Einführung in eDiscovery in SharePoint, Exchange und Lync 2013

Veröffentlichung des Originalartikels: 09.11.2012

​Wie in vielen anderen Organisationen ist wahrscheinlich auch in Ihrer eine große Menge an Daten in Form von E-Mail-Nachrichten und elektronischen Dokumenten vorhanden. Neben den zahlreichen E-Mails und Dokumenten verfügen Sie bestimmt noch über andere Inhaltstypen wie z. B. Daten für das soziale Netzwerk, Sofortnachrichten und Webseiten. Das Beibehalten, Durchsuchen und Erzeugen dieser Daten birgt bei rechtlichen Vorkommnissen erhebliche rechtliche Risiken. Wie durchsuchen Sie diesen Inhalt und exportieren ihn in einem für eDiscovery-Anfragen geeignetem Format? Wie können Sie Ihren Benutzern die besten Technologien für die Zusammenarbeit bereitstellen und gleichzeitig Ihr Unternehmen schützen? Die neuen eDiscovery-Funktionen in SharePoint Server 2013, Exchange Server 2013 und Lync 2013 wurden genau dafür entworfen.

Für den Fall, dass Sie nicht mit eDiscovery vertraut sind – es handelt sich dabei um den Prozess, Inhalte in elektronischen Formaten zu suchen, beizubehalten, analysieren und zu erzeugen, wenn Beweissicherungsverfahren oder Untersuchungen dies erfordern. Jetzt können Sie Zeit sparen und Ihre rechtlichen Risiken einschränken, indem Sie das Compliance-Archiv, die echtzeitnahe Suche und die Funktion zum Verarbeiten mehrerer Inhaltstypen nutzen. Wir haben die eDiscovery-Erfahrung gegenüber SharePoint 2010 und Exchange 2010 insofern verbessert, dass Sie eDiscovery jetzt gleichzeitig in SharePoint, Exchange, Lync und Dateifreigaben ausführen können – alles an einem Ort. Sie können Inhalt in SharePoint und Exchange mithilfe des Compliance.Archivs schützen, Inhalte identifizieren und die Inhaltsmenge mithilfe von eDiscovery-Abfragen reduzieren und die Ergebnisse in einem Offlineformat exportieren, das für eine rechtliche Prüfung bereitgestellt werden kann.

Hier finden Sie eine kurze Übersicht über eDiscovery in SharePoint 2013, Exchange 2013 und Lync 2013:

• Compliance-Archiv: Schützen Sie Inhalt direkt, in Echtzeit und genauer bei niedrigeren Speicherkosten, ohne dass die tägliche Arbeit Ihrer Benutzer beeinträchtigt wird.
• Abfrage: Rufen Sie aktuellen, relevanten Inhalt und Statistiken schnell ab, um Fragen rasch zu beantworten. Export: Übertragen Sie relevanten Inhalt vom System in ein portierbares Offlineformat.
• Mehr Inhalt: Erhalten, durchsuchen und exportieren Sie Dokumente, E-Mail-Nachrichten, OneNote-Dateien, Webseiten, Communitybeiträge, Mikroblogs, Lync-Sofortnachrichten usw.

In SharePoint 2013 wird die eDiscovery Center-Websitesammlung eingeführt, die über Features zur ersten Hälfte des eDiscovery Reference Model (EDRM) verfügt – Identifizierung, Beibehaltung, Sammlung, Verarbeitung und Analyse. Das eDiscovery Center ist lokal und in Office 365 verfügbar und kann mit Exchange verbunden werden, sodass Sie eDiscovery gleichzeitig für SharePoint, Exchange und in Exchange archiviertem Lync-Inhalt ausführen können. Im eDiscovery Center können Sie eDiscovery-Fallwebsites erstellen, die zum Organisieren von Compliance-Archiven, Abfragen und Exporten zu einem bestimmten Fall verwendet werden. Die eDiscovery-Fallwebsite wurde für die eDiscovery-Arbeit interner juristischer Teams entworfen.

Abbildung 1: Die Homepage der eDiscovery-Fallwebsite

Verwenden des Compliance-Archivs zum Beibehalten von Daten

Unsere Kunden haben uns mitgeteilt, dass zu Beginn rechtlicher Vorkommnisse oft sichergestellt werden muss, dass potenziell relevanter Inhalt der u. U. als Beweismaterial dient, nicht geändert oder zerstört wird. Der Inhalt ist auf zahlreiche verschiedene Speicherorte verteilt, darunter E-Mail-Server, Dateifreigaben, Content Management-Systeme und Computer von Benutzern. In früheren Versionen von SharePoint stellten die zahlreichen Inhaltstypen wie z. B. Seiten und Listen, die sich nur schwer in ein Offlineformat exportieren ließen, für eDiscovery ein Problem dar. SharePoint 2013 erleichtert das Schützen von Inhalt mit eDiscovery-Sätzen, einem neuen Feature, das zum Identifizieren und Gruppieren von Exchange-Postfächern und SharePoint-Websites, zum Anwenden von Filterkriterien und zum Verschieben des Inhalts in das Compliance-Archiv dient.

Abbildung 2. Auf der Seite des eDiscovery-Satzes können Sie Compliance-Archive für Exchange-Postfächer und SharePoint-Websites verwalten.

Mit dem Compliance-Archiv können Benutzer ihren Inhalt weiterhin bearbeiten und löschen, während das System im Hintergrund sicherstellt, dass die Originalversionen für eDiscovery aufbewahrt werden. Die Metadaten und der Kontext jedes Elements werden beibehalten.

Compliance-Archiv:

• Behält Inhalt direkt bei, einschließlich Blogs, Wiki-Seiten, Mikrobloginhalt, archivierte Lync-Sofortnachrichten, E-Mail-Nachrichten, Kalenderelemente, Kontakte usw.
• Reduziert Ihr Risiko durch rasches umfassendes Schützen von Inhalt (SharePoint-Websites und Exchange-Postfächer) statt wochen- oder monatelangem Erstellen von Kopien aller möglicherweise relevanten Inhalte.
• Reduziert Ihre Speicherkosten, indem nur Inhalt beibehalten wird, der bearbeitet oder gelöscht wird, und Filter eingesetzt werden, um die Menge des archivierten Inhalts zu reduzieren.

Identifizieren relevanter Daten mithilfe von Abfragen

Rechtliche Prüfungen können pro Gigabyte mehrere Tausend Dollar kosten, daher stellt das Reduzieren der Inhaltsmenge, die zur rechtlichen Prüfung übergeben wird, einen wichtigen Aspekt des eDiscovery-Prozesses dar. Mithilfe der neuen eDiscovery-Abfrageseite können Sie Ihren Datensatz anhand von Stichwortsyntaxen, Eigenschaftsbeschränkungen und Einschränkungen identifizieren und reduzieren. Die Abfrageerfahrung wird auf Statistiken für individuelle Quellen und Abfragefragmente konzentriert, um Sie bei Entscheidungen bezüglich des durchsuchten Inhalts zu unterstützen. Sie können auch Vorschauen von SharePoint- und Exchange-Inhalt anzeigen, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Ergebnissatz identifiziert haben.

Abbildung 3. Mit der Abfrageseite können Sie relevanten Inhalt anhand von Stichwörtern, Einschränkungen und Statistiken identifizieren.

Mithilfe der eDiscovery-Abfrage können Sie Ihren Inhaltssatz auf relevante Elemente reduzieren und einen Schwerpunkt auf Statistiken und Vorschauen legen. Hier finden Sie einige wichtige Features und Beispiele:

• Entfernungssuche: Mit wingtip NEAR(30) marketing werden z. B. Ergebnisse identifiziert, bei denen "wingtip" höchstens 30 Stichwörter von "marketing" entfernt ist.
• Exchange-Domänenfilter: Beispielsweise werden alle Ergebnisse mit @contoso.com zurückgegeben.
• Gleichzeitiges Durchsuchen von Exchange, in Exchange archiviertem Lync-Inhalt, SharePoint und Dateifreigaben auf einer einzigen Suchseite Abrufen von Abfragestrukturplänen, um die Beiträge bestimmter Teile der Abfrage zum Ergebnissatz anzuzeigen.

Exportieren von Daten

Eine der größten Herausforderungen von eDiscovery bei der Verwendung mit SharePoint und Exchange ist das Übertragen von Daten aus dem System in ein portierbares Offlineformat. Diese Herausforderung besteht sowohl lokal als auch in Office 365. Das Exportieren lässt sich jetzt einfach durch Klicken einiger Schaltflächen durchführen. Nach dem Abschließen Ihrer Abfrage können Sie auf die Schaltfläche zum Exportieren klicken, einige Optionen auswählen und dann die Suchergebnisse direkt auf Ihren lokalen Computer herunterladen. Mithilfe des Exports können Sie doppelten Exchange-Inhalt entfernen, Dokumentversionen von SharePoint und sogar nicht durchsuchbare Elemente (Elemente mit Indizierungsfehlern) einschließen.

Abbildung 4. Durch das Exportieren wird das Herunterladen Ihrer Suchergebnisse von Exchange und SharePoint leicht gemacht, unabhängig davon, ob sich die Daten in der lokalen Umgebung oder in Office 365 befinden.

Der Export enthält ein EDRM (Electronic Discovery Reference Model)-XML-Manifest mit Metadaten zu den exportierten Elementen. Nach dem Export:

• Exchange-Inhalt, einschließlich archiviertem Lync-Inhalt, wird in PST-Dateien gespeichert.
• SharePoint-Inhalt und Inhalt von Dateifreigaben wird im systemeigenen Format heruntergeladen.
• SharePoint-Seiten werden als als MHT-Dateien gespeichert.
• >SharePoint-Listen werden als CSV-Dateien gespeichert.

Nach dem Abschließen Ihres Exports können Sie ihn in gängige Prüfungstools importieren oder zur rechtlichen Prüfung übergeben.

Fassen wir zusammen...

Die neuen eDiscovery-Funktionen bieten drei Vorteile bei der Vorbereitung rechtlicher Untersuchungen:

1. Compliance-Archiv – Sie können Inhalt in systemeigenen Speichern beibehalten und durchsuchen. Dieser Prozess ist schneller, einfacher und genauer als die bisher verwendeten. Außerdem können Sie mit unserem direkten Ansatz den verwendeten Speicherplatz reduzieren.
2. Echtzeitnahe Suche – da wir das integrierte Suchsystem von SharePoint und Exchange nutzen, ist der Inhalt stets aktuell, und Sie können jederzeit Suchen durchführen. Sie erhalten innerhalb von Minuten Antworten, indem Sie aktuellen Inhalt in Echtzeit durchsuchen.
3. Mehr Inhalt – Sie können OneNote-Dateien, Webseiten, Communitys, Mikroblogs, Lync-Sofortnachrichten, Lync-Besprechungen usw. beibehalten, durchsuchen und exportieren.

Mit SharePoint 2013, Exchange 2013 und Lync 2013 reduzieren Sie Ihr rechtliches Risiko und sparen Zeit. Jetzt verfügen Sie über die Tools, die Sie für schnelle Reaktionen auf rechtliche Anforderungen benötigen, damit Sie Ihre Organisation schützen können, ohne dabei die Benutzer zu beeinträchtigen.

Zum Einstieg können Sie eine eDiscovery Center-Websitesammlung und anschließend eDiscovery-Fallwebsites erstellen. Die Verbindung mit Exchange erfordert einige Konfiguration – lesen Sie dazu zunächst den TechNet-Artikel Planen von eDiscovery in SharePoint Server 2013.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Wenden Sie sich bei Fragen gerne an mich.

Quentin Christensen
Program Manager, Enterprise Content Management

Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter Intro to eDiscovery in SharePoint, Exchange, and Lync 2013