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文档集简介

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原文发布于 2011 年 10 月 19 日（星期三）

大家好，又是我，Quentin。在今天的文章中，我想介绍一个激动人心的新内容类型，它用作体系结构组件，以组织基于多个文档的工作产品。文档集可填补文档和网站之间的空白。当您有一组相关文档需要协作处理时，可以使用文档集，而不需要一个全新的文档库或网站。文档集提供一个协作工作区，用户可在其中协作处理一组相关文档。自 SharePoint 2010 发布以来，我已经看到文档集在 Microsoft 内部和我们的一些客户那里得到广泛应用。一些示例包括研究项目、软件开发、知识管理库和可用性研究。

文档集与文件夹类似，但当您访问文档集时，会得到一个可自定义的 Web 部件页。当您将文档上载到文档集时，它们会显示在 Web 部件中，Web 部件的工作方式与文档库视图类似。有一些文档集功能使用户可以更快捷、更轻松地处理相关文档项目。这些功能包括：

  • 共享元数据使文档集内的所有项目拥有相同的元数据
  • 在创建文档集时可以自动设置默认文档
  • 名为欢迎页的 Web 部件页显示文档集的内容，并且可以自定义以显示文档以外的更多信息

通过帮助管理非托管内容并将协作和元数据纳入文档创建和管理中，文档集可适应我们的整体文档管理愿景。文档集可用于组织和查找内容，并使分组和关联文档变得更轻松。文档集促使对文档集本身和文档集内的文档的元数据使用列。共享列将文档集元数据放在文档集内的所有文档中，可用于在文档集欢迎页上显示文档集属性。通过文档集，可以更快捷、更轻松地处理多组相关文档，从而节省时间和金钱。

我们基于在 Microsoft 内部和客户那里看到的应用场景构建了文档集。例如，在 Office 团队，我们将所构建的产品的各个部分组织到功能中，每个功能都有一个团队专门负责处理。这些功能具有相应的规范、开发计划和测试计划。文档集使我们可以更轻松地为功能创建所需的文档和管理文档集合。

我们还看到具有类似应用场景的客户，例如需要演示文稿、电子表格和销售合同的销售提议。在这些情况，无需分别管理每一项，而是可以共享元数据，并对项目集合执行工作流程。我们期待合作伙伴和客户采用文档集，并针对特定的行业应用场景进行自定义，以支持重要流程，例如管理案例和研究项目。

现在，我已经简要介绍了文档集的用途，接下来请允许我概括一下文档集的主要功能。

欢迎页

当您转到文档集时，您会发现它不是典型的文件夹视图。文档集有可自定义的欢迎页。默认情况下，该页有一个文档集属性 Web 页。从内容类型的文档集设置页上，您可以指定在该 Web 部件中显示哪些文档集列。还有一个文档集内容 Web 部件，它显示已添加到文档集的文档。

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下面是包含几篇文档的非自定义文档集欢迎页的示例。

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这是一个更改了图像并添加了留言板的自定义欢迎页的示例。欢迎页由列表中所有特定内容类型的文档集共享，因此任何更改都将在所有实例上反映出来。这使您可以快速轻松地更改欢迎页，因为所做更新将立即应用于现有文档集。

允许的内容类型

您可以选择可供文档集使用的内容类型，以控制可在文档集内使用的内容的类型。

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默认内容

可以指定在创建新文档集时自动创建文档。可以指定默认文档，以便您控制用户用于文档集的模板。这可以节省查找和上载要共享的模板所需的时间。当然，用户仍然可以向文档集中上载他们自己的文档。

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共享列

文档集列可在文档集内的所有文档之间共享。这会使列成为只读状态，只能通过编辑文档集的属性才能更改值。这可为用户节省时间，因为他们只需要在一个位置更新元数据，然后该元数据即可在文档集内的所有文档中得到更新。它还有助于确保元数据的一致性。您可以使用共享列确保所有文档均包含特定的元数据。

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发送至

在管理中心指定的“发送至”位置可供文档集使用，以便您可以将它们发送到配置的内容管理器。还可以使用工作流操作将文档集发送到内容管理器。内容管理器是一项新的 SharePoint 2010 功能，可基于元数据将内容移到文件夹、库或其他网站。

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可自定义的功能区

SharePoint 2010 的其中一个重要改进是功能区界面，它与 Office 客户端应用程序中使用的功能区界面类似。文档集有它们自己的功能区，可用来执行发送、删除和捕获版本等操作。也可以对该功能区进行自定义以添加新命令。

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版本控制

文档集拥有它们自己的版本控制机制，可用于捕获签入的文档版本和文档集属性的快照。

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工作流

文档集支持文档集合上的工作流。SharePoint Designer 中提供了多个特定于文档集的工作流操作，包括捕获版本和启动审批流程。

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摘要

文档集是为基于项目的工作组织相关文档的一个不错方法。它们提供可自定义的协作环境，可用来满足多文档工作产品的需要。它们还是一个集中的信息体系结构组件，可用来表示研究笔记、销售提议和产品规格等概念。文档集使自动设置模板、就一组文档开展协作和共享文档信息（如元数据属性）变得更加轻松。

确保订阅 ECM 博客 RSS 源并坚持阅读该博客。我将发布更多有关文档集的博客文章，介绍如何创建自定义文档集内容类型以及如何自定义欢迎页。

 

Quentin Christensen

文档和记录管理项目经理

这是一篇本地化的博客文章。请访问 Introducing Document Sets 以查看原文

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