新小組網站

英文原文已於 2012 年 7 月 26 日星期二發佈

Nathaniel Granor 為 SharePoint 工程小組的專案經理，其主要工作為使用者體驗。

有一天，我希望可以改建我的廚房。我的第一個問題是，我沒有廚房；我曼哈頓公寓中設有冰箱和小型瓦斯爐的小房間不能算是廚房。為了這篇部落格文章，讓我們一起想像我住在位於西雅圖市郊的一幢迷人的農場房屋中，它有廚房，且我決定加以改建。

 

我最愛專案了。它讓我熱血沸騰，心跳不已，有時候還會傻笑。改建廚房無疑是項專案。在後續幾個月，我堆積好幾疊的草稿、筆記、連絡資訊、時程表、合約書、藍圖和相片。這些資料待在我的桌上將不會有什麼用處。當我在承包商的辦公室，或與我老媽用電話交談時 (嗨，老媽！)，我需要共用、談論並參考這些資料。

 

釘子碰上鐵槌了。這件工作該交由 SharePoint 小組網站處理。

 

好好。我來建立 SharePoint，那我是不是有點特定傾向，相信每件工作都是 SharePoint 網站的工作。沒錯，這就是 SharePoint 的彈性。小組網站是一處與一群人共同作業的場所。在此版的 SharePoint 中，我們將焦點集中在設計一個實用有趣的工具，以讓您樂於將它運用於各式各樣的情況下。讓我們來帶您看看。

 

開始使用

當您首次造訪新的小組網站，會出現 [開始使用] (Getting Started) 圖標來歡迎您。此圖標可協助說明您如何針對手邊專案自訂網站。

我想對網站進行的第一件事情，就是變更外觀。我有許多專案，賦予每個專案獨一無二的外觀和感覺有助於讓我加以追蹤。此過程也充滿樂趣。名為「您要什麼風格？」的圖標可帶您到圖庫，在那裡您可以瀏覽網站可用的一系列美麗範本。

 

在您選擇範本之後，您可藉由調整版面配置、調色盤、字型和背景影像來加以改善。在快速預覽後，您就套用好自己的自訂 SharePoint 主題。

 

稍後我會再回到其餘的圖標。在這裡提供一個專家祕訣：當您完成設定網站後，按一下 [移除此項目] (remove this)，圖標就會消失。稍後您還是可以將它們加回頁面，或在 [設定] (settings) 功能表造訪 [開始使用] (Getting Started) 圖標。

 

圖標移除後，頁面上有空間可供應當位於前方和中間的項目使用。在右上角按一下 [編輯] (edit) 來新增您自己的內容。您可以從網路新增文字、連結和影像，或嵌入視訊、地圖及其他多種格式的內容。

文件

文件是檔案的美好化名。我們可從大量研究和資料得知，文字是大多數專案的中心及靈魂。每個小組網站皆具備可供儲存文件用的文件庫，系統會自動將它與具有網站存取權的所有人分享。

在新的 SharePoint 中我們對文件體驗進行了許多改良。以下是一些要點：

• 嘗試從桌面或檔案總管拖曳檔案至文件庫。

• 按一下文件標題旁的 […] 圖示以查看文件的快速預覽以及其他實用資訊，例如檔案位址和最近變更檔案的人員。此項目稱為文件註標。您會在整個 SharePoint 中發現類似註標。

• 當您檢視文件庫時，在頁面右上角尋找 [同步] (Sync) 圖示。按下此按鈕將文件庫與電腦同步化。在您同步文件庫之後，即使您沒有網際網路連線，您也可以從 Windows 檔案總管和 Office 存取文件庫中的所有檔案。

筆記本

現在離開主題一下：如果您從未聽過 Microsoft OneNote，我暗中為您感到有點難過。如果您聽過，看過它位於 Microsoft Office 資料夾中的圖示，但從未加以開啟，那我就要徹底失望了。它是個了不起的軟體 (我這樣說可不是因為我在這裡服務！)。OneNote 是本數位筆記本，它由區段和頁面組成。您可以在裡面書寫、新增圖片和視訊、從網站或文件貼入裁剪物件。如果您有數位筆，OneNote 就可擷取任何您繪製/書寫/手繪的東西。

 

當您在 SharePoint 網站上放置筆記本，奇蹟就會發生。現在您的筆記本會位於雲端。您可以使用原生的 OneNote App 或瀏覽器從任何電腦或行動裝置加以存取。更棒的是，您可以與其他人共用。當他們撰寫筆記時您會看到他們的筆記顯示，他們也會看到您的。

 

我們認為 OneNote 是了不起的工具，所以我們在每個新的小組網站中皆納入一本共用的筆記本。具有您網站存取權的每個人皆可使用筆記本。在 [快速啟動] (Quick Launch) 中按一下 [筆記本] (notebook) 連結 (左邊的 [導覽] (navigation) 功能表) 以在 OneNote Web App 中加以開啟。從那裡，您可以在個人電腦、Mac 或行動裝置上開啟網站筆記本，筆記本將可離線使用並自動保持同步。

 

新聞摘要

共同作業首重通訊。通訊的工具林林總總，每項工具皆適合特定用途。網站的新聞摘要是與參與專案的人員進行隨機對話的一項輕巧簡單的方式。您可以嵌入影像、視訊和連結，提及指定人員並使用主題標籤。

我有許多專案，每個專案有它自己的人員群組 (和自己的小組網站)。SharePoint 的新聞摘要中心會為我顯示我每個專案進行中對話的整合檢視。

如需 SharePoint 新聞摘要的詳細資料，請參考 Ben Wilde 的文章 (可能為英文網頁)。

 

其他內容

每個專案皆不相同。我們特意簡化新的小組網站範本。一開始在網站的 [快速啟動] 只有一些項目：首頁、筆記本、新聞摘要、文件。我們納入這些項目，因為我們認為它們到處皆適用。每個專案都會使用這些功能 (如果您不要它們，請隨您意加以移除)。其他項目是在您需要時可新增的應用程式。

還記得 [開始使用] 圖標嗎？那些圖標中的好幾個是您可能想新增至您網站的常用應用程式：

• [作業有期限？] (Working on a deadline) 會安裝「工作」和「行事曆」應用程式。這些應用程式可協助組織排程並追蹤誰正在做什麼。請參閱 Eilene 的文章 (可能為英文網頁) 了解這些功能。
• [保持電子郵件的上下文] (Keep email in context) 會安裝令我們興奮的全新應用程式，稱為「網站信箱」。它是 Microsoft Exchange 中共用的收件匣，您網站的所有成員都可加以存取。在後續文中我們會詳加討論。
• [新增清單、文件庫和其他應用程式] (Add lists, libraries and other apps) 是 [新增應用程式] (Add an app) 頁面的捷徑，可列出網站上所有可供安裝的應用程式以及 SharePoint 存放區的連結，在那裡您還可找到更多應用程式以協助您完成作業。

(如果您對使用 SharePoint 很有經驗，您可能會因為「應用程式」這個字眼感到有點困惑。在 SharePoint 2013 中，「應用程式」意為您可新增至網站的一項功能。清單和文件庫都是應用程式，但是還有其他新種類的應用程式 (例如「網站信箱」 應用程式並非清單或文件庫)。

當您將新的應用程式加入至您的網站時，可以從 [網站內容] (Site Contents) 頁面加以取用。最近安裝的 5 個應用程式也會顯示在 [最近] (Recent) 標題底下的 [快速啟動] (Quick Launch) 上。您可以編輯 [快速啟動] (Quick Launch) 讓該圖標井然有序，並確保您網站中最重要的項目皆可供使用。例如，在安裝「工作」應用程式之後，我會編輯瀏覽並將「工作」應用程式些微向高處拖曳，因為它很重要。

往前與向上

當專案繼續進行時，您可以調整網站以滿足您的需求。在我廚房改建的案例中，最後我會與承包商共用網站，所以他會有所有專案資訊的存取權，並可以新增他的更新項目。之後，我們會與轉包商共用網站上的特定文件 (但是我們不會向他提供完整內容的存取權)。我們已大幅簡化共用網站和文件的體驗。請特別留意以此主題為焦點的文章。

在我的廚房建造過程中，我會新增圖片庫並上傳相片呈現進度。或許我會與朋友及家人進行共用。

網站和新 SharePoint 體驗其他可介紹的內容還多著呢！請查看 Office 365 Preview (可能為英文網頁) 以親自了解現今的 SharePoint 小組網站如何成為一個可用來完成作業之生動有活力的場所。

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這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 The New Team Site