SharePoint、Exchange 和 Lync 2013 中的电子数据展示的简介

原文发布于 2012 年 11 月 9 日（星期五）

与很多组织一样，您可能有大量以电子邮件和电子文档形式存在的数据。您不仅有大量电子邮件和文档，还可能有其他类型的内容，如社交数据、即时消息和网页。当出现法律纠纷时，保留、搜索和制作此数据将会涉及重大的法律风险。如何搜索此内容并以一种能够提交给电子数据展示请求的形式将其导出？如何在保护您的业务的同时为用户提供最佳协作技术？SharePoint Server 2013、Exchange Server 2013 和 Lync 2013 中的新电子数据展示功能正是用来解决这些问题的。

如果您不熟悉电子数据展示，那么可以将它理解为查找、保留、分析和制作电子形式的内容所需的过程。现在，您可以通过就地保留、近即时搜索和处理更多类型的内容的功能节省时间和帮助降低风险。通过支持在 SharePoint、Exchange、Lync 和文件共享中执行电子数据展示（全部在一个位置完成），我们已经在 SharePoint 2010 和 Exchange 2010 中集成了电子数据展示工作。您可以使用就地保留来帮助保护 SharePoint 和 Exchange 中的内容，可以使用电子数据展示查询确定和减少内容的数量，还能够以脱机形式导出提交给法律审查的结果。

下面是 SharePoint 2013、Exchange 2013 和 Lync 2013 的电子数据展示的简要介绍：

• 就地保留： 就地和实时地保护内容，保真度更高且存储成本更低，同时不会影响您的用户的日常工作。
• 查询： 快速获取最新相关内容和统计信息以帮助您迅速回答问题。导出：将系统外部的相关内容转换为脱机和便携的形式。
• 更多内容： 保留、搜索和导出文档、电子邮件、OneNote 文件、网页、社区文章、微博和 Lync IM 等内容。

SharePoint 2013 引入了电子数据展示中心网站集，该网站集具有对电子数据展示参考模型 (EDRM) 的前半部分（标识、保留、收集、处理和分析）有帮助作用的功能。电子数据展示中心可在内部和 Office 365 中使用，并可以连接到 Exchange，以便让您在存档到 Exchange 的 SharePoint、Exchange 和 Lync 内容中执行电子数据展示。在电子数据展示中心，您可以创建电子数据展示案例网站，用于为特定案例组织就地保留、查询和导出。数据展示案例网站是为了让内部法律团队执行其电子数据展示工作而设计的。

 

图 1：电子数据展示案例网站的主页

 

使用就地保留来保留数据

我们的客户已经告诉我们，当出现法律纠纷时，通常需要确保可能作为证据的相关内容没有被修改或销毁。内容散布在很多不同的位置，包括电子邮件服务器、文件共享、内容管理系统和用户计算机。以前版本的 SharePoint 不容易执行电子数据展示，因为这些版本有很多类型的内容（如页面和列表），这些内容难以导出到脱机副本。SharePoint 2013 通过电子数据展示集简化了内容保护。电子数据展示集是一项新功能，用于标识 Exchange 邮箱和 SharePoint 网站并将它们分组在一起、应用筛选条件和将内容置于就地保留状态。

 

图 2.“电子数据展示集”页是可用来为 Exchange 邮箱和 SharePoint 网站管理就地保留的位置。

 

利用就地保留，用户可继续编辑和删除其内容，同时系统会在后台确保保留原始版本以供电子数据展示。每个项目的元数据和上下文将会保留，因为其被保存在原地。

就地保留：

• 将内容（包括博客、Wiki 网页、微博内容、已存档的 Lync 即时消息、电子邮件、日历项、联系人等很多其他内容）保留在原地。
• 通过快速广泛地保护内容（SharePoint 网站和 Exchange 邮箱）帮助降低您的风险，而不用花数周或数月的时间复制所有可能相关的内容。
• 通过仅保留已编辑或已删除的内容以及输入筛选条件来减少要保留的内容的数量帮助降低您的存储成本。

使用查询识别相关数据

法律审查的成本可能高达每 GB 数千美元，因此减少提交给法律审查的内容的数量是电子数据展示过程的一个重要部分。新的“电子数据展示查询”页可帮助您使用关键字语法、属性限制和精简识别和减少数据集。查询体验侧重于各个源和查询段的统计信息，可帮助您做出有关要在其中进行搜索的内容的决策。您还可以预览 SharePoint 和 Exchange 内容以确保已识别正确的结果集。

 

图 3.“查询”页使您能够使用关键字、精简程序和统计信息识别相关内容。

 

电子数据展示查询体验可帮助您将内容集限制为您关注的相关项，该体验侧重于统计信息和预览。下面是一些重要功能和示例：

• 邻近搜索：例如，wingtip NEAR(30) marketing可识别“wingtip”与“marketing”的距离为 30 个关键字内的结果
• Exchange 域搜索：例如，返回所有包含 @contoso.com的结果
• 在一个搜索页面中对存档到 Exchange、SharePoint 和文件共享中的 Exchange 和 Lync 内容进行搜索，分解查询统计信息以了解查询的各个部分如何构成您的结果集

 

导出数据

处理 SharePoint 和 Exchange 时，电子数据展示的最大难题之一是将系统外部的数据转换为便携的脱机形式。在内部和 Office 365 中都要考虑这个问题。现在，导出只需单击几个按钮就能完成。最终确定查询时，您可以单击导出按钮，选择几个选项，然后直接将搜索结果下载到本地计算机。利用我们的导出功能，您可以删除重复的 Exchange 内容，包含 SharePoint 中的文档版本，甚至可以包含无法搜索的项目（已经具有索引错误的项目）。

 

图 4. 利用导出，从 Exchange 和 SharePoint 下载搜索结果变得十分轻松，无论数据是在内部还是 Office 365 中都是如此。

 

导出中包含了电子数据展示参考模型 XML 清单，用来提供有关导出项的元数据。导出后将产生以下结果：

• Exchange 内容（包括已存档的 Lync 内容）将存储在 PST 文件中。
• SharePoint 内容和文件共享内容将以本机格式下载。
• SharePoint 页将作为 MHT 文件捕获。
• >SharePoint 列表将另存为 CSV 文件。

完成导出后，您可以将其导入常用审查工具或提交给法律审查。

总结…

新的电子数据展示功能有三个可帮助您在需要处理法律调查时顺利完成工作的优点：

1. 就地保留- 您可以将内容保留在本机存储中并对其进行搜索。此方法比现在使用的过程更快、更轻松且保真度更高。此外，利用我们的就地保留方法，您还可以减少使用的存储空间。
2. 近实时搜索- 由于我们使用了内置的 SharePoint 和 Exchange 搜索系统，因此内容始终保持最新，并且您可以随时运行搜索。通过搜索实时和最新的内容，您可以在几分钟内获得答案。
3. 更多内容 - 您可以保留、搜索和导出 OneNote 文件、网页、社区、微博、Lync IM、Lync 会议等内容。

SharePoint 2013、Exchange 2013 和 Lync 2013 可帮助您降低法律风险和节省时间。您现在获得了快速响应法律请求所需的工具，从而可以在不妨碍用户的情况下保护您的组织。

开始之前，您可以创建电子数据展示网站集，然后创建电子数据展示案例网站。将所有操作与 Exchange 结合在一起需要某项配置 - 请查看 TechNet 文章在 SharePoint Server 2013 中规划电子数据展示以帮助您开始操作。

感谢您阅读本文，如有任何问题请告知我。

Quentin Christensen
企业内容管理项目经理

这是一篇本地化的博客文章。请访问 Intro to eDiscovery in SharePoint, Exchange, and Lync 2013 以查看原文