharePoint Online unterstützt Sie mit noch besseren Methoden für den Schutz Ihres Unternehmens mittels eDiscovery. Über eine zentrale eDiscovery-Verwaltungsseite können Sie Quellen hinzufügen und Abfragen für die Inhaltssuche auf Websites sowie in Dokumentbibliotheken, Postfächern und Diskussionen erstellen und diese in der vorliegenden Form bewahren – und zwar in SharePoint Online, Exchange Online und Lync Online. So können Sie beispielsweise einen Rechtsfall oder ein Audit mit leistungsfähigen und suchbasierten Tools innerhalb des auf SharePoint Online basierenden eDiscovery-Centers abwickeln. Anschließend können Sie sämtliche Elemente in der vorliegenden Form bewahren, den Abfragen entsprechende Elemente beibehalten und Elemente im branchenüblichen Standardformat (Electronic Discovery Reference Model, EDRM) exportieren. Jeder Rechtsfall bzw. jedes Audit ist eine Zusammenarbeitswebsite mit einer Dokumentbibliothek, in der Sie Dokumente speichern können, die mit der Verwaltung des Falls zusammenhängen. Informationen zum Umgang mit Fällen finden Sie unter Planen und Verwalten von eDiscovery-Fällen. Nach Abschluss des Falls werden sämtliche Sperrungen in Verbindung mit dem Fall aufgehoben. Informationen zu eDiscovery-Abfragen finden Sie unter Erstellen und Ausführen von eDiscovery-Abfragen.

 

eDiscovery-Website mit Abfrageergebnissen aus SharePoint Online und Exchange Online sowie mit dem Daraufzeigen-Bereich für ein ermitteltes Element.

7. Websitepostfach

Durch die parallele Nutzung zweier erstklassiger Dienste können Sie von den Vorzügen beider Dienste profitieren. Kombinieren Sie die Stärken der Dokumentverwaltung von SharePoint Online mit den leistungsfähigen E-Mail-Lösungen von Exchange Online, und Sie erhalten Websitepostfächer – also leistungsfähige, projektbasierte Posteingänge, die Teams beim Organisieren projektbezogener Inhalte und E-Mails in einer einzelnen Ansicht unterstützen. Dabei bleiben sämtliche Elemente an ihrem jeweiligen Ursprungsort (Dokumente in SharePoint Online und E-Mails in Exchange Online).

Websitepostfächer können über Outlook 2013 sowie über SharePoint Online aufgerufen werden. Falls Sie nicht über Outlook 2013 verfügen, können Sie die gleichen Inhalte auch auf der SharePoint Online-Website anzeigen, die in einem websitespezifischen Outlook Web App geladen wird. Das Websitepostfach kann nur von Benutzern mit Zugriffsberechtigung für die Projektwebsite angezeigt werden.

 

Websitepostfach, das von einer SharePoint Online-Projektwebsite aus geöffnet wurde.

Das gleiche Websitepostfach, geöffnet über Outlook 2013. (Hinweis: Das Websitepostfach ist „SharePoint Reviewer's Team Site“ im linken Ordnerbereich von Outlook).

Weitere Informationen zu Websitepostfächern finden Sie hier.

8. Unternehmenssuche

Mit der Unternehmenssuche sehen Sie bereits in den Suchergebnissen, ob Sie die richtige Person oder das richtige Dokument gefunden haben. Der Benutzer kann den Mauszeiger auf ein Suchergebnis bewegen und sich dank des Daraufzeigen-Features einen umfassenden Überblick über das betreffende Element verschaffen, ohne es zu öffnen. Im Daraufzeigen-Bereich wird die Visitenkarte einer Person und/oder eine Dokumentvorschau unter Verwendung der eingebetteten Office Web Apps angezeigt. So können Sie beispielsweise durch ein Word-Dokument blättern oder sich durch die Folien einer PowerPoint-Präsentation klicken. Des Weiteren werden im Daraufzeigen-Bereich auf Ihren Suchbegriffen basierende Deep-Links angezeigt. Über diese Links gelangen Sie direkt zu den entsprechenden Seiten und Folien innerhalb des Inhalts.

Die Relevanz von Suchergebnissen wurde in der SharePoint Online-Sucharchitektur grundlegend verbessert. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass das Gesuchte in den Suchergebnissen enthalten ist. Außerdem ist die SharePoint Online-Suche so programmierbar wie nie zuvor. Die Benutzeroberfläche kann mittels leistungsfähiger, metadatenbasierter Ergebnisse und Filteroptionen gesteuert werden. Darüber hinaus können Sie das Suchcenter mit dem bevorzugten Layout und Design Ihres Unternehmens anpassen.

Je intensiver das System genutzt wird, desto besser werden die Vorschläge für Kontakte, Websites und Inhalte, die für Sie möglicherweise von Interesse sind.

 

Umfangreiche Suchfunktionen mit Verfeinerungen, Vorschau beim Daraufzeigen, Deep-Links und mehr.

Hybridsuche
Die Tage der CRI (Content Repository Isolation) sind vorbei. Benutzer, die in einer Office 365-Umgebung und in einer lokalen Umgebung arbeiten, erhalten Suchergebnisse mit Inhalten aus beiden Umgebungen. Eine SharePoint-Hybridumgebung besteht aus einem SharePoint-Server (üblicherweise lokal bereitgestellt) und der neuesten Version von Microsoft Office 365 Enterprise, das auch das neue SharePoint Online beinhaltet. Eine Hybridumgebung kann konfiguriert werden, um je nach Zweck eine bestimmte Interoperabilitätsebene zu schaffen – entweder unidirektional oder bidirektional. In letzterem Fall greifen eine SharePoint Server 2013-Farm und SharePoint Online auf Suchergebnisinformationen des jeweiligen Pendants zu. Und wie bereits erwähnt: Die Suchumgebung ist erweiterbar – für die Hybridsuche können Sie also das Erscheinungsbild rund um die Inhaltsquelle gestalten.

Die obige Grafik zeigt einen programmatischen Ergebnisblock, der von einem Administrator konfiguriert werden kann, sodass aus SharePoint Online und/oder aus der lokalen Instanz von SharePoint stammende Ergebnisse unterschieden werden.

Weitere Informationen zu allen neuen Suchmöglichkeiten in SharePoint finden Sie hier.

Informieren Sie sich über den Umfang von Hybridszenarien zwischen SharePoint Online und der lokalen Instanz von SharePoint, und machen Sie sich mit einigen Hybrid-Whitepapers vertraut.

9. Cloud App-Modell (CAM)

Apps können nun dort ausgeführt werden, wo sie am besten skaliert werden – unter Diensten wie Windows Azure. Sandkastenlösungen (benutzerdefinierte Anwendungen auf Websitesammlungsebene) können zwar auch weiterhin verwendet werden, Sie sind jedoch nicht mehr darauf beschränkt. Nun können Sie leistungsfähige Lösungen erstellen oder erwerben, die Szenarien ermöglichen, welche nicht den Grenzen eines Sandkastens unterworfen sind.

Das Cloud App-Modell in SharePoint Online ermöglicht die Erstellung von Apps für SharePoint mit vertrauten Tools und umfangreichen Features. Dieses neue Programmiermodell ist nun Teil von SharePoint Online in Office 365, sodass Entwickler und IT-Spezialisten Apps entwickeln, installieren, verwalten und verwenden können. Benutzer können Apps entdecken und herunterladen – entweder im SharePoint Store oder im unternehmenseigenen Katalog der Organisation. Der SharePoint Online-Administrator kann mithilfe der Einstellungen im SharePoint Admin Center den App-Katalog verwalten, Apps aus dem SharePoint Store abrufen, Lizenzen für im SharePoint Store erworbene Apps verwalten und die verwendeten Apps überwachen.

 

Programmiermodell „App für SharePoint“

Auf https://dev.office.com/ können Sie sich intensiver mit dem neuen Cloud App-Modell auseinandersetzen.

Besuchen Sie zum Kennenlernen der Erkundung von Drittanbieter-Apps den Office Store, und sehen Sie sich die Apps für SharePoint an. Informationen dazu finden Sie hier.

10. PowerShell für SPO

Was ist besser als etwas Stück für Stück zu erledigen? Richtig: Massenvorgänge. In SharePoint Online können Sie nun gleichzeitig Kaugummi kauen, herumlaufen UND PowerShell-Skripts erstellen.

SharePoint Online-Administratoren können ihr Abonnement nun mit Windows PowerShell verwalten. Stellen Sie von Ihrem Desktop aus eine Verbindung mit SharePoint Online her, und erstellen Sie per Remotezugriff neue Websitesammlungen, führen Sie Upgrades durch, fügen Sie SharePoint Online-Benutzer hinzu oder entfernen Sie sie, reparieren Sie Websites, und kümmern Sie sich um die Papierkorbverwaltung. Verwaltungsaufgaben dieser Art können geskriptet, automatisiert und als Massenvorgänge ausgeführt werden. Das spart Zeit und verringert das Fehlerrisiko, das beim Ausführen repetitiver Aufgaben entsteht. Weitere Informationen finden Sie unter Einführung in die SharePoint Online-Verwaltungsshell.

 

SharePoint Online-Verwaltungsshell mit Ergebnissen aus einem Cmdlet vom Typ „Get-SPOSite“, das für einen SharePoint Online-Mandanten ausgeführt wurde.

Um die Zugänglichkeit der neuen SharePoint Online-Verwaltungsshell für Poweruser (Benutzer ohne umfassende IT-Verwaltungskenntnisse) zu verbessern, haben wir ein webbasiertes Begleittool namens Windows PowerShell Command Builder Tool entwickelt. Mit diesem Tool können Sie schnell für SharePoint Online konzipierte Windows PowerShell-Cmdlets nachvollziehen und verwenden. Wenn Sie eine Website erstellen möchten, verwenden Sie das Command Builder-Tool, um ein Cmdlet zu erstellen. Dadurch können Sie eine Website über die Befehlszeile erstellen, anstatt durch mehrere Seiten der Benutzeroberfläche zu navigieren.

 

Das Tool „Windows PowerShell for SharePoint Command Builder“, in dem gerade ein Beispielbefehl zum Ausführen eines Cmdlets vom Typ „New-SPOSite“ generiert wird.

Und noch eine Zugabe: 11. Verbesserungen bei Speicherung und Dateiuploads

Grenzen sind da, um überwunden zu werden. Im Rahmen von Office 365 Preview haben wir jede Menge großartiges Feedback erhalten und konnten eine Vielzahl der wiederholt geäußerten Wünsche erfüllen. Die Kapazität des Benutzerspeichers SkyDrive Pro wurde von 500 MB auf 7 GB erhöht. Die Begrenzung für Websitesammlungen wurde von 300 auf 3000 erhöht. Des Weiteren können Dateien mit einer Größe von bis zu 2 GB hochgeladen werden. In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht über die Speichersituation in den primären Office 365-Plänen. Darüber hinaus enthält die Tabelle noch weitere Zeilen, um Ihnen eine bestmögliche Planung der Verwendung und Migration von SharePoint Online zu ermöglichen.

SharePoint Online-Speichertabelle. Weitere Informationen sowie Echtzeitaktualisierungen für eine Vielzahl von Limits und Beschränkungen finden Sie hier