文件組簡介

英文原文已於 2011 年 10 月 19 日星期三發佈

大家好，我是 Quentin，很高興再次與您見面。在今天的文章裡，我要介紹一個令人興奮的新內容類型，做為組織多重文件型工作產品的架構元件。文件組可用於文件與網站。當您有一組需要共同作業的相關文件時，可以使用文件組，而不需要全新的文件庫或網站。文件組提供一個共同作業工作區，讓使用者可在相關的文件群組進行作業。自 SharePoint 2010 發行後，我已看到 Microsoft 內部與一些客戶將文件組廣泛地應用於各種案例。部分範例包括研究專案、軟體開發規格、知識管理存放庫與可用性研究。

文件組與資料夾很類似，但是當您存取文件組時，會出現一個可自訂的網頁組件頁面。當您將文件上傳至文件組後，它們會顯示在網頁組件中，網頁組件的作用就像是文件庫檢視。有許多文件組功能可以協助您迅速輕鬆地投入相關文件的專案。下列是一些文件組的功能：

• 共用中繼資料會在文件組內的所有項目中，強制使用相同的中繼資料
• 當文件組建立時，可自動佈建預設文件
• 稱為歡迎頁面的網頁組件頁面會顯示文件組的內容，還可自訂顯示文件以外的更多資訊

文件組可協助管理未受管理的文件，並將共同作業模式與中繼資料帶入文件建立與管理流程，以符合我們整體的文件管理願景。文件組可用來組織與尋找內容，使群組與關聯文件的工作更加輕鬆。文件組鼓勵使用者在文件組本身與其內部的文件中使用中繼資料行。共用資料行可將文件組中繼資料放在內部的所有文件中，這有助於在文件組歡迎頁面中顯示文件組的屬性。文件組可協助您迅速輕鬆地在相關文件群組中作業以節省時間與金錢。

我們會根據 Microsoft 內部和客戶的案例建立文件組。舉例來說，在 Office 小組中，我們會將建立的產品組件分成不同功能，而每項功能由各小組負責處理。這些功能含有規格、開發計畫及測試計畫。文件組可讓您輕鬆建立所需的文件及管理一系列功能文件。

我們同時也發現客戶有類似的案例，例如銷售提案需要簡報、試算表與銷售合約。在這些案例中，相較於個別管理各個項目，您可以透過共用中繼資料，以及執行一系列項目的工作流程處理來進行這項工作。我們期望合作夥伴與客戶能夠使用文件組，針對特定的縱向案例自訂文件組以支援重要的處理，例如管理案例及研究專案。

我已經快速介紹完文件組的用途，現在讓我大概說明一下文件組的主要功能。

歡迎頁面

當您前往文件組時，您會發現它與一般的資料夾檢視不同。文件組有可自訂的歡迎頁面。依照預設，此頁面的文件組屬性為網頁組件。您可以在內容類型的文件組設定頁面中，指定要在此網頁組件顯示哪些文件組資料行。[文件組內容] 網頁組件則會顯示已新增至文件組的文件。

這是含有幾個文件的非自訂文件組歡迎頁面範例。

這是自訂的歡迎頁面範例，影像已變更且加入了記事區。此歡迎頁面已由清單中特定內容類型的所有文件組共用，因此任何變更都將反映在所有執行個體。這使得變更歡迎頁面變得既簡單又快速，因為更新會立即套用到現有的文件組。

允許的內容類型

您可選取文件組可用的內容類型，以便控制要用於文件組內的內容類型。

預設內容

可指定建立新的文件組時要自動建立的文件。您可指定預設文件，以控制用於文件組的範本。這樣能節省開始工作之前尋找與上傳範本的時間。當然，使用者仍然可以上傳自己的文件到文件組。

共用資料行

文件組資料行可供文件組內的所有文件共用。如此可讓文件組資料行成為唯讀的，只能透過編輯文件組的屬性來變更值。這樣可節省使用者的時間，因為只需要在一個地方更新中繼資料，即可更新文件組內所有文件的中繼資料，並且有助於維持中繼資料的一致性。您可使用共用資料行，確保所有文件含有特定中繼資料。

傳送至

文件組將可使用在 [管理中心] 指定的 [傳送至] 位置，這樣您就可以將文件傳送到設定的內容組合管理。您也可使用工作流程動作，將文件組傳送至內容組合管理。內容組合管理是新的 SharePoint 2010 功能，可將以中繼資料為基礎的內容移動到資料夾、文件庫或其他網站。

可自訂的功能區

SharePoint 2010 的重大改良功能之一就是功能區介面，這與 Office 用戶端應用程式使用的功能區介面類似。文件組有自己的功能區，可以執行像是傳送至、刪除及擷取版本等動作。您也可自訂此功能區以新增命令。

版本設定

文件組有自己的版本設定，可用來擷取簽入的文件版本與文件組屬性的快照。

工作流程

文件組支援一系列文件中的工作流程。SharePoint Designer 中有一些文件組特定的工作流程動作，包括擷取版本與啟動核准程序。

結語

文件組是針對專案工作整理相關文件的最佳方式。它提供可自訂的共同作業環境，讓您可以符合多重文件工作產品的需求。文件組同時也是一種中央資訊架構元件，可用來呈現像是研究筆記本、銷售提案及產品規格等概念。文件組可讓您輕鬆自動佈建範本、在一組文件共同作業以及共用文件相關資訊 (例如中繼資料屬性)。

請務必訂閱 ECM 部落格 RSS 摘要，並經常造訪本部落格。我將會發表更多關於文件組的部落格文章，像是建立自訂文件組內容類型與自訂歡迎頁面。

 

Quentin Christensen

文件與記錄管理專案經理

這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 Introducing Document Sets