介绍 SharePoint 2010 中的记录管理功能

介绍 SharePoint 2010 中的记录管理功能

大家好。我是 Adam Harmetz，在工程团队工作，主要负责 SharePoint 文档和记录管理功能及其构思。许多人可能因 SharePoint 2007 recman 博客（该链接可能指向英文页面）而记得我。recman 博客是本团队与记录管理者、IT 专家和信息架构师进行交流的重要方式，并且我们将通过企业内容管理 (ECM) 团队博客继续讨论 SharePoint 2010 合规功能。

我认为将记录管理与 ECM 其他方面的内容归纳到一个中心博客很有意义。毕竟，正如 Jim 所讨论的（该链接可能指向英文页面），记录管理是 ECM 策略的一个关键组成部分。人人参与 ECM 过程这一理念确实可以作为一个帮助扩展 SharePoint 2010 的记录管理范围的指导原则。而且，对于不在该团队的所有记录管理者而言，我认为你们将通过不断了解 ECM 的其他方面而受益匪浅。

在开始讨论之前，您需要先了解有关 SharePoint 2010 记录管理的以下三个重要事项。

记录中心 - 一个具有层次结构的位置，由元数据驱动

在 SharePoint 2007 中，记录中心是以用作传统记录存档的 SharePoint 网站的形式引入的。可将整个企业的内容提交到记录中心，然后将其传送到相应位置，这些内容在该位置可获得适当权限和策略，例如过期和审核。
对于 SharePoint 2010，我们知道继续追加投资，甚至增加更多“传统”存档功能很重要。当查看我们必须从中进行选择的各种功能时，我们的重点目标是提供使用户能够从存档中获取最高价值并找到所需数据的功能。例如，下面是 SharePoint 2010 记录中心的一些新功能：

• 文档 ID：可为每个文档指定一个唯一标识符，即使在对文档进行存档时，文档也始终带有标识符。这样，不管将文档移至何处，也可按 ID 轻松引用记录。
• 多阶段保留：保留策略可以包含多个阶段，从而允许您将整个文档生命周期指定为一个策略（例如，每年检查合同，并在 7 年后删除合同）
• 基于项目的审核报告：您可以生成一个有关单个记录的自定义审核报告。
• 具有层次结构的文件规划：您可以创建具有较深层次的文件夹结构，并管理该层次结构（或继承自父文件夹）中每个文件夹的保留策略。
• 文件规划报告：您可以生成状态报告，以显示文件规划各阶段中项目的数量，以及该规划中各个节点的汇总保留策略。

 

下面是虚构的政府机构“联合特遣部队”的 SharePoint 2010 记录中心主页。请注意，该主页是记录管理者用于对组织进行合规策略培训的场所，也是按记录的文档标识符查找记录的场所。

除了向存档中添加这些传统的记录管理功能以外，我们作为产品设计人员打赌，元数据的力量足以推动 21 世纪电子记录管理功能的进一步发展。多种 SharePoint 存档方式已自行证明了这一点：

• 分类和集中内容类型：存档将使用企业范围的分类和内容类型，从而确保协作空间和存档之间的一致性和上下文转换。在以后的文章中，我们将谈论更多有关 SharePoint 2010 分类投资的内容。
• 内容管理器：记录传送器可以使用元数据将传入文档传送到具有层次结构的文件规划的适当位置。例如，它使您可以自动对提交的内容强制执行相应规则，比如，“如果某采购协议标记有“Project Alpha”，则系统会将其发送到“Alpha Contracts”子文件夹，并将该文件夹的保留策略应用于该项目。”
• 虚拟文件夹：文件规划是一种管理文档库的好方法，但所花时间通常不是导航并找到要查找的内容所使用的时间。SharePoint 2010 记录中心采用了一个称为基于元数据的导航的新功能，您可以使用该功能将关键元数据显示为虚拟文件夹：

 

您会注意到最终用户发现该记录中心中的内容的方法是：根据记录的元数据属性导航虚拟文件夹。

关于元数据的赌注不过是使最终用户能够管理记录，从而增加成功使用 RM 系统的机会。提交者无需在文件规划中选择复杂的节点，只需填写一些有用的元数据块，便可在需要再次查找该内容时使用这些元数据。

现场记录管理 - 在内容创建体验中融入记录管理功能

在与我的团队涉及的各个客户的交往过程中，我们一再听到同样的消息：没有在存档中开始（或已停止！）使用记录管理功能。内容不是在存档中创建的，当然不会在存档中体现出它所拥有的卓越价值。

我们在 SharePoint 2010 中做了大量工作，以使您可以在协作空间执行有效的记录管理操作。如果要兼顾 SharePoint 对最终用户的价值和信息管理需求，则审核、保留、过期、报告、记录工作流、电子数据展示、合法保存和记录化便是可以在协作空间使用的所有功能。

将所有这些功能聚合在一起便构成了 SharePoint 2010 的新功能：现场记录管理。此功能允许将特定 SharePoint 文档（或博客、Wiki、网页和列表项）声明为记录。如有必要，系统会按照您所在组织的记录定义阻止删除或编辑此类记录：

 

请注意，某些文档已锁定，以便向用户表明它们正在处理记录。如果此时选择记录，则用于编辑和删除项目的 UI 将处于禁用状态。

可以作为工作流中大型流程的一部分手动执行这一记录化过程，也可以作为文档保留的计划部分（例如，在 2 年后）手动执行该过程。关键是：在声明记录时，内容不会移到存档中，而是会保留在原位，以便最终用户仍可以找到该内容并与之交互。

在声明后，系统知道项目的记录状态，因此您可以执行相应操作，例如，为记录创建不同的保留策略，或在 SharePoint Designer 中定义工作流时使用记录状态。我们也可以启用可编程性模型，以便您可以对记录化执行自定义流程和应用策略，从而满足特殊的合规性需求。

现场记录是否可代替传统存档？答案是：有时当然可以，我们发现某些客户希望专门使用一种现场方法，某些客户希望使用存档具有的传统层次结构和集中功能，而许多客户希望同时使用现场记录和存档这两种方法。这就是我们将在本博客中重点谈论的内容，并且我们的 文档现已开始讨论这两种方法的优缺点。

规模：我们重点讨论的内容

随着电子信息产业的迅猛发展，企业每年需要在电子数据展示方面投入大量资金，并且记录管理者晚上要花费很长时间来维护记录。他们的记录/内容管理系统的规模不应该成为另一个烦恼。

作为记录管理工程团队，我们需认真承担此责任，我们在该版本中所做的大部分工作是增加功能，以便更易于估算大量存档。利用远程 Blob 存储、数据库查询优化、内部计时器作业处理改进、新数据库索引策略和其他工程计划等功能，我们使该版本向前迈进了一大步，并允许客户：

• 在一个记录中心中保存数千万条记录
• 在一个分布式存档中保存数亿条记录：虽然我们将在以后的文章中进行详细讨论，但上面提到的许多功能依然另人兴奋，通过这些功能可以将许多记录中心绑定在一起，以充当一个逻辑库。

对于 SharePoint 博客（该链接可能指向英文页面）上的合作伙伴，我们希望在接下来的几个月内向你们展示有关新规模目标以及以此规模部署的性能配置文件的详细信息。

结束语

在这里工作的团队为实现 21 世纪记录管理构想做了大量工作。在结合使用 Exchange 2010 的集成电子邮件存档、保留和发现功能时，我想你们会看到 SharePoint 2010 作为 Microsoft 记录管理策略的突破性版本的震撼表现。

在这里工作的团队为在这里工作而感到自豪，并热衷于探讨工作，倾听大家的心声，请尽管在评论中对以后的博客文章话题留言！

感谢阅读本文，
Adam Harmetz
资深项目经理

附言：如果您渴望获取有关 SharePoint 2010 记录管理的信息，请查看我在 Don Lueder 博客（该链接可能指向英文页面）上发布的采访稿。

这是一篇本地化的博客文章。请访问 Introducing Records Management in SharePoint 2010 以查看原文