社交頻譜
英文原文已於 2012 年 8 月 1 日星期三發佈
Chris Slemp 是 Microsoft IT 部門的資深解決方案經理，過去 3 年以來一直領導 Microsoft 內部的社交業務解決方案。
我討厭聖誕卡。不要誤會我的意思。我一點也不是個吝嗇鬼。可是寫，或某些情況下甚至讀那些又臭又長的傳統年度總結，是我佳節中最不喜歡的節目。它已經演變為吹噓超能小孩的活動，而非僅是重新聯絡感情的好理由。它也惹惱我，因為媒介物無法符合目的。我比較喜歡在 Facebook、部落格文章或電子郵件上透過程式碼保持連線。當然我會打電話給奶奶 (雖然不很常)，我盡量選非假日進行，這樣我就可以聽她親口說她日子真正過得如何。
第二個故事，在這裡我保證會講到重點。我住的鎮上有一個傢伙，他人好心也好，但他不知道要如何結束交談。雖然他有我的電子郵件地址，他也在 Facebook 上，但是對所有問題他都堅持打電話給我，並花費 10 分鐘時間在應當是 60 秒鐘就可結束的電話上。我學會在發話者 ID 上將他作記號。我們全都認識「那個」傢伙。
使用正確的工具
以上這些故事的共同點在哪裡？它們談論的都是針對工作使用正確的工具。通訊在我們大多數的職涯中可能是最重要的活動，而效率和效用的具備與否正是造成平庸和偉大成功的差異所在。新版的 SharePoint 可提供我們更多可新增至電子郵件和即時訊息的工具，建立改變我們共同作業習慣的契機，打通更透明且有效率的作業管道。
當然我要談論的是新聞摘要。但在新 SharePoint 中新聞摘要有兩種：公共摘要和網站摘要。我們也提供新的社群網站範本。面對這麼多的選項，我們的員工有時會不知道該選哪一個好。希望我們在 Microsoft 這裡學到的課程也會對您的公司有所助益。
使用電子郵件有錯嗎？
首先，您常須回答這個問題：「為什麼我該使用這些新玩意兒？」在將訊息鎖定至已知群體方面，電子郵件這個最無所不在的工具有其效用，但長時看來，那不是我們的真正功能。以下是讓通訊走出收件匣，走入開放空間的部分效益清單：
- 搜尋先前的交談，而無需嘗試尋找、加入和封存 Outlook 中「正確的」通訊群組清單。
- 比您可在電子郵件中找到的更廣泛、更多樣的對象，因有更多人查看訊息。
- 將您收件匣的焦點集中在您小組的可傳送作業，而非在漫無組織的交談。
- 在辦公室的影響力不僅意謂具實用性，還需表現出實用性。新聞摘要文章和網頁論壇在本質上比電子郵件更顯眼。
如何思考新聞摘要和社群
接下來，我們要開始發掘這裡每項工具的最擅長的事項。讓我們從 SharePoint 中的預設 [新聞摘要] 檢視和 [每個人] 檢視之間的差異開始談起。它們兩者皆很有價值，但是預設檢視就像修剪整齊的庭園，長出您感興趣的交談，因為您已藉由追蹤感興趣的人物、網站、文件和標記來「播下種子」。[每個人] 檢視比較像野外：有機且無法預測，充滿來自想要廣泛進行共用的每個人的文章。但是您可在那裡找到的某些意外交談和人物可能極為珍貴，好像當您經過步道角落時讓您驚艷的風景一樣。
另一方面而言，社群網站則是集體創作：利用具有共同興趣的一大群人回答彼此的問題，建立並發表所有隱藏的知識，或僅提供聯絡的場所，在那裡您所需的不只是交談而已。
比較使用者功能
以下表格可協助您從使用該工具人士的觀點了解每項工具的長處。在每次通訊之前您是否皆須描繪圖表？當然不用，不會比您決定傳送電子郵件、進行即時訊息或接聽電話時還麻煩。一段時間後這個過程就會變得很自然。
請注意，這些工具安排在一個「頻譜」之內，從左邊的完全透明到右邊的非常隱私。它也是回應時間社交標準的頻譜，最左邊可容易地設為永遠不要，而最右邊則幾乎為即時 (因此而得名)。我們認為對象廣泛性和回應緊急性這兩項因素，對於要將這些工具放在已能掌握之工具 (電子郵件和即時訊息) 背景中的人們真的很實用。
有些人可能會說：「那為什麼電子郵件位於右邊？我承認它很私密，但是我許多電子郵件從未得到回覆！」很遺憾，就是這樣！那是因為過去我們把屬於其他工具的所有通訊都塞到您的收件匣。需要回覆的重要電子郵件便因為有趣但易使人分心的 TechCrunch 主題而淹沒在「我也是」全部回覆和空談的茫茫大海中。我剛計算過從早上 8 點到下午 3 點處理過的電子郵件，我僅需保留並回應那 200 封電子郵件的 14%。想像一下如果其他 86% 是出現在我的新聞摘要… 我就可以大幅減少花費在刪除無用郵件的時間。
比較企業案例
下一個表格比較著重的是企業主較關心的面向：找到「最佳」內容的容易程度，將這些工具整合至其他體驗的能力，或針對敏感交談加以鎖定的能力。
在共同作業工具箱擁有更多工具是一件很棒的事情。知道針對每個案例該使用哪一個工具更是了不起。如果要我說我希望這篇文章有什麼作用，那就是永遠消除那些包含一行「我也是」的「全部回覆」。
如果您不介意的話，現在我得打電話給奶奶了…
這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 The Social Spectrum