SharePoint Server 2010 的中繼資料預設值

英文原文已於 2011 年 10 月 13 日星期四發佈

SharePoint Server 2010 推出受管理的中繼資料與中繼資料導覽等新功能，使得中繼資料更加重要。但許多 SharePoint 專案都遇到一個很大的問題，那就是將中繼資料放入文件中。衡量中繼資料與使用者負擔之間的輕重是很重要的。隨著必須填入的中繼資料行數的增加，使用者更不太可能會填入中繼資料，因為逐一瀏覽與查看哪些資料行是否真的適用，對他們來說是額外的工作量。如果必填資料行的數目很多，則使用者採用的速度可能會很慢，因為上傳內容需要花費很多時間和精力。在極度開放與共同作業的案例中，這反而有不利影響。但隨著內容價值與因建立內容所獲得的效益增加時，使用者會較願意花時間填入適當欄位，尤其當此作業不是經常需要進行時。

對於所有的 SharePoint 專案，您應該仔細考量執行必要作業與使用者在尋找內容時，將會需要哪些中繼資料。評估使用者填入該中繼資料需要多長的時間，並評估對使用者的影響。如果需要填入大量的中繼資料，但使用者因為建立內容的額外負荷而不願意採用系統，將會很難實作成功。

中繼資料預設值有助於解決此問題，因為您可以為使用者自動填入中繼資料。如果特定欄位有 50% 或更多的機會會有相同的值，則您應指定中繼資料預設值協助使用者快速填入表單。您可在網站層級、清單層級與資料夾層級，為每個資料行指定中繼資料預設值。中繼資料預設值會互相繼承，因此子系預設值會一律跟著覆寫。舉例來說，如果在資料夾設定預設值，而另外也在清單與網站欄設定預設值，則系統將會套用資料夾的預設值。如果有資料行和清單的預設值，但沒有資料夾預設值，當有項目新增至該資料夾時，將會套用清單預設值。當使用者建立或上傳新項目時，會套用中繼資料預設值且顯示在編輯屬性表單中。之後使用者可視需要進一步變更屬性。事先規劃與設定中繼資料預設值，有助於評估需要的中繼資料預設值，以及應如何使用中繼資料，才能更輕鬆地將中繼資料套用至項目。

下列資料行類型支援中繼資料預設值：

· 單行文字

· 選項

· 數字

· 貨幣

· 日期與時間

· 是/否

· 受管理的中繼資料

編輯資料行時設定中繼資料預設值：

在網站或清單層級建立或編輯資料行時，可以在欄位中指定預設值。您可以在網站層級指定預設值，然後在清單層級覆寫這些預設值。

使用樹狀控制項設定中繼資料預設值：  

在文件庫中，可以使用樹狀控制項來設定文件庫與每個資料夾的中繼資料預設值。若要這樣做，請移至文件庫設定，然後按一下 [欄預設值設定] 連結。這樣可以顯示一個樹狀控制項，供您導覽文件庫中的資料夾。您可在文件庫與每個個別資料夾的根目錄設定預設值。除非您為子資料夾指定特定的預設值，否則資料夾將會繼承預設值。

中繼資料預設值是協助在資料行填入中繼資料的最好辦法。您甚至可在隱藏的資料行中套用預設值，讓使用者無法編輯欄位，但可利用中繼資料導覽與擷取內容。

 

Quentin Christensen

文件與記錄管理專案經理

這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 Metadata Defaults in SharePoint Server 2010