SharePoint 2010 的記錄管理簡介

SharePoint 2010 的記錄管理簡介

大家好，我是 Adam Harmetz，在工程小組負責擬定 SharePoint 文件及記錄管理的發展方向與功能。大家也許還記得我曾在 SharePoint 2007 記錄管理部落格 (可能為英文網頁) 發表過文章。記錄管理部落格是一個很好的平台，本工程小組可以在該平台上與記錄管理員、IT 專業人員及資訊架構師彼此交流，所以我們還是會在企業內容管理 (ECM) 小組部落格中繼續探討 SharePoint 2010 相容性功能。

對我來說，將記錄管理與 ECM 其他層面的議題集中放在一個部落格是說得通的，就像 Jim 所說 (可能為英文網頁)，畢竟記錄管理是我們 ECM 策略中的一個關鍵元素。因此人人都要參與 ECM 流程的這個觀念，應該視為協助擴大 SharePoint 2010 記錄管理範圍的指導原則。至於各位記錄管理員，在看完本文了解 ECM 其他層面之後，絕對會受益良多。

在開始探討之前，有三個關於 SharePoint 2010 記錄管理的概念要先了解。

記錄中心 - 階層所在之處，且以中繼資料為導向 

「記錄中心」是 2007 版本新增的一個 SharePoint 網站，用來存放傳統記錄封存。企業各部門所產生的內容都可以提交到「記錄中心」，然後傳送給設有適當權限和原則 (例如到期日及稽核設定) 的對象。
對於 SharePoint 2010，我們認為必須繼續延續這個方向，甚至加入更多「傳統」封存功能。至於到底要選擇哪些功能，面對眾多功能，我們取捨的依據就是，要能從封存中獲得最大價值、搜尋到所需資料的功能，例如下列幾項 SharePoint 2010 記錄中心的全新功能。

• 文件識別碼：每份文件均可有一個唯一識別碼，這個識別碼會一直跟隨著文件，甚至直到文件放入封存。如此一來，無論文件移動到何處，都能根據識別碼，輕鬆參照記錄。
• 多階段保留：保留原則可分成多個階段，因此整個文件週期只要指定一個原則即可 (例如，每年審視合約是否需修訂，7 年後即刪除)。
• 逐項稽核報告：針對個別記錄分別產生自訂稽核報告。
• 階層式檔案計畫：建立深層的階層式檔案結構，並管理階層中每個資料夾層級的保留設定 (或繼承上層資料夾的保留設定)。
• 檔案計畫報告：產生狀態報告，以顯示檔案計畫中每個階段的項目個數，及該計畫中每個節點上的保留原則彙整。

 

這是一家稱為 Joint Task Force 的虛構政府機構在 SharePoint 2010 上的記錄中心首頁。這個首頁是供記錄管理員對內部人員施行規範政策教育，使用者也可以在這個頁面中輸入文件識別碼查看記錄。

除了在封存機制中加入這些傳統的記錄管理功能之外，身為產品設計者，我們大膽嘗試將中繼資料的強大能力應用在 21 世紀的電子化記錄管理中。在 SharePoint 許多封存層面上，都顯現出中繼資料的強大能力：

• 分類法及集中管理的內容類型：封存功能使用全公司分類法及內容類型，確保共同作業區與封存之間的資料一致，並可正確無誤地進行內容移轉。之後我們還會陸續在部落格中分享我們對於 2010 分類法所投入的努力。
• 內容組合管理：記錄路由器會根據中繼資料來判斷，要將傳入文件傳遞至階層式檔案計畫中哪個位置才是正確的。譬如，這個功能可以對所提交的內容自動強制實行規則，像是「如果採購協議加上「Project Alpha」標籤，即傳送到 Alpha Contracts 子資料夾，並對該項目套用該資料夾的保留原則」。
• 虛擬資料夾：雖然檔案計畫是管理存放庫的絕佳方法，但通常不會以這種方式來瀏覽找出所要的內容。SharePoint 2010 記錄中心採用一種稱為「中繼資料導向的導覽」的全新功能，讓您可將關鍵中繼資料當成虛擬資料夾一樣對使用者公開。

 

使用者根據記錄的中繼資料屬性，瀏覽虛擬資料夾以探索此「記錄中心」中的內容。

我們之所以嘗試使用中繼資料，全是為了讓使用者獲得強大功能，讓他們能更順利導入 RM 系統。現在，資料提交者不再陷入檔案計畫的複雜節點選擇難題中，只要填妥一些有用的中繼資料，等下次要搜尋這些內容時，就可以根據這些中繼資料，找到所需內容。

就地記錄管理 - 在內容建立過程中加入記錄管理能力

根據本小組接觸每一家客戶的經驗，有個問題是他們一再反映的：封存中沒有啟動 (或停止！) 記錄管理功能。封存中沒有建立內容，當然也沒有實際內容可反映出內容週期最有趣的設定。

我們在 2010 版本中花了很多心力，要讓共同作業區能夠進行有效記錄管理。舉凡稽核、保留、到期設定、報告、記錄工作流程、eDiscovery、法務保存措施、記錄化等，這些都能應用在共同作業區，讓您既可為使用者帶來 SharePoint 的價值，又能保有資訊管理的權力。

SharePoint 2010 將這些功能全部整合成一項新功能，稱為「就地記錄管理」，這項新功能可將特定 SharePoint 文件 (或部落格、Wiki、網頁及清單項目) 宣告成記錄。如此，系統便能根據您組織對於記錄的定義，在必要時保護這些記錄不遭刪除或編輯：

 

部分文件會加上鎖定，這可讓使用者知道目前所處理的是記錄。選取記錄時，便會停用該項目的編輯及刪除使用者介面。

這個記錄化程序可在工作流程的大型程序中手動設定，也可以排定在文件保留期間 (例如，2 年之後) 自動設定。重點是，將內容宣告成記錄後，該內容並不會移到封存中，它仍會保留在原始位置中，好讓使用者還是可以找到該內容，並與該內容互動。

經過宣告之後，系統就會知道該項目的記錄狀態，因此，在 SharePoint Designer 定義工作流程時，您可以為這些記錄執行建立不同保留原則，或加上記錄狀態。我們也提供程式設計模型，讓您執行自訂記錄化程序及原則，以滿足特殊規範需求。

那麼，就地記錄是否取代了傳統封存作法？答案當然是，看情況！因為有些客戶只想採用就地模式，有些客戶想採用封存模式的傳統階層及集中管理，然而也有許多客戶希望兩種都用。這些問題我們都會在這個部落格中廣泛討論，我們也已發表過相關文件，說明兩者的優缺點。

規模：非常之大！

隨著電子資訊以驚人速度成長，企業每年也對 eDiscovery 投入鉅額資金，記錄管理員已受夠不眠不休地處理這些資訊。所以記錄/內容系統所能處理的範圍不該是他們要煩惱的問題。

對於這項重責大任，身為記錄管理工程小組的我們絕對是嚴陣以待，而且在這個版本中，我們把大部分心力都花在開發足以輕鬆處理超大封存的功能上。「遠端 Blob 儲存」、資料查詢最佳化、內部計時器工作處理的增強、全新資料庫索引策略及其他工作開發方案，都讓這個版本向前躍進一大步，而我們的客戶也都能擁有：

• 多達數千萬筆的記錄存放在單一「記錄中心」。
• 多達數億筆記錄存放在不同位置的封存：這點會在以後的文章中詳細討論，不過上述許多功能已足以讓許多「記錄中心」結合成一個邏輯存放庫。

我們會與 SharePoint 部落格 (可能為英文網頁) 的夥伴們在接下來幾個月中，深入探討關於規模如此大的新部署規模目標及效能分析。

結語

為達成 21 世紀的記錄管理願景，我們付出了許多心力。當您看到 2010 版本中結合 Exchange 2010 的整合式電子郵件封存、保留原則及探索功能，一定會感受到此版本為 Microsoft 記錄管理策略所掀起革命性浪潮。

我們以這份工作為傲，也很樂意與您分享，歡迎各位不吝賜教。若您對未來部落格主題有任何建議，請隨時留言給我們。

感謝各位撥冗閱讀！
Adam Harmetz
首席程式技術經理

附註：若您想了解更多關於 SharePoint 2010 記錄管理的資訊，敬請瀏覽 Don Lueder 部落格 (可能為英文網頁) 上關於筆者接受訪問的內容。

這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 Introducing Records Management in SharePoint 2010