SharePoint Server 2010 的原則與保留

英文原文已於 2011 年 10 月 13 日星期四發佈

我們在 Microsoft Office SharePoint Server 2007 發行資訊管理原則。該原則可依據每個內容類型執行稽核與到期。由於 SharePoint Server 2010 保留的彈性大幅增加，現在可執行數種預設保留動作，輕鬆觸發自訂工作流程。最主要的新功能是執行以位置為基礎的保留 (根據資料夾設定保留)，如此可提供新的階層式檔案規劃方法。您也可以執行多重階段保留。

設定原則

移至網站內容類型組件庫，選取一個內容類型，然後按一下 [資訊管理原則設定] 連結，即可存取 [資訊管理原則設定] 頁面。在設定頁面中，您可以填入 [管理描述] (Administrative Description)，此為系統管理員設定原則時顯示的資訊。另外也可顯示 [原則陳述] (Policy Statement)，此為針對使用者顯示的資訊，例如，當他們開啟 Word 文件時，將會顯示資訊列。共有四種原則類別：[保留] (Retention)、[稽核] (Auditing)、[條碼] (Barcodes) 及 [標籤] (Labels)。保留可讓您指定在某個日期之後發生的動作。稽核可讓您選取對將追蹤的項目執行的作業。條碼及標籤可用來追蹤文件。

保留動作

保留動作包括：

· 移至資源回收筒 (Move to Recycle Bin)

· 永久刪除 (Permanently Delete)

· 轉移至其他位置 (Transfer to another location) – 您可從已設定的 [傳送至] 位置中選取，將文件傳送至內容組合管理

· 啟動工作流程 (Start a workflow) – 從與內容類型 (或清單，若是以位置為基礎的原則) 關聯的可用工作流程中選取

· 跳至下一個階段 (Skip to next stage)

· 宣告記錄 (Declare record) – 這會使用新的 [就地記錄] 功能，將項目標示為記錄。在網站集合層級，您可指定是否應將記錄視為一般項目、阻止刪除或阻止編輯和刪除。若要使用此動作，必須啟用 [就地記錄] 網站集合功能。

· 刪除以前的草稿 (Delete previous drafts)

· 刪除所有版本 (Delete all versions)

在 [事件] (Event) 區段中，您會發現您可以選取資料行，還有一個已停用的選項可用來設定自訂保留公式。如果已在伺服器安裝自訂保留公式，便能使用此選項。若要取得建立自訂保留公式的詳細資訊，請參閱＜依據 SharePoint Server 中的中繼資料來建立自訂到期公式 (可能為英文網頁)＞一文。

以內容類型為基礎和以位置為基礎的保留

使用 SharePoint Server 2010，您可設定以內容類型或位置為基礎的保留。以內容類型為基礎的保留，可讓您指定特定內容類型的所有項目都將採用保留排程。若要指定保留階段，請移至 [資訊管理原則設定] 頁面 (可從內容類型的主要設定頁面存取)。在該頁面中，您可以按一下保留的啟用按鈕並新增階段。必須注意的是，頁面、部落格及 Wiki，都是可擁有原則與文件的內容類型。

您也可依文件庫或資料夾指定保留。若要這樣做，請瀏覽至要設定保留的清單，移至清單設定頁面，然後按一下資訊管理原則設定的連結。依照預設，項目將採用以內容類型為基礎的保留。若要變更保留排程來源，請按一下變更來源連結。現在，清單中的所有項目都將採用為此清單指定的保留排程，而非為內容類型指定的任何設定。螢幕左邊的樹狀控制項，可用於瀏覽清單中的資料夾。您可使用此控制項來選取不同的資料夾，以為該特定資料夾與其底下的所有資料夾指定保留排程。

資料夾會繼承父系的位置原則。在清單階層中，我可以建立一個保留排程，讓所有項目在建立日期的 5 年後到期。清單中的所有項目都將接收這個設定，並在 5 年後到期。對於機密資料夾，我必須保留項目 7 年，因此，現在機密資料夾中的所有項目 (包括所有新資料夾) 都將在 7 年後到期。

您也可以設定多重階段保留排程。假設一份文件超過 90 天未曾修改，則不再需要之前的版本，因此為了節省空間，我要刪除所有以前的草稿 (因為每個版本所佔的空間，即是文件的完整大小，10 個版本表示會佔據 10 倍的空間)。此外，我也不希望文件弄亂了這個文件庫，因為這是共同作業空間。1 年後，就不再需要這些文件，但基於法律規範因素，它們必須保留 7 年。我可以設定第二個階段，以便在 1 年後將所有文件傳送到記錄中心。

SharePoint Server 2010 針對文件保留提供大幅增進的功能與彈性。部分主要改良功能包括多重階段保留動作、更多預設保留動作，以及以位置為基礎的保留。此外，使用 SharePoint Designer 建立工作流程的改良功能，可讓您更輕鬆地建立自訂工作流程，以便建立保留動作解決您的需求。

 

Quentin Christensen

文件與記錄管理專案經理

這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 Policy and Retention in SharePoint Server 2010