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了解工作流启动参数 - 第 1 部分

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原文发布于 2011 年 7 月 8 日（星期五）

John 的图片大家好，我是 SharePoint Designer 团队的项目经理 Chong Youn (John) Choe。SharePoint Designer 是一个专为非开发人员设计的便捷工具。我将撰写一系列有关基础功能的文章，以帮助您满怀信心地使用 SharePoint Designer。更好的是，这些功能足以让您创建功能强大的工作流！

首先，我打算介绍一下启动参数。我将基于此主题撰写几篇文章，并将在本文中说明背后的概念以及介绍如何收集用户输入。下一篇文章中将说明如何提取并使用值。

下面我们回到正题。

这些参数有何用途？

有些类型的数据在设计工作流时无法确定。例如，在创建工作流时，无法确定费用报表中的金额或休假申请表中的目标日期等数据。如此一来，我们应设计启动参数以在需要时接收此类数据。

工作流何时接收用户输入？（什么是初始和关联？）

假定有一个基于文书的工作环境。当员工递交费用报表或休假申请表时，可以填写金额或目标日期。这是一个在工作流启动时填写信息的示例。

假设公司内使用一种基本工作表格式，公司的不同部门使用此工作表格式的变体。在我们的示例公司中，提交给 CEO 的工作表只能为一页，而营销部门制定了有关在 3 天内审阅所有审批请求的规则。在 SharePoint 中，这就好比将工作流应用于列表时设置不同的值。这样一来，项目便可以共享列表内（而非列表外）的公共值，即使工作流可与网站中的任何列表关联也是如此。

SharePoint Designer 创建的所有工作流都将为用户显示初始表单，以便在工作流启动时设置参数，这就是为何将其命名为“初始参数”的原因。可重用的工作流在与列表关联时，将提供一个额外的启动表单和参数，该参数称作“关联参数”。关联参数可以在关联时间和启动时间显示，启动时间的这些参数将显示在关联时间预设的值，即使可以编辑这些值也是如此。

 
现在，假定列表工作流和网站工作流只具有初始参数，而可重用的工作流具有初始参数、关联参数以及在关联时间和初始时间包含的参数。

如果您搞不清初始和关联的含义，请参阅以下简单示例。

单击一个列表项

单击列表中的一个项目时，

“编辑项目”(Edit item) 视图
将弹出“编辑项目”(Edit item) 视图，您可从中选择“工作流”(Workflows) 按钮，

“工作流”(Workflows) 对话框

然后，将弹出另一个包含工作流信息（可针对选定项目进行控制）的图层。在选择要启动的工作流后，显示的下一个表单将是初始表单。虽然这是一个列表工作流或关联的可重用工作流示例，但网站工作流或全局可重用工作流的表单也是初始表单。

相反地，关联表单仅在关联可重用的工作流时显示给用户。

“添加工作流”(Add a Workflow) - 从“列表工具”(List Tools)

如上图所示，从列表中选择“添加工作流”(Add a Workflow)，

工作流关联页

您可在此处查看工作流关联页。选择工作流模板并为每个字段提供一个适当的值，然后单击“确定”(OK)。随后将显示关联表单。

请注意，并不能轻易地从初始表单和关联表单的外观来分辨出这两个表单！

“设计和自定义工作流简介”描述了工作流类型以及使用工作流的场合。

 
如何设置参数以接收用户输入

“初始表单参数”(Initiation Form Parameters) 按钮

设置输入参数的第一步是，在功能区中的“变量”(Variables) 部分找到“初始表单参数”(Initiation Form Parameters) 按钮。按此按钮将弹出“关联和初始表单参数”(Association and Initiation Form Parameters) 对话框。

“关联和初始表单参数”(Association and Initiation Form Parameters) 对话框
单击“添加”(Add) 按钮可在“添加字段”(Add Field) 对话框中插入一个新参数。其他按钮将在下面的内容中进行介绍。

“添加字段”(Add field) 对话框
显而易见，可以填写以下 4 个字段：“字段名称”(Field name)、“说明”(Description)、“信息类型”(Information type) 和“在此期间从参数中收集”(Collect from parameter during)。

字段名称和说明将以字符串的形式显示给用户，并且不会影响功能，可在其中插入任何文本。我建议您用描述性的表述填写这些字段。

信息类型是一组预定义的数据类型，这些数据类型是初始和关联数据的一部分。该值在此处可为：

·“单行文本”(Single line of text)

·“多行文本”(Multiple lines of text)

·“数字(1、1.0、100)”(Number (1, 1.0, 100))

·“日期和时间”(Date and Time)

·“选项(可供选择的菜单)”(Choice (menu to choose from))

·“是/否(复选框)”(Yes/No (check box))

·“用户或用户组”(Person or Group)

·“超链接或图片”(Hyperlink or Picture)

· “分配阶段”(Assignment Stages)

最重要的一点是，最后一个字段会询问应设置其数据的时间。该值在此处可以为“初始(启动工作流)”(Initiation (starting the workflow)) 和/或“关联(附加到列表)”(Association (attaching to a list))。从列表、网站或全局可重用工作流打开的对话框中没有此字段，因为只能在启动期间设置其数据。

可以设置此字段的初始值或在下一页上将此字段保留为空，并完成此部分。

如果按如上所示添加一个初始参数会发生什么情况？

“启动表单参数”(Starting Form Parameters) 对话框 - 在添加参数后

现已合并一个新字段。“在表单上显示”(Show on Form) 具有三个对应的值：“初始”(Initiation)、“关联”(Association) 和“两者”(Both)。这三个选项与“在此期间从参数中收集”(collect from parameter during) 字段中选择的内容有关。可以使用“添加”(Add) 按钮添加其他参数。一旦选择字段，就将启用“修改”(Modify) 和“删除”(Remove) 按钮。“修改”(Modify) 按钮将打开“修改字段”(Modify Field) 对话框，此对话框与“添加字段”(Add Field) 对话框相同，只不过其值已预设为您最初添加的值。“删除”(Remove) 按钮将清除所选字段。在对话框中有两个或两个以上的字段的情况下，如果您选择一个字段，则“移动”(Move) 按钮将处于启用状态并允许您调整字段的顺序。在此处更改顺序将在自动生成且可修改的初始表单中直接进行相同的更改。

“工作流关联表单和初始表单 (SharePoint Foundation)”为您提供了有关表单的技术信息。

默认表单示例 
这是由 SharePoint Designer 生成的默认表单，可使用 InfoPath 显示和修改该表单。也可以将其作为用户在工作流实例启动期间将看到的内容的预览。

默认表单示例匹配

显而易见， 字段名称 和 说明 都明确显示在默认表单中。 “启动”(Start) 和“取消”(Cancel) 按钮 分别用于确认和取消给定工作流实例的启动。

每种字段类型的详细信息

每种字段类型的详细信息
此处在一个页面中列出了所有可能的启动参数类型实例。当前仅支持将 10 种类型作为启动参数，尽管 SharePoint Designer 中还有其他变量类型。

每种类型均可具有一个默认值、说明和其他限制，例如有效输入范围。此外，可使用 InfoPath 修改自动化初始表单中的文本、图像和布局来对该表单进行自定义。

1) 单行文本

图 1

“单行文本”(Single line of text) 是一个用于接收单行字符串的字段。可从上面的对话框中设置默认值，并且该值将以单行显示。虽然此字段的字符限制很长，但在单个行不足以显示字符串的情况下，建议您使用“多行文本”(Multiple lines of text) 字段而非此字段。

2) 多行文本

图 2

此字段用于接收较长的字符串。虽然“单行文本”(Single line of text) 和“多行文本”(Multiple lines of text) 的外观不同，但二者将被视为相同的 SharePoint Designer 字符串变量类型。

3) 数字

图 3

“数字”(Number) 字段可接收“双精度”类型的数字。这意味着，不仅可接受整数和正数，还可注入小数值和负值。可设置默认值或将其保留为空。此外，可以为此字段设置最小值或最大值以防用户输入的数字过小或过大。

4) 日期和时间

图 4

“日期和时间”(Date and Time) 类型提供了几个选项，可帮助您设置适当的值。首先，您可以 在 “仅日期”(Date only) 和“日期和时间”(Date and Time) 之间选择值类型。 如果在此处选择“仅日期”(Date only)，则表单上只会显示日期值，并可以对该值进行修改，只有选择“日期和时间”(Date and Time) 才会同时显示日期和时间。

图 4-2

最底部的复选框选项会对用户输入值进行限制，使其不早于打开表单的时间。 这在许多实际情况下会很有用，可以避免错误。例如，在设置审批截止时间或休假日期时，日期和时间通常必须为将来的某个日期或时间。

当然，也可以设置日期和时间的初始值以便为用户提供指导。此外，还会将今日日期和当前时间作为选项提供。

5) 选项

图 5

可利用“选项”(Choice) 类型来使用下拉菜单。每个选项都必须编写为单行文本，并且可设置默认值或将其保留为空。

图 5-2
考虑到基于文本的设计器，它提供了一个选项，用于在 SharePoint Designer 这样的基于文本的设计器中进行设计时将表单上显示的文本与使用的字符串值分隔开。如果在行中插入垂直条，则左侧字符串将变为基于文本的设计器中的值，而右侧内容将在启动和关联期间显示。

6) 是/否

它会在工作流启动时为用户提供一个复选框。只需设置默认值。

图 6

7) 用户或用户组

图 7 
“显示字段”(Show Field) 选项 此时可被忽略，因为每当选择一个用户或组时，总是会通过该用户或组的显示名称来显示它。不允许空值会迫使用户选择至少一个用户或组以完成给定表单并继续。

您可以决定 是否允许选择组。也可以 限制哪些 SharePoint 组可用于挑选用户或组。选择“所有用户”(All Users) 将允许用户从所有可访问源中进行挑选。

图 7-2

应选择“人员和组”(People and Groups)，且必须选中“允许多个值”(Allow multiple values) 才能接收上述用户输入。

8) 超链接

图 8

您可以决定是希望将 URL 显示为“超链接”(Hyperlink) 还是显示为静态“图片”(Picture)。

图 8-2

此选项将在目标表单中注入一个按钮和基于超链接的文本。在单击此选项后，用户将需要指定 URL 及其说明。例如，如果您分别放置“https://microsoft.com”和“Microsoft”，则表单的此部分将变为如下内容。

图 8-3

该链接已设置为 https://www.microsoft.com/zh-cn/default.aspx 的链接。用户仍可通过单击 左侧按钮来修改该链接。

9) 图片

图 9

您可以决定是希望将 URL 显示为“超链接”(Hyperlink) 还是显示为静态“图片”(Picture)。

图 9-2

与超链接一样，可使用 URL 和说明来设置图片。这会立即将目标图片插入表单中，可通过单击该图片并编写另一个 URL 来替换该图片。在将光标悬停在该图片上方时，将显示说明。上面的图片显示了这样一个示例，其中“SPD 博客”(SPD blog) 文本即为说明。

10) 分配阶段

“分配阶段”(Assignment Stages) 仅在 Office 任务中有用。在没有 Office 任务的情况下，请勿使用此参数。

图 10

图 10-2

“分配阶段”(Assignment Stages) 有几个不寻常的地方。无法从基于文本的设计器引用它，除非它继承自审批工作流，并且它可动态扩展阶段。每个阶段均由人员选取器和分配顺序类型（串行或并行）组成。

“分配阶段”(Assignment Stages) 是一个功能强大的组件，其概念相当复杂，我无法在本文中对其进行全面的说明。不过，我很快将再撰写一篇有关 Office 任务的博客文章，以便进一步说明此概念。

摘要

启动参数用于接收用户输入到工作流中的内容。有两种类型的启动参数：初始参数和关联参数。可以根据将工作流用于的方案来设置 10 种类型的启动参数。每种类型的参数均具有有用选项以便为最终用户提供指导。

如果您希望了解有关生成和使用初始参数的详细信息，请参阅“创建工作流初始表单”（该链接可能指向英文页面）Office 支持文档中的完整说明。但请注意，该文档是针对 SharePoint Designer 2007 撰写的且已过期。

在第 2 部分中，我将阐释如何使用在设计工作流时收到的参数。

感谢您花时间阅读本博客文章，希望本文会对您有所帮助。

尽请在下方发表您的评论。

此致，

Chong Youn (John) Choe

这是一篇本地化的博客文章。请访问 Understanding workflow starting parameters - Part 1 以查看原文