保留您的工作軌跡

英文原文已於 2012 年 7 月 26 日星期二發佈

Eilene Hao Klaka 是工作管理應用程式小組的專案經理。

近來，所有專案中的工作幾乎都是共同作業。一位餐廳老闆可能會與他的員工和公關人員一同開發和宣傳新菜單。婚禮規劃員可能會與花商和場地協調員一起讓某人夢想的婚禮成真。您需要一種方法來協調待辦事項、輕鬆溝通狀態，並和您的小組步調保持一致，而不需離開您喜愛的工具。

 

在下一版的 SharePoint 中，我們建立了新的直覺式使用體驗，讓小組全都能變得井然有序，以及讓個人能夠跨專案努力地將工作做到最好。這其中的兩個核心部分是適用於小組網站的新工作管理功能，以及新聞摘要中心的 [我的工作]。讓我們來看看其中內容。

 

在專案中以小組形式來工作

在下一版的 SharePoint 中，您可以新增工作管理功能，以增強任何小組網站，如此您便能變得井然有序、規劃並追蹤工作，以及溝通截止日期，所有動作都存在於您儲存文件與注意事項的相同地方。只需在新網站的主頁面上按一下 [接近工作截止日期？] 圖標即可。

 

以下將提供一些工具，協助您進行工作：

• 工作清單，適合用來擷取動作、待辦事項及截止日期
• 行事曆，適合用來追蹤重要的日期與會議，以及
• 專案摘要，讓小組能夠掌握進度

利用工作清單協調工作與截止日期

新的工作清單是讓小組能夠快速建立與編輯工作的地方。工作清單的初始檢視已最佳化，讓您能夠擷取講電話時記在便條紙上的資訊類型：工作、到期日，以及指派對象。如果您按一下 [編輯此清單]，就會看見一個資料格，讓您可以進行內嵌編輯，就像在 Excel 中所做的一樣。若要解決在事項變更或開始進行新開發作業時產生的調整專案需求，這個模式也可以讓您有更大的彈性來進行組織工作，包含拖放工作來將它們重新排序，以及縮排工作來建立階層的能力。忘記新增需要在其他兩個工作之間完成的工作？只需按一下 [插入]，直接將它加到中間即可。

 

您可以在頁面最上方找到互動式時間表，為您提供最重要工作與里程碑的視覺表示方式。這讓每個參與專案的人員都能完全了解他們的工作如何融入其他工作的內容中。任何含有日期的工作都可以使用功能區或工作圖說文字，利用按一下按鈕的方式新增到時間表。

 

利用工作清單，可以輕鬆地讓小組需完成的工作變得井然有序，並查看工作進度。

 

溝通專案狀態時能夠一目了然

工作清單對於主導專案的人而言非常重要，但是其他造訪網站的人 (小組成員、專案關係人) 需要能夠對專案狀態一目了然的檢視。針對這一點，我們在網站首頁上提供了 [專案摘要]，以便輕鬆地溝通專案進度、細數下一個即將到來的里程碑，以及展示一些顯示模式。首先是時間表 (來自 [工作] 清單)，可以為臨時加入的專案關係人提供作業方向的整體概觀。其次是即將到達的工作截止日期與行事曆事件的清單，這讓需要具體細節的人員能夠完全了解接下來的步驟。因此，任何瀏覽該網站的人都能夠全然了解作業方向及哪些人應該正在作業。在 Microsoft，我們喜歡使用自己的工具 - 我們稱之為內部試用 (或者說身體力行)。我們有許多新網站是利用首頁上的 [專案摘要] 內建於 Office 中。反應非常好。使用者告訴我們，在網站上提供這個 [專案摘要]，能夠讓它們看起來井然有序，並讓小組成員的步調保持一致。

與您的需求一起成長

工作清單是一個讓小組工作變得井然有序的重要地方，但有時專案的範圍會發展到比需要更高級之控制、結構及報告還大的範圍。在這些情況下，您可以在 Microsoft Project 2013 中開啟工作清單。按一下功能區的 [在 Project 中開啟] 按鈕，以取得重要的報告功能及更高層級的組織，來追蹤您的專案排程與截止日期，而儲存於 Project 中的資訊如有變更將會直接同步回清單，以供所有人共用。

 

將我的工作全部集中在一個地方

每個人平均同時會在五到七個專案中工作。例如，婚禮規劃員可能正在利用 SharePoint 中的工作管理網站，為數位客人規劃婚禮。在此情況下，除了這些專案以外的個人工作之外，她將擁有從數個不同地方指派給她的工作。

  

與其個別深入每個網站來查看她的指派項目，她現在可改用名為 [我的工作] 的新功能 (位於 [新聞摘要中心] 下方)，在同一個地方，以一目了然的方式跨專案同時查看所有需要完成的事項。

 

[我的工作] 可以在 SharePoint、Outlook 及 Project 中將所有指派給您的工作彙總成一個使用體驗，並允許您以類似方式來組織與管理個人工作和指派的工作。

 

目標不只是顯示您的工作，還要成為可一次對工作採取所有行動的地方。以下提供一些可協助您執行此動作的事項。

 

組織工作和採取行動

若要取得 [我的工作]，請移至您的 [新聞摘要中心]，並在快速啟動中按一下 [工作]。當您第一次瀏覽此處時，我們會帶出您的所有工作，並讓它們依專案分組來顯示，讓您能夠了解它們來自何處。

 

一旦看見工作之後，一定會想到其他您必須執行的重要事項。[我的工作] 讓您能夠輕鬆地利用內嵌的新增控制項，快速擷取工作。

 

若要設定工作的優先順序，您可以利用拖放方式將它們往上和往下移動，將它們重新排序。您也可以藉由將最需要注意的工作標示為重要來將它們反白顯示。執行此動作將會讓它們顯示於 [重要和近期] 檢視中，我們將在下一節討論這一點。

 

若要完成工作，只需勾選核取方塊即可，就像您在工作清單中所做的一樣，並對於看著它刪除它自己然後消失不見感到滿意 (您仍然可以在 [已完成] 檢視中找到它們)。您也可以內嵌方式編輯工作，或者直接開啟工作表單；所有變更都會寫回專案網站，如此一來，小組便能立即察覺您的狀態與更新。

 

為了協助您執行工作，您也可以取得更多內容資訊，包含連至專案網站的連結，其中相關的附屬項目可藉由開啟圖說文字變成即時狀態。

使用 [重要與近期] 來決定下一個工作

[我的工作] 提供名為 [重要與近期] 的特殊檢視，協助您從要求您執行的每件事中挑選下一件要做的事。它會為您提供個人時間表，來顯示將在接下來數週內到期的所有工作、所有您標示為 [重要] 的工作，以及在不久的將來到期的近期工作清單。這是一個會自我清除的檢視，它會持續變更內容，以防止您的工作清單變得過量。當重要的工作持續時，其在此檢視中的重要性逐漸下降，如此一來，您尚未解決但實際上已經變得不再重要的工作便不會塞滿此清單。

隨身攜帶您的工作

最後但並非最不重要的一點是，您可以將工作與 Outlook 同步。您不僅將會在 Outlook 或 Outlook Web App 中看見這些工作，而且還會在手機中我的最愛 Outlook 工作應用程式中看見它們，例如，在 Windows Phone 上的 [行事曆] 中心，或者在 iOS 上的 [提醒] 應用程式。只需移至功能區的 [我的工作] 中，然後按一下 [同步處理到 Outlook] 來開啟它，而我們會定期同步工作。

 

這只是 SharePoint 的下一個版本如何協助您變得井然有序並與小組步調保持一致，而不需離開您最愛工具的概觀。試試看，然後讓我們知道這是否能夠提高您的生產力並讓您的專案變得更好！

 

 

 

 

 

這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 Keep track of your work