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SharePoint Server 2010 中的文件識別碼

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英文原文已於 2011 年 10 月 13 日星期四發佈

文件識別碼總覽

將文件移至不同位置，導致連結不再有效，是很常見的內容管理問題。另一個問題是將內容提交到存放庫後，要能夠在之後找得到它。這些均是文件識別碼功能處理的問題類型。文件識別碼是網站集合等級的功能，啟用時，會新增資料行至所有文件內容類型。每當建立或上傳某個項目，並將內容類型設定為繼承文件的內容類型時，該項目就會取得一個文件識別碼。文件組內容類型是一種非文件內容類型的特殊案例，也會取得文件識別碼。

快速提示：您可能想在已包含大量文件的網站集合中啟用文件識別碼功能。由於此事件會在文件內容類型觸發內容類型下推，這個程序可能需要一些時間。因此，文件識別碼啟用會透過計時器工作來完成，計時器工作預設為在晚間執行。如果您要立即啟用文件識別碼功能，請在 [管理中心] 執行文件識別碼啟用/停用工作。會有一個獨立的計時器工作負責指派文件識別碼給現有的文件。

文件識別碼設定

文件識別碼包含兩個部分，前置詞 (預設針對每個網站集合隨機產生) 與兩組數字。範例文件識別碼看起來與下列類似：J2W3DN6QF6XW-2-10。第一個數字是文件首次建立所在的清單識別碼，第二個數字是項目在該清單中的識別碼。您可以為每個網站集合指定前置詞，並可輕鬆透過 [文件識別碼設定] 頁面來變更。

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您可以在網站集合根目錄的 [網站設定] 中存取 [文件識別碼設定] 頁面，該頁面會在 [網站集合管理] 類別中。在 [文件識別碼設定] 頁面中，您可以指定是否要指派文件識別碼，以及使用的前置詞。依照預設，前置詞是隨機產生的，因此文件識別碼在伺服陣列中將是唯一的。您可以將其變更為更易讀的前置詞，例如縮寫。如果您變更前置詞，可以選取核取方塊重設所有文件識別碼。如果您重設現有文件的識別碼，將會損壞文件識別碼的預期功能 (識別碼將不再有效，因為找不到具有先前識別碼的文件)。重設文件識別碼應在初次指派識別碼之後立即完成 (在使用者使用文件識別碼之前)。在 [設定] 頁面中，您也可指定要使用的搜尋範圍 (預設為 [所有網站] 範圍)，以在其他網站集合間尋找文件識別碼。

文件識別碼 (已連結至文件) 資料行 

在文件的清單檢視與檢視屬性中，可顯示 [文件識別碼] 資料行。[文件識別碼] 資料行的 URL 格式如下：https://site/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=J2W3DN6QF6XW-2-40。按一下此 URL 時，將使用搜尋功能來尋找文件。如此一來，即使文件移至其他位置，該 URL 也仍然有效。

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文件識別碼傳送至 Hint URL 

在 [管理中心] 中，您可設定 [傳送至] 位置以將內容提交給另一個網站，以及自動將文件路由至其最終位置的內容組合管理。在此案例中，會傳回文件識別碼查閱 URL (如果已在目的地啟用文件識別碼功能)，其末端也包含一個 HintURL，因此，即使搜尋功能尚未編製文件索引，使用者仍然可以立即找到文件。以下是 HintURL 的連結範例：

https://sites/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=J2W3DN6QF6XW-2-96&hintUrl=DropOffLibrary/A1.docx

文件中的文件識別碼

有個案例就是您可以使用文件識別碼來追蹤有紙本文件的電子版文件。舉例來說，您可能會列印一份文件並發給大家，但他們卻無法找到電子版來查看是否有更新。您可使用 Word 的 [快速組件] (Quick Parts)，在文件中插入文件識別碼。

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您甚至會想建立一個範本，只要使用者建立新的內容類型執行個體，文件的頁首或頁面就會包含文件識別碼。若要這樣做，請上傳一份文件到 SharePoint，文件將於該處取得文件識別碼。接著下載該文件，根據您想要的內容類型自訂該範本，然後使用 Word [插入] (Insert) 功能區中的 [快速組件] (Quick Parts) 插入 [文件識別碼值] (Document ID Value) 屬性。接著將檔案另存為 Word 範本 (dotx)，並建立您的內容類型。在內容類型的進階設定中，上傳您的範本。現在，當使用者使用 [新增文件] (New Document) 下拉清單建立屬於您內容類型的新項目時，將會有內嵌為快速組件的 [文件識別碼值] (Document ID Value)。

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依文件識別碼尋找網頁組件

[依文件識別碼尋找] (Find by Document ID) 網頁組件，可供使用者輸入文件識別碼以查詢文件。您可在網頁組件的 [搜尋] 類別中找到該網頁組件。使用 [文件識別碼] (Document ID) 網頁組件，再配合列印在實體文件上的文件識別碼，使用者就能查詢文件。

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當然，使用者也可將文件識別碼複製到一般的搜尋方塊來尋找文件。DocID 是受管理的屬性，因此您可能想使用下列搜尋語法：docid:doc id value，例如，在搜尋方塊中輸入 - docid:J2W3DN6QF6XW-2-96。

文件識別碼是新的 SharePoint Server 2010 功能，當文件移至其他位置時，使用文件識別碼可以輕鬆尋找文件。當複製文件時，會指派一個新的文件識別碼，而在移動或剪下並貼上文件時，它們將保留其文件識別碼。您也可使用文件識別碼來追蹤有電子版的實體文件。

 

Quentin Christensen

文件與記錄管理專案經理

這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 Document ID in SharePoint Server 2010